TOÁN THU
Nguồn: Kế toán nội bộ
2.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng thành phần kế toán.
s* Kế toán trướng
- Là người có trách nhiệm và đúng đầu phòng kế toán trong công ty, chức năng và nhiệm vụ của kế toán trường bao gồm:
- Quan lý và giám sát các hoạt động của phòng kế toán, dé có thé dam bảo rang tat cả các giao dich được ghi chép day đủ, chính xác và tuân thủ đúng theo các quy định,
chính sách, thủ tục và luật pháp liên quan
Kế toán trưởng còn có trách nhiệm lập các báo cáo tài chính hàng năm, bao gồm các báo cáo như báo lơi nhuận, bảng cân đối kế toán, báo cáo dòng tiền và chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh,
Kế toán trưởng phải đảm bảo rằng, tất cả các hoạt động kế toán của công ty phải tuân thủ đúng các quy định kế toán, thuế và các quy định liên quan khác.
56
Cần phải xây dựng và duy trì một hệ thống kế toán hiệu quả để đảm bảo được các thông tin kế toán đây đủ, kịp thời
Kế toán trưởng còn có trách nhiệm tham gia vào công tác quản lý, đào tạo các nhân viên kế toán và đồng thời tham gia vào các quyết định chiến lược của tô chức.
* Kế toán tong hợp
Tập hợp số liệu từ kế toán chỉ tiết, tiến hành hạch toán tổng hợp, và quản lý các số liệu, báo cáo kế toán, phân tích, tổng hợp theo quy định của Pháp luật và của công
ty.
Kiểm tra, kiểm soát, đánh giá và tiễn hành kiểm tra nội bộ, tiến hành kiểm tra các báo cáo kế toán của công ty, kiểm tra việc tuân thủ các qui định trong việc hạch toán thu chi va quản lý tiền hàng.
Kiểm tra thông tin, số liệu và định khoản về hoạt động kinh doanh phát sinh trong ngày của từng kế toán bộ phận được tiến hành trên máy vi tính nhằm phát hiện và chan chỉnh kịp thời các sai phạm (nếu có) liên quan đến công tác kế toán nhằm cung cấp số liệu chuẩn xác, kịp thời.
Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chỉ tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng quy định của Nhà nước và chính sách của công
ty.
Phối hợp dé kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt; tổng hợp, phân tích chỉ tiêu sử dụng chỉ phí, doanh thu đảm bảo việc sử dụng vốn mang tính
hiệu quả nhất cho công ty.
Có trách nhiệm báo cáo và phối hợp thực hiện các nhiệm vụ khác cho Kế toán trưởng
và Ban quản lý.
Kế toán thanh toán
57
Kế toán thanh toán là người có trách nhiệm quản lý và thực hiện các hoạt động liên quan đến các khoản thanh toán chỉ phí, nợ phải trả và lương bồng của công ty. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán thanh toán tại công ty bao gồm:
- Kế toán thanh toán phải kiểm tra và xác định các khoản thanh toán dé đảm bảo các thông tin về các khoản chỉ trả đúng và chính xác đầy đủ.
- Phải quản lý và duy trì các hồ sơ thanh toán bao gồm các hóa đơn, chứng từ và các tài liệu liên quan khác; phải thực hiện các thanh toán định ky như lương, bảo hiểm và các
khoản chi phí khác
- _ Phải thực hiện kiểm tra, đánh giá năng lực của các đối tác kinh doanh dé đảm bảo tính
chính xác của các khoản thanh toán và tránh rủi ro;
- Lap các báo cáo phân tích chi phí của công ty đề đánh giá hiệu quả của các khoản chi phí và đưa ra các giải pháp tiết kiệm chi phí.
* Kế toán doanh thu
- Có nhiệm vụ hạch toán các bút toán liên quan đến doanh thu của doanh nghiệp vào phần mềm kế toán. Kiểm tra, kiểm soát hóa đơn GTGT đầu ra và dữ liệu kê khai thuế
GTGT đầu ra.
- _ Bên cạnh đó kế toán thanh toán cũng cần thực hiện các công việc như đối chiếu công nợ trên số sách với các chứng từ, sau đó tiễn hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán
của công ty (Bravo).
- Kiểm tra và đối chiếu số dư tài khoản với doanh thu hàng ngày và hỗ trợ báo cáo
doanh thu định kì cho công ty
s* Kế toán công nợ
- Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phát sinh, phải thu, phải trả của khách hàng
và thực hiện lưu trữ các chứng từ liên quan đến công nợ. Phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán và theo từng đối tượng, chỉ trả đúng thời hạn, đúng hợp
58
đồng, kiểm tra, theo dõi và đôn đốc các khoản nợ chưa thanh toán của khách hàng đôi
VỚI công ty.
