2.2 Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực
2.2.1. Công tác tuyển dụng
Công ty TNHH MTV Cơ khí 25 cũng như các Công ty khác đều được cơ quan chủ quản trao quyền tự chủ trong điều hành sản xuất kinh doanh và một số quyền khác. Việc cạnh tranh trong cơ chế thị trường đảm bảo chất lượng hàng hoá tốt, bền, giá cả phù hợp là điều cần phải tính toán và suy nghĩ kỹ.Vì vậy nguồn nhân lực sẽ đóng một vai trò quan trọng. Công ty đang tìm cách tăng cường nguồn nhân lực cả về chất lượng và số lượng công việc phải đảm đương trong những năm sắp tới.
Công tác lập kế hoạch về nguồn nhân lực cũng như công tác tuyển chọn ngày càng trở nên quan trọng. Đây là yếu tố quyết định sự thành công trong quá trình tuyển dụng. Công ty luôn thiếu những người có trình độ, tinh thần hăng say, luôn học hỏi để vươn lên. Do vậy, nguồn tuyển dụng của Công ty phải phong phú thu hút được nhiều lao động đến tham gia dự tuyển, sau quá trình chọn lọc kỹ càng thì mới bảo đảm chất lượng quá trình tuyển dụng.
Trong quá trình tuyển chọn cần thực hiện nguyên tắc công tâm, công khai, công bằng. Hội đồng tuyển chọn phải chọn lựa kỹ càng, phù hợp với công việc tuyển chọn và có uy tín với Công ty. Phải tuyển chọn công khai không có sự phân biệt giữa các nguồn tuyển chọn. Không có bất cứ một ưu tiên nào thì mới đảm bảo tính công bằng. Cần áp dụng các biện pháp tuyển chọn, đưa ra các bài phỏng vấn, trắc nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc và có sự so sánh, đối chiếu trực tiếp giữa các ứng cử viên để chọn ra người có
khả năng nhất. Tránh tình trạng quyết định dựa vào cảm tính của riêng một cá nhân mà quyết định phải được cả Hội đồng thông qua.
Công tác tuyển chọn đã khó khăn nhưng công tác đào tạo và sử dụng lao động lại làm các nhà quản trị nhân lực thấy khó khăn hơn nhiều. Vì bất cứ không phải người lao động có trình độ nào cũng được nhận vào làm việc và đều hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Điều này còn phụ thuộc vào sự khéo léo của các nhà quản trị nhân lực. Đó là sự bố trí đúng người vào đúng công việc thích hợp để họ có thể phát huy hết được khả năng của mình. Ngoài ra, môi trường lao động, bầu không khí làm việc và quan hệ của người lao động với người quản lý trực tiếp sẽ tác động rất lớn đến kết quả của người lao động. Do vậy, người làm công tác quản trị nhân lực trước hết phải tôn trọng, gần gũi, thông cảm với cán bộ công nhân viên dưói quyền. Quan tâm cuộc sống hàng ngày của họ để biết được những khó khăn mà họ đang phải chịu đựng và có biện pháp thiết thực để giúp đỡ họ. Chỉ có thế, người lao động mới dành hết sức lực cho công việc. Ngoài ra, nhà quản trị nhân lực cũng phải có quan hệ qua lại mật thiết với cán bộ công nhân viên của mình, chỉ có thế mới thu thông tin phản hồi từ người lao động một cách chính xác, kịp thời để quá trình kinh doanh đạt kết quả cao.
Việc tuyển dụng lao động vào doanh nghiệp chỉ được thực hiện khi có nhu cầu. Lao động được tuyển chọn phải là những người đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo yêu cầu phê duyệt của cơ quan chủ quản cấp trên giao cho Công ty. Thường kế hoạch năm sau cao hơn năm trước từ 7 - 12%. Kế hoạch giao các năm như sau:
Căn cứ nhu cầu lao động mà lập kế hoạch ở năm trước và dựa vào bản kế hoạch đó ra quyết định tuyển dụng.
