CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TUẤN SINH
3.3. Đề xuất một số giải pháp
3.3.1. Các biện pháp tăng doanh thu và giảm chi phí:
Quản lý chi phí tốt, giảm chi phí là biện pháp cơ bản để tăng thêm lợi nhuận cho Công ty và cũng tạo điều kiện thuận lợi để Công ty có thể hạ thấp giá thành sản phẩm giúp cạnh tranh trên thị trường. Vì vậy, Công ty cần quán triệt các biện pháp sau:
- Tăng cường giám sát, quản lý các khoản chi phí. Cần giảm thiểu các khoản chi phí không cần thiết, đồng thời với việc quản lý các khoản chi phí như chí phí văn phòng, chi phí tiếp khách như chi phí điện nước nên tắt những thiết bị không cần đến hoặc sử
dụng hợp lý đối với điện thoại và dịch vụ internet, cần cử người giám sát tất cả các cuộc gọi và truy cập, vì hiện nay ở nước ta cước phí điện thoại và dịch vụ internet vẫn cao. Để giảm khoản chi phí này, trước hết Lãnh đạo Công ty phải quán triệt ý thức tiết kiệm đến từng phòng ban, từng nhân viên và có biện pháp quản lý chi phí chặt chẽ.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của Công ty bởi không có vốn sẽ không có bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào được thực hiện. Trong thời gian tới, Công ty cần có biện pháp để tránh tình trạng bị tồn đọng vốn, bị chiếm dụng vốn. Để giải quyết vấn đề này Công ty cần quan tâm đến công tác thu nợ thông qua việc giao trách nhiệm cho bộ phận kế toán Công ty lập sổ theo dõi công nợ, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng theo từng hợp đồng kinh tế. Khi hợp đồng kinh tế đến thời hạn thanh toán thì bộ phận kế toán có trách nhiệm báo ngay cho ban quản lý Công ty để họ bố trí người đi thu nợ. Nếu quá thời hạn thanh toán thì bộ phận kế toán phải đề xuất phương án giải quyết, thu nợ cho Công ty.
- Hạ thấp giá thành sản phẩm. Đây cũng là một biện pháp nhằm nâng cao lợi nhuận cho Công ty. Với đặc điểm là một công ty xây dựng thì giá thành sản phẩm của Công ty được cấu thành bởi các khoản mục chi phí sau: chi phí vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung… Do đó muốn hạ thấp giá thành sản phẩm, Công ty phải có các biện pháp quản lý các khoản mục chi phí nói trên sao cho hợp lý.
+ Với chi phí vật liệu: đây là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng giá thành sản phẩm nên việc hạ thấp khoản mục chi phí này cần phải được coi trọng. Nhưng tiết kiệm chi phí vật liệu không có nghĩa là cắt xén bớt nguyên vật liệu trong từng công trình, hạng mục công trình. Mà việc hạ thấp chi phí này có nghĩa là giảm bớt các hao hụt trong công tác bảo quản, giảm chi phí vận chuyển. Công ty cũng nên lập các phương án cải tiến, thay thế một số loại nguyên vật liệu nhằm giảm bớt chi phí mà không ảnh hưởng tới chất lượng công trình, hạng mục công trình. Nhưng có điều mà Công ty cần đặc biệt chú ý và đặt lên hàng đầu đó là chất lượng của các công trình.
+ Với chi phí nhân công: Hiện nay tại Công ty, chi phí nhân công bao gồm lương chính lẫn phụ của công nhân viên chức gián tiếp và trực tiếp. Cũng giống như các công ty xây dựng khác, để có thể đảm bảo tiến độ thi công và bàn giao đúng thời hạn thì Công ty có sử dụng các đội xây dựng thuê ngoài. Phần lớn đó là những lao động tự do nên việc quản lý theo dõi chắc chắn sẽ không được chặt chẽ, và có thể dẫn đến tình trạng không trung thực trong việc chấm công và trả lương cho họ. Vì vậy, để quản lý tốt khoản chi phí này Công ty cần kiểm tra, giám sát chặt chẽ hơn nữa đội ngũ lao động này kết hợp với việc đẩy mạnh phong trào nâng cao năng suất lao động và ý thức trách nhiệm của người lao động trong toàn Công ty.
+ Với chi phí sản xuất chung: để giảm bớt được khoản mục chi phí sản xuất chung, Công ty nên loại bỏ các khoản chi phí không hợp lý ra khỏi giá thành sản phẩm. Cần phải kiểm tra chặt chẽ nguồn gốc của các khoản mục chi phí phát sinh, xem nó phát sinh có hợp lý hay không. Đặc biệt là chi phí của công trình, hạng mục công trình nào thì công trình, hạng mục công trình đó phải gánh chịu không được để lại cho công trình, hạng mục công trình kế sau.
3.3.2. Các biện pháp nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản:
- Công ty cần đưa ra những chính sách chiết khấu, giảm giá thành sản phẩm cho phù hợp với giá trị thị trường nhằm đạt khả năng canh tranh với các công ty cùng ngành đồng thời xem xét tính toán kỹ trong khâu dự dữ nguyên vật liệu, chi phí sản xuất dở dang.
Lượng hàng hoá tồn kho được giải phóng nhanh sẽ rút ngắn thời gian luân luân chuyển và làm tăng khả năng thanh toán của Công ty. Việc dự trữ tồn kho lại rất cần thiết nên Công ty cần phải:
+ Nắm bắt nhu cầu: Tập hợp các số liệu (cả số lượng lẫn giá trị) về lượng hàng bán ra trong thực tế, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải quyết… Đồng thời, cùng với việc quan sát động thái thị trường, theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, thông tin phản hồi mà doanh nghiệp có những điều chỉnh và dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai.
+ Hoạch định cung ứng: Ngoài việc phân tích và dự đoán nhu cầu tiêu thụ, Công ty cần đánh giá công suất sản xuất, năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa (đầu vào) từ đối tác. Nếu các yếu tố trên đều theo hướng thuận lợi và doanh nghiệp kinh doanh trong môi trường không nhiều biến động thì Công ty chỉ cần duy trì tồn kho ở mức tối thiểu. Tuy nhiên, nếu giá nguyên vật liệu đầu vào thay đổi hay cục diện cung cầu theo giá thị trường biến động cao thì việc tồn kho phải được tính toán kỹ.
+ Tính toán lượng đặt hàng: Trên cơ sở nắm bắt và dự đoán cung cầu hàng hóa, Công ty cần phải tính toán lượng tồn kho cần thiết. Tránh tình trạng thiếu hụt dư thừa cao.
+ Xác định thời điểm đặt hàng:
Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng: Nếu thời gian này kéo dài do nhà cung cấp hoặc công ty vận chuyển chậm trễ, Công ty phải tính toán đo lường trước để không bị động.
Nhu cầu nguyên vật liệu: Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của khách hàng luôn thay đổi từng ngày. Và nhu cầu của các bộ phận sản xuất cũng thay đổi theo lịch trình sản xuất. Do đó, nếu đặt hàng không đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu hoặc thừa nguyên liệu.
Ngoài ra, Công ty cần phải:
- Lập kế hoạch tăng doanh thu bán chịu hoặc bán hàng trả chậm để mở rộng thị trường đồng thời ra kế hoạch quản lý chặt chẽ việc thu hồi vốn trong từng khoản thời gian ấn định, không được để vốn bị ứ đọng trong khâu thanh toán.
- Lập kế hoạch theo dõi số hiện có và tình hình biến động nguyên giá, giá trị hao mòn của từng loại tài sản cố định.
- Xây dựng quy chế tài chính nội bộ và quy chế quản lý, sử dụng tài sản cố định. Quy chế tài chính nội bộ quy định nội dung, trình tự ghi nhận doanh thu, chi phí, thẩm quyền phê duyệt đầu tư, điều chuyển, thanh lý, nhượng bán tài sản nói chung, tài sản số định nói riêng, nhận vốn góp, phân chia lợi nhuận, xử lý lỗ lãi, mục đích sử dụng các quỹ, chế độ
kế toán, kiểm toán…Quy trình quản lý, sử dụng tài sản đề cập cụ thể đến các vấn đề tổ chức, kinh tế, kỹ thuật trong việc đầu tư, điều chuyển, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lý, nhượng bán tài sản cố định. Việc ban hành và áp dụng quy chế sẽ tạo ra sự thống nhất, minh bạch và công khai trong quá trình thực hiện, làm tăng tính hiệu năng của công tác quản lý, và tính hiệu quả trong quản lý, sử dụng tài sản cố định.
- Tổ chức kế toán quản trị tài sản cố định và tiến hành phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định.
3.3.3. Các biện pháp làm tăng tính thanh khoản của Công ty:
Thanh khoản là khả năng thanh toán những hóa đơn đáo hạn bằng tiền mặt của công ty. Do đó, lượng tiền mặt mà Công ty sở hữu có tầm quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Sau đây là các biện pháp làm tăng tính thanh khoản của Công ty:
- Tài khoản chuyển khoản: cần tận dụng dạng tài khoản này trong các hoạt động tài chính vì nó sẽ cho phép Công ty có được một khoản lợi tức từ khoản tiền mặt dôi ra sau khi đã chi trả hoặc chuyển khoản lượng tiền dự trữ vào tài khoản tiết kiệm.
- Chi phí hoạt động: Định giá đúng mức chi phí cho công việc và thường xuyên xét xem có thể giảm nữa được không. Tiền thuê hoặc cho thuê bất động sản, chi phí quảng cáo, trả lương và những khoản phí dành cho các tác vụ chuyên nghiệp là những chi phí bắt buộc nhưng vẫn có thể cắt giảm trong suốt quá trình vận hành doanh nghiệp bên cạnh các phí tổn về nguyên vật liệu.
- Tài sản không mang đến lợi nhuận: Những tài sản không còn sử dụng cần phải thanh lý như máy móc, trang thiết bị văn phòng và phương tiện đi lại..để tạo ra doanh thu mới.
- Khoản phải thu: Giám sát những khoản phải thu một cách thật hiệu quả để đảm bảo thu hồi được những khoản cần thu sớm nhất.
- Khoản phải chi: giảm tối đa những khoản chi không cần thiết.
- Việc rút tiền của chủ sở hữu: Giám sát số lượng tiền bị rút ra phục vụ cho những mục tiêu phi lợi nhuận. Xuất tiền ra quá nhiều theo những nhu cầu không thật sự cần thiết có thể dẫn đến tình trạng kiệt quệ ngân sách.
- Lợi nhuận: Cần kiểm tra tỷ suất lợi nhuận của những mặt hàng sản phẩm và dịch vụ khác nhau của công ty một cách thường xuyên. Thẩm định xem đâu là nơi có thể giảm giá thành để góp phần duy trì hoặc tăng trưởng doanh lợi.
- Luôn đảm bảo cân bằng thanh toán giữa tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn.