CHệễNG II KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH và ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP
V- Vai trò người chủ trì buổi họp
1/ Những chức năng phải đảm nhiệm:
a/ Chức năng thực hiện- đề xuất ý kiến.
Vận động mọi thành viên trong nhóm phải hoạt động: một nhóm hành động có hiệu quả là nhóm luôn luôn tạo ra các ý tưởng,những nhận xét, sự phân tích, những phê phán, đề nghị, thay vì bị giới hạn và lệ thuộc vào một người lãnh đạo nào đó.Cần khơi ngòi động viên, sau đó trình bày lại và thực hiện công việc tổng hợp từng phần.
b/ Chức năng tạo thuận lợi cho các thành viên
Chức năng này làm cho các tham dự viên phát huy hết năng lực của mình ,đây là chức năng chính của người chủ trì .
Một tập thể tốt là một tập thể không hoạt động một cách vô tổ chức hay nói lòng vòng không đạt gì cả. Do đó cần phải:
- Hoạt động có tổ chức.
- Có mục tiêu được xác định rõ ràng.
- Chọn lựa một phương thức thảo luận hợp lý (trình tự ).
- Phân phối các chức năng và nhiệm vụ thích hợp.
Chức năng tạo điều kiện thuận lợi gắn liền chủ yếu với kế hoạch, với các phương tiện và các phương pháp làm việc.
Người chủ trì chuẩn bị và giới thiệu trước buổi họp những mục tiêu, kế hoạch chương trình thảo luận, tiến độ của buổi họp, các quy định cần tuân thủ phải tuân thủ … hướng dẫn cả nhóm đi đúng
Page 16
hướng tránh những nhầm lẫn đi lạc đề, tạo thuận lợi cho các tham dự viên nêu cảm nghĩ của mình, tập trung vào vấn đề, đừng nói chuyện phiếm, bảo đảm những điều được bàn bạc là của mọi người.
Phải làm sao cho mọi nguồn lực của tham dự viên được khai thác tối đa.
c/ Chức năng điều hoà
Người chủ trì làm sáng tỏ vấn đề - tạo mối liên kết giữa các tham dự viên:
Người chủ trì phải tính đến trạng thái tâm lý và tính dễ xúc cảm của tham dự viên cũng như những liên hệ riêng tư giữa họ với nhau. Các yếu tố khác nhau này có thể là nguồn gốc của các sự bế taéc.
Chức năng điều hoà sẽ làm liên kết vai trò cá nhân, tạo sự hiểu biết giữa các tham dự viên và loại bỏ các sự đối nghịch nhau tạm thời nếu có.
Đối với người chủ trì, điều hoà hoạt động tập thể là giúp đỡ tập thể vượt qua những trở ngại tâm lý mà tập thể đối đầu: sự căng thẳng, gay cấn. Anh ta cần tìm hiểu những nguyên nhân của những căng thẳng, bế tắc này. Khi chức năng điều hoà được bảo đảm thì tập thể sẽ làm việc và tiến triển trong bầu không khí hoà hợp và tôn trọng lẫn nhau.
2/ Các kỹ thuật áp dụng của người chủ trì:
a/ Trình bày lại:
Đây là một việc cần thiết. Nó cho phép người vừa phát biểu thấy rằng chủ tọa đã hiểu mình;
nếu không thì phải đi sâu vào vấn đề, nói lại cho chính xác hơn. Sự trình bày lại làm cho mọi người nhận thức các điểm thoả thuận hay bất đồng vừa được phát biểu và làm rõ thái độ trung lập, không thiên vị của người hướng dẫn trước nội dung cũng như hình thức của các cuộc trao đổi, nhờ đó mà khích lệ tham dự viên ( vì các tham dự viên được nghe lại).