- Tiến hành phân tích tình hình công nợ, đánh giá tỷ lệ thực hiện được công nợ, tính tuổi nợ. Đồng thời kết hợp với các bộ phận khác trong công ty như bộ phận kế toán tong hợp, thủ quỹ và các bộ phận liên quan khác dé đảm bảo tính chính xác và đầy đủ
các thông tin tải chính đưa ra.
“+ Thủ quỹ
- Quan lý tiền mặt của công ty, đảm bảo sự an toán và bảo mật của tiền mặt và các tài sản có giá trị khác,... Thực hiện các giao dịch tài chính cho công ty bao gồm thu và chi tiền. Hàng ngày, phải lập các báo cáo tài chính cho công ty dé đảm bao tính chính xác của số liệu tài chính.
- _ Cần phải chịu trách nhiệm lưu chữ, quản lý và kiểm soát chìa khóa két sắt, các chứng từ thu chi,.... Cần theo déi và dam bảo răng số dư quỹ cho các hoạt động khác và hoạt động trả tiền lương cho công nhân viên được đảm bải đầy đủ, kịp thời. Ngoài ra, cần phối hợp và thực hiện những nhiệm vụ khác mà kế toán trưởng và giám đốc giao phó.
2.2.3.3. Hình thức số kế toán
2.2.3.3.1. Chế độ và chính sách kế toán áp dụng
- Chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng: chế độ kế toán ban hành theo thông tư
200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài Chính.
- Pon vi tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng (VND)
- _ Niên độ kế toán đang áp dụng: công ty bat đầu niên độ kế toán từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
- _ Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ - _ Khấu hao tài sản: khấu hao theo phương pháp đường thăng
- _ Hình thức ghi số: Hình thức ghi số Nhật ký chung kết hợp kế toán máy tính
59
- _ Phương pháp hạch toán: Kê khai thường xuyên. Kế toán viên hạch toán theo dõi đúng loại ngoại tệ của giao dịch phát sinh và quy đổi ra đồng VNĐ theo tỷ giá thực tế quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC
- _ Tổ chức hệ thống chứng từ: Chi nhánh Công ty CP Giao nhận va Vận chuyên Indo Trần — Trung tâm vận tải Đường bộ áp dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán do Bộ
tài chính và Nhà nước ban hành theo quy định tại TT200/2014/TT — BTC:
Bảng 2.1 : Biểu mẫu chứng từ kế toán do Bộ tài chính và Nhà nước ban hành
theo quy định tại TT200/2014/TT - BTC
60
Kê toán tiên mặt
Phiêu thu 'VVYYy Biêu mẫu 01/TT
Phiếu chi yyyy Biéu mau 01/TT Giây dé nghị tam ứng 'yyyy Số hiệu 03/TT
Giây dé nghị thanh | Sô:xx/ Công ty tự thiết kê trên phân mém
toán
Kê toán ngân hàng
Giây báo nợ So:xxx/BNyyyy | Công ty tự thiết kế (ví dụ: 010-
Giây báo có Sé:xxx/BCyyyy | BN08§19, 111-BC0819)
Ủy nhiệm chỉ Mau UNC ngân hàng Vietcombank
Phiêu hạch toán SO:XXXXXXX Sử dung mau do ngân hang
Vietcombank cung cap
Ke toan TSCD
dưỡng. sửa chữa. yêu cầu sửa chữa, tên tài xẻ, số xe.
Hóa đơn GTGT mua Do người bán cung cấp
TSCĐ a
Thẻ tàisảncụđnh | _ ẽ Mau số S23-DN
Biển bản giao nhận| _ Mau số 01-TSCD
TSCD
Bién ban ban giao Công ty tự thiết kế va in thanh lý TSCĐ. Mau số 02-TSCĐ
Biển bản thanh lý
TSCĐ
61
Sô HĐ:xxxxxxx | Mau sẽ: 02 GTTT-3LL BC/2008B
Hoa don ban hang
thông thường Số: xxx Công ty tự thiết ké va in trên phan Bang kẽ hang hoa vận mém
chuyén Sé-axx Công ty tự thiết kế va in trên phan
Bảng ké cước vận mềm
chuyên
Kệ toan tiên lương
Bang cham công Sé:xx/thing nam | Mẫu sẽ: 01a-LĐTT Bảng thanh toán tiên | Sé-xx/thingnam | Mẫu sẽ: 02-LDTL
lương
Giay đi đường ơ Mẫu sụ: 02-LĐTL
Bảng kê các khoản| MS ẤN | Mẫu số: 10-LDTL
trích theo lương
Bang phan bo tiên Mẫu sé: 11-LĐTL
lương va bao hiém xã hội
2.2.3.3.2. Hình thức số kế toán công ty
Hằng ngày kế toán tại công ty căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn đầu vào, biên bản giao nhận, hóa đơn thu tiền khách hàng...kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ sau đó lập phiếu thu, phiếu chỉ ghi vào số nhật kí chung và ghi chép
vào các sô, thẻ chi tiệt. Sau đó căn cứ vào sô liệu đã ghi trên sô Nhật kí chung đê ghi vào
62
sô cái. Cudi môi ky kê toán, kê toán sé tiên hành kiêm tra, cộng sô liệu trên sô cái va cuôi cùng kê toán sẽ in sô sách kê toán gôm Nhật ký chung, sô cái và bang cân đôi phat
sinh, sau đó đóng dấu mộc công ty và lưu file.
