CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY VÀ QUY TRÌNH CHI TIẾT NGHIỆP VỤ KHAI THUÊ HẢI QUAN
2.2. Quy trình chung về nghiệp vụ khai thuê hải quan lô hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển
lô hàng nhập khẩu FCL STT Bước công việc Nhân viên
thực hiện
Giấy tờ,chứng từ Ghi chú (
nếu có) 1 Nhận thông báo
lô hàng
Nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên sales
Bộ hợp đồng trên gmail bao gồm: Sale contract, Commercial Invoice, Bill of Lading, Arrival Notice, C/O, Packing list
2 Chuyển thông tin lô hàng cho
nhân viên
chứng từ
Nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên sales
Bộ hợp đồng trên gmail bao gồm: Sale contract, Commercial Invoice, Bill of Lading, Arrival Notice, C/O, Packing list
- Nếu thiếu giấy tờ thì nhân viên chứng từ thông báo lại cho khách hàng để bổ sung
3 Xử lý thông tin về lô hàng và nhận thông báo hàng đến
Nhân viên chứng từ
Salecontract,Commercial Invoice, Bill of Lading, Arrival Notice, C/O, Packing list
- Kiểm tra tính chính xác và hợp lí của toàn bộ lô hàng
4 Nhận chữ kí số khách hàng , thực hiện khai
Nhân viên chứng từ
Sale contract, Commercial Invoice,
- Nếu mã HS phức tạp cần thâm khảo và hỏi ý kiến khách báo hải quan
điện tử và gửi tờ khai in thử
Bill of Lading, Arrival Notice, C/O, Packing list
hàng, tránh sai sót xảy ra
5 Sử dụng chữ ký số và Truyền tờ khai
Nhân viên chứng từ
Bản tờ khai của lô hàng Truyền tờ khai xong sẽ nhận được 3 trường hợp: - Luồng xanh - Luồng vàng - Luồng đỏ 6 Chuẩn bị hồ sơ
để thông quan hàng hóa và lấy hàng cho khách
Nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường
Bộ hồ sơ bao gồm: Tờ khai hải quan điện tử, Commercial Invoice, Bill of Lading, C/O
Bộ hồ sơ phải đủ và chính xác
( Nguồn tự tổng hợp) 2.2.1 Nhận thông báo lô hàng Nhân viên sales của công ty nhận được thông tin về lô hàng thép cuộn cần nhập trên gmail của công ty .Thông tin của bộ hợp đồng bao gồm : Hợp đồng thương mại
(Sales contract ), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Vận đơn đường biển
(Bill of Lading), Danh sách hàng hóa ( Packing list ), Giấy chứng nhận xuất xứ ( Commercial of Origin)
2.2.2 Chuyển thông tin lô hàng cho nhân viên chứng từ
Sau khi Nhân viên Sales gọi cho khách hàng xác nhận lại đơn hàng cần nhập về thông tin của hàng hóa, sau đó chuyển lại toàn bộ bộ hồ sơ đó cho nhân viên chứng từ để xử lý. Nhân viên chứng từ có nhiệm vụ kiểm tra lại
-
toàn bộ hợp đồng xem có bị thiếu chứng nào không, nếu thiếu yêu cầu khách hàng bổ sung thêm.
2.2.3 Xử lý thông tin về lô hàng và nhận thông báo hàng đến
Nhân viên chứng từ xem xét lại toàn bộ hợp đồng của khách hàng về lô hàng cần nhập, số ngày trên giấy tờ có trùng khớp nhau không, nếu không cần thông báo ngay cho khách hàng để xử lý
Các thông tin về chứng từ
- Sales Contract: Kiểm tra số ngày hợp đồng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, thông tin hàng hóa…
- Bill of Lading: Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, tên tàu, số chuyến, số container, chì, trọng lượng,..
- Commercial Invoice: kiểm tra số hóa đơn, ngày phát hành,..
- Certificate of Origin: kiểm tra kỹ nếu có C/O ưu đãi đặc biệt như mẫu D, E...
vì có liên quan trực tiếp đến ưu đãi thuế.
- Packing List : Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện, cách đóng gói,..
