3 | Các bản vẽ minh họa Phòng Kỹ thuật Phòng KTKH
4 | Tiêu chuẩn kỹ thuật Phòng Kỹ thuật I Phan III: Thông tin chung
Phong hanh
1 | Hồ sơ pháp nhân Phòng KTKH chính
2 | Giới thiệu công ty Phòng KTKH Phòng TCHC
3 | Nang lực tài chính PhongKTKH | Phong TC-KT
4 | Năng lực thiết bị Phòng KTKH | Phòng VT-TB
5 | Nguồn nhân lực Phòng KTKH
6 | Các thông tin khác Phòng KTKH — |
MSV: 11123611 - Lóp Kinh tế Dau Tư 54A
Chuyên dé tốt nghiệp 33 GVHD: TS. Hoàng Thị Thu Hà
IV Các công việc khác
1 | Nộp lệ phí dự thầu Phòng TC-KT PhòngKTKH |
2 | Khảo sát hiện trường Phòng KTKH Khảo sát khu vực thi công | Phòng KTKH
V Các công việc kết thúc
1 | Duyệt hồ sơi Ban Giám đốc 2 | Nộp hồ sơ Phòng KTKH
3 | Lưu hô sơ Phòng KTKH
(Nguồn: Phòng Kinh té-ké hoach)
HSDT được lập xong sẽ được tiến hành rà soát và xem xét lại nhằm phát hiện những sai sót. Chỉ tiết của bước công việc này sẽ được làm rõ trong phần tiếp sau.
Ý kiến sinh viên: Lập HSDT là công việc hết sức quan trọng, nó đóng vai trò chủ chốt quyết định sự thắng bại trong việc tham dự thầu của Công ty. Ở bước này,
Công ty đã có được sự phân công rõ ràng giữa các phòng chức năng, từ đó đảm bảo
được sự phối hợp nhịp nhàng cũng như san sẻ công việc, giúp đỡ lẫn nhau từ các phòng ban, qua đó có được HSDT chất lượng hơn, tiết kiệm thời gian hơn. Qua
bảng phân công nhiệm vụ lập HSDT ở trên của Công ty, ta cũng có được cách nhìn
tích cực về tính khoa học, chuyên nghiệp trong cách làm việc của Công ty cũng như
năng lực phân công, bóc tách công việc phù hợp của Ban lãnh đạo Công ty.
3.2.5 Trình duyệt, đóng gói và nộp hô sơ dự thâu
HSDT sau khi được hoàn tất được trình lên Ban giám đốc Công ty dé duyệt, chủ yếu là duyệt giá bỏ thầu để quyết định giảm bao nhiêu % trong thư giảm giá để tránh trường hợp thông tin giá dự thầu bị lộ ra ngoài và để khả năng trúng thầu lớn nhất.
Sau khi đã được phòng KT-KH tà soát, chỉnh sửa, được lãnh đạo duyệt, thì cán
bộ phòng Kinh tế- kế hoạch tiến hành hoàn thiện lần cuối trước khi photo, đóng gói
theo đúng yêu cầu của HSMT. Khi HSDT đã hoàn chỉnh, công ty tiến hành nộp bên
mời thầu.
- Nộp trực tiếp tại nơi nhận: Cán bộ phòng KT-KH mang hồ sơ đến nộp theo
đúng địa điểm và thời gian ghi trong HSMT.
- Gửi theo đường bưu điện: việc gửi qua đường bưu điện được áp dung trong trường hợp HSMT cho phép, và nơi gửi ở xa so với Công ty. Phải gửi theo
phương thức chuyền phát nhanh, có đảm bảo.