Hình 2.4: Sơ đồ hình thức ghi số theo hình thức kế toán Nhật ky chung
CHỨNG TỪ GÓC
SỐ NHẬT KY SO, THE CHI
CHUNG TIET
> SO CAI BANG TONG HGP CHI TIET
BANG CAN DOI SO PHAT SINH
BAO CAO TAI|
CHINH
Nguồn: Phòng kế toán Tuy nhiên những năm gan đây, dé giảm bớt khối lượng công việc ghi chép số sách kế toán, nâng cao năng suất, chất lượng cũng như đảm bảo tính kịp thời chính xác của công tác kế toán, công ty sử dụng phan mém kế toán BRAVO 7.0.
Phân mêm kê toán BRAVO bao gôm các mục như: kê toán mua hàng, kê toán bán hàng, kê toán tiên mặt, kê toán ngân hàng, kê toán kho, quan lý tai sản và công cụ
dụng cụ, kế toán tổng hợp;...
63
Hình 2.5: Giao diện phần mềm Bravo 7.0.
Ngàn tử dong |
Ello Type hese to search
Theo phan mềm Bravo thì hằng ngày kế toán căn cứ vào giấy dé nghị thanh toán, hóa đơn đầu vào, biên bản giao nhận, hóa đơn thu tiền khách hàng... kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ sau đó tiến hành nhập lên phần mềm kế toán các phiếu thu, phiếu chi. Từ đó, phần mềm kế toán sẽ đây các nghiệp vụ vào số nhật kí chung, các số cái và thẻ chỉ tiết dé theo dõi. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm kế toán sẽ dựa trên các số liệu đã nhập trong phần mềm kiểm tra lại các Số Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau đó tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu và lập các Báo cáo tai chính. Cuối cùng, kế toán sẽ in số sách kế toán gồm Nhật kí chung, Số cái và Bảng cân đối số phát sinh,
sau đó đóng mộc công ty và lưu file.
Công ty còn kết hợp công cụ Excel hỗ trợ cho hệ thống báo cáo của công ty gồm
các báo cáo quản trị như phân tích lợi nhuận chi phí theo từng khách hàng, từng đơn đặt
hang và theo từng tuyến vận chuyén....
64
Công ty còn sử dụng công cụ KPII và báo cáo thuyết minh chênh lệch giữa số liệu thực tế trên phần mềm ké toán và số liệu được ghi nhận trên KPI1. KPII là bảng ghi chép số liệu các thông tin liên quan đến đơn đặt hàng sẽ thực hiện, bao gồm các thông tin: tên nhân viên bán hàng, số đơn đặt hàng, ngày đặt hàng, tên công ty gửi hàng, các thông tin liên quan đến hàng hóa, thông tin nhận hàng, thông tin gửi hàng...
2.3. Thực trạng về công tác kế toán doanh thu, chỉ phí và xác định kết quả kinh doanh tai Công ty Cổ phần giao nhận và vận chuyển INDO TRAN
2.3.1. Kế toán doanh thu và cung cấp dịch vụ
2.3.1.1. Nội dung.
Doanh thu tại Công ty gồm doanh thu hoàn thành từ hoạt động cung cấp dịch vụ vận chuyền, giao hàng nội địa cũng như dịch vụ lưu kho, bốc dé hàng hóa, quan mang
co, đóng pallet,...
2.3.1.2. Phương pháp ghi nhận
Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu cung cấp dich vụ khi đồng thõa mãn các điều kiện theo đúng nguyên tắc khi ghi nhận doanh thu như khi doanh thu đã được xác định chắc chắn và có khả năng thu hồi loi ích kinh thé,.... Theo đó, thời điểm ghi nhận
doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành công việc cung cấp dịch vụ hoặc hoàn thành từng phần việc cung ứng dịch vụ. Cụ thể tại công ty chia thành hai
kỳ với moc thời gian cụ thê như sau:
e Kỳ 1: từngày 1 đến ngày 15 hàng tháng kế toán sẽ hoàn tất việc xuất hóa đơn dựa trên bảng kê của bộ phận Sales và gửi hóa đơn cho khách hàng đề khách xác nhận thanh toán và ghi nhận doanh thu lên phần mềm.
