CHƯƠNG III. THỰC TRẠNG VÀ HƯỚNG ĐỀ XUẤT
3.1 Thực trạng về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước
3.1.1 Thực trạng về tổ chức thực hiện công chứng nhà nước
Phòng công chứng
Các phòng công chứng trong những năm vừa qua hoạt động khá sôi động, góp phần đáng kể vào đời sống kinh tế, xã hội của đất nước. Các vướng mắc về thủ tục, trình tự thực hiện các việc công chứng theo quy định của pháp luật từng bước được giải quyết. Việc kiểm tra và hướng dẫn tập huấn nghiệp vụ cho các công chứng viên được triển khai và từng bước ổn định. Theo quy định của pháp luật hiện hành thì Phòng công chứng là cơ quan do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ra quyết định thành lập và đặt dưới sự quản lý của Sở tư pháp, Phòng công chứng có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng.
Từ khi hệ thống công chứng nhà nước mới được thành lập, Phòng công chứng nhà nước (sau này gọi là Phòng công chứng) là cơ quan thuộc ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố đặc khu trực thuộc Trung ương (Điều 11 Nghị định 45 HĐBT ngày 27/2/1991), Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp (Nghị định 31/CP), Phòng công chứng đặt dưới sự quản lý của giám đốc Sở Tư pháp (Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000), Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp (Luật công chứng ngày 29/11/2006). Việc phân cấp quản lý có sự khác nhau, dẫn đến chức năng của cơ quan công chứng thay đổi đáng kể, chỉ có chức năng công chứng.
Sau 20 năm hoạt động (kể từ khi có Nghị định 45/HĐBT ngày 27/2/1991), Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố và Bộ Tư pháp đã có nhiều cố gắng chỉ đạo hướng dẫn các địa phương tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật về công chứng. Nhưng cho đến nay do mô hình tổ chức công chứng ở các tỉnh, thành phố không giống nhau, các quy định về tổ chức công chứng còn quá chung chung, nội dung quản lý đối với tổ chức công chứng còn chồng chéo dẫn đến tình trạng buông lỏng trong quản lý nhà nước về hoạt đông công chứng.
Việc quy định Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp, Sở Tư pháp kiểm tra tổ chức và hoạt động của cơ quan công chứng nhà nước, có thể chưa đáp ứng được yêu cầu về tổ chức và hoạt động của một cơ quan có đặc thù riêng trong lĩnh vực hoạt động tư pháp bổ trợ. Trong thời gian qua, việc triển khai tổ chức và hoạt động công chứng trên phạm vi toàn quốc không có sự thống nhất, một số nơi Sở Tư pháp thâu tóm hoạt động công chứng, cơ quan công chứng như là một phần chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư pháp, hậu quả các công chứng viên không còn hoạt động độc lập dẫn đến vi phạm pháp luật.
Hiện nay do nhu cầu công chứng ngày càng tăng, bình quân mỗi ngày các Phòng công chứng phải tiếp ít nhất là 100 lượt người, nếu vào thi cử tuyển sinh thì Phòng công chứng rất đông người. Ở một số nơi Phòng công chứng xảy ra tình trạng ùn đọng công việc từ sang tới chiều, người dân luôn phàn nàn cho rằng công chứng viên sách nhiễu, gây phiền hà cho họ. Từ những phức tạp trên đã làm hạn chế đến việc thực hiện nhiệm vụ của công chứng nhà nước.
Để quản lý thống nhất chặt chẽ và bảo đảm tiêu chuẩn chất lượng của các Phòng công chứng, công chứng viên, trưởng phòng công chứng, có ý kiến cho rằng đề nghị nên giao cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp ra quyết định thành lập các Phòng công chứng ở các tỉnh trực thuộc Trung ương, bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên, trưởng Phòng công chứng. Qua thực tiễn, một số địa phương tùy tiện ra quyết định thành lập các Phòng công chứng mặc dù công việc rất ít, đã có một số tỉnh thành lập các Phòng số 3, số 4, bộ máy đã hoàn chỉnh nhưng hoạt động không có hiệu quả, chi phí cho hoạt động của bộ máy rất tốn kém, người phục vụ thì nhiều, công chứng viên ít.
