CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý
2.1.2.1. Cơ cấu bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Chức năng, nhiệm vụ mỗi phòng ban:
Ban Giám đốc
Phòng Quản lý tổng hợp (kế toán, HC-NS)
Phòng triểnPhát phẩmsản .
Phòng hànhBảo Phòng
Kiểmthử (TEST)
phẩmsản Phòng
doanhKinh
Phòng Tư vấn
triển khai
NhómTư Hỗ trợvấn Côngnghệ
H
Học Viện Tài Chính
Luận văn tốt nghiệp
● Ban Giám đốc
Ban Giám đốc của Công ty gồm có 01 Giám đốc và 01 Phó Giám đốc.
Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Phó Giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng Điều lệ và Quy chế quản trị của Công ty. Giám đốc là người đại diện trước pháp luật của Công ty.
● Phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh là bộ phận chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp của Ban Giám đốc. Phòng hỗ trợ tham mưu, giúp việc Giám đốc về công tác Kế hoạch, đầu tư, thị trường, công tác quản lý, quản lý chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó, phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về các công tác sau:
- Về công tác quản lý:
+ Trực tiếp chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về hoạt động và hiệu quả làm việc của Phòng Kinh Doanh.
+ Lập chiến lược hoạt động và xây dựng kế hoạch hàng năm của Phòng Kinh Doanh.
+ Lập và tổ chức triển khai kế hoạch nghiên cứu thị trường, thu thập, đánh giá thông tin thị trường và đưa ra các đề xuất, kiến nghị và kế hoạch kinh doanh với Ban giám đốc.
+ Trực tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban giám đốc công ty hoặc trưởng VPĐD vùng/miền; trên cơ sở đó, tổ chức điều phối công việc giữa các thành viên để
H
+ Lãnh đạo Phòng Kinh Doanh theo phân công của Ban giám đốc để Phòng Kinh Doanh thực hiện các mục tiêu và kế hoạch được giao.
+ Thực hiện chính sách kinh doanh của công ty.
+ Quản lý, điều hành giám sát công việc của nhân viên thuộc Phòng Kinh Doanh.
+ Hỗ trợ nghiệp vụ, công việc cho các thành viên trong phòng/nhóm.
+ Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự Phòng Kinh Doanh hàng năm; đồng thời, kết hợp với Phòng Nhân Sự trong công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên của phòng.
+ Tổ chức và thực hiện việc đánh giá năng lực nhân viên của phòng/nhóm theo tháng/quý/năm.
- Về công tác chuyên môn:
+ Tìm kiếm và phát triển quan hệ với các khách hàng và đối tác tiềm năng.
+ Những nhiệm vụ khác theo sự phân công của giám đốc công ty.
+ Báo cáo tổng kết về tình hình hoạt động và kế hoạch tuần tới của Phòng Kinh Doanh cho Ban giám đốc công ty.
+ Điều hành quản lý nhóm theo sự phân công của Giám đốc hoặc Trưởng VPĐD vùng/miền và Trưởng phòng.
+ Tìm kiếm, thu thập thông tin khách hàng để xây dựng dữ liệu khách hàng.
+ Phân loại khách hàng và xác định các khách hàng tiềm năng.
+ Xúc tiến việc phát triển thị trường thông qua gọi điện, gửi thư,...
+ Sử dụng các biện pháp nghiệp vụ để ký kết hợp đồng: Liên hệ với khách hàng; lập hồ sơ chào hàng và hẹn Demo sản phẩm; giới thiệu (demo)
H
Học Viện Tài Chính
Luận văn tốt nghiệp + Tổ chức thu thập các tài liệu, thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
+ Kết hợp với nhân viên thuộc các bộ phận, phòng ban khác trong công ty để thực hiện việc triển khai, theo dõi quá trình thực hiện và kết thúc hợp đồng.
+ Sau quá trình triển khai hợp đồng, nhân viên Kinh doanh có trách nhiệm kết hợp với phòng bảo hành theo dõi hợp đồng, chăm sóc khách hàng.
+ Duy trì, xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt với khách hàng.
+ Báo cáo công việc hàng tuần và kế hoạch tuần kế tiếp cho Trưởng/Phó phòng.
+ Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng nhóm, Trưởng/Phó phòng.