SVTH: Lê Thị Thảo MSV: 11123611 — Lớp Kinh tế Dau Tư 54A
Chuyên dé tốt nghiệp 34 GVHD: TS. Hoàng Thị Thu Hà
Ý kiến của sinh viên: Công ty đã thé hiện được sự nhất quan trong quy trình làm việc khi có sự trình duyệt, xem xét HSDT cuối cùng từ Ban giám đốc. Giám đốc Công ty hiện nay là Ông Lê Minh Sơn, là một kỹ sư xây dựng nên là một người có chuyên môn, có năng lực, kinh nghiệm am hiểu nên đã có sự đánh giá hợp lý HSDT được cấp dưới trình duyệt, và đã đưa ra ý kiến ngay lập tức sau đó để có sự điều chỉnh nếu cần thiết. Và khi đã có sự chấp thuận, đồng ý từ Ban Giám đốc, anh chị phòng KT-KH đã tiến hành photo, đóng gói HSDT theo đúng yêu cầu của HSMT một cách cân thận. Sau đó, HSDT đã được gửi đi theo các cách phù hợp. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp, nhịp nhàng trong cách làm việc của Công ty.
3.2.6 Tham dự mở thâu và nhận kết quả đấu thầu
Sau khi nộp HSDT, phòng KT-KH có trách nhiệm theo dõi chặt chẽ quá trình
chấm thầu dé khi Chủ đầu tư yêu cầu làm rõ những nội dung hay vấn đề còn vướng mắc trong HSDT thì sẵn sàng giải đáp. Đến thời điểm mở thầu, Giám đốc công ty và trưởng phòng KT-KH tham gia hội nghị mở thầu dé quan sát điễn biến buổi mở thầu, kịp thời phát hiện những sai phạm của buổi mở thầu hay cả cuộc đấu thầu để báo cho bên mời thầu hoặc các cơ quan có chức năng để bảo vệ quyền và lợi ích chính đánh cho mình và đồng thời cũng là dé giải thích cho những nội dung chưa rõ ràng của HSDT của Công ty mình nếu bên mời thầu yêu cầu.
Ý kiến của sinh viên: Phòng KT-KH đã có sự theo dõi động thái của Bên mời thầu khi HSDT được gửi đi. Đây là công tác hết sức hợp lý. Đến buổi mở thầu, Giám đốc Công ty và trưởng phòng KT-KH đã tham gia đầy đủ, đúng giờ với tỉnh thần hợp tác, cho ý kiến trong buổi mở thầu nếu thấu cần thiết, hợp lý. Điều này không những được bên mời thầu đánh giá cao mà còn thé hiện sự làm việc chuyên nghiệp cũng như cầu tiến của Công ty.
3.2.7 Thương thảo và ki hợp đồng
Khi bên mời thầu thông báo kết quả trúng thầu thì có hai trường hợp xảy ra:
- Nếu không trúng thầu thì phòng KT-KH có trách nhiệm lưu lại hồ sơ, phân tích tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho các dự án (gói thầu) sau mà Công ty
sẽ tham gia.
- Nếu trúng thầu: sau khi nhận thông báo trúng thầu thì phòng KT- KH sẽ tiến hành liên hệ với BMT để thỏa thuận thời gian, địa điểm cụ thể để ký kết hợp đồng
nhằm xác định mối quan hệ ràng buộc với Chủ đầu tư. Bên cạnh đó Công ty sẽ
SVTH: Lê Thị Thảo MSV: 11123611 - Lớp Kinh tế Đâu Tư 54A
Chuyên đề tốt nghiệp 35 GVHD: TS. Hoàng Thị Thu Hà
chuẩn bị bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của Chủ đầu tư để đảm bảo thực hiện hợp
đồng.
Ý kiến của sinh viên: Mọi cuộc thi đều có kết quả hoặc là đỗ hoặc trượt. Vì thế khi có kết quả, Ban lãnh đạo Công ty cũng như các nhân viên luôn trong tâm thế sẵn
sàng: nếu trượt tiến hành sao lưu hồ sơ, tìm hiểu nguyên nhân ngay và coi đó là
kinh nghiệm cho các gói thầu sau; nếu trúng thầu thì tiến hành chuẩn bị hồ sơ, giấy
tờ cần thiết dé thuận lợi cho đàm phán, kí kết. Là một công ty có quy mô vừa và nhỏ nhưng động thái này của Công ty luôn được đối tác đánh giá cao về tính chuyên nghiệp cũng như sự ham học hỏi, biết tìm điểm yêu dé khắc phục.
3.2.8 Hậu đấu thâu
Sau khi kí kết hợp đồng với Chủ đầu tư, Công ty tiến hành bắt tay vào công việc thi công, quản lí chất lượng, chi phí và tiến độ thi công... nhằm đảm bảo công trình hoàn thành đúng tiến độ, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật như theo yêu cầu và với chỉ phí
hợp lí.
