2.2. Kế toán nguyên vật liệu của Công ty TNHH Cơ khí và Thương mại Phú Nam
2.2.4 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
a. Quy trình nhập nguyên vật liệu
Thực tế tại Công ty TNHH Cơ khí và Thương mại Phú Nam đã quan tâm đến việc sản xuất các sản phẩm cơ khí về nhu cầu số lượng NVL. Căn cứ vào kế hoạch
sản xuất và định mức tiêu hao NVL, nhu cầu vật tư của các công ty, đơn vị sản xuất để tính toán kỹ lưỡng và lên dự toán để phục vụ cho nhu cầu quản lý nên được lập theo tháng, quý.
*Quy trình nhập kho NVL Bước 1: Đề xuất mua NVL
Thủ kho đối chiếu số liệu Báo cáo tồn kho trên sổ sách và thực tế với Bảng quy định mức tồn kho NVL.
Trao đổi thông tin với các nhà cung cấp về số lượng, chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, thời gian thanh toán,...để đảm bảo phương án tối ưu về giá cả, số lượng và chất lượng.
Lập phiếu đề xuất mua NVL, Giám đốc ký duyệt đề xuất Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu, phê duyệt
Kế toán tổng hợp kiểm tra các thông tin trên Đề nghị mua NVL, phụ kiện có đầy đủ, chính xác với nhu cầu thực tế?
Kế toán trưởng lựa chọn nhà cung cấp và thực hiện trình Giám đốc phê duyệt Đề nghị mua NVL, phụ kiện
Bước 3: Lập đơn mua hàng và Hợp đồng kinh tế
Kế toán dựa vào thông tin trên Đề xuất mua NVL để lập Đơn mua hàng phù hợp.
Căn cứ vào Đơn đặt hàng đã được phê duyệt trước đó để lập Hợp đồng kinh tế phù hợp và tiến hành kí, đóng dấu.
Kế toán vật tư kiểm tra thông tin trên Hợp đồng, Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận hàng hóa của nhà cung cấp gồm: chủng loại mặt hàng, số lượng, đơn giá đảm bảo phù hợp với hàng thực tế nhập kho.
Bộ phận Kiểm soát chất lượng làm phiếu đánh giá chất lượng NVL. Kế toán vật tư lập Phiếu nhập kho theo số lượng, chủng loại hàng thực tế nhập kho.
Thủ kho căn cứ Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho và Phiếu đánh giá chất lượng NVL thực hiện nhập kho NVL.
Bước 5: Ghi nhận hàng tồn kho
Kế toán và Thủ kho căn cứ vào Biên bản giao nhận hàng hóa, Phiếu xuất kho của nhà cung cấp, Phiếu nhập kho và Hóa đơn giá trị gia tăng (nếu có) để tiến hành ghi nhận tăng hàng tồn kho trên hệ thống sổ và thẻ kho.
Trình tự
Trách nhiệm thực
hiện Lưu đồ
1 Bộ phận phân xưởng Giám đốc
2
Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Giám đốc
3 Kế toán
4 Kế toán
Lập đề xuất mua vật tư, phụ kiện
Lập Đơn mua hàng, Hợp đồng kinh tế
Lập Phiếu nhập kho Kiểm tra, đối chiếu, phê duyệt, lựa chọn nhà cung
cấp
5 Thủ kho
6 Kế toán
Thủ kho
Sơ đồ 2. 3 Quy trình mua hàng và nhập kho nguyên vật liệu
*Chứng từ sử dụng
- Biên bản kiểm kê tồn kho hàng ngày - Quy định mức tồn kho NVL
- Báo giá của nhà cung cấp - Đề nghị mua NVL, phụ kiện - Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế
- Phiếu xuất kho, Biên bản giao hàng của nhà cung cấp - Phiếu đánh giá chất lượng của bộ phận
- Phiếu nhập kho - Hóa đơn GTGT
VD: Theo hóa đơn GTGT số 284, ký hiệu C23TAA ngày 17 tháng 03 năm 2023 Công ty TNHH Cơ khí và Phú Nam mua của Công ty TNHH Thép Tân Hoàng Giang thép tấm các loại 5.965kg đơn giá 17.000đ/kg và thép hình các loại 5.876 kg đơn giá 16.500đ/kg.
