3. QUẢN LÝ DỰ ÁN
3.5. Giai đoạn 5: Lượng giá
- Lượng giá nội bộ - Lượng giá bên ngoài
- Lượng giá trong lúc dự án đang tiến hành - Lượng giá kết thúc dự án
(Xin xem phần chi tiết nội dung Lượng giá ở Bài 7)
4. QUẢN LÝ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN GIỚI
Do đặc điểm văn hoá, một số vùng, miền, yếu tố giới ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án. Chẳng hạn:
- Một vài nam hoặc nữ không đồng ý làm việc với nhóm khác giới.
Điều này do cả áp lực từ phía cá nhân hoặc gia đình.
- Phụ nữ thỉnh thoảng có cảm giác đe doạ bởi đồng nghiệp hoặc người lãnh đạo
- Nhiều nam hoặc nữ cảm giác e ngại, xấu hổ, không tự do diễn đạt quan điểm của họ
- Một số nhân viên dự án/tác viên cộng đồng bất đồng trước những hành vi họ cho là không thích hợp của những người khác giới
- Một số nữ hoặc nam tác viên hoặc người dân phải đương đầu với
giới. Do vậy, người quản lý dự án phải biết điều này để hỗ trợ khi cần thiết.
Quản lý dự án có thể hỗ trợ sự tương tác giữa nam/nữ nhân viên dự án cũng như tương tác với người khác giới tại cộng đồng qua việc chuẩn bị cẩn thận những việc sau:
- Khi chọn nhân viên dự án phải đảm bảo rằng họ sẵn sàng làm việc với người khác giới trong một số tình huống.
- Có bản hướng dẫn về hành vi chấp nhận văn hoá đối với những nhân viên khác và người khác, đặc biệt khi ở cộng đồng/địa bàn
- Định hướng cho nhóm dự án về mục tiêu dự án để họ nhận thức rằng không chỉ việc trao đổi đơn thuần giữa cá nhân mà họ cần tập trung và nỗ lực hơn trong mối quan hệ làm việc
Thỉnh thoảng nam/nữ nhân viên rất tức giận về những vai trò và hành vi của người khác giới, hoặc họ có thể vô tình làm phiền người khác.
Do vậy, họ cần ý thức về điều này. Đôi khi chính người quản lý cũng cần thay đổi chính mình.
- Quản lý dự án cần quan tâm việc khuyến khích sự tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong dự án.
Trong hầu hết những dự án phát triển, nhóm thực hiện dự án thường có cả nam lẫn nữ để làm việc với cộng đồng khi cần thiết. Thí dụ trong dự án sức khoẻ sinh sản hoặc kế hoạch hoá gia đình, đôi khi nam hoặc nữ tác viên dự án phải làm việc riêng với giới của mình.
Tài liệu tham khảo
- Nguyễn Thị Oanh, Phát triển cộng đồng, ĐH Mở Bán công TP.
HCM, 2000
- Tô Duy Hợp, Lương Hồng Quang, Phát triển cộng đồng-Lý thuyết và vận dụng, NXB Văn hoá-Thông tin, Hà Nội, 2000
- Lê Thị Chiêu Nghi, Giới và Dự án phát triển, NXB TP. HCM, 2001 - Nguyễn Ngọc Lâm, Kỹ năng xây dựng và quản lý dự án, ĐH MBC
TP. HCM, 2002
- Simi Kamal, A handbook on project management, Patthfinder International Publications, Karachi, 1991
- Dự án Hỗ trợ nguồn kỹ thuật quản lý nguồn tài nguyên nước tại VN, Tư vấn Cộng đồng trong tiến trình ra quyết định và lập kế hoạch, Cẩm nang 2003
4. Những khái niệm cơ bản trong bài và cách học từng phần của bài Khái niệm cơ bản
• Dự án là một chu trình của những hoạt động bao gồm nhiều giai đoạn được xác định: Phân tích tình hình, lập kế hoạch, đề xuất-phê duyệtt;
thực hiện và đánh giá/lượng giá
• Kế hoạch: một tiến trình viết thành văn bản những bước cần thiết để giải quyết vấn đề qua một giai đoạn thời gian với nguồn tài nguyên sẵn có
• Chu trình dự án là tiến trình quản lý dự án theo từng giai đoạn dự án
• Các bên liên quan hay các thành phần liên quan (stakeholders) là tất cả những người, tổ chức liên quan đến một hoạt động cụ thể. Cộng đồng là một trong số các bên liên quan.
Cách học từng phần
Sinh viên sẽ đọc giáo trình, đọc tài liệu tham khảo theo từng cá nhân, sau đó thảo luận nhóm về các bài tập và câu hỏi đưa ra.
Tại lớp sinh viên sẽ được thảo luận toàn lớp và thảo luận theo nhóm để trình bày vấn đề, sau đó giảng viên sẽ hướng dẫn hệ thống bài và giải đáp những thắc mắc chưa rõ.
