2.1 CÁC KHÁI NIỆM VÀ THUẬT NGỮ LIÊN QUAN
2.1.3 Đánh giá kết quả thực hiện công việc
Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên nhằm giúp đỡ, động viên, kích thích nhân viên thực hiện công việc tốt hơn và phát triển những khả năng tiềm tàng trong mỗi nhân viên
Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên được thực hiện theo trình tự 5 bước sau:
s Xác định yêu cầu cần đánh giá
s Lựa chọn phương pháp đánh giá thích họp s Huấn luyện kỳ năng đánh giá
S Thảo luận với nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá s Thực hiện đánh giá và thiết lập mục tiêu mới cho nhân viên Các phương pháp áp dụng để đánh giá nhân viên gồm có:
Phương pháp bảng điểm
s Phương pháp xếp hạng luân phiên
^ Phương pháp so sánh cặp s Phương pháp phê bình lưu giữ s Phương pháp quan sát hành vi
^ Phương pháp quản trị theo mục tiêu s Phương pháo định lượng
Các sai lầm cần tránh trong đánh giá nhân viên gồm có:
s Tiêu chuẩn không rõ ràng
•S Thiên kiến
•S Xu hướng thái quá
s Xu hướng trung bình chủ nghĩa
•S Định kiến
Các nhà lãnh đạo cần tránh ba điều trong đánh giá thực hiện công việc:
s Không có khả năng phê bình
s Không có khả năng cung cấp thông tin phản hồi
V Phê phán cá nhân thay vì phê phán các sự việc, vấn đề cụ thể
2.1.4 Quy định của Chính phủ về Thang Bảng Lương trong Doanh nghiệp
♦♦♦ Thang Bảng Lương công nhân
Hệ thống thang lương công nhân gồm 21 thang lương, trong đó có 13 thang lương có 7 bậc lương và 8 thang lương có 6 bậc lương.Thang lương chỉ áp dụng đối với nhóm công nhân kỹ thuật, thực hiện các công việc có thể phân biệt cấp bậc kỹ thuật rõ ràng. Mỗi bậc ứng với một hệ số lương nhất định.Trong mỗi thang lương có một hoặc một số nhóm lương thể hiện điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại khác nhau của từng nghề, từng công việc cụ thê trong ngành
Ví dụ, một thang lương 7 bậc của công nhân sản xuất trong ngành cơ khí, điện, điện tử, tin học trong Bảng 2.1
Công việc ít phức tạp nhất và có mức tiêu hao năng lượng thấp nhất sẽ thuộc bậc một, gọi là bậc khởi điểm.Chênh lệch giữa bậc cao và bậc thấp nhất của thang lương gọi là bội số của thang lương
Bảng 2.1 Hệ sổ thang lương 7 bậc của công nhân sản xuất trong ngành cơ khỉ, điện, điện tử, tin học
Nhóm mức lương Bậc
1 2 3 4 5 6 7
Nhóm 1 1.55 1.83 2.16 2.55 3.01 3.56 4.26
Nhóm 2 1.67 1.96 2.31 2.71 3.19 3.74 4.40
Nhóm 3 1.78 2.10 2.48 2.92 3.45 4.07 4.80
( Nguồn: Trần Kim Dung (2011), Giảo trình Quản trị Quản trị nguồn nhân lực, trang 308.)
số bậc và bội số của thang lương chủ yếu phản ánh mức độ phức tạp kỹ thuật của mỗi ngành, nghề và được xác định căn cứ vào nội dung công việc theo tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật.
Thang lương xác định theo ngành (hoặc nhóm ngành) kinh tế kỹ thuật, trong đó, các nghề phải có tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật rõ ràng.Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật là văn bản quy định về mức độ phức tạp công việc và yêu cầu về trình độ lành nghề của công nhân ở một bậc nào đó phải biết gì về mặt lý thuyết kỹ thuật và phải làm gì về mặt thực hành.Giữa cấp bậc công nhân và cấp bậc công việc có mối liên hệ chặt chẽ.Công nhân hoàn thành tốt công việc ở cấp bậc nào thì sẽ được xếp vào cấp bậc đó. Nhà nước có các tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật thống nhất của ngành nghề chung, áp dụng cho tất cả các xí nghiệp.Các xí nghiệp không có quyền ban hành tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật mà chỉ căn cứ vào đó để tổ chức thi nâng bậc hoặc xếp bậc cho công nhân.
