Sau khi công trình hoàn thành. Ban tiến hành hoàn tất các thủ tục bàn giao công trình cho đơn vị quản lý. Công tác bàn giao bao gồm : Ban QLDA Thăng
Long, Nhà thầu, Tư van thiết kế, Tư van giám sát và Don vị quản ly.
2.2.4 Thực trạng công tác quản lý dự án dau tư theo nội dung tại Ban Quan lý dự
an Thăng Long
2.2.4.1 Quản lý thời gian và tiễn độ dự án tại Ban Quản lý die án
Thăng Long
Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý về mặt thời gian,
gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện công việc dự án
tren cơ sở các nguồn lực cho phép, những yêu cầu về chất lượng đã định.
Mục đích của quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép. đáp ứng yêu cầu đã định về chất lượng. Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chỉ phí và các nguồn lực khác cần cho dự án.
a. Lập kế hoạch quản lý tiễn độ dự án
Việc lập kế hoạch tiến độ giúp quá trình quản lý tại Ban trên cơ sở tiến độ dự kiến của các công việc trong kế hoạch tiến độ và đưa ra biện pháp thực hiện để dam bảo tiến độ đã định hoặc có kế hoạch phân bổ nguồn lực phù hợp.
Để lập kế hoạch quản lý tiến độ tại Ban QLDA Thăng Long cần thực hiện
4 bước sau:
Bước 1: Xác định công việc cua dự án
Việc xác định các công việc của dự án là một trong những yêu cầu cần
thực hiện đầu tiên khi Ban bắt đầu đảm nhiệm quản lý một dự án. Việc này thường
được các cán bộ tai Ban căn cứ vào quy mô, đặc điểm thực hiện dự án nhờ các công cụ phân tách công việc, thực hiện bằng các phương pháp chính như phương pháp
thiết kế dòng, phương pháp phân tách theo chu kỳ. phân tách theo chức năng. Phân
tách công việc giúp Ban xác định rõ vai trò trách nhiệm của mỗi cá nhân thực hiện
các công việc, là cơ sở để lập kế hoạch điều phối nguồn lực và tiến độ thực hiện dự án. Kết quả của bước | cho biết những công việc cần thực hiện trong từng giai
đoạn của dự án.
Bước 2: Lập trình tự thực hiện các công việc trong dự án
Chuyên đê thực tập 29 GVHD: TS. Phan Thị Thu Hiền
Sau khi xác định các công việc cần thực hiện, Ban QLDA Thăng Long sẽ xác định trình tự thực hiện các công việc đó để đảm bảo yéu cau kỹ thuật cũng như yêu cầu về tiến độ thực hiện toàn dự án. Lập trình tự các công việc giúp cho quá trình thực hiện và quản lý tiến độ dự án sau này được thực hiện thông suốt, tránh những hạn chế đo thực hiện công việc chồng chéo ảnh hưởng đến chất lượng không đảm bảo yêu càu kỹ thuật dẫn đến thất thoát, lãng phí nguồn lực. Các dự án Ban đảm nhận hau hết là các dự án nhóm A,B có khối lượng công việc cần thực hiện là rất lớn nên cần phải sắp xếp trình tự công việc để tránh việc bỏ qua bất cứ một khâu nào, bước nào. Nên đây là khâu thể thiếu trong quy trình lập kế hoạch tiến độ
của dự án.