Căn cứ vào thiếu hụt lao động do nghỉ chế độ như: Nghỉ hưu, mất sức.
thôi việc, thuyên chuyển công tác ....
Căn cứ vào nhu cầu thực tế phát sinh mà ra quyết định tuyển dụng. Tránh tình trạng đưa ra nhu cầu giả tạo, tuyển dụng nhân viên thêm làm cồng kềnh bộ máy và làm việc không có hiệu quả. Do đó ban lãnh đạo và phòng tổ chức lao động phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để xác định nhu cầu lao động một cách chính xác để công tác tuyển dụng thực sự có hiệu quả.
Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị trong công ty để nắm được chính xác nhu cầu lao động.
SƠ ĐỒ 2: QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY
Nhà máy thông báo rộng rãi nhu cầu tuyển dụng lao động Công ty thông báo rộng rãi nhu cầu tuyển
dụng lao động
Các đối tượng có nhu cầu làm việc nộp hồ sơ về phòng Tổ chức
Phòng tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tổng hợp báo cáo Giám Đốc
Quyết định tạm tuyển và làm thử
Ký hợp đồng chính thức
Phòng Tổ chức lao động có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ nhu cầu về lao động và báo cáo Giám đốc và Ban lãnh đạo nắm rõ. Thay mặt Công ty phòng Tổ chức thông báo đầy đủ các yêu cầu tuyển dụng. Yêu cầu gồm có:
- Tiêu chuẩn về nghề nghiệp
- Trình độ học vấn, sức khoẻ, tuổi đời.
- Hồ sơ xin việc.
Hiện tại Công ty thực hiện theo quy chế tuyển dụng lao động. Các nội dung quy định cụ thể như sau:
- Lao động có năng suất và hiệu quả cao là nhân tố quyết định sự phát triển của Công ty. Vì vậy việc tuyển chọn lao động là việc làm cần thiết phải đảm bảo chất lượng, chủng loại thợ cho trước mắt và lâu dài. Hàng năm Công ty có kế hoạch tuyển dụng chủng loại lao động thông báo công khai để mọi cán bộ công nhân viên biết.
- Việc tuyển dụng lao động vào Công ty chỉ được thực hiện khi có nhu cầu cụ thể mà lực lượng lao động hiện có ở Công ty không thể đáp ứng được (Cả lao động trực tiếp và lao động gián tiếp).
Đối tượng tuyển chọn phải là những người đã được đào tạo nghề cơ bản ở các trường chính quy trong hoặc ngoài quân đội, có cấp bậc nghề nghiệp đúng với yêu cầu sử dụng lao động của Công ty, có lý lịch rõ ràng, có ý thức tổ chức kỷ luật tốt không có tiền án tiền sự, được kiểm tra sức khoẻ tại quân y đơn vị.
- Hội đồng tuyển dụng bao gồm:
+ Giám đốc Công tylà chủ tịch hội đồng.
+ Phó giám đốc kỹ thuật là Phó chủ tịch
+ Số còn lại là uỷ viên gồm: Chính uỷ , Chủ tịch công đoàn, Chủ nhiệm chính trị; Trưởng phòng kỹ thuật; Trưởng ban Quân y và Trưởng phòng tổ chức lao động là uỷ viên kiêm thư ký hội đồng.
- Nguyên tắc tuyển chọn và các bước tiến hành:
+ Nguyên tắc: Công khai, dân chủ, công bằng và đánh giá đúng người đúng việc đảm bảo chất lượng lao động (Trong đó có xét đến các đối tượng ưu tiên).
+ Các bước tiến hành:
Bước 1: Công ty sẽ thông báo rộng rãi nhu cầu tuyển dụng lao động kể cả các chỉ tiêu đào tạo để mọi cán bộ công nhân viên trong Công ty biết.
Bước 2: Các đối tượng lao động có nhu cầu việc làm gửi về phòng tổ chức lao động của Công ty.