2.2.4 Nhận chữ kí số khách hàng và thực hiện khai báo hải quan điện tử
- Nhân viên chứng từ gọi điện cho khách hàng để yêu cầu nhận chữ kí số của khách hàng. Sau khi kiểm tra tính xác thực của bộ chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành khai hải quan nhập khẩu dựa vào các thông tin trên chứng từ theo đúng các tiêu chí và khuôn mẫu qua phần mềm khai báo hải quan điện từ ECUS5-VNACCS rồi gửi tới hệ thống của cơ quan hải quan.
- Tiến hành nhập lần lượt thông tin vào các ô tiêu chí của tờ khai.
Những ô tiêu chí màu xám, nhân viên không cần nhập mà những ô dữ liệu
này do Hải quan trả về hoặc chương trình thiết lập sẵn. Đối với các ô có dấu sao, người khai Hải quan bắt
buộc nhập chính xác điền đầy đủ theo các thông tin đã được nhận trên bộ chứng từ.
Nhập thông tin cơ bản của tờ khai về: mã loại hình, Cơ quan Hải quan, phân loại tổ chức, mã bộ phận xử lý tờ khai, mã hiệu phương thức vận chuyển.
- Mã loại hình: Là hình thức của hàng hóa được nhập khẩu về. Có các mã loại hình cơ bản: A11: Nhập kinh doanh tiêu dùng; A12: Nhập kinh doanh sản xuất; A41:
Nhập kinh doanh của doanh nghiệp đầu tư; A21: Chuyển tiêu thụ nội địa từ nguồn tạm nhập; A31: Nhập hàng xuất khẩu bị trả lại;…
- Cơ quan Hải quan: Căn cứ vào cảng tiếp nhận lô hàng để lựa chọn chi cục Hải quan đúng với quy định
Bảng 2.4: Mã đơn vị Hải quan, địa điểm lưu kho cảng dỡ hàng ở thành phố
-
Hải Phòng
( Nguồn : Chi cục Hải quan Hải Phòng)
+ 03TG: Chi cục Hải quan cửa khẩu Hải Phòng khu vực 3 + 03CE: Chi cục Hải quan cửa khẩu Hải Phòng khu vực 2 + 03CC: Chi cục Hải quan cửa khẩu Hải Phòng khu vực 1 + 03EE: Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ
- Phân loại tổ chức gồm 4 nhóm, khi khai báo cần chú ý sau: 1- Cá nhân đến cá nhân; 2- Tổ chức đến cá nhân; 3- Cá nhân đến tổ chức; 4- Tổ chức đến tổ chức
- Mã bộ phận xử lý tờ khai gồm có các loại sau: 00- Đội thủ tục hàng hóa xuất nhập khẩu; 01- Đội Giám sát tàu, kho bãi và kiểm sat Hải quan
- Mã hiệu phương thức vận chuyển được căn cứ như sau:
+ 1: Đường hàng không + 2: Đường biển ( Container) + 3: Đường biển ( không Container) + 4: Đường bộ
• Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu cần nhập đầy đủ một số thông tin sau: Tên
công ty, mã doanh nghiệp, mã bưu chính, địa chỉ, số điện thoại, mã nước.
• Thông tin vận đơn được điền đầy đủ các thông tin sau: Số vận đơn, ngày vận đơn, số lượng kiện, tổng trọng lượng, địa điểm lưu kho hàng chở thông quan dự kiến, tên phương tiện vận chuyển, ngày hàng đến, địa điểm dỡ hàng, địa điểm xếp hàng, số lượng container.