Bước 3: Uóc tính thời gian thực hiện các công việc:
Để xác định thời gian thực hiện từng công việc, trước tiên chúng ta phải ước tính 3 ước lượng về thời gian cho mỗi công việc: (a) Ước lượng lạc quan nhất, (b) Ước lượng bi quan nhất, (m) Ước lượng khả dĩ nhất. Dé tính thời gian cho mỗi
công việc, ta ap dụng công thức:
T= (atb+4m}/6
Trên thực tế, cán bộ Ban QLDA Thăng Long thường căn cứ vào các dự án tương tự về quy mô, nguồn lực thực hiện trước để xác định thời gian hoàn thành
công việc của dự án.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch tiễn độ dự án:
Sau khi xác định được các công việc, các hạng mục và trình tự thời gian
thực hiện, Ban QLDA sẽ xây dựng tiến độ thi công công trình cho dự án. Các phương pháp được dùng để xây dựng tiến độ: Phương pháp sơ đồmang (PERT/CPM), biểu đồ Gantt( Gantt chart). Thông qua sơ đồ mạng hoặc biểu đồ gantt có thê thấy được mối quan hệ giữa các công việc, thấy được thời gian thực
hiện từng công việc, từ đó giúp Ban quản lý theo dõi, kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện thi công dự án. từ đó có biện pháp đây nhanh tiến trình, tái sắp xếp lị
công việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối nguồn lực cho từng công việc nhằm đảm bảo tính hợp lý trong sử dụng nguồn lực. Là căn cứ để quản lý và giám sát tiễn độ của dự án.
b. Giám sát tiễn độ thực hiện dự án:
Đề giám sát tiến độ thực hiện dự án, cán bộ phụ trách cần xác định các
công việc, hạng mục quan trọng cần phải kiểm soát chặt chẽ tiến độ.
Sau khi xác định tiến độ thực té các công việc, Ban sẽ xây dựng bảng tiến độ cập nhật thông tin để giám sát và báo cáo theo định kỳ, trong đó chỉ rõ hoạt động nào cần phải điều chỉnh. Công việc này do cán bộ Phòng Điều hành dự án lập và báo cáo lãnh đạo Ban. Nếu cần điều chỉnh Ban sẽ lập tờ trình nêu rõ nguyên nhân và đưa ra phương án đề nghị cấp trên xem xét và ra quyết định sao cho phù hợp.
Chuyén dé thực tập 30 GVHD: TS. Phan Thị Thu Hién
7 Kế hoạch tiến độ du án
| Giám sát tiến độ nhà thầu
| Báo cáo kết quả hoạt động
Đánh giá và so sánh với
kế hoạch tiến độ
es
Tim nguyên nhân lam | chậm tiên độ
ee
Nguyên nhân chủ quan Nguyên nhân khách quan
Các biện pháp khắc phục
L_ằ! Cập nhật kế hoạch tiến độ Sa
Hình 2.6 So đồ quy trình quản lý tiến độ dự án
(Nguồn: Ban Quản lý dự án Thăng Long) Nội dung giám sát tiến độ của từng giai đoạn tại Ban:
- Giai đoạn chuân bị đầu tư
+ Giám sát đơn vi chịu trách nhiệm lập Báo cáo NCKT, TKKT cơ sở và tổng
dự toán, TKKT thi công.
+ Giám sát tư vấn thâm tả báo cáo nghiên cứu khả thi. TKKT cơ sở và tổng dự
toán. TKKTTC
- Giai đoạn thực hiện đầu tư:
+ Giám sát tiền độ GPMB và tái định cư + Giám sát tiến độ thi công công trình.
c. Công cụ quản lý tiễn độ:
Chuyên dé thực tập 3] GVHD: TS. Phan Thi Thu Hién
Các dự án Ban QLDA Thăng Long quan lý chủ yếu là các dự án nhóm A, B nên Ban lập kế hoạch tiến độ thực hiện một cách chi tiết cho các công việc của dự
án . Quy trình lập kế hoạch tiến độ một dự án được thực hiện theo đúng các bước
theo sơ đồ như sau:
Phân chia dự án thành các
-Í Bao cáo khả thi
Su SẺ SG: hạng mục lớn
Lập trinh tự các côn;
việc trong từng hạng.