Các chứng từ:
Đánh giá chất lượng, Nhập kho NVL
Ghi nhận hàng tồn kho
Mẫu chứng từ số 2. 1 Giấy đề nghị mua vật tư
(Trích nguồn: Phòng kế toán)
Mẫu chứng từ số 2. 2 Hóa đơn GTGT số 284
(T rích nguồn: Phòng kế toán)
Mẫu chứng từ số 2. 3 Phiếu nhập kho
(T rích nguồn: Phòng kế toán)
b. Quy trình xuất nguyên vật liệu
Phú Nam là DN thương mại sản xuất, bán hàng theo phương thức Nhà phân phối và Dự án, do vậy việc sản xuất được thực hiện và duy trì khi có những đơn đặt hàng từ đối tác hoặc khi có dự án kinh doanh.
Quy trình xuất kho NVL
Bước 1: Lập lệnh sản xuất, Kế hoạch sản xuất
Giám đốc tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận phân xưởng căn cứ vào yêu cầu từ đơn hàng của khách hàng để lập lệnh sản xuất. Lệnh sản xuất phải thể hiện rõ sản xuất cho đơn hàng nào, tên thành phẩm, mã thành phẩm, số lượng,..
Từ lệnh sản xuất và biên bản kiểm kê tồn kho sẽ lập kế hoạch sản xuất theo lệnh sản xuất (ghi rõ lệnh sản xuất nào).
Bước 2: Kiểm kê kho, Tiếp nhận lệnh sản xuất và Lập đề nghị xuất vật tư
Thủ kho thực hiện kiểm kê kho vật tư sản xuất để đảm bảo số lượng vật tư, NVL có thể duy trì việc sản xuất.
Bộ phận phân xưởng tiếp nhận lệnh sản xuất từ quản đốc phân xưởng và lập đề nghị xuất vật tư. Căn cứ để kế toán lập đề nghị xuất vật tư là Quy định xuất kho , Biên bản kiểm kê kho của bộ phận sản xuất.
Đề nghị xuất vật tư phải thể hiện rõ cấp vật tư cho đơn hàng nào, số lượng bao nhiêu, quy cách ra sao,..
Bước 3: Phê duyệt
Giám đốc kiểm tra lệnh sản xuất, kế hoạch sản xuất, kiểm tra, đối chiếu và ký phê duyệt.
Bước 4: Lập phiếu xuất kho và thực hiện xuất kho
Kế toán lập phiếu xuất kho vật tư phục vụ sản xuất. Thủ kho xuất kho vật tư phục
Trình tự
Trách nhiệm thực
hiện Lưu đồ
1 Giám đốc
2 Thủ kho
3 Quản đốc phân xưởng 4 Giám đốc
5 Quản đốc phân xưởng
6 Kế toán Thủ kho
Sơ đồ 2. 4 Quy trình xuất kho nguyên vật liệu
*Chứng từ sử dụng - Đơn đặt hàng - Lệnh sản xuất - Kế hoạch sản xuất - Biên bản kiểm kê - Đề nghị xuất vật tư - Phiếu xuất kho
Tiếp nhận đơn hàng Lập lệnh sản xuất
Lập kế hoạch sản xuất
Lập đề nghị xuất vật tư
Kiểm kê kho vật tư
Phê duyệt
Lập phiếu xuất kho Xuất kho vật tư
Ví dụ 3: Ngày 20 tháng 03 năm 2023 nhân viên Nguyễn Thị Thanh hải Công ty TNHH Cơ khí và Phú Nam yêu cầu xuất 1.354kg thép tấm các loại để sản xuất sản phẩm.
Mẫu chứng từ số 2. 4 Phiếu xuất kho
2.2.4.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Bản chất của kế toán NVL là theo dõi, phản ánh theo từng loại, từng danh điểm cụ thể của NVL.
