CHƯƠNG 3- NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ KHAI THUÊ HẢI QUAN
3.2. Đánh giá và kiến nghị
Nhìn chung quy trình nghiệp vụ khai thuê Hải quan của công ty được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả cao, điều này được thể hiện như sau:
- Văn phòng được bị chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ tác nghiệp.
Các thiết bị máy in, máy photo, máy fax, máy tính và kết nối mạng để nhập liệu thông tin và làm chứng từ cho hàng hóa, giúp cho quá trình truy cập thông tin là làm chứng từ hàng hóa được chính xác và nhanh hơn đáp ứng khối lượng thông tin và chứng từ lớn mà công ty tiếp nhận.
- Đội ngũ nhân viên thực hiện nghiệp vụ khai thuê Hải quan của công ty là những nhân viên giàu kinh nghiệm và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương đối cao, phần lớn nhân viên được đào tạo chuyên sau và thực hành đầy đủ để am hiểu tất cả các khâu trong quá trình khai báo Hải quan từ việc liên
hệ với khách hàng đến việc xử lý để thông quan hàng hóa đều thực hiện một cách chuyên nghiệp. Đội ngũ nhân viên làm việc có nguyên tắc và có trách nhiệm. Nhân viên luôn đảm bảo thực hiện đúng nội quy làm việc trong công ty, nhân viên trong công ty luôn làm việc một cách đoàn kết, phối hợp ăn ý dựa trên sự thoải mái. Do công ty có nhiều khách hàng vì vậy mỗi nhân viên sẽ đảm nhận một số khách hàng nhất định nhưng không vì thế mà đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.Vì vậy nhờ sự chuyên nghiệp này mà công việc luôn được xử lý nhanh chóng,kịp thời,tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng và sự uy tín của công ty.
- Các phòng ban trong công ty có sự phối hợp nhịp nhàng ăn ý nhau trong quá trình thực hiện. Vì vậy công ty luôn đảm bảo được yêu cầu của khách hàng về mặt
thời gian, địa điểm, đảm bảo chât lượng hàng hóa trong quá trình thực hiện - Nhờ đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm làm thủ tục hải quan vì vậy việc tính thuế hàng hóa được thực hiện đơn giản dễ dàng.
3.2.2. Điểm yếu của công ty
Bên cạnh những điểm mạnh, nghiệp vụ khai thuê hải quan còn gặp phải những điểm yếu sau:
- Nguồn nhân lực không đủ để xử lý các đơn hàng về nhiều cùng một lúc, làm cho nhân viên chứng từ phải xử lý nhanh, dễ gây ra sai sót nhầm lẫn giữa các khách hàng.
- Bộ phận sales của công ty chưa đủ lớn mạnh để cạnh tranh với các công ty giao nhận tại Hải Phòng, vì vậy khách hàng của công ty chủ yếu là những khách hàng lâu lăm, có quan hệ thân thiết với công ty.
- Trang thiết bị văn phòng tuy vẫn đáp ứng hoạt động của công ty nhưng một số máy móc đã sử dụng trong thời gian dài và thường hỏng hóc trong khi sử dụng và mất thời gian sửa chữa. Các trang thiết bị này làm việc
rất chậm và thường không đáp ứng được số lượng nhiều hơn. Một số máy tính cũ không thể cài đặt hoàn thiện hệ thống thông tin điện tử. Đây là một trong những nhân tố ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ công việc.
- Một số vấn đề như sai chi tiết, thiếu thông tin hàng hóa, sự cố trong việc tiếp nhận thông tin hay xử lý thông tin trong quá trình lập chứng từ.
Điều này gây lãng phí và tốn kém về thời gian, tiền bạc, nhân lực và nhất là uy tín của công ty. Hàng hóa nhập khẩu thường bị thụ động về thông tin do đó đôi khi dẫn đến chậm trễ trong việc làm thủ tục hải quan, hay hàng về đến cảng chậm hơn dự kiến mà hãng tàu không thông báo kịp thời đến khách hàng…
- Nguồn tài chính của công ty còn nhỏ, khi có nhiều hợp đồng để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm hàng như cược công, nộp tiền lấy lệnh, thuế,.. công ty sẽ không đủ tiền để thanh toán trước cho khách hàng, vì vậy không tạo được sự uy tín với khách hàng.
- Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, sự ra đời ngày càng nhiều các công ty hoạt động trong ngành và có năng lực cạnh tranh mạnh sẽ tạo ra môi trường cạnh tranh khốc liệt hơn cho công ty, ảnh hưởng đến thị phần và vị trí của công ty.
3.2.3. Kiến nghị
Với sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường, yếu tố không thể thiếu và song hành cùng với sự tồn tại và phát triển của công ty là yếu tố chất lượng. Công ty phải hoàn thiện chất lượng hoạt động giao nhận nhập khẩu ở mức cao, cùng với chi phí ở mức thấp thì sẽ luôn nhận được sự tín nhiệm nơi khách hàng, đảm bảo được mối quan hệ
với khách hàng thường xuyên và ổn định.
Để đảm bảo chất lượng thực hiện công việc, công ty nên có các biện pháp sau:
- Theo dõi, kiểm soát chặt chẽ từng lô hàng bằng cách luôn cập nhật thông tin, đồng thời nên sử lý các nội dung công việc giữa các bộ phận quản lý, thủ tục hải quan và giao nhận.
- Tiến hành làm thủ tục hải quan của lô hàng nhanh chóng, kịp thời nhưng hiệu quả, không nên quá 3 ngày từ lúc nhận bộ chứng từ.
