3.1. ĐỊNH HƯỚNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BĐH TRONG THỜI
GIAN TỚI
Tổng công ty Xây dựng Bạch Đằng — CTCP cũng như BDH xác định công tác
quản lý dự án phải phát huy vai trò cơ bản trong việc quyết định hiệu quả kinh tế của gói thầu. Chính vì vậy, các công tác quản lý dự án như quản lý tiến độ, quản lý chất
lượng và đặc biệt là quản lý an toàn cùng với những nội dung quản lý dự án khác phải
được thực hiện tốt và sự phối hợp chặt chẽ, hợp lý, đảm bảo tính khoa học trong quá trình trình thi công giai đoạn tới dé có thê hoàn thành tốt gói thầu với các mục tiêu rút ngắn thời gian thực hiện ngắn nhất có thể nhưng vẫn bảo đảm chất lượng, an toàn và
trong giới hạn chi phí cho phép.
Đồng thời tiến hành báo cáo kịp thời, trung thực và phân tích tình hình trên nhiều góc độ, tính tới tác động đối với nhiều yếu tố để cân nhắc và đề ra phương án tối ưu bảo đảm gói thầu được thực hiện một cách thành công, hiệu quả cũng như đảm bảo danh tiếng của BDCC trong ngành, trong nước cũng như đối với các đối tác nước
ngoài.
Chính vì thế, trong thời gian tới, khi gói thầu đã bước vào giai đoạn kết thúc, BĐH cùng các bên liên quan sẽ tập trung mọi nguồn lực để tiến hành thi công những hạng mục, công trình còn dang dở, đây nhanh tiến độ thực hiện để có thể sớm kết thúc
gói thầu nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và an toàn vệ sinh môi trường. Đồng thời, BDH cũng phải tiến hành hoàn thiện chức năng nhiệm vu, phân cấp quản lý rõ ràng đối với một số công tác và tăng cường tính dân chủ trong quá trình quản lý, làm nền tảng
cho tính chủ động, sáng tạo của cán bộ công nhân viên.
3.2. MỘT SÓ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI
BĐH
3.2.1. Nâng cao năng lực quản lý dự an
3.2.1.1. Đào tạo chuyên môn cho các cán bộ dự án
Lê Thị Thu — 11123775 Kinh tế đầu tw 54B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 74 GVHD: PGS.TS Từ Quang Phương
Ea ee sac LS SR RS SL AS
Các cán bộ thuộc BDH hầu hết là những người được đào tạo về các mặt kinh tế
kỹ thuật như điện dân dụng, xây dựng, hệ thống điện... mà chưa thực sự được đào tạo
chính thức về những nghiệp vụ quản lý dự án một cách đầy đủ và hệ thống, mà chủ yếu dựa trên những kinh nghiệm làm việc và theo sự hướng dẫn của hệ thống văn bản nội bộ cũng như các văn bản, thông tư của nhà nước. Chính vì thế việc xây dựng chính sách đào tạo chuyên môn cho các cán bộ quản lý thuộc BĐH là cấp thiết. Chính sách
đào tạo này có thé gồm những nội dung chính như sau:
o_ Tổ chức các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn dựa theo kế hoạch BĐH đề ra và thông báo cho các cán bộ có nhu cầu được bồi dưỡng, đào tạo.
o Có chế độ ưu tiên đối với những cán bộ có thành tích tốt trong thời gian đào tao, tạo điều kiện dé họ có thé phát huy những kiến thức mà mình mới được lĩnh hội qua.
Không chỉ dừng lại ở việc tổ chức đào tạo cho các cán bộ chưa có nghiệm vụ chính thức, BDH phải tạo môi trường làm việc khẩn trương và hiệu quả hơn dé các cán
bộ có thể thỏa sức phát huy sự năng động, sáng tạ của bản thân cũng như tránh mai một những kiến thức mới được lĩnh hội do không có môi trường áp dụng. Đồng thời cần nâng cao ý thức tự giác và trách nhiệm đối với công việc (có thé dựa vào ma trận trách nhiệm như đã trình bày ở trên) vì nếu mọi thành viên lại không nhiệt tình tham gia hưởng ứng thì mọi thứ chỉ là con số không.