b/ Tổng hợp:
Trong khi sự trình bày lại chỉ nhằm kiểm điểm lại những điều mà tham dự viên vừa nêu ra, thì sự tổng hợp lại là một tóm lược hay tập hợp các dữ kiện chính yếu do tập thể nhóm phát biểu. Nó cho phộp mọi người nhận thức đươcù vị trớ của mỡnh trong quỏ trỡnh hoạt động kiểm tra, những gỡ đó đạt được hay chưa đạt được. Người chủ trì cần tổng hợp từng phần các vấn đề trong chương trình nghị sự
đã nêu ra.
c/ Nêu câu hỏi:
Việc nêu các câu hỏi ,cho phép mọi thành viên có thể đi sâu vào vấn đề hay tiếp đà cho việc tranh luận:
Vớ duù:
Câu hỏi trực tiếp : ông nghĩ gì về điều đó, thưa ông X?
Câu hỏi phản hồi : tập thể suy nghĩ gì về những điều ông X vừa nói?
Câu hỏi truyền : ông X hỏi tôi như thế, vậy thì theo ông, ông nghĩ thế nào về điều đó, thưa oâng Y?
Câu hỏi ngược: thưa ông X, ông hỏi tôi như vậy, thế chính ông, ông nghĩ như thế nào về điều đó?
d/ Các kiểu tạo sinh khí buổi họp:
Trong việc điều hành hội họp, người ta cũng tìm thấy các đường nét chính, các kiểu tạo sinh khí cho buổi họp mà chúng ta thường gặp nơi những người hướng dẫn các buổi đối thoại.
Họ có thể can thiệp vào buổi họp về nội dung cũng như hình thức để làm cho buổi họp trở nên sinh động và thuận lợi. Người ta thấy rằng chức năng chính của người chủ trì buổi họp là chức năng tạo điều kiện thuận lợi cho các tham dự viên (làm cho các tham dự viên phát biểu)
e/ Những thái độ có thể có của người chủ trì.
Trong các buổi họp mang tính chất đối thoại, thường cá nhân người chủ trì có thể biểu hiện nhiều thái độ, các chuyên gia tâm lý phân biệt khoảng 30 thái độ khác nhau, các thái độ thường gặp là:
- Aùp đặt:
Thái độ có tính chất giáo huấn nhằm nói với tập thể những gì phải làm.Thái độ này làm tăng sự lệ thuộc của tập thể với người chủ trì. Tuy nhiên nó có thể dẫn đến sự chống đối
Page 17
của tập thể. Thái độ này thường biểu hiện ở: “Người lãnh đạo”, “Chuyên gia”, “Người truyền giáo”, “Huấn luyện viên”, “Kẻ thống trị”
- ẹieàu tra:
Thái độ này có mục đích làm sáng tỏ cuộc tranh luận bằng cách đưa ra những câu hỏi, nhất là những câu hỏi mở. Thái độ này thường biểu hiện ở: “Người điều tra làm rõ”
- Đánh giá :
Người chủ trì luôn nhận xét, phê phán những gì tổ, nhóm đã nói và làm. Thái độ này cản trở sức sáng tạo của tập thể bởi vì nó gia tăng sự lệ thuộc của tổ, nhóm với người chủ trì, vì sợ bị phê bình. Các thành viên của tổ, nhóm sẽ đáp ứng lại thái độ này theo hai cách: hoặc rút lui hoặc kháng cự lại.
- Nâng đỡ (ủng hộ)
Người chủ trì muốn tìm cách làm cho mọi người yên tâm, Họ tỏ ra là “Đồng đội”,
“Người tâm phúc”, “Người bảo vệ”, “Người che chở”. Nguy cơ: làm tăng sự lệ thuộc tình cảm của tổ, nhóm với người chủ trì.
- Giải thích, xét đoán
Người chủ trì buổi họp diễn đạt những ý của các tham dự viên đã phát biểu, làm sáng tỏ những gì mà tham dự viên chưa nói hay chưa muốn nói.
