18
1.3.2. Mô hình quản lý trực tiếp các dw án dau tw do công ty làm chủ dau tw
HANDICo 6 là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, kinh doanh nhà ở đặc biệt là nhà ở cho thuê. Chính vì vậy các dự án mà công ty thực
hiện chủ yếu là các dự án có quy mô trung bình, kỹ thuật đơn giản và gần với chuyên môn của chủ đầu tư đồng thời qua quá trình phát triển và không ngừng cải tiến máy móc thiết bị, nâng cao trình độ của đội ngũ chuyên môn, công ty có đủ năng lực
chuyên môn và kinh nghiệm đề quản lý các dự án do mình làm chủ đầu tư. Cách thức
quản lý này được xây dựng dựa trên mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.
Lựa chọn mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án nhưng công ty không đi
theo con đường tự thực hiện dự án mà thành lập ra ban quản lý dự án dé quản lý việc thực hiện các công việc dự án theo sự ủy quyền. Nhiệm vụ và quyên hạn của ban quản lý dự án phù hợp với nhiệm vụ và quyền hạn của công ty với tư cách chủ đầu tư, dựa
trên quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban theo nghị định 52/1999/NĐ-CP của chính
phủ, phù hợp với điều lệ tổ chức hoạt động của công ty và các quy định của pháp luật có
liên quan. Theo đó, ban quản lý dự án hoạt động dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc,
theo sự kiêm tra, hướng dẫn nghiệp vụ của các phòng ban chức năng. Ban quản lý dự án
sẽ thay mặt công ty trực tiếp quản lý việc thực hiện dự án theo đúng quy định của pháp
luật hiện hành về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, trên cơ sở tuân thủ điều lệ
tô chức và hoạt động của công ty. Với từng dự án cụ thể, ban giám đốc sẽ giao nhiệm
vụ và quyền hạn quản lý dự án cho ban quản lý dự án. Ban quản lý dự án sẽ phải tự
chịu trách nhiệm trước pháp luật và công ty về nhiệm vụ và quyên hạn được giao đó.
Với việc sử dụng mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án, thành lập ra ban
quản lý dự án trực thuộc để quản lý việc thực hiện một hay một nhóm dự án, công ty
đã tận dụng được năng lực chuyên môn sâu về xây dựng dân dụng, giảm được đáng kế
chi phí trong công tác tư vấn, giám sát. Đồng thời, với việc công ty trực tiếp quản lý thực hiện dự án đã đây nhanh tốc độ chu chuyền của luồng thông tin, trao đôi về dự án
đối với các bên liên quan, qua đó giúp công ty phản ứng linh hoạt kịp thời trước những yêu cầu thay đổi của khách hàng. Điều này góp phần mang lại uy tín đối với các đối
tác và khách hàng, qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc huy động vốn của công ty, tránh được sự gián đoạn trong việc thực hiện công trình, đem lại hiệu quả cao trong công tác sử dụng vôn.
I9
Tuy nhiên, việc tô chức thực hiện quản lý dự án như vậy cũng đem đến những hạn ché nhất định. Vì việc quản lý dự án do chính ban quản lý dự án mà công ty lập ra
quản lý nên công tác quản lý dự án mang tính chủ quan, phụ thuộc vào bản thân công
ty. Điều này sẽ làm công ty khó phát hiện những sai sót của mình trong quá trình quản
lý, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình, chậm tiến độ thi công do phải
chỉnh sửa các sai sót. Bên cạnh đó, với khả năng chuyên môn của mình , công ty khó
có thể năm bắt hết tất cả các công việc von phức tạp liên quan đến dự án. Khi tự thực
hiện và quản lý dự án, công ty sẽ phải đối mặt với rủi ro tập trung, tạo nên mức độ rủi
ro cao cho dự án ảnh hưởng đến tính khả thi và thành công của dự án sau này. Điều
này đòi hỏi ban quản lý dự án phải xử lý tốt các rủi ro phát sinh trong toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Công việc này là hết sức khó khăn, đặc biệt là trong nên kinh tế thị trường với với sự cạnh tranh cao của rất nhiều công ty xây dựng hiện nay. Vì vậy công