Đồng thời, chế độ lương thưởng phù hợp với trình độ của mỗi cá nhân có thể sẽ một trong những nhân tố cơ bản kích thích được tinh than lao động sáng tạo của cán bộ BDH, cho họ thấy họ được đánh giá dựa theo trình độ của mình và được hưởng thành quả phù hợp. Và tạo một môi trường giao lưu văn hóa trong BDH để xây dung tình đồng nghiệp , tôn trọng lẫn nhau làm các cá nhân có thể tham gia thi đua làm việc, học tập và rèn luyện bản thân, cùng nhau xây dựng BĐH ngày một phát triển và đạt được những mục tiêu trong giai đoạn tới cũng như hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình đối với
gói thầu nay,.
3.2.1.2. Hoàn thiện cơ chế và tổ chức quan ly dự án
e Xây dựng thủ tục dự án, hoàn thiện hệ thống quản lý dự án
Lê Thi Thu — 11123775 Kinh tế đầu tư 54B
Chuyên đề thực tập tot nghiệp 75 GVHD: PGS.TS Từ Quang Phuong
BĐH phải hệ thống hóa các thủ tục trong công tác quản lý dự án một cách khoa
học để làm cơ sở cho việc thực hiện các công việc cũng như yêu cầu mọi cán bộ, cá
nhân có liên quan cần tuân theo.
Việc xây dựng thủ tục quản lý dự án, mọi đối tượng tham gia quá trình quản lý dự án có thể tham khảo để thực hiện các công tác quản lý dự án nhanh chóng hơn và tránh khỏi việc bị chồng chép và gây khó khăn cho công tác quản lý dự án. Một khi các thủ tục xác định cùng hệ thống được hình thành thì việc quản lý dự án sẽ được thực hiện theo một trình tự nhất định, giúp người quản lý dự án có thể tìm thông tin một cách nhanh nhất có thể để hoàn thành tốt công việc của mình cũng như đảm bảo hiệu quả
của công tác quản lý dự án.
e Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ dự án Xây dựng số tay dự án
Không chi dừng lại ở việc cung cấp thông tin tới công tác quản lý dự án mà BDH có thể xây dựng sé tay dự án với tac dụng làm tài liệu tham khảo thêm cho các cán bộ, kỹ sư về công tác quản lý dự án ở cấp thực hiện. Số tay dự án có thể gồm những nội
dung sau:
Hạng mục, công việc thuộc phạm vi gói thầu
* Kế hoạch thực hiện
Thực tế công việc đã làm, hoàn thành và nghiệm thu, bàn giao Các biện pháp khắc phục
Y Thông tin về các bên liên quan của dự án
Dựa vào số tay dự án, các cán bộ quản lý tại BDH có thé hệ thống được các công việc cần thực hiện với thời gian và khối lượng chỉ tiết, tránh bỏ sót công việc trong quá
trình quản lý cũng như thi công công trình.
Xây dựng hệ thống hé sơ thực hiện dự án:
Hồ sơ thực hiện dự án là một hệ thống các dữ liệu về quá trình thực hiện dự án, đối với gói thầu này quá trình này bao gồm từ khi nhận bàn giao mặt bằng, thi công đến nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán...
Lê Thị Thu — 11123775 Kinh tế đầu tư 54B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 76 GVHD: PGS.TS Từ Quang Phương
=————----.__--....`...`.`.ồẻốố...m.m.mm....s.-aẻễằẳ>-TẳTẳ<ễz.-.-wwœœw-<wœa
Thư viện hồ sơ này sẽ lưu trữ dữ liệu đảm bảo công tác cập nhật thông tin kịp
thời phục vụ cho các cán bộ ban cũng như các bên hữu quan khác.
Nội dung hệ thống dữ liệu này có thể bao gồm:
Quy trình thực hiện dự án và các yêu cầu, thủ tục liên quan khác;
Y Hệ thống văn bản pháp lý có liên quan tới quá trình thi công, bàn giao,
thanh toán của BDH;
* Hệ thống biểu mẫu trong quá trình giám sát thi công công trình;
Y Các bản ghi nhớ
v Các biển báo
Y Cấu trúc phân việc và ma trận trách nhiệm (như bảng 3.1)
Bảng 3.1 Ma trận trách nhiệm tại BĐH
Công việc G | Phó | ME | SE | HSE |QC/| Bộ | Giám | Don T D | GD QS | phan sát | vị thi
T trac công
đạc 1. Công tác quản lý
tiên độ -
1.1 | Lập kê hoạch tiên R R I R
r "
1.2 | Giám sát tiên độ A I I R R
1.3 | Kiểm soát tiễn độ A |[R | I ax 2. Công tác quản lý |
chat lượn
2.1 | Lap hệ thong quan R I I
ly chat lượng
2.2 | Bam đảm chất cCỊC R R I I |
lượng
23 |Kiémsoatchat | C | C | C R I I
lượng
Si Quản lý an toàn | C
3.1 | Lập kê hoạch quan} C C C R lý an toàn
3.2 | Kiểm tra/giám sát R C C
3.3 | Điều chỉnhkếhoạd C | C | C | | R |
Lé Thi Thu — 11123775 Kinh té dau tu 54B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 71 GVHD: PGS.TS Từ Quang Phương
a a ae EE ETE
Trong do:
Responsible (R): Là những người làm việc để đạt được nhiệm vụ, có ít nhất một vai trò với một loại tham gia của trách nhiệm và mặc dù những người khác có thể được
gia dé hỗ trợ cho các công việc cần thiết.