• Hoá đơn thương mại điền đầy đủ thoogn tin về số hóa đơn, ngày phát hành, mã phân loại giá hóa đơn, phương thức thanh toán, điều kiện giá hóa đơn, tổng trị
giá hóa đơn, mã đồng tiền của hóa đơn
- Mã phân loại hóa đơn căn cứ như sau: A- hóa đơn; B- Chứng từ thay thế hóa đơn; D- hóa đơn điện tử (trong trường hợp đăng kí hóa đơn điện tử trên VNACCS) - Các phương thức thanh toán căn cứ vào hợp đồng bao gồm:
BIENMAU: Biên mậu; DA: Nhờ thu chấp nhận chứng từ; CAD: Trả tiền lấy chứng từ; CANTRU: Cấn trừ, bù trừ; CASH: Tiền mặt; CHEQUE:
Séc; DP: Nhờ thu kèm chứng từ; GV: Góp vốn; H-D-H: Hàng đổi hàng; H- T-N: Hàng trả nợ; HPH: Hối phiếu; KHONGTT: Không thanh toán; LC:
Tín dụng thư; LDDT: Liên doanh đầu tư; OA: Mở tài khoản thanh toán;
TTR: Chuyển tiền bồi hoàn bằng điện; KC: Khác (bao gồm cả thanh toán bằng hình thức TT)
- Điều kiện hóa đơn : CFR, CIF, FOB, …
Danh sách hàng: Mô tả hàng hóa chi tiết, mã HS, xuất xứ, trong lượng, đơn vị tính
Để mô tả hàng hóa trên tờ khai cần xác định được 3 phần - Tên thương mại thông thường ( mô tả trong biểu thuế) + Dùng để xác định mã HS Code
+ Dùng để xác định mức thuế xuất xuất nhập khẩu - Các đặc trưng cơ bản của hàng hóa
+ Cấu tạo, vật liệu cấu thành, thành phần, hàm lượng, công suất, kích cỡ, kiểu dáng, công dung, nhãn hiệu, thông số kĩ thuật, model, hiệu,… - Tình trạng của hàng hóa mới hay đã qua sử dụng :
+ Xác định điều kiện nhập khẩu
+ Cùng một HS code (loại hàng), hàng mới được nhập, hàng cũ cấm nhập hoặc có điều kiện khi nhập
- Mã nước xuất xứ: căn cứ vào nước xuất xứ là nước nào thì chọn mã nước tương ứng như JAPAN, CHINA, KOREA, AUSTRALIA,..
- Một số mã biểu thuế nhập khẩu + B01 - Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi
+ B03- Biểu thuế nhập khẩu thông thường (bằng 150% thuế suất MFN) + B04- Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt của Việt Nam để thực hiện Hiệp định Thương mại hàng hóa ASEAN,..
- Mã áp dụng thuế suất: Các loại mã áp dụng thuế suất như A- Thuế nhập khẩu ưu đãi; C- Thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt; D- thuế nhập khẩu tuyệt đối; Thuế nhập khẩu ngoài hạn ngạch, F- Thuế nhập khẩu ngoài hạn ngạch của thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt, G- Thuế nhập khẩu thông thường, BV09- Thuế suất 10% Miễn / Giảm / Không chịu thuế và thu khác.
2.2.5 Gửi bản in thử cho khách hàng và truyền tờ khai, chờ xét duyệt phân luồng của cơ quan Hải quan
Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, chọn ghi lại thông tin tờ khai (IDA) để gửi thông tin.Người khai Hải quan tiến hành khai báo và sử dụng chữ kí số của khách hàng để gửi tờ khai. Hệ thống trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm:
các thông tin về thuế được tự động tính, các thông tin còn thiếu.
Doanh nghiệp kiểm tra lại một lần nữa các thông tin xem có chính xác chưa. Sau khi kiểm tra kĩ, nhân viên chứng từ chuyển sang bước tiếp theo
Sau khi đăng ký thành công bản khai trước thông tin tờ khai và kiểm tra đúng thông tin hệ thống trả về, người khai tiến hành đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan và nhận kết quả phân luồng.Hệ thống của cơ quan Hải quan sẽ tiếp nhận, kiểm tra điều kiện đăng kí tờ khai của doanh nghiệp khai báo. Doanh nghiệp
chờ đợi phản hồi của cơ quan Hải quan : Xảy ra một trong hai trường hợp sau:
- Trường hợp 1: Không chấp nhận đăng kí tờ khai do bị sai thông tin.
Cơ quan Hải quan sẽ thông báo cho doanh nghiệp biết thông qua hệ thống xử lý dữ liệu Hải quan điện tử và kèm nêu rõ lý do. Doanh nghiệp sẽ thực hiện các công việc sửa đổi, bổ sung hoàn thiện tờ khai.