65
e Kỳ2: từ ngày 16 đến ngày 30/31 hang tháng với công việc tương tự như ở kỳ 1 2.3.1.3. Chứng từ, số sách sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ.
a. Chứng từ, số sách sử dụng.
e Hợp đồng mua/ bán
e Hóa đơn GIGT
e Phiếu thu/ chi
e Bao có
e Số nhật ký chung e©_ Số chỉ tiết TK 511 e© Số cái TK 511
b. Trinh tự luân chuyền chứng từ, số sách.
Nguồn: Kê toán nội bộ
Bộ phận Sales của doanh nghiệp sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm, chăm sóc khách hàng và tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Sau khi có được đề nghị của khách hàng, bên Sales sẽ cung cấp đến khách hàng mức phí của các dịch vụ trong công ty. Nếu bên khách hàng chấp nhận bảng giá sẽ tiến hành cho khách hàng chạy thử, dùng thử dịch vụ vận chuyền, giao nhận của công ty trong vòng 1 tháng. Nếu khách hàng hài lòng và muốn thuê địch vụ vận tải của công ty thì 2 bên sẽ tiến hành kí kết hợp đồng kinh tế và tiến
66
hành việc cung cấp dich vụ cho khách hang theo những gi đã kí kết trong hợp đồng. Bộ phận Sales sau khi vận chuyển hàng cho khách hàng sẽ gửi Bảng kê bao gồm bảng báo
giá và phụ lục cho khách hàng. Sau khi khách hàng xác nhận chính xác, bộ phận Sales
sẽ chuyên Bảng kê cho bộ phận Kế toán doanh thu. Kế toán doanh thu sau khi nhận Bảng kê sẽ kiểm tra lại và tiến hành xuất Hóa đơn GTGT cho khách hàng.
Sau khi giao hóa đơn cho khách hàng, khách hàng xác nhận, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu và ghi nhận công nợ trên phần mềm. Kế toán công nợ sẽ theo dõi, hạn thanh toán của khách hàng là sau 30 ngày sau khi nhận hóa đơn, sau 30 ngày kế toán sẽ tiễn
hành thu công nợ của khách hàng.
Hình 2.7: Quy trình luân chuyển số sách của Công ty tài khoản 511
Hop dong Hóa E `. - Nhat ky chung
Bảng kê Phân mềm - Số chỉ tiết TK
tiệng bờn ằ don ằ Bravo 7.0 ằ 5113a a -
sản GTGT —_—
giả. phụ luc) —-ƯNNN - Số cai TK 511
Nguôn: Kê toán nội bộ
a. Tài khoản sử dụng.
Công ty đã sử dung tai khoản 511 — “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
đề ghi nhận doanh thu của doanh nghiệp
Công ty đã tô chức hệ thống tài khoản con như sau:
> TK 51131 - “Doanh thu cung cấp dịch vụ HCM”
> TK 5I132 - “Doanh thu cung cấp dịch vụ Hà Nội”
> TK 51133 - “Doanh thu cung cấp dich vụ Da Nẵng”
¢ Phương pháp kế toán:
67
Hoạt động kinh doanh về cung cấp dich vụ vận chuyên đường bộ cho khách hàng sau khi được hoàn thành và bảng kê đã được khách hàng xác nhận, kế toán xuát hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng. Sau khi khách hàng chấp nhận thanh toán kế toán sẽ tiến hành ghi nhận doanh thu lên tài khoản doanh thu cung cấp dich vụ. Cuối kỳ, sau khi đã xác định được doanh thu thuần, kế toán tiến hành kết chuyên sang tai khoản 911
“Xác định kết quả hoạt động kinh doanh”.
2.3.1.4. Một số nghiệp vụ
Nghiệp vụ 1: Ngày 27/11/2022, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 00000695, công ty Cô phan giao nhận và vận chuyên Indo Trần — Chi nhánh Trung tâm vận tải đường bộ xuất cho phía khách hàng là Công ty TNHH ITL Bình Dương với tổng số tiền phải thu là 7.776.000 đồng, kế toán ghi nhận tăng khoản phải thu là 7.776.000 đồng đối với khách hàng ITL Bình Dương, ghi nhận tăng doanh thu cung cấp dich vụ của chi nhánh vận tải đường bộ với số tiền 7.200.000 đồng và khoản thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp cho Nhà Nước là 576.000 đồng.
Bút toán ghi nhận như sau:
No TK 131 (FLT Bình Dương) 7.776.000
Có TK 51133 7.200.000
Có TK 33311 576.000
3.1.5. Minh họa số sách và chứng từ đi kèm.