ty phải có sự kết hợp linh hoạt với các tô chức hỗ trợ, chuyên gia tư vấn...đề kiểm soát và giảm thiểu những rủi ro tiềm năng khi tiến hành thực hiện dự án
1.3.3. Thực trạng quản lý dự án xét theo từng giai đoạn
Xét theo chu kì của một dự án, đối tượng của quản lý dự án là toàn bộ công việc trong các giai đoạn của chu kì tuổi thọ dự án. Việc quản lý dự án đầu tư thường chia
thành 3 giai đoạn: chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, nghiệm thu, hoàn công và quyết
toán công trình tạo nên toàn bộ quá trình quản lý dự án tại công ty như sau:
+ Giai đoạn chuẩn bị đâu tr
Giai đoạn này được tính từ khi ý tưởng về dự án được xây dựng. Xây dựng ý
tưởng về dự án là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng về
phương pháp thực hiện kết quả đó. Những công việc được thực hiện khi bắt đầu giai đoạn này đó là: tập hợp số liệu, xác định nhu cầu, đánh giá độ rủi ro, dự tính nguồn
lực, so sánh lựa chọn dự án. Những công việc này do giám đốc công ty lãnh đạo mọi người cùng thực hiện. Khi ý tưởng về dự án được hình thành một các đầy đủ thì các cán bộ quản lý dự án sẽ được ủy quyền đề thực hiện các công việc cụ thé như sau: thực hiện
các thủ tục về việc xác định địa điểm, lựa chọn đơn vị tư vấn và sản phẩm cuối cùng là dự án đầu tư được lập ( do công ty thuê các tô chức tư vấn lập ). Lúc này, trong ban
quản lý dự án đã có sự phân cấp quản lý, phân công trách nhiệm rõ ràng, thong nhất và
có hệ thống phản hồi thông tin chính xác dé giải quyết các vấn dé xảy ra trong quá
20
trình triển khai dự án một cách nhanh chóng và ồn thỏa. Công việc tiếp theo mà ban
quản lý dự án phải thực hiện đó là chuẩn bị nội dung quản lý cho quá trình thực hiện
dự án, bao gồm các nội dung quản lý chất lượng, quản lý tiến độ thời gian, chi phí,
quản lý rủi ro... trong đó các công việc cụ thế là quản lý công trường( hiện trường dự án), quản lý công cụ dụng cụ và nguyên vật liệu, quản lý an toàn, vệ sinh y tế và bảo
vệ môi trường. Nhiệm vụ này do ban quản lý dự án phối hợp với các phòng ban chức năng thực hiện, trình lãnh đạo công ty phê duyệt trước khi triển khai thi công.
+ Giai đoạn thực hiện ddu tu s* Thực hiện dự án đầu tư
Công việc đầu tiên khi bắt đầu giai đoạn này đó là việc hoàn tất thủ tục xin giao
đất, thuê đất, đền bù giải phóng mặt bằng, xin cấp giấy phép xây dựng và khai thác tài
nguyên. Các công việc này sẽ do ban quản lý dự án thực hiện. Ban giám đốc dự án
phải đưa ra phương án đền bù hợp lý tuân thủ các quy định có liên quan của nhà nước
về đền bù tái định cư phục vụ di dời để xây dựng công trình. Khi công tác đền bù giải
phóng mặt bằng được hoàn tất, ban quản lý dự án sẽ nhận bàn giao mặt bằng, lựa chọn
kí hợp đồng tư vấn thiết kế thông qua dau thầu hoặc chi định thầu theo quy định. Ban giám đốc dự án phối hợp với đơn vị tư vấn thiết kế hoàn thành các thiết kế công trình,
hạng mục công trình; đồng thời kiểm tra lại thiết kế xem có phù hợp với yêu cầu vệ
sinh, phòng cháy và mỹ quan đô thị hay không; kiểm tra mức độ đầy đủ, thống nhất và
hoàn chỉnh của bản thiết kế; kiểm tra quy trình công nghệ được áp dụng có phù hợp
VỚI yêu cầu kỹ thuật của dự án hay không; và kiểm tra lại độ mạnh, cứng và tính ổn định của kết cấu chịu lực có đáp ứng được yêu cầu cần thiết không. Thực hiện quản lý công tác chuan bị kĩ thuật, kiểm tra và năm bắt rõ sơ đồ thiết kế, lập bản thiết kế tổ
chức thi công, huấn luyện kĩ thuật và tham quan, học tập. Sau đó tô chức cho các cán
bộ nhân viên liên quan được tìm hiểu, nam bắt và kiểm tra bản sơ đồ thiết kế để nắm
được ý đô, kết cấu, đặc điểm cấu tạo cũng như nhu cầu kỹ thuật của bản thiết kế; nắm bắt được đặc điểmvà các bộ phận quan trọng của công trình. Nếu phát hiện sơ đồ thiết kế có sai sót sẽ có sự sửa đổi kịp thời trước khi đưa vào triển khai thực hiện, thi công
xây dựng công trình.
