III. QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
3. Quá trình giao nhận hàng hóa của công ty TNHH Connel Bros Việt Nam
Sơ đồ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty Bros Việt Nam
CT Bros VN ký kết hợp đồng với CT Hàng Hải Đại Quốc Việt
Nhận, kiểm tra bộ chứng từ
Lấy D/O
Làm thủ tục hải quan Nhận hàng tại cảng
Thực hiện thanh toán
Quy trình nhận hàng khi có giấy gửi hàng đường biển vẫn có các bước tương tự như đối với quy trình nhận hàng bằng vận đơn. Tuy nhiên do SWB không phải là chứng từ sở hữu nên để nhận được hàng hóa thì người nhận hàng cần mang theo giấy ủy quyền và các giấy tờ tùy thân để chứng minh mình là người được nhận hàng theo giấy gửi hàng.
Do hai bên thỏa thuận là quy tắc CIF nên công ty Ajinomoto (Singapore) có trách nhiệm thuê và ký hợp đồng phương tiện vận tải. Ở lô hàng này, công ty Ajinomoto (Singapore) thuê hãng OOCL. Sau khi nhận được hàng hóa, hãng tàu sẽ phát hành SWB và SWB theo tàu.
Sau khi công ty TNHH Connel Bros Việt Nam thanh toán hết thì công ty Ajinomoto (Singapore) gửi bộ chứng từ. Vì seaway bill không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá, do đó shipper ko nhất thiết phải gửi ngay bản gốc cho consignee ở cảng đến mà có thể gửi bản sao qua fax or email, vậy là khi xuất hàng xong là consignee có thể có seaway bill trong vòng vài phút.
Do quãng đường Việt Nam và Singapore là khá ngắn, thời gian chạy tàu nhanh nên để hạn chế hàng đến trước vận đơn đến sau nên
trong trường hợp này đã dung SWB. Bên cạnh đó, theo hợp đồng mua bán, phương thức thanh toán thỏa thuận là trả trước, người mua đã thanh toán đủ tiền. Đồng thời, công ty Ajinomoto là người bán uy tín và hai bên có mối quan hệ tốt. Đây là nguyên nhân để quy trình giao nhận này dùng SWB thay cho B/L.
3.1. Nhận, kiểm tra bộ chứng từ
Công ty TNHH Connel Bros Việt Nam kí kết hợp đồng dịch vụ trong vòng một năm với công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt. Ngoài hợp đồng dịch vụ ký kết trong thời hạn lâu dài thì còn tồn tại một giấy ủy quyền mà bên công ty TNHH Connel Bros Việt Nam giao quyền đại diện cho công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt trong quá trình làm thủ tục thông quan hàng hóa.
Công ty Bros gửi bộ chứng từ do nhà xuất khẩu gửi qua email cho công ty Hàng Hải Quốc Việt: SWB (1 copy) gửi qua mail, Packing List (1 original), Comercial Invoice (1 original), Purchase Order (1 original), Certificate of Analysis (1 original)
Lưu ý:
• Khi nhận bộ chứng từ, nhân viên giao nhận kí xác nhận cho chủ hàng: xác nhận rằng (số lượng chứng từ, bao nhiêu bản gốc, bản sao, ngày tháng năm)
• Sau đó nhân viên giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ một cách nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác.
o Kiểm tra SWB sao cho khớp với P/O (hợp đồng) những thông tin cơ bản sau: Tên công ty xuất khẩu, Tên công ty nhập khẩu, Cảng xếp/ dỡ hàng, Ngày giao hàng, Nơi giao hàng, Tên hàng.
o Kiểm tra INVOICE (Hóa đơn thương mại)
Với hợp đồng những thông tin sau: Số hợp đồng,
Ngày ký kết hợp đồng, Giá/ đơn vị sản phẩm, Tổng giá trị lô hàng, Điều khoản thanh toán
Với SWB những thông tin sau: Gross weight, Net weight
o Kiểm tra P/L so với B/L: Gross weight, Net weight, Tên hàng
o Kiểm tra hợp đồng P/O: Số hợp đồng, Tên người xuất khẩu, Tên người nhập khẩu, Ngày ký kết, Tên hàng, Số lượng hàng, Giá trị lô hàng, Phương thức giao hàng, Phương thức thanh toán. Đối chiếu những thông tin trên trong B/L, hóa đơn, phiếu đóng gói.
o Kiểm tra COA: Tên hàng, Số hợp đồng, ngày ký kết, Thành phần cấu tạo hàng hóa.
o Kiểm tra C/O: C/O form gì, có được hưởng ưu đãi thuế quan hay không, Nơi xuất xứ, Tên hàng, Số lượng hàng.
• Nếu có vấn đề xảy ra đối với bộ chứng từ thì nhân viên chứng từ phải thông báo ngay cho bên khách hàng để kịp thời chỉnh sửa, bổ sung bằng cách gửi email qua cho phòng xuất nhập khẩu công ty khách hàng. Một số trường hợp do lỗi của đại lý không bổ sung kịp thời thì mọi chi phí phát sinh do đại lý hoàn toàn chịu trách nhiệm.
