AI LÀM, VẤN ĐỀ GÌ, Ở ĐÂU, NHƯ THẾ NÀO, KHI NÀO, TẠI SAO…
III.5 ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ KIỂU GIAO TIẾP TRỰC TIẾP
Giới thiệu các điểm cần lưu ý của một số hình thức giao tiếp trực tiếp ngoài các điểm chung đã học:
1. Đối thoại qua điện thoại 2. Phỏng vấn
3. Thuyeát trình
4. Điều khiển cuộc họp
III.5.1 ĐỐI THOẠI QUA ĐIỆN THOẠI
a- Những khó khăn đặc thù của đối thoại qua điện thoại:
những con số đáng lưu ý
– 58% các lần chờ chuyển máy có thời gian trên 3 phút.
– 82% những người gọi đến không tự giới thiệu (không cho biết tên, cơ quan mà dọ đang àm việc)
– 39% nhấc máy sau 2 phút chuông reo
– 77% không ghi nhận lại những thông tin do người đối thoại cung cấp.
b- Làm thế nào để tiếp xúc dễ dàng c- Duy trì sự chú ý
d- Kết thúc cuộc đối thoại qua điện thoại e- Một vài lời khuyên
Nói rõ ràng, đơn giản, tránh ngắt lời
III.5.2 Phỏng vấn
a- Tính chaát:
- Là đối thoại không ngang hàng,
- thực hiện theo mục đích riêng của người phỏng vấn, nhưng người được phỏng vấn cũng có mục đích của mình
b- Yếu tố cho người phỏng vấn thành công:
- nghiên cứu trước hồ sơ, chuẫn bị nội dung bộ câu hỏi
- có thể đặt ra các bài tập, tình huống để đánh giá đáp ứng - chủ động gây bất ngờ
c- Yếu tố cho người dự phỏng vấn thành công:
- Hiểu rõ bản thân, mục đích của cuộc phỏng vấn - tìm hiểu thông tin về công ty, người phỏng vấn - Cần hiểu rõ câu hỏi trước khi trả lời
- chuẫn bị một số câu hỏi ngược lại khi được phép
d- Một vài lời khuyên:
- Tự tin, chủ động - tạo thiện cảm, tin cậy
III.5.3 Thuyeát trình:
a- Tính chaát:
- Nhằm chuyển giao khối lượng lớn thông tin cho 1 tập thể trong thời gian có hạn - Là kết quả tổng hợp lời nói + phương tiện nghe nhìn
b- Yếu tố cho thuyết trình thành công:
- nắm vững nội dung, mục đích buổi thuyết trình - hiểu rõ đối tượng => chuẩn bị tốt
- theo dõi phản ứng khán giả, có biện pháp gây chú ý – tương tác - thuyết trình viên không chuyên phải tập dượt cẩn thận
c- Tính chất của bài trình chiếu (powerpoint slides) hiệu quả:
- sử dụng kết nối (link) để giới thiệu dàn bài toàn thể, từng phần => dễ theo dõi - chỉ dùng cụm từ thay cho câu, ý nghĩa đầy đủ sẽ được diễn giải sau.
- dùng hình vẽ, ký hiệu thay chữ – kết hợp phương tiện nghe nhìn d- Một vài lời khuyên:
- Tự tin, chủ động - bài trình chiếu thu hút sự chú ý, rõ ràng, ngắn gọn
III.5.3 Thuyeát trình (tieáp):
a- Tính chaát:
- Chuyển giao khối lượng lớn thông tin cho 1 tập thể trong thời gian có hạn - Là kết quả tổng hợp lời nói + phương tiện nghe nhìn
b- Yếu tố cho thuyết trình thành công:
- nắm vững nội dung, mục đích buổi thuyết trình - hiểu rõ đối tượng => chuẩn bị tốt
- theo dõi phản ứng khán giả, có biện pháp gây chú ý, tương tác với khán giả - thuyết trình viên không chuyên phải tập dượt cẩn thận
c- Tính chất của bài trình chiếu (powerpoint slides) hiệu quả:
- sử dụng kết nối (link) để giới thiệu dàn bài toàn thể, từng phần => dễ theo dõi - chỉ dùng cụm từ thay cho câu, ý nghĩa đầy đủ sẽ được diễn giải sau.
- dùng hình vẽ, ký hiệu thay chữ – kết hợp phương tiện nghe nhìn
d- Một vài lời khuyên:
- Tự tin, chủ động – không được đọc bài TT
- bài trình chiếu thu hút sự chú ý, rõ ràng, ngắn gọn
III.5.4 Điều khiển cuộc họp:
a- Tính chaát:
- Cuộc họp = người điều khiển + 1 tập thể đạt mục đích chung - Là kết quả tổng hợp lời nói + phương tiện nghe nhìn
- Kết qua cần được ghi nhận bằng văn bản
b- Phân loại theo mục tiêu cuộc họp
1. Cung cấp thông tin: họp phổ biến thông tin
2. Tiếp nhận thông tin: thu nhận thông tin từ dưới lên.
3. Tìm giải pháp cho một vấn đề.
4. Ra một quyết định tiến đến hành động.
5. Cũng cố quan hệ bên trong nhóm.
III.5.4 Điều khiển cuộc họp (tiếp):
c- Yếu tố để điều khiển buổi họp thành công:
- có các yếu tố của buổi thuyết trình tốt
+ chuẩn bị tài liệu – tâm lý cẩn thận cho thành viên => có buổi họp trù bị
- Chuẩn bị phương tiện: phòng họp, hậu cần, ban thư ký…
d- Thuyết trình trong buổi họp:
- rõ ràng, ngắn gọn - tập trung ý chính (do thành viên có nhiệm vụ nghiên cứu trước)
- chuẩn bị các tài liệu, phương tiện cho thảo luận: biểu đồ, sơ đồ
e- Kết thúc buổi họp:
- cần có văn bản ghi nhận kết quả buổi họp
Làm việc nhóm Page 1
Công tác Kỹ sư – 2008