1.2 Bộ MÁY TỔ CHỨC, TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY CP ĐTDĐ THÀNH CÔNG
1.2.2 Trách nhiệm, quyền hạn của các Phòng ban
* Tổng Giam Đốc: Là người quản lý, điều hành xây dựng chiến lược kinh doanh, định hướng phát triển thực hiện các mối liên hệ với đối tác, giao nhiệm vụ cho các bộ phận theo chức năng, kiểm tra phối hợp thống nhất sự hoạt động của các bộ phận trong Công ty
* Phó Giảm Đốc: Phó Giám Đốc tham gia cùng Giám Đốc trong việc quản lý điều hành, giải quyết các vấn đề mà Giám Đốc giao phó, đồng thời cũng có quyền chỉ đạo, phân công nhiệm vụ cho các Phòng ban, theo chức năng và nhiệm vụ mà Giám Đốc giao.
* Trưởng PhòngTài Chính- Kế Toán: Đảm bảo hoạt động kế toán của Công ty đúng theo quy định của Pháp luật Kế toán Việt Nam.Cung cấp số liệu kế toán đầy đủ và hỗ trợ cho Giám Đốc Tài chính trong việc phân tích đánh giá các chi phí.Điều hành Bộ phận Tài chính - Ke toán.Tham gia giám sát và theo dõi tiến độ về tài chính và kết quả hoạt động của các dự án.
* Trưởng Phòng Kinh Doanh: Đảm bảo Phòng Kinh Doanh hoạt động đúng theo sự chỉ đạo của Ban Giám Đốc đưa ra. Có kinh nghiệm làm việc trong nghành điện thoại và quan hệ với đại lý trên toàn quốc khá tốt.Tham gia giám sát theo dõi về chính sách và kết quả hoạt động của Phòng Kinh Doanh.
Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán thu hồi công nợ đại lý tốt nhất, phối hợp với Phòng Kỹ Thuật bảo hành cho đại lý một cách nhanh và hiệu quả nhất, phối họp với Marketing quảng cáo và làm hình ảnh của sản phẩm đang phân phối để đại lý và người tiêu dùng biết đến nhiều nhất
* Trưởng Phòng PR & Marketing: Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng Marketing.Chịu trách nhiệm đưa ra các ý tưởng và triển khai cho các nhân viên thiết kế các mẫu quảng cáo trên các phưong tiện truyền thông như tạp chí, sách báo, truyền hình, poster, bao bì, quà tặng,..trình bày những bản mẫu chính thức cho Ban Giám Đốc.
Chịu trách nhiệm phát triển và thực thi các chiến lược tiếp thị trực tuyến (online) trên các trang web, internet nhằm quảng bá hình ảnh sản phẩm, thương hiệu và tăng doanh số bán hàng cho Công ty...
* Trưởng Phòng Sản Phẩm- Kỹ Thuật: Đảm bảo sự hoạt động của Phòng Kỹ Thuật thực hiện đúng qui trình sửa chữa. Chịu trách nhiệm chất lượng sản phẩm ra đúng tiêu chuẩn phù hợp nhu cầu người tiêu dùng. Chịu trách nhiệm về những vấn đề liên quan đến chất lượng sửa chữa của Phòng Kỳ Thuật như: khiếu nại của khách hàng, năng suất, năng lực của nhân viên kỹ thuật
* Trưởng Phòng Đối Ngoại: Tìm kiếm và làm việc với đổi tác nước ngoài đề nhập hàng về. Theo dõi và cập nhật tình hình hàng hóa cho Phòng Kinh Doanh và Phòng Marketing lên kế hoạch ít nhất 1 tháng trước khi hàng vê.
Hỗ trợ công việc liên quan cho các Phòng ban khác như Phòng Kỹ Thuật về các phản hồi từ khách hàng, đặt linh kiện hoặc chỉnh lỗi phần mềm.
Phòng Ke Toán về công nợ phát sinh với đối tác...
* Trưởng Phòng Nhân Sự: Hỗ trợ Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị- Ban Giám Đốc hoạch định chiến lược, chính sách kinh doanh công ty. Tìm mọi cơ hội nâng cao hiệu quả và uy tín chung của Công ty. Tổ chức kinh doanh các sản phâm và dịch vụ của Công ty bao gồm: lựa chọn sản phẩm, xây dựng chính sách giá, tổ chức các kênh phân phối, thực hiện các hoạt động chiêu thị, dịch vụ kỳ thuật, bảo hành bảo trì và giải quyết than phiền của khách hàng.
Tổ chức các quy trình công việc và áp dụng trong Công ty. Xây dựng tiêu chuẩn quản lý chất lượng. Không ngừng nâng cao chất lượng công việc để đạt hiệu quả cao hơn trong kinh doanh. Tổ chức triển khai thực hiện các vấn đề nhân sự theo đúng các chính sách và quy chế của Công ty. Không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của Công ty, đảm bảo sự gắn bó lâu dài của các thành viên Công ty. Tổ chức triển khai thực hiện các vấn đề
Kế Toán và Tài Chính. Theo đúng qui định của nhà nước và các chính sách, quy chế của Công ty
* Trưởng Phòng Thu Cước: Đảm bảo hoạt động thu cước của Công ty đúng theo lịch trình công việc của mỗi chu kỳ cước. Điều hành các hoạt động của Phòng. Theo dõi kiểm tra và báo cáo tình hình của Phòng với Ban Giam Đốc. Xây dựng chính sách, quy định của Phòng.