Hồ sơ gồm:
- Đơn xin việc làm (Theo mẫu) - Bản sao giấy khai sinh
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương
- Giấy khám sức khoẻ theo tiêu chuẩn do Bộ Quốc phòng quy định - Các chứng chỉ nghề nghiệp đào tạo
Đối với lao động có trình độ từ cao đẳng trở lên, hồ sơ xin việc ngoài những nội dung trên cần có thêm:
- Bản sao bằng tốt nghiệp có công chứng của Nhà nước - Bản sao kết quả học tập có công chứng
Bước 3: Phòng Tổ chức lao động có trách nhiệm tiếp xúc với các đối tượng tham gia dự tuyển để nắm bắt sơ bộ nhu cầu, nguyện vọng và những thông tin cần thiết từ phía người lao động. Tổng hợp và thông qua hội đồng xét duyệt.
Bước 4: Quyết định tạm tuyển và làm thử:
Đối với người lao động trực tiếp sản xuất phải thi sát hạch tay nghề (có hội đồng kiểm tra). Sau khi đã được hội đồng chấp nhận, Công ty ra quyết định tạm tuyển và người lao động phải trải qua một tháng thử việc. Hết thời gian thử việc Công ty sẽ thông báo kết quả thử việc cho người lao động biết.
Nếu đạt Công ty sẽ ký hợp đồng lao động ngắn hạn. Sau thời gian ký hợp đồng lao động ngắn hạn lần thứ nhất người lao động được kiểm tra lại trình độ tay nghề, kiểm tra lại sức khoẻ nếu đạt tiêu chuẩn, phòng tổ chức lao động báo cáo lại Giám đốc để xem xét.
Tuỳ theo yêu cầu của công việc sản xuất kinh doanh khi Công ty có nhu cầu thực sự cần tuyển thêm người lúc đó Giám đốc mới ký hợp đồng lao động dài hạn.
Quyền lợi của người lao động được hưởng trong thời gian thử việc (01 tháng) được trả lương bằng mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định. Hết thời gian thử việc được hưởng theo mức cố định đối với lao động làm gián tiếp bổ trợ. Còn đối với công nhân trực tiếp sản xuất thì hưởng lương theo kết quả sản xuất của chính họ.
Bước 5: Ký hợp đồng chính thức không xác định thời hạn
Người lao động có đầy đủ các điều kiện nói trên, Công ty làm thủ tục báo cáo cấp trên của doanh nghiệp phê duyệt. Sau khi được cấp trên phê duyệt giám đốc mới ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
- Các điều kiện quy định tại phần trên (nguyên tắc tuyển chọn và thủ tục tiến hành) chỉ áp dụng cho những lao động đã được đào tạo cơ bản cả trực tiếp và gián tiếp để làm nguồn ký hợp đồng lao động dài hạn. Các đối tượng lao động phổ thông, vụ việc nếu có nhu cầu chỉ ký hợp đồng ngắn hạn.
- Tuyển dụng lao động có trình độ đại học cao đẳng thực hiện theo quy chế tuyển dụng của cơ quan cán bộ Cục Chính trị quy định.
- Các đối tượng ưu tiên trong tuyển chọn cho đào tạo hoặc làm việc:
+ Con liệt sỹ, thương binh (có sổ) đang công tác tại Công ty
+ Con cán bộ phụ trách Công ty và trưởng phó các phòng ban phân xưởng.
+ Con công nhân bậc cao, cán bộ kỹ thuật có hệ số từ cao xuống thấp + Con cán bộ công nhân viên hoàn cảnh gia đình có nhiều khó khăn, chưa có con nào làm việc trong công ty (kể cả con các đồng chí đã nghỉ hưu).
+ Con của cán bộ những đơn vị mà công ty có mối quan hệ trong sản xuất kinh doanh, cán bộ địa phương nơi đóng quân. Thứ tự ưu tiên từ 1 đến 5.