♦♦♦ Thang Bảng Lương công nhân viên trực tiếp sản xuất kinh doanh Bảng lương công nhân viên trực tiếp sản xuất kinh doanh gồm có 20 bảng lương theo nghề và một bảng lương chuyên gia, nghệ nhân.Bảng lương được áp dụng cho công nhân làm việc đối với những nghề mà tiêu chuẩn cấp bậc không thể phân chia được nhiều mức độ phức tạp rõ rệt hoặc do đặc điểm của công việc phải bố trí công nhân viên theo cương vị và trách nhiệm công việc.Mỗi chức danh trong bảng lương được xác định một trình độ nhất định ứng với một nội dung công việc cụ thể.Bậc 1 thể hiện yêu cầu đào tạo ban đầu của nghề (hoặc công việc).Các bậc sau được xác định tương quan với quan hệ tiền lương trong doanh nghiệp.ứng với mỗi nghề (hoặc công việc) cũng có tiêu chuẩn đe làm căn cứ xét nâng lương.
Ví dụ: Một phân trong bảng lương của công nhân viện du lịch ở bảng 2.2 Bảng 2.2 Bảng lương của công nhân viên du lịch
Hệ sô lương7
1 2 3 4 5
Nhân viên cắt tóc, uốn tóc, giặt là 1.65 1.96 2.36 2.8 3.3
Nhân viên buồng, bar, bàn 1.7 2.0 2.4 2.85 3.35
Nhân viên lễ tân 1 1.75 2.05 2.45 2.85 3.35
Nhân viên lễ tân 2 2.33 2.76 3.22 3.70 4.2
( Nguồn: Trần Kim Dung (2011), Giảo trình Quản trị nguồn nhân lực, trang 309.)
♦♦♦ Thang Bảng Lương viên chức chuyên môn nghiệp vụ, thừa hành và phục vụ trong Doanh nghiệp
Bảng lương viên chức chuyên môn nghiệp vụ, thừa hành và phục vụ trong doanh nghiệp gồm có các ngạch, được xây dựng theo các trình độ tương ứng với các ngạch chuyên môn nghiệp vụ của công chức, viên chức nhà nước khu vực hành chính sự nghiệp.Mỗi ngạch lương tương ứng với một tiêu chuẩn nghiệp vụ, có hệ số mức lương chuẩn và một số các bậc lương thâm niên.Tuy nhiên, bậc lương thâm niên cao nhất và số bậc trong ngạch được cân đối họp lý với cán bộ quản lý và công nhân viên trực tiếp sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Bảng lương viên chức chuyên môn nghiệp vụ, thừa hành và phục vụ trong doanh nghiệp gồm có 6 ngạch, có các hệ số lương tương ứng của từng ngạch như trình bày trong bảng 2.3.Trong bảng lương, cán bộ nhân viên được tăng bậc lương theo thâm niên (khác với thang lương, cán bộ nhân viên được tăng bậc lương khi thi nâng bậc đạt yêu cầu)
Bảng 2.3 Bảng lương viên chức chuyên môn nghiệp vụ, thừa hành và phục vụ trong doanh nghiệp
Hệ số
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 .Chuyên viên cao cấp, kinh tế viên cao
cấp, kỹ sư cao cấp 5.58 5.92 6.26 6.60
2.Chuyên viên chính, kinh tế viên chính, kỹ
sư chính 4.00 4.33 4.66 4.99 5.32 5.65
3.Chuyên viên, kinh tế viên, kỹ sư 2.34 2.65 2.98 3.27 3.58 3.89 4.20 4.51
4.Cán sự, kỹ thuật viên 1.80 1.99 2.18 2.37 2.56 2.75 2.94 3.13 3.32 3.51 3.70 3.89
5.Nhân viên văn thư 1.35 1.53 1.71 1.89 2.07 2.25 2.43 2.61 2.79 2.97 3.15 3.33
6.Nhân viên phục vụ 1.00 1.18 1.36 1.54 1.72 1.90 2.08 2.26 2.44 2.62 2.80 2.98
( Nguôn: Trân Kim Dung (2011), Giáo trình Quản trị nguôn nhân lực, trang 310)
25
Bảng lương chức vụ quản lý doanh nghiệp
Bảng lương chức vụ quản lý doanh nghiệp áp dụng cho 3 chức danh:
Giám đốc,Phó Giam đốc và Kế toán trưởng, có các hệ sổ mức lương tương ứng với mức phân hạng doanh nghiệp: 1 đặc biệt và 4 hạng khác.Việc phân hạng được xác định theo hai nhóm chỉ tiêu:
1 .Độ phức tạp của quản lý, được đánh giá qua các chỉ tiêu:
V Vốn
V Trình độ công nghệ
V Phạm vi hoạt động hoặc đầu mối quản lý V Sổ lao động trong doanh nghiệp
2.Hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, được đánh giá qua các chỉ tiêu:
V Doanh thu
V Mức đóng góp nghĩa vụ đối với nà nước V Lợi nhuận
VTỷ suất lợi nhuận tiền vốn giao,v.v...