Lưu đô quá trình thực hiện dự án đầu tư được thẻ hiện như sau:
21
Biểu đồ 2: Quá trình thực hiện dự án đầu tư
Ban quản lý dự án Hoàn tat các thủ tục xin giao đất, thuê đất
Ban quản lý dự án UBND quận, huyện
Hội đồng GPMB, tổ công
tác GPMB, ban QLDA
Kết hợp với các cơ quan có liên quan, lập hội
đồng GPMB, tổ công tác GPMB
i“> Giải thửa, xác minh nguồn gốc dat, hiện trạng tài sản trên đất, lập phương án, đơn giá đèn
bù,hỗ trợ GPMBlap phuong an kinh phi dén bu
GPMB trình co quan có thầm quyền
Cơ quan có thẩm quyền Phê duyệt phương án đền bù GPMB
Hội đồng GPMB, Tổ công
tác GPMB, ban QLDA
E=cẻc--..ố.`
Đơn vị tư vân, ban QLDA
"=5 ...
Ban QLDA *Ì Xin cấp giấp phép xây dựng
Cơ quan có thâm quyền
Tiến hành dén bù, hỗ trợ GPMB
Lập hồ sơ TK KTTC, dự toán các hạng mục công trình cơ quan thầm quyền phê duyệt
Thâm tra hồ sơ TK KTTC, dự toán các hạng
mục công trình và phê duyệt
Lựa chọn, ký hop đồng TVGS, ký hợp đồng xây lắp, cung ứng thiết bị, PCCC..
Nhận bàn giao mặt bằng. lựa chọn, ký hợp
Ban QLDA đồng tư van thiết ké( Dau thầu hoặc chỉ định
thầu theo quy định
_—
Đơn vị thực hiệnCông việc
Nguôn: Ban quan lý dw án Công ty HANDICo 6
22
s* Thi công xây dựng
Quá trình thi công xây lắp đòi hỏi thời gian tương đối dài nhu cầu nguyên vật
liệu , tiêu hao năng lượng và sử dụng nhân công khá lớn; thực hiện quản lý ở giai đoạn
này nhằm đảm bảo dự án đạt chất lượng cao; chỉ phí hợp lý, nằm trong giới hạn tổng
dự toán; và quan trọng hơn là đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng tiền độ.
Có thé tóm tắt công tác quản lý thi công xây dựng trong lưu đồ sau đây:
Biểu đồ 3: Công tác quản lý thi công xây dựng
Ban QLDA, tư vân giám
sát, đơn vi thi công Lập kế hoạch đầu tư, tiến độ thi công,
giám sát thi công cập nhật các thay đổi thiết kê giao cho bên thi công(nêu có)
Tổ chức nghiệm thu nguyên vật liệu,thiêt |
bị. Nghiệm thu các hạng mục công tác xây lắp
Ban QLDA, tư vấn giám
sát
Phòng KHTH, TCKT Lập kế hoạch thanh toán, thanh toán theo
t+] các hạng mục nghiệm thu
Lập báo cáo định kì
Xin cấp chứng nhận chất lượng công
trình Ban QLDA, TVGS,
DVTC
Ban QLDA, DVTC
Nguôn: Ban quan lý dw án Công ty HANDICo 6
23
Khi bat dau vao giai doan thi công, đầu tiên ban quản lý dự án lập kế hoạch đầu tư, lập hồ sơ mời thầu các hạng mục, công trình trong dự án có yêu cầu đấu thầu. Sau
đó, các cán bộ cua ban quản lý dự án phôi hợp với đơn vị thi công cùng tư vấn giám
sát giám sát, quản lý quá trình thực hiện thi công. Ngoài ra, trong quá trình thực hiện
thi công có sự phối hợp giữa ban quản lý dự án và các phòng chức năng để giám sát về
giá cả, chất lượng, biện pháp thi công, biện pháp an toàn lao động và vệ sinh môi
trường, hiệu quả của dự án.
s* Nhiệm vụ chính của các nhà quản lý dự án là:
Tiếp nhận quản lý mốc giới các công trình và hạng mục công trình của dự án và
giao cho đơn vị thi công. Quản lý, giám sát việc xây dựng các công trình kiến trúc trong khu vực dự án theo chỉ giới và các chỉ tiêu quy hoạch chỉ tiết
Giám sát các hạng mục công trình và dự án trong quá trình thực hiện phải tuân
theo kế hoạch được duyệt. trường hợp có thay đổi , bổ sung phải được cấp có thâm quyền phê duyệt mới được thực hiện.
Ban quản lý dự án phối hợp với tư vấn giám sát theo dõi, kiểm tra về chất lượng, khối lượng, tiễn độ, an toàn lao động và vệ sinh môi trường trong thi công xây
dựng. Kiểm soát giá của nguyên vật liệu đầu vào, cập nhật thông báo giá nguyên vật liệu thực tế cung cấp vào dự án để công ty phê duyệt. Ngoài ra, ban quản lý dự án cùng tư vấn giám sát phải đôn đốc kiểm tra các đơn vị thi công thực hiện các thủ tục hồ sơ
hoàn công những công việc đã hoàn thành. Và khi hạng mục thi công đã hoàn thành
thì phải trực tiếp làm công tác nghiệm thu và xác nhận khối lượng hoàn thành, đơn giá
của từng hạng mục công trình.