* Ký kết hợp đồng lao động:
Giám đốc Công ty Cơ khí 25 được quyền tuyển dụng và ký hợp đồng lao động bằng văn bản theo luật hợp đồng lao động do Bộ lao động và thương binh xã hội ấn hành và thống nhất quản lý. Hợp đồng lao động được lập thành hai bản:
- Một bản do Công ty lưu giữ.
- Một bản do người được tuyển dụng giữ.
Tuỳ theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, Giám đốc và người tuyển dụng có thể ký kết một trong những loại hợp đồng sau:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn (dài hạn): Là hợp đồng ký cho ngườì lao động từ khi vào làm việc tại Công ty cho đến khi nghỉ hưu (theo quy định của nhà nước) nếu không có sai phạm gì xảy ra.
- Hợp đồng lao động ngắn hạn: Là loại hợp đồng có có thời hạn xác định ( 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 1 năm). Hết thời hạn ghi trong hợp đồng thì căn cứ vào nhu cầu sử dụng lao động của người sử dụng sẽ ký tiếp để ra hạn hợp đồng cho người lao động.
Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký kết. Việc thay đổi nội dung của hợp đồng có thể tiến hành bằng cách sửa đổi, bổ sung và giao kết bằng hợp đồng có sự chứng kiến của các bên.
* Quá trình tuyển chọn:
Có rất nhiều phương pháp tuyển chọn nhưng Công ty áp dụng một số phương pháp có hiệu quả sau:
1: Phương pháp phỏng vấn
Đây là phương pháp thông dụng nhất trong công tác tuyển dụng ở bất cứ tổ chức hay một doanh nghiệp nào đó. Có kiểu phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn chính thức để bước đầu có thể lựa chọn được những ứng viên thích hợp. Có 2 loại phỏng vấn :
+ Phỏng vấn sơ bộ: Hướng dẫn người xin việc làm hoàn tất một cách chính xác, hoàn chỉnh các dữ liệu trong hồ sơ xin việc của họ. Ngoài ra, trong cuộc tiếp xúc sơ bộ này người phỏng vấn cũng có thể nắm bắt được phần nào khả năng nhận thức, trình độ chuyên môn, cá tính, năng khiếu của người xin việc. Đồng thời người phỏng vấn cũng cung cấp các thông tin cần thiết cho người xin việc như điều kiện làm việc, nguyên tắc lương, hưu trí, thai sản.
+ Phỏng vấn chính thức: Là hình thức đánh giá một cách trực tiếp sắc thái bên ngoài: Cách ăn mặc, hình dáng, khả năng giao tiếp và trình độ chuyên môn. Qua cuộc phỏng vấn chính thức này hội đồng phỏng vấn có thể kết luận về mức độ thích nghi với công việc của các ứng cử viên một cách chính xác hơn.
* Có rất nhiều hình thức phỏng vấn:
- Phỏng vấn cá nhân: Cả hội đồng tuyển chọn sẽ lần lượt phỏng vấn từng cá nhân, đây là phương pháp phổ biến nhất.
- Phỏng vấn theo nhóm: Cả hội đồng tuyển chọn sẽ tiếp tục trực tiếp với một nhóm các ứng cử viên, xung quanh một bàn làm việc và lần lượt đặt những câu hỏi cho từng ứng cử viên trả lời.
- Phỏng vấn căng thẳng: Cả hội đồng sẽ đặt câu hỏi dồn dập để đánh giá khả năng phản ứng của các ứng cử viên.
- Phỏng vấn tình huống: Hội đồng đưa ra các tình huống và yêu cầu các ứng cử viên giải quyết tình huống khó khăn đó.
2: Phương pháp thi tuyển
Đây là phương pháp đặt người xin việc vào những tình huống như công việc thực sự mà họ sẽ phải làm và ứng cử viên nào mà hoàn thành công việc được giao một cách tốt nhất sẽ được tuyển dụng. Phương pháp này có thể đánh giá tương đối chính xác năng lực có thể đảm nhiệm được công việc. Kết quả này sẽ là công bằng nếu cuộc thi tuyển diễn ra công bằng, chính xác có sự giám sát của toàn hội đồng.