Về vấn đề tên gọi “Phòng công chứng” đôi khi dẫn đến sự nhầm lẫn là một Phòng của Sở Tư pháp. Thực tế hiện nay, một số cán bộ trong Sở Tư pháp mặc nhiên coi Phòng công chứng là một Phòng chuyên môn thuộc văn phòng Sở, mọi vấn đề hành chính văn phòng đều do văn phòng Sở Tư pháp chi phối, nhưng Luật quy định Phòng công chứng là cơ quan độc lập có tư cách pháp nhân.
Đội ngũ công chứng viên ở nước ta hiện nay, trong những năm vừa qua đội ngũ công chứng viên ở nước ta phát triển tương đối nhanh, tuy số lượng còn ít hơn nhiều so
với các nước trên thế giới. Từ 97 công chứng viên của năm 1991 đến năm 2000 có 244 công chứng viên, và đến năm 2010 đã có 683 công chứng viên, trong đó Phòng công chứng có 401 công chứng viên. Hầu hết các Phòng công chứng đều có từ 2-4 công chứng viên. Có thể nói tuyệt đại đa số công chứng viên được bổ nhiệm đều đủ điều kiện tiêu chuẩn và thủ tục theo quy định của Luật công chứng. Như vậy, so với các chức danh tư pháp và hỗ trợ tư pháp thì đội ngũ công chứng viên đảm bảo chất lượng hơn, 100% công chứng viên có trình độ đại học luật. Hiện nay số lượng công chứng viên còn rất ít so với nhu cầu đang ngày càng tăng. Bình quân mỗi Phòng công chứng phải tiếp 100 lượt người, mỗi người đến yêu cầu chứng nhận ít nhất 3 văn bản. Vì thế, mỗi công chứng viên phải tiếp nhận 50 lượt người và ký trên 150 loại giấy tờ văn bản các loại. Hoạt động công chứng là một công việc phức tạp đòi hỏi kiến thức khá toàn diện, pháp luật về công chứng tương đối đầy đủ, trách nhiệm pháp lý đối với công chứng viên được quy định cụ thể, mặc dù vậy công chứng viên vẫn lo ngại về trách nhiệm trong hoạt động chuyên môn.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, Bộ tư pháp bổ nhiệm công chứng viên, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra, tổ chức và hoạt động công chứng, Sở Tư pháp quản lý, kiểm tra, tổ chức và hoạt động của Phòng công chứng. Việc quy định giám sát hoạt động công chứng viên chưa cụ thể.
Hệ thống ngạch bậc lương áp dụng cho công chứng làm việc trong các phòng công chứng nhà nước còn có điểm chưa nhất quán và bị hạn chế. Tổ chức nhân sự tại các phòng công chứng nhà nước hiện nay gồm có trưởng phó phòng kiêm công chứng viên, các công chứng viên và các nhân viên nghiệp vụ công chứng. Đa số các nhân viên nghiệp vụ công chứng đều đã thi đỗ công chức và trở thành công chức nhà nước và được hưởng lương ngạch chuyên viên (Mã số 03.019). Khi được bổ nhiệm công chứng viên thì lại được chuyển sang một ngạch lương công chứng viên (Mã số 01.003). Như vậy, tính liên tục trong ngạch lương không có. Ngoài ra, khi đã được bổ nhiệm thành công chứng viên, do bị chuyển sang ngạch lương khác nên không được dự thi chuyên viên chính theo ngạch chuyên viên vì vậy mức lương không thể tăng được nữa và chuyển sang hưởng lương vượt khung. Hiện nay tất cả các ngành khác đều có
khung bậc lương kéo dài liên tục. Trong ngành giáo dục có giảng viên, giảng viên chính, trong hệ chuyên viên có chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp. Trong khi đó, ở ngành công chứng không có bậc công chứng viên chính vì vậy, một khi mức lương đã kịch trần, thì bậc lương của công chứng viên không thể tăng được nữa, mặc dù quá trình, chất lượng công tác, thâm niên công tác đến đâu đi chăng nữa. Điểm bất hợp lý đó không khuyến khích người lao động phấn đấu, làm tốt công việc của mình. Vì vậy, cần thiết phải có giải pháp kéo dài thêm thang lương cho công chức làm việc tại các phòng công chứng.