- Thống kê, quản lý đầy đủ các lô hàng của nhiều chủ hàng. Nên lưu trữ thật cẩn thận, đầy đủ tất cả các hồ sơ chứng từ, xây dựng biện pháp quản lý dữ liệu một cách hợp lý nhất.
3.2.4. Đề xuất một số giải pháp nâng cao nghiệp vụ khai thuê Hải quan Từ các nhận xét, đánh giá dưới đây là một số ý kiến đề xuất cá nhân để giúp thúc đẩy, phát triển thêm hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần thương mại dịch vụ vận tải xuất nhập khẩu Minh Khang nói chung và nghiệp vụ khai thuê Hải quan nói riêng:
- Xây dựng bộ phận nhân viên làm thủ tục hải quan thông hiểu và nắm bắt rõ luật lệ trong nước cũng như quốc tế sẽ là một thế mạnh của công ty để thực hiện cho đúng quy định, tránh để xảy ra sai sót do không nắm được đầy đủ văn bản mới. Công ty nên phân công cho một hoặc hai nhân viên chuyên trách về cập nhật thông tin, nắm bắt luật lệ và những thay đổi mới trong môi trường cạnh tranh quốc tế như hiện nay như Inconterm 2010, các văn bản về luật,…
- Để tránh sai sót hoặc Cơ quan Hải quan không chấp nhận tờ khai làm cho lô hàng bị chậm tiến độ nhân viên chứng từ cần thực hiện đầy đủ và chính xác thông tin hàng hóa đối với hàng nhập như sau:
+ Tên hàng: Ghi rõ tên hàng, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, thông số kĩ thuật, thành phần cấu tạo, model, kí/mã hiệu, đặc tính, công dụng của hàng hóa theo hợp đồng thương mại và chứng từ khác liên quan đến lô hàng
+ Đơn vị tính : Khai số lượng hàng hóa nhập khẩu của từng mặt hàng theo đơn vị tính trong Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam hoặc theo thực tế giao dịch
- Đào tạo nâng cao nghiệp vụ: Ban giám đốc cần thường xuyên xây dựng các chương trình đào tạo chuẩn và gửi nhân viên tham gia các khóa đào tạo bên ngoài nhằm nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên các bộ phận. Hơn thế nữa các nhân viên ở các phòng ban khác nhau cần hiểu rõ công việc của nhau để tạo sự liên kết chặt chẽ, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, ngoài ra còn phân trách nhiệm công việc rõ ràng và hợp lý, tránh những mâu thuẫn phát sinh trong quá trình làm việc.
- Bên cạnh đó công ty nên thường xuyên tổ chức các hợp giao ban báo cáo tiến bộ giữa nhân viên với các cấp quản lý để tăng tính hiệu quả trong công việc, cũng như nâng cao tính trung thực cho nhân viên
- Tổ chức các lớp chuyên đề ngắn hạn như giá tính thuế, mã số hàng hóa, nghiệp vụ ngoại thương, vận tải, thanh toán quốc tế, nghiệp vụ kế toán, kiểm toán,.. định kỳ cho các nhân viên chứng từ và giao nhận.
- Khuyến khích nhân viên học tập ngoại ngữ, tin học phát triển kĩ năng mềm. Để thực hiện thủ tục Hải quan điện tử đạt kết quả tốt cần chú ý đào tạo nhân viên tham gia quy trình thủ tục Hải quan điện tử các nội dung sau:
+ Về tin học : Những kiến thức tổng quát về tin học, cách sử dụng các hệ thống chương trình đối với từng khâu công việc.
+ Về ngoại ngữ: Đào tạo sử dụng ngoại ngữ và tập trung vào hai chuyên ngành chủ yếu là ngoại thương và hải quan.
- Công ty cần có kế hoạch khen thưởng cho các nhân. Bởi vì xã hội ngày nay thì người lao động rất quan tâm đến chính sách đãi ngộ. Chính sách phúc lợi có thể tăng lương (10%/6 tháng), thưởng bằng ngày phép hoặc tài
trợ các chuyến du lịch, học bổng dành cho nhân viên có mong muốn trau dồi thêm kỹ năng tin học, ngoại ngữ,...
- Ngày nay có nhiều công ty về lĩnh vực khai thuê Hải quan mở ra làm tăng tính cạnh tranh vì vậy cần xây dựng quan hệ tốt với đối tác và khách hàng bằng cách nâng cao chất lượng, giảm chi phí phát sinh trong quá trình làm hàng và rút ngắn thời gian xử lí đơn hàng.
- Cần có chế độ đãi ngộ tương xứng, phúc lợi xã hội đối với các cán bộ nhân viên trong công ty tạo bầu không khí làm việc năng động, đoàn kết và thoải mái trong công ty để tao ra hiệu quả cao trong công việc.
- Công ty cần mở rộng mối quan hệ như việc liên doanh với các hãng tàu hay các công ty logistics tạo điều kiện thuận lợi cho công ty dễ dàng trong giao dịch song phương giữa các quốc gia. Càng có nhiều mối quan hệ thì càng có cơ hội mở rộng thị trường, các hoạt động diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn, giảm được chi phí, đem lại lợi nhuận và uy tín cho công ty.
- Bên cạnh đó công ty cần bắt kịp xu hướng, phát triển trong thời đại công nghệ hóa hiện đại hóa đất nước, giá cả đi kèm với chất lượng và dịch vụ tạo niềm tin với khách hàng hiện tại và trong tương lai.
KẾT LUẬN