Long
(Nguồn: Ban Quản Lý dự án Thăng Long)
Dự án được phân chia thành các gói thầu rồi các hạng mục thi công trình,
việc phân tách công việc của dự án được thực hiện đến khi công việc có người trực
tiếp chịu trách nhiệm về công việc đó. Công việc này được Phòng Điều hành dự án
và phòng Kế hoạch phối hợp thực hiện.
Quản lý tiến đọ giai đoạn chuẩn bi dau tr
- Quản lý tiến độ thực hiện đối với việc lập dự án:
Theo quy định về vai trò và trách nhiệm của Ban QLDA Thăng Long và các phân ban quản lý thì công việc lập BCNCKT sẽ do các tỉnh lập thông qua VIỆC thuê tư vấn lập báo cáo này và trình lên Ban QLDA Thăng Long xem xét sau đó
trình lên Bộ GTVT. Các dự án sử dụng ODA do Ban quản lý thì do yêu cầu về kỹ
thuật công tác lập dự án cần thực hiện một cách chi tiết, đòi hỏi chuyên môn.
Chuyên dé thực tập 32 GVHD: TS. Phan Thi Thu Hiền
Phương thức tuyên chọn tư van lập dự án là chỉ định tư vắn,thường là tư vấn nước ngoài. Thời gian dé lập dự án theo kế hoạch thường là 3-8 tháng.
- Quản lý tiến độ tư vấn lập thiết kế cơ sở. thiết kế kỹ thuật thi công và tổng dự toán
Quản lý tiến độ ở đây phải kết hợp quản lý chất lượng và quản lý chỉ phí.
Nếu quản lý chất lượng của TKCS và TKKTTC không tốt dẫn đến phải chỉnh sửa bổ sung làm chậm tiến độ trong giai đoạn thi công các hạng mục do phải sửa đổi bổ
sung. Trong cơ chế của quản ly chi phí tai Ban QLDA Thăng Long nêu nếu có sự thay đổi về tổng dự toán thì phải trình lên Bộ GTVT và Bộ Tài chính phê duyệt thì mới được thay đổi, trong thời gian đó dự án phải tạm dừng chờ sự đồng ý của casp trên, gây ảnh hưởng tiến độ dự án.
- Quản lý tiến độ thâm định thiết kế cơ sở, thiết kế kĩ thuật thi công và tổng dự toán
Theo quy định của nhà nước thời gian thẩm định các dự án nhóm A không quá 40 ngày làm việc, đối với dự án nhóm B là không quá 30 ngày làm việc. do đó các dự án do Ban quản lý luôn được đảm bảo đúng tiến độ thực hiện, được Bộ
GTVT và Bộ Kế hoạch và đầu tư thẩm định, ngoài ra, các dự án ODA còn phải được phía cho vay vốn thâm định. Khi nào dự án được phía cho vay vốn chấp thuận thì các thủ tục vay vốn mới được tiến hành, dự án mới đưa vào thự hiên.
Quản lý tiến độ trong giai đoạn thực hiện đâu tư - Giám sát tiễn độ trong công tác dau thầu
Hoạt động đấu thầu là một trong những công tác cần phải thực hiện trong
giai đoạn này, dự án sẽ được thành các gói thầu nhỏ và bàn giao cho nhà thầu thực hiện và chịu trách nhiệm. Đề quản lý về tiền đọ của hoạt động đấu thầu của các dự án Ban QLDA Thăng Long tiến hành lập kế hoạch đấu thầu cụ thể, gửi lên Bộ GTVT duyệt và bên cho vay vốn như JICA đối với dự án nguồn vốn ODA của JICA, hay dự án “ Nâng cấp QL217 tỉnh Thanh Hóa giai đoạn 2” là trình ADB phê
duyệt, trong đó ghi rõ nội dung cong việc, thời gian thực hiện và yêu cầu các phòng
ban phụ trách đảm bảo thực hiện theo kế hoạch, giúp đảm bảo tiến độ trong quá
trình thực hiện.