● Phòng Hành chính - Nhân sự
Phòng tham mưu, giúp việc Giám đốc về công tác tuyển dụng, quản lý sử dụng lao động đảm bảo SXKD, công tác văn thư bảo mật, an toàn – vệ sinh lao động và pháp chế doanh nghiệp; xây dựng bộ máy quản lý, quản lý lao động tiền lương của Công ty. Các nhiệm vụ chính của phòng bao gồm:
- Về công tác quản lý:
+ Lãnh đạo Phòng Hành chính – Nhân sự theo phân công của Ban giám đốc để Phòng Hành chính thực hiện theo chính sách, mục tiêu và kế hoạch.
+ Trực tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban giám đốc. Trên cơ sở đó, tổ chức điều phối công việc giữa các thành viên để đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu công việc đúng hạn.
+ Kiểm tra, kiểm soát tình hình và tiến độ thực hiện công việc của các thành viên trong phòng.
H
- Về công tác chuyên môn:
+ Trực tổng đài điện thoại, lưu giữ, ghi lại tin nhắn.
+ Thực hiện và kiểm tra công tác vệ sinh văn phòng, an toàn cháy nổ và lưu trữ hồ sơ tài liệu (công văn đi, công văn đến, fax,...)
+ Thực hiện việc tiếp nhận nhân sự để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động.
+ Giám sát thời gian làm việc hàng ngày và đề nghị xét tăng lương cho các cán bộ, nhân viên theo đúng quy định của công ty.
+ Phối hợp với Ban giám đốc và các Phòng ban trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000.
+ Mua sắm đồ dùng văn phòng phẩm, nước uống, đặt ăn trưa cho văn phòng. Kiểm soát các chi phí hành chính văn phòng.
+ Báo cáo hàng tuần về tình hình hoạt động trong tuần và kế hoạch tuần tới cho Trưởng phòng.
● Phòng Kế toán
Phòng Kế toán có chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc Công ty về công tác Tài chính – Kế toán, thống kê theo Luật Kế toán. Giám sát, đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo quy định. Các nhiệm vụ chính của phòng bao gồm:
- Về công tác quản lý:
+ Thực hiện kế hoạch được giao theo sự phân công của Ban giám đốc.
+ Trực tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban giám đốc công ty. Trên cơ sở đó, tổ chức điều phối công việc để đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu công việc đúng thời hạn.
+ Kiểm tra, kiểm soát tình hình và tiến độ thực hiện công việc của các
H
Học Viện Tài Chính
Luận văn tốt nghiệp + Đánh giá năng lực cán bộ trong phòng.
+ Báo cáo tổng kết về tình hình hoạt động và kế hoạch tuần tới của phòng.
- Về công tác chuyên môn:
+ Bảo đảm hoàn thành các báo cáo tài chính đúng hạn và bảo mật. Bảo đảm các nguyên tắc kế toán và các chính sách kiểm tra nội bộ. Bảo đảm các quy trình kế toán chuẩn, ghi chép và lưu trữ chứng từ.
+ Bảo đảm các quy định của cơ quan thuế và Nhà nước: cập nhật mới, đăng ký, quy trình và báo cáo.
+ Phối hợp với các phòng khác trong việc thực hiện các điều khoản thanh toán, thu, chi và chính sách tài chính của công ty.
+ Giải quyết các vấn đề liên quan đến mua sắm và quản lý tài sản, thuế, kiểm toán, BHXH, BHYT,...
+ Báo cáo hàng tuần về tình hình hoạt động trong tuần cho Trưởng phòng.
● Phòng tư vấn triển khai
Chức năng, nhiệm vụ chính là cài đặt, đào tạo, hỗ trợ sử dụng và lập trình trong giai đoạn triển khai. Cụ thể là:
- Về công tác quản lý:
+ Lãnh đạo Phòng Kỹ thuật theo phân công của Ban giám đốc để Phòng Kỹ thuật thực hiện các mục tiêu và kế hoạch được giao.
+ Trực tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban giám đốc công ty. Trên cơ sở đó, tổ chức điều phối công việc giữa Trưởng Team và các thành viên để đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu công việc đúng hạn.
+ Kiểm tra, kiểm soát tình hình và tiến độ thực hiện công việc của các
H
+ Xây dựng kế hoạch năm, đánh giá năng lực cán bộ trong phòng.
+ Báo cáo tổng kết và kế hoạch tuần tới của phòng cho Ban giám đốc.