- Công tác đào tạo và bồi dưỡng sau tuyển dụng.
Những người đã được chính thức ký hợp đồng với Công ty tuỳ theo mức độ phức tạp của công việc mà được hướng dẫn việc thực hiện theo thời hạn
quy định từ 4 tuần đến 6 tuần. Việc hướng dẫn này do các cán bộ công nhân viên đã từng làm việc ở các bộ phận đó hướng dẫn lại hoặc do những cán bộ công nhân am hiểu công việc đó hướng dẫn cho nhân viên mới.
* Kết quả tuyển dụng của Công ty giai đoạn 2010-2012
CHỈ TIÊU 2010 2011 2012
Nhu cầu tuyển dụng 50 150 70
Số ứng viên nộp hồ sơ 70 220 115
Số ứng viên đến dự tuyển 70 210 110
Số ứng viên trúng tuyển 60 134 55
(Nguồn: Phòng tổ chức lao động)
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy nhu cầu tuyển dụng của năm 2011 cao hơn năm 2010 vì năm 2011 Công ty được giao chỉ lệnh sản xuất từ cấp trên ngay từ đầu năm và ký kết được nhiều hợp đồng kinh tế hơn năm. Do đó doanh nghiệp phải tuyển dụng nhiều lao động có tuổi đời trẻ, được đào tạo cơ bản trong các trường quân đội có thể làm chủ các máy móc thiết bị, công nghệ hiện đại.
Năm 2012, nhu cầu tuyển dụng giảm xuống vì doanh nghiệp đã ổn định về quân số, do đó chỉ tuyển dụng thêm một số lao động đặc thù để thay thế những đối tượng đến tuổi nghỉ chế độ.
+ Bố trí sử dụng lao động mới:
Những cán bộ, công nhân viên sau khi được tuyển chọn tức là được chấp nhận vào làm việc tại Công ty thì sẽ được cử đến các phòng ban phân xưởng và bố trí làm việc. Cán bộ công nhân viên mới sẽ được thử việc và làm quen với công việc trong thời gian 2 tuần. Trong hai tuần cán bộ công nhân viên mới sẽ được trưởng phòng hoặc quản đốc giới thiệu chung về công ty, về
công việc mình phải làm. Những lao động mới được đọc và nắm rõ các nội quy, quy chế của Công ty.
Ví dụ: Tuyển nhân viên vào làm việc tại phòng kế hoạch. Sau 2 tuần cán bộ mới được tiến hành làm thử việc tại phòng Kế hoạch, họ sẽ phải làm việc với một số khách hàng cũ và được quản lý hồ sơ của khách hàng đó. Tiếp đó khi làm quen việc thì cán bộ mới được giao làm việc với khách hàng mới.
Trong thời gian này cán bộ mới vẫn được cán bộ cũ trực tiếp hướng dẫn.
Trong suốt quá trình 3 tháng làm thử việc nếu cán bộ mới làm không đạt yêu cầu thì sẽ được tiếp thu làm thử việc 3 tháng tiếp theo, nếu vẫn không đạt thì sẽ được chuyển làm công việc khác hoặc bị chấm dứt hợp đồng.
Nhận xét về việc bố trí sử dụng cán bộ mới ta thấy rằng quá trình hướng dẫn, bố trí làm việc rất cẩn thận chu đáo, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho cán bộ mới. Phương pháp cho cán bộ mới tiếp cận làm quen với từng bước dần dần này rất có hiệu quả và tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ mới làm công việc có hiệu quả và nhanh chóng hoà nhập vào môi trường, điều kiện làm việc. Đặc biệt phương pháp này giúp cho hạn chế được rủi ro cho cán bộ mới cũng như tránh được rủi ro tổn thất cho Công ty.