Đề đảm bảo tiến độ Ban QLDA Thăng Long tiến hành các công tác:
+ Tổ chức đấu thầu dưới hình thức danh sách ngắn đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa
+ Tiến hành chỉ định thầu đối với các gói thầu tư vấn.
+ Xây dựng thang chấm điểm chỉ tiết cho công tác chấm thầu.
- Giám sát tiến độ trong công tác GPMB và tái định cư
Do đặc điểm các dự án công trình giao thông là phạm vi dự án lớn, huy động lực lượng máy móc thiết bị và nguyên nhiên vật liệu lớn, cần diện tích mặt
Chuyên dé thực tập 33 GVHD: TS. Phan Thị Thu Hiền
bằng đủ lớn để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật nên không tránh khỏi việc GPMB và tái
định cư cho người dân. Công tác GPMB và tái định cư là một trong những công
việc quan trọng của quá trình thực hiện dự án và chiếm thời gian khá dài và phát sinh nhiều vấn đề. Ban QLDA Thăng Long yêu cầu Tư vấn tiến hành lập kế hoaachjGPMB thật day đủ chi tiết để tránh việc phải lập lại làm chậm tiến độ
chung. Trong quá trình GPMB và tái định cư không tránh khỏi chậm tiến độ, do
một số nguyên nhân:
- Các hộ dân trong phạm GPMB không chịu di dời, nhiều hộ không chấp
thuận phương án đền bù,
- Mặt bằng thi công vướng các công trình tồn tại từ trước, chưa thể di dời
ngay
+ Một số biện pháp làm giảm tình trạng này:
- Tăng cường giám sát của tư vấn thực hiện
- Tăng cường trách nhiệm của tư vấn giám sát với việc đảm bảo tiến độ
- Phối hợp với chính quyền địa phương nơi có dự án để giải quyết các vướng mắc liên quan
- Có phương án tái định cư cụ thé cho người dân -Dua ra mức đền bù thỏa đáng
- Giám sát tiến độ thi công các hạng mục công trình
Trong quá trình thi công dự án, hàng tháng cán bộ phụ trách công trình
của Ban đều yêu cầu phía tư vấn giám sát báo cáo tình hình thi công công trinh,dé năm tình hình thực hiện tồn tại vướng mắc và kiến nghị. Việc giám sát này được thực hiện ngay từ lúc tổ chức đấu thầu. Tiêu chí để đánh giá các nhà thầu xây lắm có bao gồm việc đáp ứng tiến độ trong kế hoạch.
Chuyên dé thực tập 34 GVHD: TS. Phan Thị Thu Hién
Bảng 2.4 Mẫu báo cáo tiến độ thi công tháng ( Nguôn: Ban QLDA Thăng Long )
Đề đảm bảo tiến độ thi công một cách chặt chẽ ngay trong hợp đồng ký kết với nhà thầu và Ban QLDA Thăng Long có các điều khoản yêu cầu nhà thầu phải đăng ký tiếnđộ từng phần và nếu chậm tiến độ sẽ chịu phạt, thông thường mức phạt mỗi tuần
chậm tiến độ là 0.1% giá trị hạng mục thi công.
Bên cạnh đó Ban QLDA Thăng Long cũng tiến hành các hoạt động dé xác định rõ nguyên nhân gây ra sự chậm trễ qua đó rút kinh nghiệm cho các nhà thầu
khác cũng như Ban trong quá trình quản lý dự án.
2.2.4.2 Quản lý chất lượng dự án
Ban QLDA Thăng Long thay mặt Bộ GTVT chịu trách nhiệm quản lý
toàn bộ quá trình đầu tư xây dựng dự án. trong đó có vấn đềquản lý chất lượng.
Trách nhiệm của Ban được thê hiện qua các hoạt động:
- Chịu trách nhiệm toàn bộ cùng các bên liên quan về chất lượng công
trình xây dựng thuộc dự án do Ban quản lý.