- Trường hợp 2: Chấp nhận đăng kí tờ khai: Nếu hồ sơ đăng kí của doanh nghiệp đủ điều kiện thì cơ quan Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra sơ bộ hồ sơ Hải quan. Kết quả phân luồng xảy ra 3 trường hợp sau:
+ Trường hợp 1: Kết quả phân luồng xanh
Kiểm tra sơ bộ hồ sơ luồng xanh về các tiêu chí của tờ khai, nội dung khai, số lượng các chứng từ kèm theo. Hàng hóa của doanh nghiệp được miễn kiểm tra chi tiết bao gồm cả hồ sơ giấy cùng việc kiểm tra thực tế. Lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan. Doanh nghiệp mang tờ khai Hải quan điện tử đến Đội giám sát chi cục hải quan cửa khẩu để làm các thủ tục thông quan để lấy hàng ở kho, bãi.
+ Trường hợp 2: Kết quả phân luồng vàng
Doanh nghiệp mang bộ hồ sơ Hải quan đến Đội thông quan chi cục Hải quan điện tử để xuất trình. Cơ quan Hải quan kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ Hải quan cùng chứng từ đi kèm bao gồm: Kiểm tra tên hàng, mã số hàng hóa, xuất xứ hàng, điều kiện đóng gói, thuế suất,..
Sau khi kiểm tra chi tiết đối chứng, cơ quan hải quan in phiếu kiểm tra hồ sơ giấy rồi giao cho doanh nghiệp 01 bản. Chi cục Hải quan điện tử xét duyệt thông quan trên hệ thống xử lý dữ liệu thông quan điện tử. Doanh nghiệp mang tờ khai Hải quan điện tử đến Đội giám sát chi cục hải quan cửa khẩu để làm các thủ tục thông quan thực hiện các thủ tục để lấy hàng ở kho, bãi như trường hợp luồng xanh.
+ Trường hợp 3: Kết quả phân luồng đỏ
Doanh nghiệp mang bộ hồ sơ Hải quan đến Đội thông quan chi cục Hải quan điện tử để xuất trình. Cơ quan Hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ Hải quan để kiểm tra chi tiết sau khi yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi bổ sung các điều kiện của hồ sơ để đảm bảo các điều kiện hợp lệ. Nếu đồng ý các sửa đổi bổ sung của doanh nghiệp thì ghi kết quả xác nhận là chấp nhận, nếu không đồng ý ghi không chấp nhận rồi in phiếu kiểm tra chứng từ giấy, kí, đóng dấu xác nhận vào tờ khai bổ sung.
Công ty lấy mẫu hàng hóa và chuyển tiếp đến Đội thủ tục chi cục Hải quan tiếp tục tiến hành kiểm tra chi tiết thực tế hàng hóa, đối chứng với các mục khai của tờ khai Hải quan cùng các chứng từ đi kèm như tên hàng, mã hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, đóng gói, xuất xứ,…Kiểm tra mẫu theo tỷ lệ nhất định, nếu phát hiện có vi phạm tiến hành kiểm tra toàn bộ lô hàng.
Cán bộ Hải quan kiểm hóa xong xác nhận vào hệ thống xử lý dữ liệu thông quan điện tử, in phiếu kết quả kết luận kiểm tra thực tế và in, kí tên đóng dấu xác nhận vào ô Cán bộ kiểm hóa trên tờ khai Hải quan sau đó giao doanh nghiệp 01 bản. Doanh nghiệp mang tờ khai đến Đội giám sát chi cục Hải quan cửa khẩu để làm thủ tục thông quan hàng hóa. Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa.
2.2.6 Chuẩn bị hồ sơ để thông quan hàng hóa và lấy hàng cho khách - Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm
+ Tờ khai hải quan điện tử: 1 bản (in từ phần mềm) + Hóa đơn thương mại : 1 bản photo
+ Vận đơn:1 bản MBL có dấu của hãng tàu + Giấy đăng kí kiểm tra chuyên ngành: 1 bản gốc + Giấy chứng nhận xuất xứ : 1 bản gốc + Chứng nhận chất lượng (C/Q) : bản photo
Nếu hồ sơ đầy đủ chuẩn chỉnh, hải quan sẽ đồng ý cho hàng được thông quan.
Nếu hồ sơ cần bổ sung chỉnh sửa hoặc cần thêm thông tin thì người đi làm hiện trường sẽ liên hệ về văn phòng để được trợ giúp.
Hải quan trả lại: 1 tờ khai hải quan điện tử đã thông quan, hoặc cho phép đưa hàng về kho bảo quản.Cũng có thể lấy phản hồi từ phần mềm và in tờ khai từ máy tính của mình.