Ngoài việc sử dụng hệ thống các chứng từ đã trình bày ở trên, khi tiến hành hạch toán chi tiết NVL, công ty sử dụng một hệ thống sổ chi tiết bao gồm:
- Thẻ kho
- Phiếu nhập – xuất kho - Sổ chi tiết vật tư
- Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn - Sổ kế toán tổng hợp
Công ty hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song.
Công việc của thủ kho:
Kho NVL được đặt trong phân xưởng, cạnh khu vực sản xuất để tiện cho việc xuất dùng và giảm chi phí vận chuyển. Tại kho, thủ kho có nhiệm vụ xuất nhập NVL và sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của từng chủng loại ở kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do thủ kho giữ và ghi chép. Hằng ngày khi thủ kho nhận được các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập, xuất kho thủ kho sẽ kiểm tra các chứng từ rồi mới thực hiện nghiệp vụ nhập xuất sau đó vào thẻ kho theo số lượng thực tế vật liệu nhập – xuất. Mỗi loại NVL được ghi trên thẻ kho riêng và đóng quyển sử dụng cho cả năm kế toán. Hàng ngày, các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho phải được luân chuyển về bộ phận kế toán để cập nhật kịp thời vào sổ kế toán.
Cuối kỳ thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra việc nhập – xuất và số lượng tồn NVL trên thực tế so sánh với trên bảng nhập – xuất – tồn cũng như đối chiếu với số
lượng tồn NVL trên sổ sách của kế toán để có sự điều chỉnh cho phù hợp, thực hiện kiểm kê theo bảng kê trên danh mục hàng tồn kho.
Mẫu chứng từ số 2. 5 Thẻ kho Thép tấm các loại
Thẻ kho là sổ tờ rời, sau khi dùng xong phải đóng thành quyển thì gọi là “Sổ kho” và phải có chữ ký của giám đốc. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng quy cách ở cùng một kho. Thẻ kho phía trên ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn của NVL Thép tấm các loại. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng, cuối ngày tính số tồn kho. Định kỳ, kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của Thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho. Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số hiệu trên Thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê theo chế độ quy định.
Công việc của kế toán:
Đồng thời, phòng kế toán cập nhật sổ chi tiết giá mua NVL với ngày, số chứng từ, diễn giải, số lượng, đơn giá và thành tiền của lô nguyên vật liệu nhập. Khi xuất kho NVL để sử dụng trong sản xuất hoặc bán hàng, thông tin về số lượng nguyên vật liệu xuất được ghi vào thẻ kho bởi nhân viên kho, bao gồm ngày xuất, số chứng từ, diễn giải, số lượng xuất và tồn cuối kỳ, và phòng kế toán cũng cập nhật sổ chi tiết giá mua nguyên vật liệu tương tự. Định kỳ, công ty thực hiện đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết giá mua NVL để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của số liệu, giúp phát hiện và điều chỉnh kịp thời các chênh lệch. Việc này không chỉ giúp công ty kiểm soát chặt chẽ số lượng và giá trị NVL mà còn hỗ trợ phân tích chi phí, đáp ứng yêu cầu báo cáo tài chính một cách chi tiết và chính xác. Trong tháng 03 năm 2023 kế toán nhận được các chứng từ liên quan đến việc nhập – xuất Thép tấm các loại, sau đó hạch toán vào phần mềm Acman 9.1, phần mềm sẽ tự động lên sổ chi tiết tài khoản 152.
Mẫu sổ 2. 1 Sổ chi tiết vật liệu ( thành phẩm, hàng hóa)
Mẫu sổ 2. 2 Sổ cái tài khoản 152
(Trích nguồn: Phòng kế toán) Để phản ánh các nghiệp vụ kế toán phát sinh trên sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản
(định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái được áp dụng theo thông tư 133/2016/TT_BTC. Để kiểm tra sổ nhật ký chung kế toán vào phần mềm Acman 9.1, chọn báo cáo chọn tổng hợp chọn sổ nhật ký chung chọn kỳ tháng 3 năm 2023 sau đó nhấn xem. Dưới đây là sổ nhật ký chung:
Mẫu sổ 2. 3 Sổ nhật ký chung