Ví dụ Bảng lương của Giam đốc được trình bày trong bảng 2.4.Khi doanh nghiệp bị lỗ thì tiền lương của cán bộ quản lý doanh nghiệp được trả tương ứng với mức độ thực hiện ngân sách nhà nước.Tiền thưởng của cán bộ quản lý doanh nghiệp được xác định theo hiệu quả sản xuất kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, nhưng không vượt quá 100% tiền lương chức vụ
r\ ỵ'
r r r
Bảng 2.4 Hệ sô lương của Giảm đôc doanh nghiệp khu vực quôc doanh
Hang doanh
7---
Hệ sô, mức lương
Đặc biệt Tổng công Công ty
nghiệp và tương đương
ty và tương
đương 1 2 3
Hệ số 7.85-8.2 7.45-7.78 6.64-6.97 5.98-6.31 5.32-5.65
--- ---*--- --- --- --- ự---
( Nguôn: Trân Kim Dung (2011), Giảo trình Quản trị nguôn nhân lực, trang 310)
2.1.5 Công đoàn:
Căn cứ vào các Điều 10, 32, 83, 86 và Điều 106 của Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Công đoàn là một tổ chức chính trị- xã hội rộng lớn của giai cấp công nhân và của người lao động Việt Nam (gọi tắt là người lao động) tự nguyện lập ra dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam; là thành viên trong hệ thống chính trị xã hội Việt Nam; là trường học chủ nghĩa xã hội của người lao động.Luật Công đoàn được ban hành năm 1990, thay Thế cho Luật Công đoàn 1957, nhằm bảo vệ quyền lợi cho người lao động phù họp với tình hình mới.Công đoàn có 3 nhiệm vụ:
V Bảo vệ quyền lợi ích họp pháp, chính đáng của người lao động; có trách nhiệm tham gia cùng với Nhà nước phát triển sản xuất, giải quyết việc làm, cải thiện đời sổng vật chất, tinh thần của người lao động.
V Tham gia vào trong quản lý doanh nghiệp; Quản lý Nhà nước; và trong phạm vi chức năng của mình, thực hiện quyền kiểm tra, giám sát hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức theo quy định của pháp luật.
V Giáo dục, động viên người lao động phát huy vai trò làm chủ đất nước, thực hiện nghĩa vụ công dân, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa
2.1.6 Thỏa ước Lao động tập thể:
♦♦♦ Khải niệm
- Theo Chương 2, điều 2 của Nghị định số 196/CP ngày 31/12/1994 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ Luật lao động về Thỏa ước lao động tập thể thì Thỏa ước lao động tập thể là văn bản thỏa thuận giữa tập thể người lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện lao động, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên trong quan hệ lao động
Thông qua thỏa ước lao động tập thể, sẽ thống nhất được thể chế lao động đối với những người lao động trong cùng một ngành, nghề, công việc trong một doanh nghiệp, một vùng, một ngành, có tác dụng làm giảm đi cạnh tranh không chính đán 2
❖ Nội dung Thỏa ước lao động tập thể
Nội dung chủ yếu của Thỏa ước lao động tập thể ở Việt Nam bao gồm các điều khoản sau:
V Tiền lương, tiền thưởng và các phụ cấp lương trả cho người lao động;
V Việc làm và đảm bảo việc làm cho người lao động;
V Thời gian làm việc và nghỉ ngơi;
V Bảo hiểm xã hội;
V Điều kiện lao động, an toàn và vệ sinh lao động.Trong điều kiện của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, đây là vấn đề cần được quan tâm đặc biệt. Do mức sống thấp nên ngưởi lao động thường quan tâm đến tổng thu nhập khi đi làm mà ít chú ý đến điều kiện làm việc.Theo khảo sát của Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội thực hiện, điều kiện lao động ở Việt Nam cần được cải thiện nhiều.