- Lãnh hội - nhận thức - thông cảm :
Người chủ trì cố gắng trình bày lại một cách chính xác những gì mà các tham dự viên cảm nhận, tỏ ra là “Người đồng cảm”. Thái độ này cho phép họ làm những cuộc tổng hợp từng phần, cũng như tái lập sự bàn bạc, tranh luận cho việc soạn thảo lại vấn đề. Chính thái độ này cho phép đảm bảo chức năng tạo thuận lợi cho các tham dự viên.Chỉ có thái độ sau cùng mới đưa đến sự tôn trọng đối với tham dự viên và tập thể. Không thể dẫn dắt một cách đúng đắn một buổi họp mà không có thái độ hiểu biết và thông cảm.
Là một người chủ trì buổi họp phải luôn luôn tỏ rõ sự hiện diện của mình trước những người khác, trước tập thể, Anh ta phải biết lắng nghe, biết tôn trọng người khác và tôn trọng tập thể.
Vi- Các yếu tố tâm lý của nhóm ảnh hưởng đến cách điều hành buổi họp
Các chuyên gia tâm lý của các nhóm hay các nhà tâm lý xã hội học đã đưa ra các cách giải thích về những gì đã xảy ra trong các nhóm tại các buổi họp.
1/ Trạng thái tình cảm (nội tâm)
Đây là yếu tố chính yếu, nhưng nó tác động ở mức độ không ý thức. Tác động của nó là làm cho nhóm ít khi hoạt động hợp lý.Mỗi thành viên trong nhóm trải qua một cuộc giằng co nội tâm:
- Họ cần đến những người khác để đạt được những mục tiêu của mình, và thể hiện một tình cảm tích cực đối với nhóm và các buổi họp.
- Họ cũng sợ những người khác đe dọa sự tự do của mình và họ tìm mọi cách thoát khỏi sự lo sợ này và cả nhóm cũng vậy.Tình trạng này làm xấu đi sự hợp tác và làm cản trở việc giải quyết thẳng thắn các vấn đề. Điều này thường dẫn đến trong các nhóm sự lưỡng lự giữa hai thái độ đối với người chủ trì, có thể gây ra:
+ Hoặc là họ giao cho người chủ trì quyết định những gì phải thực hiện (sự lệ thuộc) + Hoặc là ép buộc người chủ trì nhận lấy trách nhiệm đối với mọi khó khăn (tìm vật tế
thần → đổ trách nhiệm cho người khác).
2/ Các điểm tương đồng.
Nó xuất hiện hay tái hiện một cách nhanh chóng trong buổi họp. Nó được hình thành dựa trên sự thiện cảm và có thể làm phát sinh sự phức tạp cùng với các ưu nhược điểm (do các thành viên thường trao đổi riêng). Sự thân ái này hình thành dựa trên sự giống nhau về cá tính, về quyền lợi của các bên liên quan.
3/ Sự tương tác.
Page 18
Sự tương tác xảy ra khi: hành động của một thành viên tác động như là một tác nhân kích thích hoặc gây ra phản ứng của một thành viên khác. Xuất phát từ sự không nhất trí về quan điểm hoặc quan hệ giữa các tham dự viên.
4/ Thoâng tin.
Sự sai lệch thông tin có thể bắt nguồn từ hai nguyên nhân:
- Sự thiếu thông tin: thông tin không thu nhận được.
+ Nó có thể do người phát tin: anh ta không thể trình bày trước tập thể những gì anh ta cảm nhận hay biết được vì những lý do trí tuệ, tình cảm, quan hệ giao tiếp (có sự hiện diện của sếp chăûng hạn).
+ Nó có thể do người tiếp nhận tin: họ không thể hiểu được thông tin hay họ không chú ý quan tâm chúng (người ta chỉ nghe những gì người ta muốn nghe).
- Sự sai lệch thông tin: những gì họ thu nhận được là khác với những gì đã được truyền đi.
+ Chúng có thể do người phát tin: khi một thành viên vô tình cung cấpnhững thông tin dễ hiểu lầm, hoặc khi anh ta cố ý cung cấp những thông tin sai lệch do sự sợ hãi, do bị ép buộc hoặc có ý đồ thao túng v.v...
+ Do người tiếp nhận, họ cảm nhận điều gì đó nhiều hơn các tin tức được thông tin cho họ (tự tạo ra một chùm ý tưởng liên kết hay suy rộng).
5/ Các vai trò (nhiệm vụ) của mổi thành viên.
- Trong cuộc họp, mọi người có khuynh hướng cho mình là đặc biệt, là quan trọng, điều này thường tùy thuộc vào vị trí xã hội của mỗi người.
- Các thành viên chớ đợi ở mỗi người một thái độ cư sử tùy thuộc vào vị trí xã hội của thành viên đó. Mỗi người có một vai trò, các vai trò có tính độc lập mỗi người tự xác định vai trò của mình đối với người khác.
Người ta phân biệt ba loại vai trò khác nhau trong các cuộc họp:
+ Những vai trò chú trọng đến công việc: những người muốn tạo thuận lợi cho công việc của tập thể (nhóm) bằng cách đưa ra các ý kiến, cung cấp các thông tin, thiết lập bảng biểu …
+ Những vai trò duy trì sự gắn bó của tập thể: những người có khả năng làm giảm nhẹ các xung đột trong tập thể, tạo nên sự thống nhất, tìm cách khuyến khích người khác, sẵn sàng tiếp thu ý kiến của mọi người.
+ Những vai trò chú trọng vào nhu cầu cá nhân: những người thích được làm mình nổi bật, muốn nắm quuyền lực, thích kể về mình, tìm cách thu phục cảm tình người khác (tìm đồng minh). Đó là những người cản trở sự hoạt động của tập thể (đội, nhóm).
Vii- Một vài ví dụ về trình tự điều khiển buổi họp . 1/ Dieãn tieán maét xích:
Người tổ chức yêu cầu một tập thể (nhóm) phải ra quyết định tại buổi họp và kéo dài trong một thời gian hạn định , có thể tiến hành qua các giai đoạn sau:
a) Trình bày vấn đề b) Giải thích các sự kiện c) Duy trì sự bàn luận về đề tài d) Tổng hợp và lựa chọn
e) Bàn bạc về các hậu quả của sự lựa chọn f) Chọn quyết định sau cùng
2/ Họp bàn dự án :
Sự tìm kiếm các ý tưởng mới trong một tổ chức ,căn cứ trên sự kêu gọi óc sáng tạo và đổi mới của mọi thành viên đưa ra các phương án, để cuối cùng đi đến quyết định thực hiện dự án nào trong số các dự án đã nêu ra.
Các tiêu chuẩn đánh giá phải được xác định bởi chính tập thể đó, nó tùy vào mục tiêu muốn đạt. Xét trường hợp của 5 dự án A,B,C,D,E được đánh giá theo các tiêu chuẩn sau: tính khả thi, tính
Page 19
hiện thực, tính đặc trưng,tính kinh tế, ý thích chung … Ta thành lập bảng sau :
Các dự án Tieâu
chuaồn A B C D E
Khả thi Thực tế Đặc trưng YÙ thích chung
Tính kinh teá
…………..
Những thành viên của nhóm đánh giá các dự án bằng cách đưa vào các tiêu chuẩn như sau - Có : nếu chấp nhận
- O : không có ý kiến
- Không : nếu không chấp nhận.
Dự án coi là đạt nhiều tiêu chuần nhất sẽ được chấp nhận.
Viii- Phửụng tieọn giao tieỏp nghe nhỡn.
1/ Đặt vấn đề:
- Phương tiện giao tiếp nghe nhìn là phương pháp chuyển tiếp thông tin nhanh nhất đến người nhận, còn người trình bày không sợ bị trùng lặp.
