CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP
1.4. CÔNG TÁC PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP
Quá trình tổ chức công tác phân tích tài chính có thể đƣợc tiến hành tuỳ theo loại hình doanh nghiệp nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu thông tin cho quá trình lập kế hoạch, công tác kiểm tra hoặc ra quyết định. Công tác tổ chức phân tích phải làm sao thoả mãn cao nhất cho nhu cầu thông tin của từng loại hình quản trị khác nhau.
Công tác phân tích tài chính có thể nằm ở một bộ phận riêng biệt đặt dưới quyền kiểm soát trực tiếp của ban giám đốc và làm tham mưu cho ban giám đốc. Theo hình thức này thì quá trình phân tích sẽ thể hiện toàn bộ nội
dung của hoạt động kinh doanh và cung cấp kết quả phân tích cho lãnh đạo trong doanh nghiệp.
Công tác phân tích tài chính đƣợc thực hiện ở nhiều bộ phận riêng biệt theo các chức năng của quản lý nhằm cung cấp thông tin và thoả mãn thông tin cho các bộ phận của quản lý đƣợc phân quyền, ví dụ:
Đối với bộ phận đƣợc phân quyền kiểm soát và ra quyết định về chi phí, bộ phận này sẽ tổ chức thực hiện thu nhập thông tin và tiến hành phân tích tình hình biến động chi phí, tìm hiểu nguyên nhân phát sinh và từ đó tìm ra nguyên nhân và đề ra giải pháp.
Đối với bộ phận đƣợc phân quyền kiểm soát và ra quyết định về doanh thu, bộ phận này sẽ tiến hành thu nhập thông tin, tiến hành phân tích báo cáo thu nhập, đánh giá mối quan hệ doanh thu – chi phí - lợi nhuận làm cơ sở để đánh giá hoàn vốn trong kinh doanh và phân tích báo cáo nội bộ.
Công tác phân tích tài chính cũng có thể do một bộ phận, phòng ban của Công ty kiêm nhiệm thực hiện, bộ phận này thường là phòng Tài chính hoặc Kế toán của Công ty. Theo hình thức này, bộ phận kiêm nhiệm sẽ do ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền chỉ định nhân sự, thành lập tạm thời và giải tán sau khi hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao.
1.4.2. Quy trình phân tích
Quy trình phân tích thường được tiến hành qua các giai đoạn sau:
a. Giai đoạn chuẩn bị phân tích:
Là một khâu quan trọng ảnh hưởng nhiều đến chất lượng, thời hạn và tác dụng của hoạt động phân tích. Công tác chuẩn bị bao gồm việc xây dựng chương trình phân tích và thu thập, xử lý tài liệu phân tích.
Kế hoạch phân tích phải xác định rõ nội dung phân tích (toàn bộ hoạt động tài chính hay chỉ một số vấn đề cụ thể), phạm vi phân tích (toàn đơn vị hay một vài bộ phận), thời gian tiến hành phân tích (kể cả thời gian chuẩn bị),
phân công trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận và xác định hình thức hội nghị phân tích (ban giám đốc hay toàn thể người lao động).
Bên cạnh việc lập kế hoạch phân tích, cần phải tiến hành thu thập và kiểm tra tài liệu, bảo đảm đầy đủ theo yêu cầu. Tùy theo yêu cầu, nội dung, phạm vi và nhiệm vụ từng đợt phân tích cụ thể để tiến hành thu thập, lựa chọn, xử lý tài liệu. Tài liệu phục vụ cho việc phân tích thường bao gồm toàn bộ hệ thống báo cáo tài chính liên quan, kể cả các báo cáo kế hoạch, dj toán, định mức, các biên bản kiểm tra, xử lý có liên quan. Các tài liệu trên cần đƣợc kiểm tra tính chính xác, tính hợp pháp và điều kiện có thể so sánh được trước khi sử dụng để phân tích.
b. Giai đoạn tiến hành phân tích:
Sau khi thu thập dữ liệu, người phân tích sẽ sử dụng các phương pháp hợp lý để xử lý dữ liệu theo các nội dung phân tích đã xác định. Dựa trên những dữ liệu đã qua xử lý, nhận định tổng quát cũng nhƣ chi tiết thực trạng vấn đề phân tích, lý giải nguyên nhân cho thực trạng đó và đề xuất giải pháp cho nhà quản trị doanh nghiệp.
c. Giai đoạn kết thúc phân tích:
Đây là giai đoạn cuối cùng của hoạt động phân tích. Trong giai đoạn này, người phân tích cần tiến hành viết báo cáo phân tích, báo cáo trước những đối tƣợng quan tâm và hoàn chỉnh hồ sơ phân tích.