Lúc này phòng KT-KH cùng với phòng Kỹ thuật Thi công căn cứ vào lịch trình
sản xuất và năng lực của các đội sản xuất dé tư vấn cho Ban giám đốc giao viỆc
thực hiện gói thầu cho một hoặc một số tổ sản xuất phối hợp thực hiện một cách
nhịp nhàng, hợp lý nhất.
Việc thực hiện hợp đồng lúc này được giao han cho các Đội sản xuất nhưng quản lý tài chính cuối cùng vẫn do phòng Tài chính — Kế toán của Công ty dam
nhận. Các Đội sản xuất sẽ tự quản lý việc thực hiện hợp đồng để đảm bảo mục tiêu về chất lượng, chi phí và tiến độ mà hợp đồng đã đề ra bên cạnh sự giám sát, đôn đốc của Đội giám sát công trình.
Việc thực hiện thành công các hợp đồng, một mặt nâng cao hiệu quả sản xuất
kinh doanh của Công ty, một mặt tạo uy tín cho Công ty trên thị trường, nâng cao
thành tích của Công ty, cải thiện mối quan hệ với khách hàng và tạo đà cho Công ty tham dự các gói thầu tiếp theo. Dé đạt được mục tiêu đó đòi hỏi Công ty phải đảm
bảo thực hiện tốt cả 3 công tác. Đó là quản lý tiến độ thi công, quản lý chất lượng công trình và công tác dam bảo an toàn, phòng chồng cháy nổ va bảo vệ môi trường.
Ý kiến của sinh viên: Sau khi có kết quả trúng thầu, Công ty đã bắt tay ngay vào thi công thực hiện dự án. Ở đây, Công ty đã có kế hoạch thực hiện dự án chỉ tiết, có sự phối hợp nhịp nhàng, phân công nhiệm vụ hợp lý giữa các tổ sản xuất và có sự quản lý giám sát chặt chẽ, đôn đốc thực hiện công việc của Ban quản lí. Điều này SVTH: Lê Thi Thao MSV: 11123611 — Lớp Kinh tế Dau Tư 54A
Chuyên dé tốt nghiệp 36 GVHD: TS. Hoàng Thị Thu Hà
thể hiện sự chú tâm, ý thức thực hiện của Công ty đối với việc thi công hoàn thành dự án một cách có chất lượng, đúng tiến độ, theo yêu cầu của Chủ đầu tư. Việc này mang lại uy tín cho Công ty ở các dự án, gói thầu sau.
4. Thực trạng công tác lập hồ sơ dự thầu tại Công ty Anh Anh
Trên cơ sở các văn bản Pháp luật có liên quan đến Đấu thầu, Xây dựng cũng như các văn bản có liên quan như thuế, định mức giá nhân công, nguyên vật liệu...và đặc
biệt căn cứ trên sự phân tích, bóc tách HSMT của khách hàng, nhóm cán bộ được
huy động từ phòng Kinh tế - Kế hoạch và phòng Kỹ thuật tiến hành lập hồ sơ dy thầu xây lắp của Công ty. Tùy thuộc vào đặc điểm của các gói thầu thì HSDT của Công ty rất đa dạng, trình tự và nội dung của nó phụ thuộc chủ yếu vào yêu cầu của
HSMT của BMT. Nhưng nói chung HSDT của Công ty thường bao gồm 3 phần
chính sau: Nội dung hành chính pháp lý, Nội dung kỹ thuật, Nội dung tài chính.