5. Một số điểm cần lưu ý khi học
Do thuật ngữ dự án được sử dụng phổ biến cho nhiều lĩnh vực khác nhau nên sinh viên cần phân biệt dự án phát triển cộng đồng có những đặc thù riêng, đặc biệt là phải có sự huy động tham gia của cộng đồng và các thành phần liên quan.
Có thể liên hệ những dự án tại địa phương hoặc những dự án đã biết để cùng thảo luận và chia sẻ kinh nghiệm.
6. Tóm lược những vấn đề cần ghi nhớ
• Dự án phát triển cộng đồng bao gồm ba yếu tố: i/nhu cầu của người dân, ii/ý muốn của tổ chức tài trợ, và iii/ khả năng của tổ chức và của người dân cộng đồng
• Trong quản lý dự án cần chú trọng xây dựng mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể. Trong đó, mục tiêu cụ thể phải đáp ứng được 4 yêu cầu: i/ Làm cái gì?; ii/ khi nào làm?; iii/ có thể làm được hay không (với thời gian, tiền bạc và nhân lực sẵn có); iv/ có thể xác định được mục tiêu cụ thể đạt hay chưa?
• Tiến trình quản lý dự án hay chu trình dự án bao gồm các giai đoạn:
Phân tích tình hình; lập dự án; viết và đề xuất dự án; thực hiện; và lượng giá dự án
7. Câu hỏi
Câu 1: Dự án là gì? Dự án được hình thành dựa trên những yếu tố nào?
Câu 2: Tại sao phải tìm hiểu cộng đồng trước khi viết dự án?
Câu 3: Chu trình dự án là gì?
Thảo luận nhóm:
- Theo anh/chị, các bên liên quan của dự án nước sạch nông thôn có thể là những ai?
8. Hướng dẫn trả lời câu hỏi và thảo luận nhóm
Câu 1: Một chu trình của những hoạt động có mục tiêu, nhằm giải quyết một vấn đề hay đáp ứng một nhu cầu.
Dự án PTCĐ là tiến trình can thiệp để tạo sự thay đổi trong nhận thức nơi người dân. Từ đó, người dân quyết tâm thực hiện những công việc nhằm mang lại một sự thay đổi, cải thiện cuộc sống trong cộng đồng.
Dự án được hình thành dựa trên ba yếu tố chính: i/ Nhu cầu của người dân do chính người dân nhận ra và đề xuất, chọn lựa ưu tiên.
Nếu người dân không có nhu cầu thì có khi chỉ là nhu cầu chi tiền của tổ chức tài trợ, hoặc để có cơ sở quyên góp tiền. ii/ Ý muốn của các bên liên quan, và iii/ Khả năng (nguồn lực, tài nguyên) của các bên liên quan bao gồm người dân lẫn tổ chức tài trợ
Câu 2: Phân tích tình hình cộng đồng hay tìm hiểu cộng đồng và nhu cầu cộng đồng là khâu trọng yếu của tiến trình dự án. Việc tìm hiểu thông tin chính xác sẽ giúp việc viết dự án cụ thể, dựa vào nhu cầu thật cũng như tiềm năng, khả năng của người dân. Từ đó, mục tiêu được xây dựng mới mang tính khả thi.
Câu 3: Chu trình dự án qua 5 giai đoạn: GĐ1: Phân tích tình hình; GĐ2:
Lập kế hoạch; GĐ3: Viết và nộp đề xuất dự án; GĐ4: Thực hiện;
GĐ5: Lượng giá. trong đó việc quản lý dự án tập trung vào giai đoạn 4 và giai đoạn 5.
Thảo luận nhóm
- Các bên liên quan của dự án nước sạch nông thôn: người thụ hưởng, các cơ quan tài trợ, đối tác, các cơ quan chuyên môn, v.v..(Sinh viên sẽ nêu cụ thể thêm tên gọi của các cơ quan liên quan cũng như bên thụ hưởng)
- Nhận xét bản kế hoạch của dự án: thời gian, sự phân công chịu trách nhiệm công việc. (Sinh viên cần nhận xét những điểm hợp lý, bất hợp lý và cho ý kiến riêng)
---
BÀI 7
KIỂM SOÁT, GIÁM SÁT VÀ LƯỢNG GIÁ DỰ ÁN
1. Giới thiệu khái quát bài 7
Qua bài này sinh viên sẽ nắm được một số khái niệm và phân biệt giữa kiểm soát, giám sát và lượng giá một dự án phát triển cộng đồng.
Sinh viên cần chú ý rằng mỗi hoạt động có chức năng riêng, tuy nhiên hoạt động lượng giá có tầm quan trọng hơn trong dự án nên sẽ được đề cập nhiều hơn trong bài.
Sinh viên theo dõi bài qua cấu trúc như sau: Phần 1 giới thiệu các khái niệm kiểm soát, giám sát và lượng giá. Phần 2 đề cập đến chức năng của ba hoạt động kể trên. Phần 3 tập trung giới thiệu về các khía cạnh của lượng giá, vì hoạt động này rất quan trọng để đánh giá xem dự án có đạt được mục tiêu đề ra ban đầu hay không.