1.4.3. Sử dụng kết quả phân tích
Tùy thuộc vào mục tiêu phân tích đã xác định mà nhà quản trị doanh nghiệp sẽ quyết định sử dụng kết quả phân tích nhƣ thế nào. Kết quả phân tích sẽ giúp các nhà quản trị nhận biết đƣợc tình hình tài chính doanh nghiệp, thấy đƣợc điểm mạnh, điểm yếu cũng nhƣ nguyên nhân để đƣa ra các quyết định tài chính hoặc làm cơ sở dự đoán để lập kế hoạch kinh doanh cho thời gian tới hoặc để thu hút nhà đầu tƣ.
1.5. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP
1.5.1. Nhân tố chủ quan
a. Sự đầy đủ và chất lượng thông tin sử dụng
Một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định chất lƣợng công tác phân tích tài chính là thông tin sử dụng để phân tích. Thông tin là nền tảng cốt lõi của việc phân tích tài chính, nếu thông tin sử dụng không đầy đủ, không chính xác, không phù hợp thì kết quả mang lại hoàn toàn chỉ là hình thức, không có chút ý nghĩa thực tiễn nào.
Thông tin cần thiết không chỉ bao gồm những thông tin bên trong nội bộ doanh nghiệp mà còn cần cả thông tin nội bộ ngành, thông tin thị trường, thông tin kinh tế trong và ngoài nước để đem lại cái nhìn khái quát nhất về tình hình tài chính doanh nghiệp trong quá khứ và dự đoán được xu hướng phát triển trong tương lai.
b. Trình độ của cán bộ phân tích
Cho dù có đƣợc những thông tin đầy đủ và chính xác nhất nhƣng tập hợp thông tin, xử lý và sử dụng chúng nhƣ thế nào để đem lại kết quả phân tích có chất lƣợng tốt đòi hỏi rất nhiều vào trình độ cán bộ phân tích. Từ những thông tin có đƣợc, cán bộ phân tích sẽ tính toán, xử lý để đƣa ra những số liệu, bảng biểu, nhƣng chúng sẽ là chỉ những con số rời rạc, không nói lên đƣợc những vấn đề gì nếu người phân tích không biết gắn kết chúng lại, tạo lập những mối quan hệ để làm sáng tỏ sự biến động và giải thích đƣợc tình hình tài chính của doanh nghiệp. Chính sự phức tạp, rối rắm trên yêu cầu cán bộ phân tích phải có chuyên môn cao, đƣợc đào tạo chuyên sâu và không ngừng trau dồi, cập nhật những kiến thức mới mẻ cần thiết.
c. Phương tiện và công cụ phân tích
Sự khó khăn của công tác phân tích tài chính đòi hỏi lƣợng dữ liệu lớn,
nguồn thông tin nhiều, tính toán phức tạp, dự báo chính xác và lưu trữ thông tin lớn... những vấn đề này con người và những phương pháp thủ công không thể làm đƣợc, vì vậy, đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng đƣợc những công cụ chuyên dụng cho công tác phân tích tài chính để đảm bảo việc phân tích đƣợc thực hiện nhanh chóng, chính xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính của doanh nghiệp.
1.5.2. Nhân tố khách quan
a. Chủ trương và chính sách của Nhà nước
Hệ thống chính sách, pháp luật của Nhà nước có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cũng nhƣ hoạt động tài chính của doanh nghiệp nhƣ chính sách về thuế, về công tác kế toán, thống kê... Các chính sách này là cơ sở cho việc thực hiện công tác kế toán cũng nhƣ công tác phân tích tài chính của doanh nghiệp, bất cứ một chủ trương, chính sách nào thay đổi cũng gây nên sự biến đổi không nhỏ đối với báo cáo tài chính doanh nghiệp cũng nhƣ các chỉ tiêu vĩ mô và vi mô khác, chẳng hạn chỉ một sự thay đổi trong việc tính toán chi phí, lợi nhuận kế toán cũng sẽ tạo ra sự chêch lệch lớn đối với các tỷ lệ phân tích.
b. Hệ thống chỉ tiêu trung bình ngành
Việc phân tích tài chính sẽ trở nên đầy đủ và có ý nghĩa hơn nếu có sự tồn tại của hệ thống chỉ tiêu trung bình ngành. Đây là cơ sở tham chiếu quan trọng khi tiến hành phân tích. Người ta chỉ có thể nói các tỷ lệ tài chính của một doanh nghiệp là cao hay thấp, tốt hay xấu khi đem so sánh với các tỷ lệ tương ứng của doanh nghiệp khác có đặc điểm và điều kiện sản xuất kinh doanh tương tự mà đại diện ở đây là chỉ tiêu trung bình ngành. Thông qua đối chiếu với hệ thống chỉ tiêu trung bình ngành, nhà quản trị doanh nghiệp biết đƣợc vị thế của doanh nghiệp mình, từ đó, đánh giá đƣợc thực trạng tài chính doanh nghiệp cũng nhƣ hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình.
CHƯƠNG 2