Các nội dung này được thé hiện tóm tắt ở bảng: Các nội dung cụ thé trong HSDT của Công ty Cổ phần ĐTTM & XD Anh Anh (Xem ở phụ lục 2)
4.1 Nội dung hành chính pháp ly
Nội dung này khá đơn giản và dé thực hiện. Nội dung này tương đối quan trọng
đối với dự án (gói thầu) có quy mô lớn hoặc yêu cầu phức tạp phải sơ tuyển nhà thầu đề lựa chọn những Nhà thầu có đủ năng lực phù hợp tham gia đấu thầu chính thức. Dé tránh sai sót, cán bộ Phòng Kinh tế - Kế hoạch thường lập sẵn hỗ sơ về năng lực cao nhất có thê đáp ứng để khi tham gia đấu thầu của Công ty, hồ sơ này được lưu giữ ở Phòng Kinh tế - Kế hoạch. Khi có yêu cầu của Ban Giám đốc, nhóm nhân viên lập HSDT sẽ chỉ cần rà soát lại, điều chỉnh là có thê đưa vào HSDT, điều
này giúp cho Công ty giảm bớt được chi phí và thời gian trong quá trình lập HSDT
để tham dự thầu.
4.2 Nội dung kỹ thuật
Đây là nội dung quan trọng nhất của HSDT xây lắp. Bên mời thầu chấp nhận đề xuất kỹ thuật thì mới tiến hành xem xét đề xuất tài chính, đồng thời nó cũng là căn cứ dé lập giá dự thầu. Căn cứ vào các thông tin thu thập về gói thầu như: vị trí địa lí, địa mạo, địa chất công trình, tình hình tuyến đường hiện tại, đặc điểm khí hậu thủy
văn, địa điểm dân cư, kinh tế-xã hội... căn cứ vào bản thiết kế kỹ thuật, bản tiên
lượng trong HSMT, cán bộ phòng KT - KH cùng với cán bộ phòng Kỹ thuật của
Công ty tiến hành xây dựng phan nội dung kỹ thuật trong HSDT. Trong hồ sơ kỹ
thuật này, các anh chị đã thực hiện theo các khâu sau:
SVTH: Lê Thị Thảo MSV: 11123611 - Lóp Kinh tế Dau Tư 54A
Chuyên dé tốt nghiệp 37 GVHD: TS. Hoàng Thị Thu Hà
@ Lập sơ đồ mặt bang tổ chức thi công: Dựa trên tổng mặt bằng khu vực, kết hợp với các kết quả mà công việc khảo sát hiện trường đem lại, một vài nhân viên từ phòng Kinh tế - Kế hoạch được phân công tiến hành bó trí kho bãi tập kết vật liệu, tập kết máy móc, các hướng, mũi thi công, dé đảm bảo tiến độ thi công.
Đồng thời đưa ra sơ đô tô chức hiện trường.
° Lập biện pháp thi công: Căn cứ vào thiết kế kỹ thuật thi công dé
vạch ra biện pháp thi công theo trình tự công việc và có tính khả thi cao, đảm bảo
các quy chuân, quy phạm kỹ thuật thi công , công trình xây xong có chất lượng tốt nhất. Cũng qua hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công đưa ra các giải pháp kỹ thuật thi
công tại các điểm xung yếu. Khâu này do một nhân viên phòng Kỹ thuật Thi công của Công ty tiến hành.
° Phương án sử dụng vật liệu, nhân công: Đây là nhân tố quyết định đến giá thành, chất lượng và tiến độ thi công. Công ty phải đảm bảo được các vật liệu đưa vào sử dụng cho công trình phải có nguồn gốc, xuất xứ, chúng loại, quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, cung cấp danh sách dự kiến công nhân thi công công trình, nhằm đảm bảo tiến độ thi công và yêu cầu kỹ thuật công trình. Đối với vật liệu,
thông thường Công ty sẽ quyết định chọn các nhà cung cấp ở các dự án trước đây hoặc các nhà cung cấp có mối quan hệ lâu năm với Công ty; đối với nhân công, Ban giám đốc Công ty luôn nhắn mạnh việc phát huy tối đa nguồn nhân sự hiện có trong Công ty, để từ đó sẽ có sự điều chỉnh linh hoạt có thuê thêm lao động thời vụ ở các địa điểm thi công thực hiện công trình hay không. Các phương án sử dụng vật liệu, nhân công dé đưa vào HSDT này do cán bộ phòng KT - KH kết hợp với phòng Kỹ thuật Thi công của Công ty tiến hành.