2. Mục tiêu học viên cần đạt được sau khi học xong bài 7
Sinh viên nắm bắt và phân biệt được những vấn đề liên quan đến kiểm soát, giám sát và lượng giá, hiểu được chức năng của từng loại hoạt động trong một dự án phát triển cộng đồng. Qua đó sinh viên có thể phân
tích hoặc lượng giá một hoạt động, một dự án, hoặc có thể ứng dụng trong việc thực hiện quản lý một dự án phát triển cộng đồng.
3. Nội dung cơ bản và các tài liệu tham khảo cho bài 7 Nội dung cơ bản
Các khái niệm kiểm soát, giám sát và lượng giá giúp phân biệt được chức năng và cách tiến hành của từng hoạt động trong dự án.
Giám sát và lượng giá là hai hoạt động quan trọng trong dự án, để xác định được dự án tiến hành có theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra hay không.
Có nhiều cách phân loại lượng giá theo tính chất người thực hiện lượng giá và theo thời gian, hoặc kết hợp các loại.
NỘI DUNG BÀI 7
Một đề xuất dự án có thể rất xuất sắc, một kế hoạch thực hiện chuẩn bị cẩn thận, nhưng tất cả sẽ hoài phí nếu cơ chế kiểm soát, giám sát và lượng giá không được xác định.
1. KHÁI NIỆM 1.1. Kiểm soát
Đo lường thao tác của từng thành viên trong nhóm dự án so với bản mô tả nhiệm vụ. Ở đây con người được kiểm soát. Thí dụ: Quản lý dự án sẽ kiểm soát tác viên làm việc với người dân tại cộng đồng như thế nào, kiểm soát kế toán việc ghi chép cập nhật sổ sách, ..
1.2. Giám sát
Đo lường thực hiện dự án so với kế hoạch hay lịch hoạt động . Ở đây hoạt động được giám sát. Thí dụ: Người quản lý dự án sẽ giám sát hoạt động của Quý 3 là phải tổ chức 2 buổi truyền thông môi trường, 1 lớp tập huấn cho nhóm trưởng các nhóm hành động, và 2 con hẻm phải được nâng cấp.
1.3. Lượng giá
Đo lường thành quả/hoàn thành dự án so với các mục tiêu cụ thể đã đề ra. Ở đây những kết quả được lượng giá. Thí dụ: Một số chỉ báo/kết
quả mong đợi cho năm thứ hai (2005) của Dự án “Hỗ trợ tái định cư cho các cộng đồng nghèo” tại TP. Đà Nẵng như sau:
- 100% Ban Công tác PTCĐ phường tự xây dựng được kế hoạch hoạt động
- 60% hộ dân của các khu, lô chung cư tiếp cận được nguồn vốn tín dụng của dự án
- 90% số hộ tham gia tiết kiệm
- 20% hộ dân sẽ tham gia đóng góp quỹ duy tu bảo dưỡng cơ sở hạ tầng chung cư
Kiểm soát, giám sát và lượng giá được thực hiện để đạt được chất lượng và số lượng của công việc hoặc hoạt động, và những kết quả của công việc/hoạt động.
Bảng so sánh giữa kiểm soát, giám sát và lượng giá Loại hoạt
động
Cái gì được đo lường hoặc đánh giá
Thước đo
Kiểm soát Thao tác của cá nhân và nhóm (Con người được kiểm soát)
(Bản) Mô tả công việc
Giám sát Thực hiện những hoạt động theo kế hoạch (Tiến trình được giám sát)
Kế hoạch công việc
Lượng giá Kết quả hoặc đầu ra (Thành quả được lượng giá)
Những mục tiêu cụ thể
2. CHỨC NĂNG
2.1. Vì sao cần phải kiểm soát?
- Nhóm thực hiện dự án biết rằng mình được theo dõi, hỗ trợ. Họ có thể bàn bạc, thảo luận vấn đề gặp phải với người kiểm soát (thường là quản lý dự án) để được giúp đỡ.
- Việc kiểm soát sẽ báo cho thành viên của nhóm dự án cần làm những công việc theo yêu cầu.
- Kiểm soát cho biết cần hành động kịp thời để sửa chữa lỗi gây ra.
- Cung cấp cơ hội cho kiểm tra viên hoặc người quản lý dự án để tìm ra nguyên nhân khiến nhóm dự án hoạt động tốt hoặc không tốt.
- Kiểm soát sẽ đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của tình trạng công việc và của thành viên nhóm để điều chỉnh và chuẩn bị cho hoạt động tương lai.
- Tạo cơ hội cho quản lý dự án thực hiện hành động cần thiết, thí dụ khuyến khích, tán thưởng một công nhân làm việc hiệu quả, thay thế một người kém cỏi, thiếu khả năng, hoặc bồi dưỡng năng lực cho những nhân viên yếu.
- Giúp người quản lý dự án cải thiện những hoạt động giám sát