2.7. XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG DANH SÁCH
2.7.4. Lọc và rút trích các mẫu tin trong danh sách
Khi điều kiện lọc phức tạp, hoặc bạn cần tính toán điều kiện thay vì chọn dữ liệu đang có,… bạn có thể dùng tính năng lọc và rút trích (Advanced Filter) của Excel.
* Trình tự thực hiện.
Bước 1: Chuẩn bị vùng điều kiện: Sao chép các ô trên dòng tiêu đề muốn đặt điều kiện lọc và dán vào một vị trí khác trên bảng tính, sau đó nhập các điều kiện lọc vào.
Bước 2: Quét chọn vùng dữ kiện cần trích, thực hiện lệnh Data\Filter\Advanced Filter để mở hộp thoại Advanced Filter.
Phần 4: Microsoft Excel 2003 Trang 146
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học
Hình 4. 5
Trong khung Action, chọn Filter the list, in-place để hiển thị kết quả lọc tại vị trí hiện tại cũ hoặc chọn Copy to another location để lọc và hiển thị kết quả ở một vị trí khác được xác định trong hộp Copy to.
Xác định tham chiếu đến vùng chứa dữ kiện lọc trong khung List range và vùng chứa điều kiện lọc trong khung Criteria range.
Xác định tham chiếu đến vùng chứa dữ kiện kết quả trong hộp Copy to (hộp này chỉ được kích hoạt khi bạn chọn Copy to another location trong khung Action).
Chọn Unique Records Only để chỉ hiển thị một mẫu tin nếu có nhiều mẫu tin hoàn toàn giống nhau thỏa mãn điều kiện lọc.
Bước 3: Click OK.
* Lưu ý
Các điều kiện ghi trên cùng một dòng là những điều kiện thỏa mãn đồng thời, các điều kiện ghi trên các dòng khác nhau là những điều kiện thoả mãn không đồng thời.
Khi điều kiện lọc có chứa các hàm như Left, Right, Mid, Month, Day, Year,…
thì cần lưu ý:
Lấy tên trường ở vùng dữ liệu cần rút trích làm tham số của các hàm điều kiện lọc.
Thay đổi tên trường ở vùng điều kiện lọc cho khác với tên trường ban đầu.
Có thể sử dụng các ký tự đại diện * và ? trong các điều kiện có kiểu dữ liệu là chuỗi ký tự.
Bạn không thể chép dữ liệu đã được trích lọc đến sheet khác với Advanced Filter.
Nếu bạn chọn mục Copy to annother location, tất cả dữ liệu (nếu có) ở phía dưới tham chiếu được chỉ ra trong hộp Copy to sẽ bị xoá .
* Thí dụ: Có một bảng tính lương sau:
Phần 4: Microsoft Excel 2003 Trang 147
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học
BẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN
STT HỌ VÀ TÊN CVỤ LCB NGÀY PCCV LƯƠNG T.ỨNG CLẠI
1 Lư Thanh Tuấn GD 25.000 25 200.000 625.000 250.000 575.000 2 Võ Ngọc Hùng PGD 22.000 28 150.000 682.000 250.000 582.000 3 Cao Ngọc Trang PGD 22.000 26 150.000 594.000 250.000 494.000 4 Nguyễn Trí Dũng TL 22.000 26 100.000 594.000 250.000 444.000 5 Huỳnh Công KT 20.000 20 100.000 400.000 250.000 250.000 6 Lê Anh Tuấn TQ 20.000 23 100.000 460.000 250.000 310.000 7 Võ Đông Điền NV 15.000 28 50.000 465.000 250.000 265.000 8 Trần Đình Cảnh NV 18.000 27 50.000 522.000 250.000 322.000 9 Lương Hùng Minh NV 14.000 14 0 196.000 130.000 66.000 10 Trần Nhật Tân NV 15.000 17 0 255.000 170.000 85.000
* Sau đây là một số cách thiết lập điều kiện lọc và rút trích.
1 Có một yêu cầu duy nhất
- Yêu cầu: Lọc ra những người có họ bắt đầu bằng ký tự L.
+ Điều kiện: HỌ VÀ TÊN Hoặc HỌ VÀ TÊN (*)
L* =LEFT(B2;1)=”L”
+ Kết quả
STT HỌ VÀ TÊN C.VỤ LCB NGÀY PCCV LƯƠNG T.ỨNG CLẠI 1 Lư Thanh Tuấn GD 25.000 25 200.000 625.000 250.000 575.000 6 Lê Anh Tuấn TQ 20.000 23 100.000 460.000 250.000 310.000
9 Lương Hùng NV 14.000 14 0 196.000 130.000 66.000
- Yêu cầu: Lọc ra những người có LCB từ 20.000 trở xuống
+ Điều kiện: LCB
<=20.000 + Kết quả
STT HỌ VÀ TÊN C.VỤ LCB NGÀY PCCV LƯƠNG T.ỨNG CÒN
5 Huỳnh Công KT 20.000 20 100.000 400.000 250.000 250.000 6 Lê Anh Tuấn TQ 20.000 23 100.000 460.000 250.000 310.000 7 Võ Đông Điền NV 15.000 28 50.000 465.000 250.000 265.000 8 Trần Đình Cảnh NV 18.000 27 50.000 522.000 250.000 322.000
9 Lương Hùng NV 14.000 14 0 196.000 130.000 66.000
10 Trần Nhật Tân NV 15.000 17 0 255.000 170.000 85.000
Phần 4: Microsoft Excel 2003 Trang 148
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học
2 Có hai yêu cầu trở lên trong cùng một cột.
- Yêu cầu: Lọc ra những người có chức vụ là KT hoặc TQ.
+ Điều kiện lọc: C.VỤ
KT TQ
+ Kết quả
STT HỌ VÀ TÊN C.VỤ LCB NGÀY PCCV LƯƠNG T.ỨNG CÒN LẠI 5 Huỳnh Công KT 20.000 20 100.000 400.000 250.000 250.000 6 Lê Anh Tuấn TQ 20.000 23 100.000 460.000 250.000 310.000
3 Có yêu cầu ở hai cột trở lên
- Yêu cầu: Lọc ra những người có chức vụ là NV và lương lớn hơn 400.000.
+ Điều kiện lọc: C.VỤ LƯƠNG
NV >400000
+ Kết quả
STT HỌ VÀ TÊN C.VỤ LCB NGÀY PCCV LƯƠN T.ỨNG CÒN
7 Võ Đông Điền NV 15.000 28 50.000 465.000 250.000 265.000 8 Trần Đình Cảnh NV 18.000 27 50.000 522.000 250.000 322.000
- Yêu cầu: Lọc ra những người có chức vụ là NV hoặc lương nhỏ hơn 450.000.
+ Điều kiện lọc: C.VỤ LƯƠNG
NV
<450000
+ Kết quả
STT HỌ VÀ TÊN C.VỤ LCB NGÀY PCC LƯƠN T.ỨNG CÒN
5 Huỳnh Công KT 20.000 20 100.0 400.000 250.000 250.000 7 Võ Đông Điền NV 15.000 28 50.00 465.000 250.000 265.000 8 Trần Đình Cảnh NV 18.000 27 50.00 522.000 250.000 322.000
9 Lương Hùng NV 14.000 14 0 196.000 130.000 66.000