* Trưởng Phòng Phát Triển Thuê Bao: Hỗ trợ tuyển dụng, đào tạo, quản lý, vạch ra kế hoạch kinh doanh cho toàn bộ đội ngũ sales Executive.
Hoàn thành và vượt chỉ tiêu đề ra, đạt hiệu quả cao của toàn nhóm.
* Trưởng Phòng It- Bản Hàng Online: Quản lý hệ thống mạng máy tính, dữ liệu, tổng đài toàn Công ty.
* Thủ Kho: Đảm bảo hàng trong kho đúng đủ và không hư hại.. Phối hợp với Giao nhận, Ke Tóan, Bán hàng để việc luân chuyển hàng hóa kịp thời, chính xác. Cung cấp các thông tin về hàng hóa, vật phẩm, công cụ cho Kể Tóan Kho, Kế Tóan Điều phối giao hàng, Điều Phối Kho, Kế Tóan Trưởng, Giám Đốc khi phát sinh yêu cầu.
* Các Phòng ban tùy theo chức năng và nhiệm vụ của mình giải quyết công việc một các có hiệu quả nhất theo sự chỉ đạo của Giám Đốc và Phó Giám Đốc. Đê đảm bảo nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí, các Phòng ban cần phải tiến hành phối họp một cách chặt chẽ, tương trợ nhau trong quá trình làm việc.
- PhòngTài Chính- Kế Toán: Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,... và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lưu trừ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty.
Phối họp với Phòng Hành chính - Nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn. Theo dõi quá
trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận..
- Phòng Kinh Doanh: Đây là bộ phận hết sức quan trọng, đóng vai trò chủ chốt trong Công ty. Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập họp đồng với khách hàng.
Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng quý và hàng tháng cho các phân xưởng sản xuất. Lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Công ty. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing trong từng thời điểm.
-Phòng PR & Marketing: Lên kế hoạch PR và kế hoạch Marketing cho sản phẩm/công ty trong tháng/quý (trên website Công ty, trên báo giấy, báo online, TVNews....) Lên kế hoạch, xây dựng và triển khai các chương trình Trade Marketing, bán hàng, đánh giá hiệu quả các chương trình được tổ chức.
Xây dựng nội dung và phát triển ý tưởng để thực hiện các đoạn video, hình ảnh phóng sự, hình ảnh thực về sản phẩm Philips để cập nhật lên các trang web mạng xã hội. Thực hiện các event về sản phẩm và các hoạt động cho Công ty. Tìm kiếm các địa điểm đông đúc, nhiều người qua lại để tiến hành tặng POSM nhằm quảng bá hình ảnh của Công ty (ví dụ: dù, poster, kệ mica,..)
-Phòng Sản Phẩm- Kỹ Thuật: Trực tiếp sửa chữa điện thoại di động.Chịu trách nhiệm chất lượng sản phẩm ra đúng tiêu chuẩn phù họp nhu cầu người tiêu dùng. Chịu trách nhiệm xử lý các thông tin, yêu cầu từ phía khách hàng
- Phòng Đối Ngoại: Tìm và quản lý đổi tác nước ngoài & các sản phẩm độc quyền tại Việt Nam. Phân tích thị trường, làm bảng so sánh giá và tính năng của sản phẩm muốn đặt hàng, đưa ra quyết định có nhập về hay không.
Cập nhật sản phẩm mới cho Phòng Kinh Doanh và Phòng Kỳ Thuật kiểm tra chất lượng và nghiên cứu thị trường, tổng hợp các bản báo cáo và xác nhận đon hàng với đối tác
- Phòng Nhân Sự: Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự. Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, họp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,....
- Phòng Thu Cước: Đảm bảo họat động thu cước của Pháp Nhân đúng theo tiến độ của mỗi chu kỳ cước. Đảm bảo hoàn thành kế họach của VMS giao theo mỗi tháng và từng quý. Theo dõi kiểm tra và báo cáo tình hình của Phòng với Trưởng phòng.Thực hiện các công việc tác nghiệp liên quan đến Hành chính - Nhân sự.Giảm tỷ lệ của Pháp Nhân đúng theo kế hoạch được giao từ VMS.
- Phòng Phát Triển Thuê Bao: Quản lý hồ sơ hoà mạng mới của khách hàng. Làm báo cáo in hoá đơn hàng tháng . Kiểm tra số lượng giao nhận sim,và ứng sim.
- Phòng It- Bán Hàng Online: Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và giải đáp các thắc mắc về dịch vụ, sản phẩm và các thông tin cho khách hàng.
Sử dụng các quy trình đã được thiết lập để phân tích và lưu giữ các mối quan tâm của khách hàng.
Hỗ trợ các yêu cầu từ Phòng Kinh Doanh và khách hàng những việc liên quan đến đơn hàng, kho hàng và vận chuyển .v.v..Tư vấn và bán hàng Online; chịu trách nhiệm về doanh số bán hàng Online.
Kho Vận: Đảm bảo việc nhận, giao hàng phải kịp thời tránh tình trạng nhận và giao hàng không đúng hạn ảnh hưởng tới tiến độ nhập hàng và bán hàng của Công ty. Phối hợp với việc giao nhận, bán hàng, kế tóan, đơn vị vận chuyển sao cho thời gian hàng rời kho và nhanh nhất và an toàn.
Luôn có cảnh báo về hàng hóa tồn kho lâu, hư hỏng, không thể lưu thông bằng văn bản gởi về Kể Tóan Kho, Phòng Kỹ Thuật để có quyết định hoặc được sửa chừa kịp thời.