- Về công tác chuyên môn:
+ Cài đặt, đào tạo, hỗ trợ sử dụng và lập trình.
+ Thường xuyên cập nhật sửa đổi, thăm hỏi khách hàng và báo cáo cá nhân vào Quản lý khách hàng.
+ Xác định thời gian thực hiện theo kế hoạch để lấy: Biên bản xác nhận đào tạo; Biên bản nghiệm thu; Biên bản thanh lý và lập Phiếu chuyển bảo hành.
+ Phối hợp với các phòng ban trong Công ty trong việc triển khai phần mềm: thảo luận với khách hàng để tìm phương pháp ứng dụng phần mềm phù hợp.
+ Chăm sóc khách hàng thường xuyên để trợ giúp kịp thời các nghiệp vụ, lỗi phát sinh và mức độ sử dụng chương trình.
+ Báo cáo công việc và kế hoạch cho Trưởng phòng/Trưởng Team.
+ Đạt kết quả các kỳ kiểm tra lập trình và kế toán, lương, nhân sự.
● Phòng bảo hành
Chức năng, nhiệm vụ chính là trợ giúp và chăm sóc khách hàng sử dụng phần mềm trong giai đoạn bảo hành, bảo trì sản phẩm. Cụ thể là:
- Về công tác quản lý:
+ Lãnh đạo Phòng bảo hành theo phân công của Ban giám đốc để Phòng bảo hành thực hiện các mục tiêu và kế hoạch được giao.
+ Trực tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban giám đốc Công ty. Trên cơ sở đó, tổ chức điều phối công việc để đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu công việc đúng hạn.
H
Học Viện Tài Chính
Luận văn tốt nghiệp + Kiểm tra, kiểm soát tình hình và tiến độ thực hiện công việc của các thành viên trong phòng.
+ Xây dựng kế hoạch năm và đánh giá năng lực cán bộ trong phòng.
+ Báo cáo tổng kết về tình hình hoạt động và kế hoạch tuần tới của phòng.
- Về công tác chuyên môn:
+ Khắc phục các lỗi phát sinh, hỗ trợ sử dụng chương trình và nghiệp vụ kế toán trong quá trình khách hàng sử dụng phần mềm.
+ Thực hiện cập nhật thay đổi của chế độ kế toán mới, hiệu chỉnh chương trình theo yêu cầu của khách hàng.
+ Thực hiện việc chăm sóc khách hàng. Theo dõi tình trạng hợp đồng thuộc phạm vi theo dõi của phòng bảo hành.
+ Tiếp nhận hợp đồng từ phòng kinh doanh và triển khai. Trao đổi thông tin với các phòng ban liên quan.
+ Thực hiện cập nhật thông tin các giao dịch vào phần mềm Quản lý khách hàng. Trao đổi kinh nghiệm giao dịch, kiến thức chuyên môn. Báo cáo hàng tuần về tình hình công việc trong tuần và kế hoạch tuần.
● Phòng phát triển sản phẩm
Chức năng – nhiệm vụ chính là phát triển và test sản phẩm. Cụ thể là:
- Về công tác quản lý:
+ Lãnh đạo Phòng Phát triển sản phẩm theo sự phân công của Ban giám đốc để Phòng Phát triển sản phẩm thực hiện các mục tiêu và kế hoạch được giao.
H
+ Trực tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban giám đốc Công ty. Trên cơ sở đó, tổ chức điều phối công việc giữa các thành viên để đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu công việc đúng hạn.
+ Kiểm tra, kiểm soát tình hình và tiến độ thực hiện công việc của các thành viên trong phòng phát triển sản phẩm.
+ Xây dựng kế hoạch năm, đánh giá năng lực cán bộ trong phòng.
+ Báo cáo tổng kết và kế hoạch tuần tới của phòng cho Ban giám đốc.
- Về công tác chuyên môn:
+ Phát triển sản phẩm.
+ Cập nhật công việc phát triển, sửa đổi, test sản phẩm và báo cáo cá nhân vào Quản lý khách hàng.
+ Test sản phẩm của Phòng kỹ thuật trước khi chuyển sang Phòng bảo hành.
+ Phối hợp với các phòng ban trong Công ty trong việc: thảo luận, trao đổi công nghệ và phát triển sản phẩm mới.
+ Báo cáo công việc và kế hoạch cho Trưởng phòng.