2.1.7 Bản mô tả công việc:
Theo Phạm Đức Thành (2006), Giáo trình Quản trị nhân lực, trang 302, nội dung của Bản mô tả công việc được mô tả như sau:
♦♦♦ Mục đích Bản mô tả công việc:
s Tuyến dụng và giao việc: Giúp Nhân viên tuyển dụng biết rõ mình cần nhân viên như thế nào, người nhận việc biết chính xác mình phải làm gì và người quản lý mong đợi gì từ họ. Bản mô tả công việc sẽ là tài liệu quan trọng đính kèm Hợp đồng Lao động. Nó thể hiện sự cam kết cụ thể của hai bên về trách nhiệm, mục tiêu công việc, điều mà hợp đồng lao động chưa làm rõ được.
s Đánh giá giá trị công việc và xếp ngạch lương: Căn cứ vào trách nhiệm và khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ, điều kiện và môi trường làm việc V..V. đã được mô tả để đánh giá, so sánh và phân nhóm lao động.Những chức danh có cùng giá trị công việc được xếp vào cùng một nhóm lương. Mọi thay đổi về trách nhiệm, khối lượng công việc đều được cập nhật và đánh giá lại theo đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và khách quan trong việc trả lương.
s Đánh giá thực hiện và hoàn thành công việc: Trên cơ sở các nhiệm vụ và mục tiêu công việc, định kỳ người quản lý và nhân viên sẽ tiến hành thảo luận, đánh giá kết quả thực hiện công việc. Thành tích, khuyết điểm cũng như nguyên nhân chưa hoàn thành đều được hai bên làm rõ. Từ đó, mục tiêu công việc trong kỳ đánh giá kế tiếp và những yếu điểm cần khắc phục, kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần được đào tạo cũng sẽ được hai bên xác định và cam kết thực hiện cụ thể. Kết quả đánh giá này cũng sẽ là cơ sở để xem xét về mức lương và đề bạt cán bộ.
♦> Nội dung của Bản mô tả công việc
Các thông tin chung về vị trí chức danh: Tên, chức vụ, mã nhân viên, phòng ban, người quản lý trực tiếp và gián tiếp, ngày lập và hiệu lực của Bản mô tả công việc
S Mục đích về vị trí/ chức vụTrách nhiệm- Nhiệm vụ mà nhân viên cần phải làm
S Nhân viên có quyền hạn gì khi thực hiện công việc đó s Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức
s Trình độ, kiến thức, kỳ năng và kinh nghiệm theo yêu cầu của công việc
2.1.8 Phương pháp PDCA
Theo tiêu chuẩn ISO 9000: 2007, Phương pháp PDCA là kỹ thuật quản lý- Vòng tròn Quản lý (Vòng tròn Deming ) P-D-C-A
V p (Plan) - Kế hoạch hay phương án - Viết ra những gì cần phải làm (tài liệu)
- Thiết lập chính sách chất lượng, các mực tiêu, kế hoạch chất lượng, các quá trình cần thiết để tạo ra sản phẩm/dịch vụ đáp ứng nhu cầu mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm
V D (Do) - Thực hiện
- Làm đúng những gì đã viết hay thực hiện quá trình - Viết những gì đã làm theo biểu mẫu hồ sơ
V c (Check) - Kiểm tra, đánh giá
- Đo lường, theo dõi, phân tích các quá trình và sản phẩm so với chính sách, mục tiêu kế hoạch và các yêu cầu của sản phẩm
- Phân tích và báo cáo các kết quả, đề xuất những cải tiến V A (Action) - Hoạt động khắc phục, phòng ngừa
Thiết kế những hoạt động khắc phục, phòng ngừa hoặc cải tiến liên tục để gia tăng hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng (QMS).