° Phương án sử dụng máy móc thiết bị: Căn cứ vào biện pháp thi
công thiết kế kỹ thuật... dé đưa ra bảng kê khai máy móc thiết bị thi công công trình, đồng thời còn bổ sung thêm máy móc thiết bị khác. Kết hợp với công tác nghiên cứu hiện trường dé đưa ra quyết định xem thuê máy móc thiết bị tai địa phương hay là điều động máy móc của công ty đến hiện trường. Điều này rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến giá dự thầu. Khâu này trước hết do bộ phận Thiết bị-Vật tư trong Công
ty thực hiện, sau đó trình cán bộ phòng KT - KH chịu trách nhiệm thực hiện lập
HSDT gói thầu này. Sau đó sẽ tiến hành xem xét và có sự điều chỉnh nếu cần thiết.
e Lập tiến độ thi công: qua biện pháp tổ chức thi công, phương án sử dụng máy móc thiết bị... dé đưa ra tiến độ thi công cho từng phan công việc và cho
SVTH: Lê Thị Thảo MSV: 11123611 — Lớp Kinh tế Dau Tư 54A
Chuyên đề tốt nghiệp 38 GVHD: TS. Hoàng Thị Thu Hà
toàn bộ công trình. Tiến độ thi công và biện pháp thi công có mối quan hệ mật thiết
với nhau. Từ biện pháp thi công thì xây dựng được tiến độ thi công, mặt khác từ tiến độ thi công định trước phải tìm biện pháp thi công thích hợp để đảm bảo được tiến độ thi công. Tiến độ thi công được thê hiện qua biéu đồ GANTT, bảo đảm phù hợp với thực tế, sự hợp lí giữa các hạng mục công việc có liên quan, công việc nào tiếp nối công việc nào, các công việc nào có thé kết hợp được với nhau... nhằm hoàn thành đúng hạn theo yêu cầu của chủ đầu tư. Việc lập tiến độ thi công này đo cán bộ phòng Kỹ thuật Thi công tiến hành, sau đó sẽ có sự trao đổi với cán bộ phòng KT-KH của Công ty dé thống nhất đưa ra bảng tiến độ thi công cuối cùng
trước khi đưa vào HSDT.
° Lập kế hoạch quản lý chất lượng: Công tác quản lí chất lượng được tiến hành cho từng công việc, hạng mục công trình trong quá trình thi công, công tác kiểm tra... nhằm đảm bảo chất lượng theo tiêu chuân xây dựng. Đồng thời trong
nội dung này nêu biện pháp an toàn lao động, an toàn giao thông, phòng cháy chữa
cháy và vệ sinh môi trường. Từng công trình cụ thể có biện pháp khác nhau. Tuy nhiên, có một số nguyên tắc mà công trình nào cũng phải tuân thủ: trang bị cho công nhân về kiến thức an toàn lao động, các thiết bị bảo hộ lao động, kiến thức phòng chống cháy nỏ, vệ sinh môi trường. Kế hoạch quản lý chất lượng khi tiến hành thi công gói thầu được Chủ đầu tư đặc biệt quan tâm nên việc tiến hành lập ra kế hoạch quản lý chất lượng đối với các gói thầu mà Công ty chuẩn bị tham dự sẽ
được nhân viên phòng KT-KH, nhân viên phòng Kỹ thuật Thi công kết hợp với Ban
Giám sát sẽ tiến hành lập, thống nhất rồi sau đó mới đưa vào HSDT.
4.3 Nội dung tài chính
Đây là nội dung và trình tự công tác lập giá dự thầu. Việc lập giá dự thầu đóng vai trò rất quan trọng. Nó là nhân tố quyết định đến khả năng thắng thầu của Công ty.Việc xác định giá bỏ thầu phù hợp không những đảm bảo khả năng thắng thầu
cao mà còn đảm bảo hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Trong chuyên đề này em xin trình bày phương pháp mà các anh chi ở phòng KT- KH của Công ty đang áp dụng để tính giá dự thầu:
e_ Cơ sở lập giá dự thầu :
- Bảng tiên lượng dự toán thiết kế và bản vẽ hạng mục công trình có trong HSMT của Chủ đầu tư.
- Biện pháp tô chức thi công công trình của Công ty.
SVTH: Lê Thị Thảo MSV: 11123611 — Lớp Kinh tế Đầu Tư 54A