• Nếu mọi thông tin trên chứng từ đã trùng khớp thì nhân viên giao nhận phải in bộ chứng từ thành những bản sao có nhứng nhận (nếu có). Có thể là chủ hàng đóng dấu “sao y bản chính”
và dấu của doanh nghiệp.
3.2. Lấy lệnh giao hàng D/O
Công ty Bros gửi giấy giấy thông báo hàng đến và giấy giới thiệu có đóng dấu đỏ của công ty cho công ty giao nhận để lấy D/O.
Nhân viên khi nhận được lệnh D/O thì cần kiểm tra đối chiếu nội dung của D/O với B/L.
3.3. Làm thủ tục Hải quan cho hàng hóa
− Lập hồ sơ Hải quan:
+ Giấy giới thiệu (Letter of Recommendation) của công ty Bros - 01 bản chính
+ Hợp đồng (purchase Order) - 01 bản sao y
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - 01 bản chính và 01 bản sao y
+ Phiếu đóng gói (Packing list – P/L) - 01 bản chính và 01 bản sao y
+ SWB
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) - 01 bản chính, Giấy phép nhập khẩu tự động - 01 bản chính
− Lập tờ khai Hải quan điện tử
− Thông quan hàng hóa: Đóng dấu thông quan, thu lệ phí Hải quan và trả tờ khai
− Phúc tập hồ sơ
3.4. Nhận hàng tại cảng
Lô hàng này là hàng nguyên container (FCL/FCL) nên:
• Khi nhận được thông báo tàu đến (Notice of arrival) nhân viên giao nhận mang SWB và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O.
• Nhân viên giao nhận mang D/O làm thủ tục đăng ký kiểm hóa, có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc trạm thông quan nội địa ICD (Inland clearance deport) kiểm tra Hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị xử phạt.
• Sau khi hoàn thành thủ tục Hải quan, nhân viên giao nhận phải
mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O, lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
Hàng được đóng trong container, và phương thức giao nhận là FCL nên công ty làm thủ tục mượn container của hãng tàu về kho riêng.
Muốn nhận hàng bằng hình thức mượn container về kho riêng thì phải lấy D/O từ đại lý hãng tàu, đóng phí lấy D/O. Và trên D/O phải đóng dấu “Hàng giao thẳng”. Nhân viên giao nhận phải điền vào “Giấy mượn container” về kho riêng làm hàng nhập theo mẫu in sẵn của hãng tàu và đóng tiền cược container. Số tiền này sẽ được hãng tàu trả lại nguyên vẹn nếu khi trả container về bãi, tình trạng container vẫn tốt như lúc mượn. Và ngược lại, số tiền này sẽ bị trừ bớt hoặc hãng tàu sẽ thu thêm nếu container có những hư hỏng so với lúc mượn ở các chỗ: sàn, nóc, góc, vách, cửa… của container.
Lưu ý:
• Sau khi đóng tiền cược container và hoàn thành các thủ tục thì nhân viên hãng tàu sẽ cấp cho người giao nhận:
o 03 Lệnh giao hàng đã đóng dấu: “hàng giao thẳng” hoặc
“Giao nguyên cont”, Giấy trả Rỗng tại Cát Lái, Phiếu cược container.
• Nhân viên giao nhận mang 1 D/O (hãng tàu) đóng dấu giao thẳng, 1 D/O (đại lý) đến thương vụ cảng để đóng các phí cần thiết: phí giao thẳng, phí chuyển bãi, phí cắt seal. Sau đó cảng in phiếu giao nhận container (phiếu EIR) liên màu vàng (1 cont là 1 phiếu EIR).
• Cảng sẽ tính phí lưu container theo 3 mức:
o Mức 1: 5 ngày đầu miễn phí (Tính từ ngày cập cảng) o Mức 2: từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10: đơn giá 1 ngày/ 1
cont tùy dung tích
o Mức 3: từ ngày thứ 11 trở đi: đơn giá 1 ngày/1 cont tùy dung tích
• Phí cược cont đối với hàng thông thường: đơn giá/1 cont tùy dung tích
• Phí cược cont đối với hàng dầu nhớt, máy móc, thiết bị, hàng nguy hiểm: đơn giá/ 1 cont tùy dung tích
• Khi nhận hàng, nhân viên giao nhận phải kiểm tra tình trạng container trước khi kéo ra khỏi cảng, nếu phát hiện container bị hư hỏng, móp méo hoặc không bình thường thì phải yêu cầu điều độ bãi ghi chú vào “phiếu giao nhận container” để sau này có cơ sở miễn trách với hãng tàu.
3.5. Thực hiện thanh toán, quyết toán và lưu hồ sơ
Khi đã hoàn thành nhiệm vụ nhận hàng và giao hàng cho khách hàng, nhân viên giao nhận làm “ bảng hoàn ứng” bao gồm hóa đơn chi hộ bản gốc (công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt làm đại lý Hải Quan), hóa đơn chi hộ photo (2 bản), tờ khai gốc, tờ khai photo (2 bản), hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói chuyển qua phòng kế toán.
Phòng kế toán sẽ kiểm tra bộ chứng từ trên và tiến hành làm giấy đề công ty Bros Việt Nam nghị thanh toán. Kế toán xuất hóa đơn, giao chứng từ) cho công ty Bros.