Việc quản lý, giám sát được thực hiện ngay từ khi khởi công xây dựng công trình và thực hiện thường xuyên, liên tục trong cả quá trình thi công xây dựng và tiến hành lập báo cáo định kì.
Cuối cùng khi công trình hoàn thành, ban quản lý dự án cùng tư vấn giám sát sẽ xin cấp giấy chứng nhận chất lượng công trình.
* Giai đoạn nghiệm thu, hoàn công, quyết toán công trình xây dựng
24
Biểu đồ 4: Quá trình nghiệm thu, hoàn công, quyết toán công trình xây dựng
Nghiệm thu bàn giao công trình
Lập hồ sơ hoàn công, quyết toán
cong trình, quyêt toán phát sinh ( nêu có)
Cơ quan thầm quyền Phê duyệt quyết toán công trình
—Y
Đưa công trình vào sử dụng, theo dõi Ban QLDA, TVGS, ĐVTC
Ban QLDA, cơ quan có thâm quyền
chất lượng, bảo trì, bảo hành công trình
Ban QLDA
Nguôn: Ban quan ly dự án Công ty HANDICo 6
Ban QLDA, TVGS, các cơ
quan thâm quyên
Ban QLDA, TVGS, ĐVTC
Lập quyết toán vén đầu tư và phê duyệt
quyết toán vôn đâu tư
Lập báo cáo tông kết công trình, phân
tích hiệu quả cua dự án. Hoàn trả vốn đầu
tư
Sau khi đơn vị thi công hoàn thành các hạng mục công trình sẽ tiến hành
nghiệm thu hoàn công công trình để đưa vào sử dụng. Đây là giai đoạn cuối cùng của
quy trình xây dựng cơ bản. Công trình qua nghiệm thu, chuyển giao sử dụng đánh đấu
cho việc vốn đầu tư xây dựng được chuyên hóa thành giá trị sử dụng. Các căn cứ dé
tiền hành nghiệm thi hoàn công công trình xây dựng bao gồm các căn cứ sau: tài liệu thiết kế công trình (bản vẽ thi công, bản hướng dẫn thiết kế, biên bản đàm phán về
29
thay đổi thiết kế...), các kết quả kiểm tra, thí nghiệm chất lượng vật liệu, thiết bị được
thực hiện trong quá trình xây dựng;nhật kí thi công, nhật kí giám sát của ban quản lý dự án, các bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu các hạng mục công trình, quy định nghiệm thu thi công hiện hành của nhà nước và quy định thống kê lắp đặt công trình xây dựng.
Quy trình nghiệm thu
- Nghiệm thu công tác xây lắp: kiểm tra phần ngầm, phần khuất trước khi làm
che khuất, làm kín bộ phận bị che khuất — kết thúc một phan trước khi thi công một phần việc mới
- Nghiệm thu hoàn thành giai đoạn xây lắp
- Nghiệm thu thiết bị chạy thử tông hợp
- Nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình dé đưa vào sử dụng
- Trong quá trình thi công xây lắp, công ty tiễn hành kiểm tra các điểm chính sau:
Biểu đồ 5: Quá trình nghiệm thu công trình
Loại kiểm tra, nghiệm thu Xây dựng Lắp
Kiểm tra vật liệu xây dựng,
thiết bị Chứng chỉ kĩ thuật, kết quả thí nghiệm
cho thấy vật liệu đạt yêu cầu chất lượng Nghiệm thu từng thiết bị trước khi xây lắp
Kiểm tra nghiệm thu công
tác xây lắp Nghiệp thu cốt thép, côppha, đà giáo,
kiểm tra kích thước hình học trước khi đồ
bê tông
Nghiệm thu từng thiết
bị, từng phan thiết bị sau khi lắp đặt xong
Kiém tra hồ sơ hỗn hợp bê tông đúng yêu
cầu của thiết kế và phù hợp những điều
kiện thiết bị tại hiện trường
Nghiệm thu phân khuất của kết cầu trước khi làm kết cấu bao che
7”
Nghiệm thu phân
khuất của đường ống thiết bị trước khi làm khuất
Nghiệm thu hoàn thành giai
đoạn xây nền móng
Kết cấu phần thân công
trình
Nghiệm thu cọc trước khi làm móng
Nghiệm thu móng trước khi lap dat
Nghiệm thu phần thô trước khi hoàn thiện
trang trí
Nghiệm thu hệ thống
kỹ thuật công trình
chạy không tải4
Nghiệm thu thiết bị chạy
thử tong hợp Nghiệm thu thiết bị
chạy thử tổng hợp
Nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công
trình để đưa vào sử dụng
Nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình đề đưa vào sử dụng
Nguôn: Ban quan ly địt án Công ty HANDICo 6