1.2 Tổ chức công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp
1.2.1 Kế toán chi tiết vật liệu
1.2.1.2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu
Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phương pháp sau:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu lưu chuyển - Phương pháp sổ số dư
a. Phương pháp thẻ song song
* Nội dung:
- Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng.
Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải triểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập đã được phân loại theo từng thứ vận liệu cho phòng kế toán.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, triểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng. Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu. Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu,theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng
Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song
* Ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều.
- Điều kiện áp dụng: Trường hợp công ty có ít chủng loại nguyên vật liệu; việc nhập xuất không diễn ra thường xuyên. Đặc biệt trong điều kiện công ty đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những công ty có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, diễn ra thường xuyên. Do đó, xu hướng phương pháp này ngày càng được áp dụng rộng rãi.
b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
* Nội dung:
- Ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống Thẻ kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê nhập - xuất - tồn
Sổ kế toán chi tiết
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
như phương pháp thẻ song song.
- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chieué luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi và về chỉ tiêu giá trị.Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng
Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển
* Ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng
- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng.
- Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán.
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các công ty có chủng loại nguyên vật liệu ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày. Phương pháp
Thẻ kho Phiếu nhập
Bảng kê nhập
Phiếu xuất
Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ đối chiếu luân chuyển
này thường ít được áp dụng trong thực tế.
c. Phương pháp sổ số dư:
* Nội dung:
- Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép như hai phương pháp trên.
Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ nguyên vật liệu vào cột số lượng.
“Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên “Sổ số dư”
nguyên vật liệu được sắp xếp từng thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối tháng, “Sổ số dư” sẽ được chuyển cho thủ kho để ghi chép.
- Phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “Thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập - xuất kho. Sau đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ
Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra loại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm loại nguyên vật liệu để ghi vào cột
“Số tiền” trên “Phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào “Bảng kê luỹ kế nhập” và “Bảng kê luỹ kế xuất” nguyên vật liệu.
Cuối tháng căn cứ vào “Bảng kê luỹ kế nhập” và “Bảng kê luỹ kế xuất” để cộng tổng số tiền theo từng nhóm NVL để ghi vào “Bảng kê Nhập - xuất - tồn”. Đồng thời sau khi nhận được “Sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số chỉ số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm nguyên vật liệu tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền.
Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “Sổ số dư” với cột trên bảng “Bảng kê Nhập - xuất - tồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng
Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số đồ
* Ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng - Ưu điểm
+ Giảm được khối lượng ghi chéo do kế toán chỉ ghi theo sổ tiêu số tiền và ghi theo từng nhóm nguyên vật liệu.
+ Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên việc ghi chéo và bảo quản trong kho của thủ kho.
+ Công việc được dàn đều trong tháng - Nhược điểm:
+ Kế toán chưa theo dõi chi tiết theo từng thứ nguyên vật liệu nên để có thông tin về tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ nguyên vật liệu nào thì căn cứ vào số liệu trên thẻ kho.
+ Việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức tạp
- Điều kiện áp dụng:
+ Công ty có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, việc nhập - xuất diễn ra thường Thẻ kho
Sổ số dư Phiếu nhập
Phiếu giao nhận chứng từ
Bảng luỹ kế nhập Bảng kê nhập - xuất - tồn
Phiếu xuất
Phiếu giao nhận chứng từ
Bảng luỹ kế xuất
Sổ kế toán tổng hợp
xuyên
+ Công ty đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hợp lý. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng.