1.4 Các hình thức kế toán có thể áp dụng trong kế toán chi phí sản xuất tại doanh nghiệp xây dựng
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Đại Thành
Nhận thầu
Mua vật tư, tổ chức công nhân
Lập kế hoạch thi công
Tổ chức thi công
Nghiệm thu bàn giao công
trình
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
- Hội đồng quản trị: Đứng đầu công ty là hội đồng quản trị gồm 3 thành viên là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền quyết định mọi vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty. Quyết định đến chiến lược phát triển của Công ty.
- Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất trong Công ty, đại diện cho tập thể cán bộ Công nhân quản lý, quyết định và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty về những quyết định của mình.
- Phó giám đốc: Là người tham mưu cho Giám đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và thay mặt Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Công ty trong thời gian Giám đốc đi vắng.
- Phòng Tổ chức-Hành chính: Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về nhân lực, quản lý hành chính, văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và theo dõi thời gian lao động, tổ chức an toàn lao động của CBCNV trong toàn đơn vị.
- Phòng Khoa học - kỹ thuật: Giám sát việc thi công, hướng dẫn và giám sát kỹ thuật các tổ tiến hành thi công, kiểm tra chất lượng sản phẩm xây lắp, bảo dưỡng sửa chữa sản phẩm, tài sản cố định. Đồng thời giúp giám đốc quản lý chất lượng sản xuất và chịu trách nhiệm về cải tiến thiết kế thi công.
- Phòng kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán, quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh rõ ràng trung thực, lập báo cáo tài chính, tổ chức kiểm kê định kỳ, theo dõi công nợ.
Cung cấp kịp thời những số liệu về tài chính cho Giám đốc và các phòng ban có lên quan có thể theo dõi và đề ra phương hướng chỉ đạo chính xác, kịp thời.
- Phòng kinh doanh: Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện, thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng.
Ngoài ra Công ty còn chia lực lượng lao động ra làm các đội. Đứng đầu các
đội là đội trưởng thi công chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động của đội mình. Bộ máy của Công ty được thể hiện quan sơ đồ sau.
Sơ đồ 8: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Đại Thành
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Đại Thành.
2.1.4.1 Đặc điểm bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Đại Thành.
Để phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, khả năng và trình độ của nhân viên kế toán, đồng thời xây dựng bộ máy kế toán tinh giản nhưng đầy đủ về số lượng, chất lượng. Bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Đại Thành có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, đề ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Bộ máy của công ty gồm 12 người tổ chức theo hình thức tập trung được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 9: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Đại Thành Phòng
TC-HC
Phòng Kế toán - tài chính
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng KH-KT Phòng Kinh doanh
Đội thi công cơ giới
Đội thi
công số 1 Đội thi
công số 2
Đội thi công thủ công
• Chức năng của các bộ phận:
- Kế toán trưởng: Kế toán trưởng của công ty là người tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán, nhằm thực hiện hai chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh. Đồng thời kiểm tra, giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc bộ phận kế toán chấp hành các qui định chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, lập báo váo tài chính.
- Kế toán thuế + ngân hàng: Theo dõi các khoản thu, nộp ngân sách nhà nước. Hàng tháng kê khai thuế theo quy định của Nhà nước và nộp báo cáo.
Trực tiếp theo dõi, kiểm tra sổ sách, giao dịch với ngân hàng về các khoản vay và gửi của Công ty tại Ngân hàng.
- Kế toán NVL+TSCĐ+ Công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất nhập - tồn các loại vật tư, công cụ dụng cụ; theo dõi nợ phải thu và nợ phải trả đối với Công Ty. Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ hợp lý.
Kế toán tổng hợp
Kế toán NVL + TSCĐ +
Công nợ Kế
toán thuế +
ngân hàng
Kế toán giá thành
Thủ Kế toán quỹ
tiền lương +
thanh toán
Kế toán các đội
trực thuộc Kế toán trưởng
- Kế toán giá thành: Tập hợp tất cả chi phí có liên quan đến từng công trình từ đó tính đúng, tính đủ cho từng công trình, hạng mục công trình.
- Kế toán tiền lương + thanhtoán: Có nhiệm vụ làm bảng lương và các khoản trích theo lương của CBCNV trong Công ty; Các khoản thu chi bằng tiền mặt và đối chiếu kiểm tra với thủ quỹ để báo cáo tồn quỹ hàng ngày.
- Kế toán các đội trực thuộc: Kế toán đội dưới sự điều hành của Kế toán trưởng, làm nhiệm vụ tập hợp chứng từ và vào sổ chi tiết.
- Thủ quỹ: Lưu trữ tiền mặt và thu chi khi có đầy đủ chứng gốc, kiểm kê tiền mặt thường xuyên.
2.1.4.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty cổ phần Đại Thành.
Để phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty, khối lượng công việc nhiều, đồng thời dễ cho công tác kiểm tra đối chiếu Công ty đã áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán MISA dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập vào dữ liệu vào máy tính theo bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối quý kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.
Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết luôn đảm bảo tính trung thực, chính xác theo thông tin đã được cập nhật.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung thể hiện qua sơ đồ sau
SƠ ĐỒ 10: TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối quý
Đối chiếu kiểm tra
2.1.4.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần Đại Thành a, Chế độ kế toán đơn vị áp dụng:
Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính với niên độ kế toán là năm dương lịch (từ ngày 01/01 đến 31/12) hàng năm.
Đơn vị tiền tệ được công ty sử dụng để hạch toán kế toán là Việt Nam đồng.
Công ty áp dụng Phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho: Theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Sổ nhậtký
đặc biệt Bảng tổng
hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái
Sổ nhật ký chung Chứng từ kế toán
Sổ chi tiết
Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song.
b, Đặc điểm hệ thống chứng từ kế toán:
Hệ thống chứng từ của Công ty sử dụng theo mẫu của Bộ tài chính ban hành. Tuy nhiên để phù hợp với các đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, công ty tự lập một số mẫu chứng từ riêng, như các sổ chi tiết cho từng công trình. Danh mục chứng từ kế toán công ty sử dụng gồm có:
- Lao động tiền lương:
+ Bảng chấm công + Hợp đồng giao khoán
+ Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng + Bảng thanh toán tiền lương
+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương + Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội - Hàng tồn kho
+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa + Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa + Bảng kê mua hàng
+ Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ - Tiền tệ:
+ Phiếu thu, phiếu chi + Giấy đề nghị tạm ứng
+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng + Giấy đề nghị thanh toán + Bảng kiểm kê quỹ + Bảng kê chi tiền
- Tài sản cố định:
+ Biên bản giao nhận tài sản + Biên bản thanh lý TSCĐ
+ Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành + Biên bản đánh giá lại TSCĐ
+ Biên bản kiểm kê TSCĐ
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ c, Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán
Việc sử dùng phần mềm kế toán giúp cho công ty mở được hệ thống tài
khoản phù hợp tiện lợi cho công tác hạch toán kế toán. Ngoài những tài khoản sẵn có trong phầm mềm kế toán như TK 111, TK 112, TK 131, TK TK 133, TK 138, TK 141, TK 152, TK 153, TK 154, TK 155, TK 156, .. TK 331, TK 338,
…, TK 632, TK 641, TK 642, …Công ty còn mở thêm được các tài khoản chi tiết của các tài khoản cấp 1, cấp 2 cho từng công trình, hạng mục công trình. Các tài khoản được mã hóa bằng số hiệu tài khoản như tài khoản 1521 mở chi tiết cho công trình Trung tâm nghiên cứu giống gà Sơn Tinh
Khi nhập số dư tài khoản hay số phát sinh kế toán phải nhập từ tài khoản cấp thấp nhất, chương trình tự động cộng dồn số dư, số phát sinh lên các tài khoản cấp trên . Một số tài khoản được công ty sử dụng: TK 111, TK 112, TK 131, TK 133, TK 138, TK 141, TK 152, TK 153, TK 154, TK 156, TK 211, TK 214, TK 241, TK 311, TK 331, TK 333, TK 335, TK 338, TK 341, TK 411, TK 421, TK 431, TK 511, TK 515, TK 521, TK 632, TK 635, TK 642, TK 711, TK 811, TK 821, TK 911
d, Đặc điểm sổ kế toán:
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian có liên quan
đến doanh nghiệp. Sổ kế toán được ghi bằng máy vi tính. Hệ thống sổ kế toán của Công ty bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Hệ thống sổ bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ cái. Trong đó sổ nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán.
Sổ kế toán chi tiết bao gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý.
e, Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo tài chính.
Hệ thống báo cáo kế toán được trình bày nhằm mục đích tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn của Công ty, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Nó cũng nhằm cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm tài chính đã qua cũng như dự đoán trong tương lai. Thông tin trên hệ thống báo cáo tài chính cũng là căn cứ quan trọng cho việc đưa ra những quyết định về quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước.
Cuối năm kế toán tổng hợp phải lập báo cáo tài chính để nộp cho các cơ quan quản lý Nhà nước.
Hệ thống báo cáo tài chính gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, bản thuyết minh báo cáo tài chính, bảng cân đối tài khoản, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.