Chuyên đề thực tập 35 GVHD: TS. Phan Thị Thu Hiền
- Thực hiện day du các quy định hiện hành của Nha nước về lap, tham định và trình duyệt báo cáo NCKT, TKKT và tổng dự toán, tổ chức đấu thầu hoặc
lựa chọn nhà thầu.
- Ký hợp đồng giao nhận thầu xây dựng với các tổ chức tư vấn đầu tư và xây dựng. doanh nghiệp có đủ điều kiện năng lực hoạt động xây dựng theo quy
định
- Thực hiện quản lý an toàn lao động và môi trường xây dựng trong và ngoài dự án
- Tổ chức nghiệm thu, tiếp nhận công trình và chịu trách nhiệm bảo tồn, gìn giữ chất lượng công trình trong quá trình khai thác sử dụng
(Nguồn: Ban QLDA Thăng Long)
Qúa trình quản lý chất lượng được Ban QLDA quản lý theo từng giai
đoạn:
Chuyên dé thực tập 36 GVHD: TS. Phan Thị Thu Hiền
a. Quản lý chất lượng trong giai đoạn chuẩn bị dau tu:
Dé quan lý tốt chat lượng từng hạng mục công trình, phải đảm bảo quản ly tốt các công việc của giai đoạn lập quy hoạch chi tiết, BCNCKT, khảo sát thiết kế và lập TKKT - tổng dự toán.
- Quản lý chất lượng các tổ chức tư vấn
Tư vấn xây dựng có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi họ là những con người và tô chức tiên quyết ảnh hưởng đến chất lượng của khâu lập Báo cáo NCKT, là người khảo sát, tính toán thiết kế công trình đảm bảo các tiêu chí về kinh tế - kỹ thuật, an toàn chất lượng. Tư vấn là người có đủ năng lực nhận diện quá trình xây dựng có xảy ra sai phạm kỹ thuật hay không, có gian lận trong khâu thanh quyết
toán khối lượng và đơn giá hay không.... Nhận thức đúng và đầy đủ vai trò của tổ chức tư vấn trong hoạt động xây dựng công trình nên Ban tìm hiểu rất kỹ về năng
lực, kinh nghiệm chuyên môn.giám định tư cách pháp lý của các tổ chức tư vấn rồi Ban mới ký kết hợp đồng.
- Quản lý chất lượng sản phâm các tổ chức tư vấn
Ban QLDA Thăng Long đánh giá thẩm tra sản phẩm của tổ chức tư vấn trước khi trình lên cơ quan có thấm quyền thẩm định phê duyệt. với tuwngff sản phẩm khác nhau sẽ kiểm tra xem xét khác nhau.
+ Về báo cáo nghiên cứu khả thi
Ban QLDA Thăng Long đã tiến hành thâm tra phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở :
- Phần thuyết minh: nội dung thâm tra gồm:
+ Sự cần thiết và mục tiêu đàu tư
+ Mô tả quy mô và diện tích xây dựng các hạng mục công trình, phân tích lựa chọn phương án kỹ thuật công nghệ.
+ Đánh giá tác động môi trường. hiện trạng đất đai
+ Tổng mức đầu tư của dự án.
- Phần thiết kế cơ sở: Phần này phải thể hiện được các giải pháp thiết kế chủ yếu, đảm bảo đủ điều kiện xác định mức tổng đầu tư và triển khai các bước tiếp theo gồm phần thuyết minh công nghê. xây dựng và các bản vẽ.
Về thiết kế kỹ thuật -tổng dự toán
Thiết kế công trình xây dựng bao gồm thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ
thi công:
+ Đối với thiết kế kỹ thuật: kiểm tra sự phù hợp của thiết kế kỹ thuật với nội dung của quy hoạch chi tiết quy m6, công nghệ. kiến trúc đã được phê duyệt,
quy chuẩn, tiêu chuẩn, xây dựng cũng như sự hợp lý của giải pháp kỹ thuật.