Qua một thời gian hoạt động, các công chứng viên cảm thấy băn khoăn, chán nản, lo âu trước những hậu quả có thể đến bất cứ một lúc nào, bởi vì họ không biết tất cả những văn bằng, chứng chỉ của các cơ quan nhà nước, các cơ quan đào tạo cấp, được sao và chứng nhân bản sao do họ ký là hoàn toàn chính xác hay không. Mặc dù vậy, dư luận xã hội đòi hỏi rất cao, yêu cầu chính xác tuyệt đối của việc chứng nhận, công chứng viên đang phải làm một công việc ngoài khả năng nhận biết của mình.
Các nhân viên hành chính của Phòng công chứng, hầu hết các nhân viên hành chính, các chuyên viên pháp lý giúp việc đều gián tiếp hoặc trực tiếp tham gia vào thực hiện một số thao tác nghiệp vụ như soạn thảo hợp đồng, điều tra xác minh, tiếp đương sự, lập hồ sơ, vào sổ công chứng… Những người này có vai trò như là thư ký giúp việc cho công chứng viên. Pháp luật nước ta nên quy định cụ thể về số lượng chuyên viên pháp lý giúp việc, quyền và nghĩa vụ của họ khi tham gia vào các khâu của hoạt động công chứng.
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sư Việt Nam ở nước ngoài
Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng, tăng cường giao lưu quốc tế, số lượng người nước ngoài vào Việt Nam và người Việt Nam ra nước ngoài tăng lên đáng kể.
Quan hệ xã hội, kinh tế cũng đã làm nảy sinh những vấn đề pháp lý giữa người nước ngoài với trong nước và ngược lại trong đó có vấn đề công chứng. Ở trong nước, kể từ khi có Nghị định 45/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng, cho đến nay đã hình thành 128 Phòng công chứng và 208 Văn phòng công chứng ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã giúp người dân giải quyết vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính.
Theo tập quán quốc tế, kể từ Công ước Viên 1963 về quan hệ lãnh sự của các quốc gia đã có sự bảo đảm pháp lý quốc tế cho hoạt động công chứng của các cơ quan đại diện ngoại giao và cơ quan lãnh sự. Từ trước đến nay các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của ta ở nước ngoài vẫn thực hiện các việc công chứng. Pháp lệnh lãnh sự 1990 đã chính thức đề cập đến chức năng công chứng của lãnh sự Việt Nam. Và hiện nay chức năng này được quy định trong Luật cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Luật công chứng. Mục đích của hoạt động công chứng này là tăng cường giúp đỡ và bảo vệ công dân Việt Nam ở nước ngoài.
Thực trạng hoạt động công chứng ở nươc ngoài, từ khi Luật công chứng ra đời các cơ qua đại diện Việt Nam ở nước ngoài chỉ chứng thực chữ ký trong văn bản giấy tờ như giấy tờ xuất cảnh, giấy ủy quyền, giấy mời, tiếp nhận, bảo quản giấy tờ, tài liệu và đồ vật có giá trị. Cơ quan ngoại giao ít chứng nhận các loại hợp đồng dân sự, kinh tế, thương mại, nếu có thì các việc này cũng thuộc thẩm quyền công chứng của các nước sở tại.