Accountable (A): Là người cuối cung chịu trách nhiệm đối với việc hoàn thành
chính xác và toàn diện về kết quả được giao, là người giao nhiệm vụ cho người đảm
nhận vai trò Responsible. Hay nói cách khác là những người này chính là những người
ký vào xác nhận kết quả của công tác do Responsible đã thực hiện và chỉ có một
Accountable có quyền được phân việc và ký nhận kết quả cho Responsible.
Consulted ©: Là những người được hỏi ý kiến, điển hình là các tư vấn viên/hội
đồng tu vân hoặc các chuyên gia giải quyết van đê.
Informed (I): Là những người duy trì việc cập nhật tiến độ, thường chỉ khi hoàn thành những công việc, nhiệm vụ được giao phó hoặc ủy quyền thực hiện.
Dựa vào ma trận trách nhiệm trên có thé thấy, đối với công tác giám sát, Phó
Giám đốc BĐH sẽ chịu trách nhiệm chính trong công tác này, từ kế hoạch tiến độ đã được phê duyệt, PDG sẽ tiến hành giao việc, giao tiến độ tới các bộ phận cũng như trao đổi với chỉ huy công trường, dựa vào kế hoạch này, PGD cũng với bộ phận giám sát và các bên hữu quan khác tiến hành giám sát và báo cáo với GD.
Xây dựng hệ thống hồ sơ như trên, BDH có thé theo dõi quá trình thực hiện dự án một cách nhanh chóng, chặt chẽ và có hệ thống hơn; nếu trong trường hợp có khúc mắc gì xảy ra thì có thể tìm ra vấn đề nhanh chóng hơn cũng như kịp thời sửa chữa, khắc phục những vấn đề đó. Hệ thống này còn giúp cho việc lập và lưu chuyển báo cáo
nhanh chóng hơn, mọi thành viên trong BDH có thé tiếp cận và tìm hiểu mọi thông tin về dự án khi họ cần. Vì vậy hệ thống này có thể nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại
BDH.
3.2.2. Hoàn thiện công tác quản lý tiến độ
Tiêu chí đánh giá dự án không chỉ dừng lại ở hiệu quả kinh tế, xã hội mà dự án đó
đang và sẽ mang lại mà còn ở chất lượng và tiến độ thực hiện dự án... Theo lệ thường
ở hầu hết các ngành nghề thì vấn đề về thời gian là vấn đề nan giải và trong ngành xây
Lê Thị Thu — 11123775 Kinh tế đầu tư 54B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 78 GVHD: PGS.TS Từ Quang Phương
Ea n mm nan nan an an AL ET SSS
dựng thì các công xây dựng thì vấn đề nằm ở việc chậm bàn giao và ảnh hưởng tới lợi ích của các bên. Chính vì vậy dé đảm bảo tiến độ trong thời gian tới, BDH phải tổ chức
quản lý tiến độ một cách chặt chẽ và khoa học.
3.2.2.1. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch tiến độ
e Xây dựng sơ đồ phân rã công việc trong công tác quản lý tiến độ
Công tác lập kế hoạch thực hiện, báo cáo tiến độ dự án có thể được thể hiện qua
các văn bản, tuy nhiên để biểu thị được tính hệ thông trong công tác thực hiện cũng như việc báo cáo và kiểm soát tiến độ thì việc xây dựng sơ đồ phân rã công việc trong công tác quản lý tiến độ là cần thiết, vì thông qua đó những bộ phận/cá thé liên quan có thể khái quát được cả quá trình quản lý tiến độ nhanh hơn, và đương nhiên thì hình ảnh
có tính lưu cao hơn so với những mặt chữ đơn điệu.
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ phân rã công việc trong công tác quản lý tiến độ
Báo cáo thi công ngày
Thi công trong thang
se | Be Ké hoach thang
ARS _, Se _.~ >