Có nhiều định nghĩa về dự án:
• Dự án phát triển là một tập họp những đề xuất về việc triển khai các hoạt động phát triển đối với các đối tượng cụ thể, bằng việc cung cấp các nguồn lực nhất định, dự án sẽ được tạo ra trong một thời gian và không gian nhất định
• Dự án là sự can thiệp một cách có kế hoạch nhằm đạt một hay một số mục tiêu qua việc hoàn thành những chỉ báo thực hiện đã định trước tại một địa bàn, trong khoảng thời gian nhất định, có huy động sự tham gia thực sự của những tác nhân và tổ chức cụ thể
1.2. Các bên liên quan (Stakeholders)
Các bên liên quan hay các thành phần liên quan là tất cả những người, tổ chức có lợi ích liên quan đến một dự án, một hoạt động cụ thể.
Các bên liên quan còn bao gồm những nhà ra quyết định, cũng như những người bị ảnh hưởng bởi một quyết định. Như vậy, cộng đồng là một trong số các bên liên quan. Các bên liên quan sẽ khác nhau tuỳ vào từng vấn đề cụ thể. Ví dụ: các bên liên quan đến vấn đề vệ sinh thì ngoài
cộng đồng dân cư, còn có các Công ty vệ sinh, Sở Y tế, Ủy ban Nhân dân, Sở Xây dựng, v.v..
1.3. Nguồn lực của dự án
Là các yếu tố mà dự án mang lại hoặc tác động đến các nhóm đối tượng. Các nguồn lực dự án có thể là vật thể hoặc phi vật thể như thông tin; giáo dục/tập huấn; kế hoạch hoá gia đình; luật pháp, chính sách; thị trường; việc làm; ruộng đất; tín dụng; công nghệ; máy móc, thiết bị;
đường sá, phương tiện đi lại; nhà trẻ, mẫu giáo, trường /lớp học tình thương; nước sạch; dịch vụ y tế, v.v..
1.4. Dự án nhánh hay Tiểu dự án (Sub-Project)
Là những dự án nhỏ nằm trong một dự án, và thường được thực hiện trên một địa bàn hay với một cộng đồng. Ví dụ:
- Dự án Nâng cấp Đô thị Việt Nam, thực hiện từ năm 2001, trong đó bao gồm 4 tiểu dự án: Tiểu dự án TP. Nam Định, TP. Hải Phòng, TP. HCM, và TP. Cần Thơ.
- Một dự án trẻ đường phố tại TP HCM bao gồm 3 dự án nhỏ như dự án Câu lạc bộ Giáo dục viên đường phố; dự án tủ phim cho trẻ; dự án nhà mở chăm sóc và hồi gia cho trẻ.
1.5. Chương trình (Program)
Là tổ hợp các dự án có cùng mục đích hay chủ đề, hay là một loạt những dự án làm cùng một việc tại một nơi, hoặc nhiều nơi khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Chương trình có thể chỉ đề ra một số mục tiêu và tiêu chuẩn chung. Thí dụ: Chương trình chăm sóc trẻ có hoàn cảnh đặc biệt với “dự án chăm sóc trẻ đường phố” tại các cơ sở xã hội; “Dự án hồi gia, hội nhập trẻ đường phố”, “Dự án phòng chống xâm hại tình dục trẻ em”, “Dự án phòng chống ngược đãi trẻ em”, “Dự án quận thân thiện”, “Dự án dạy nghề cho trẻ” v.v..
Sự khác biệt giữa quản lý chương trình và quản lý dự án
Quản lý chương trình Quản lý dự án
Các hoạt động được duy trì liên tục Các hoạt động chỉ được duy trì trong một thời hạn nhất định
Nguồn lực được sử dụng với tốc độ bình thường
Nguồn lực được sử dụng với tốc độ nhanh hơn bình thường
Thường khi mắc sai lầm thì không phải trả giá đắt khi điều chỉnh
Phải trả giá cao khi làm sai
Nhóm làm việc thường được thành lập ổn định
Phải tuyển và tổ chức nhân viên mới
Cam kết dài hạn Cam kết ngắn hạn
Tiến trình và các vấn đề trở nên quen thuộc sau một thời gian
Mỗi dự án có những tiến trình và vấn đề khác nhau
Những khó khăn thử thách nhiều nhất là ở giai đoạn đầu
Những thử thách hiện diện suốt trong cả vòng đời dự án
Những chương trình có thể tiếp tục vô thời hạn
Dự án có thể kết thúc trước thời hạn
Do vậy, hai khác biệt cơ bản là tốc độ và sự tập trung/cường độ.
Những khác biệt này được đưa ra để trong việc quản lý dự án cần chú ý đặc biệt và cần hiểu thấu suốt một vài chức năng quản lý.