2.1.9 Quan điểm Thỏa mãn của nhân viên
Theo Phạm Đức Thành (2006),Giáo trình Quản trị nhân lực, trang 203: Để hoàn thiện các mối quan hệ lao động trong doanh nghiệp, tìm ra các biện pháp kích thích động viên nhân viên thích hợp nhất, các doanh nghiệp nên tìm hiểu mức độ thỏa mãn nhân viên và ý thức gắn kết với tổ chức thông qua việc định kỳ thực hiện các cuộc điếu tra, khảo sát trong doanh nghiệp
Thỏa mãn với công việc thể hiện thái độ ảnh hưởng, ghi nhận của nhân viên về các khía cạnh khác nhau trong công việc của họ.Khi đi làm, nhân viên thường mong muốn thỏa mãn về:
s Hình ảnh, uy tín của công ty trên thị trường, trong cộng đồng.
s Bản chất công việc, thể hiện: những thách thức của công việc, cơ hội để sử dụng các năng lực cá nhân và cảm nhận thú vị khi thực hiện công việc
•S Cơ hội đào tạo, phát triển các năng lực cá nhân.
s Cơ hội được thăng tiến trong tổ chức
s Lãnh đạo, thể hiện: các mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh dạo cấp trên trực tiếp; sự hổ trợ của cấp trên; phong cách lãnh đạo và khả năng của lãnh đạo thực hiện các chức năng quản trị trong tổ chức.
S Đồng nghiệp, thể hiện: các hành vi, quan hệ đồng nghiệp tại nơi làm việc
•S Tiền lương thể hiện: tính công bằng trong trả lương
s Phúc lợi, thể hiện: các yếu tố thuộc về bảo hiểm xã hội, y tế, bữa ăn trưa, căntin,v.v...
•S Điều kiện làm việc như điều kiện vệ sinh lao động, trang thiết bị, môi trường làm việc
2.1.10 Quy trình trả lương:
Theo Trần Kim Dung (2011), Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, trang 273, Quy trình trả lương là rất nhiều hoạt động liên quan đến việc trả lương cho nhân viên
Các bước của Quy trình trả lương
Hình 2.1 Các bước của quy trình trả lương (Nguồn: WIKIPEDIA)
❖ Nội dung của Quy trình trả lương Bước l ĩ Chấm công
Trưởng bộ phận chấm công cho từng nhân viên vào cuối giờ chiều hằng ngày, xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành vào phiếu. Cuối tháng Trưởng bộ phận ký và chuyển Bảng Chấm Công cho Phòng Hành chính, Phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành cho Phòng Kế Toán vào ngày 02 tháng sau.
Bước 2: Đối chiếu và xảc nhận
Phòng Hành chính dựa vào máy bấm thẻ và bảng chấm công để xác nhận chính xác số công làm việc của từng nhân viên vào ngày 03 tháng sau
Bước 3: Lập bảng lương
Kế Toán Tiền Lương căn cứ số công,số lượng sản phẩm hoàn thành, đơn giá khoán sản phẩm,tính ra tổng tiền lương, tiền công và chi tiết cho từng CN-NV vào ngày 04 tháng sau
Bước 4: Kiểm tra, Kỷ duyệt
Kế Toán Trửơng, Giám Đốc, Bộ phận kiểm tra tiến hành kiểm tra và duyệt Bảng lương
Nếu thấy Bảng lương hợp lý thì sẽ ký duyệt, nếu thấy Bảng lương không hợp lý thì yêu cầu bộ phận tiền lương và các bô phận khác có liên quan giải trình, sau đó duyệt lại Bảng lương, thời gian thực hiện là trong vòng 1 ngày
Bước 5: Thực hiện
Kế Toán Tiền Lương sẽ viết Phiếu chi lương Bưóc 6: Trả lương
Thủ quỹ Phát lương cho CN-NV tại công ty (CN là ngày 08 tháng sau;
NV là ngày 05 tháng sau) Bước 7: Lưu hồ sơ
Kế Toán Tiền Lương, Thủ quỹ sẽ ghi chép sổ sách kế toán và lưu hồ sơ