- Hiện nay nguời tiếp nhận thông tin được giao tiếp nhiều với phương tiện truyền hình, quảng cáo v.v… nên họ rất nhạy cảm với việc giao tiếp bằng các phương tiện nghe nhìn.
- Con người có 5 giác quan: thị giác, thính giác, xúc giác, khứu giác, vị giác.
Qua nghiên cứu người ta nhận thấy thông tin nhận được gồm: thông tin từ thị giác chiếm 83%
còn từ thính giác chỉ chiếm 11%
- Thông tin từ thị giác cảm nhận được dễ dàng hơn, và nhận được cả những thông tin phức tạp. Châm ngôn có câu:” Trăm nghe không bằng một thấy”.
2/ Sự tiếp nhận và đọc hình ảnh:
- Sự tiếp nhận và đọc hình ảnh phụ thuộc rất nhiều yếu tố:
Kích thước, vị trí đặt vật, màu sắc, khoảng cách, sự vận động v.v… của hình ảnh sẽ gây khó khăn hoặc trực tiếp giúp ích cho mọi người dễ tiếp nhận và đọc hình ảnh.
- Thời điểm trong ngày, giới tính, tuổi tác, trình độ văn hoá, trình độ nhận thức v.v…ảnh hưởng rất lớn đến sự tiếp nhận và đọc các hình ảnh.
- Có thể thay đổi những khả năng cảm nhận hình ảnh thông qua một số kỹ thuật như: tạo nên các lời chú giải, các lời bình và âm nhạc kèm theo hình ảnh, đọc hình ảnh cũng trải qua nhiều giai đoạn:
Nhận biết – Phân tích – Lựa chọn và liên kết chúng lại với nhau.
Ngày nay khuynh hướng dùng phương thức nhìn để thâm nhập vào tất cả các phương thức khác, bởi vì hình ảnh liên quan đến ngôn ngữ để biểu tượng trong đó hình dáng, màu sắc và những yếu tố khác, sự phối hợp giữa chúng tạo nên những biểu tượng.
Chính từ mức độ biểu tượng này mà hình ảnh sẽ là tốt nhất và có khả năng diễn tả mọi loại khái niệm mà nói, viết không làm được
3/ Một số phương tiện hỗ trợ nghe nhìn:
a/ Bảng giấy:
- Văn tự rõ ràng, không bụi, dễ thấy màu sắc
- Khả năng chuẩn bị trước một số tài liệu để tiết kiệm thời gian cho trình bày
- Khả năng lưu trữ những gì đã viết trong suốt buổi họp hay thực tập và sau đó trở thành thoâng tin.
Page 20
- Khả năng tham gia của mỗi thành viên cùng một nhiệm vụ như người hướng dẫn.
- Trao đỗi tìm hiểu làm sáng tỏ vấn đề nêu ra thường dùng cho các báo cáo thực tập, dự án, coâng trình…
b/ Bảng nỉ:
- Các nội dung họp có thể được đính lên bảng nỉ theo ý muốn - Giới thiệu tài liệu phức tạp theo từng giai đoạn hay từng yếu tố.
- Việc sắp xếp các đồ thị, biểu đồ, hình ảnh minh hoạ đã được chuẩn bị trước sẽ có chất lượng tốt.
- Tiết kiệm thời gian vì tránh được việc vẽ các yếu tố cần giới thiệu hay vẽ lại chúng nếu cần giới thiệu lại.
- Có khả năng thay đổi theo ý thích với một sơ đồ mới hay tạo lập những thay đổi khi cần thieát.
- Sự tham gia dễ dàng của mỗi thành viên trong nhóm muốn trình bày cách giải quyết vấn đề trên bảng theo ý kiến của mình.
c/ Bảng điện tử:
Chúng ta có thể viết, vẽ, xoá… như một bảng thông thường bằng bút lông ,trình bày các phần cần thiết, sau đó các phần này có thể được in ra hay copy thành nhiều bản; nhưng đắt tiền.
d/ Đèn chiếu dùng giấy fim trong (Overhead)
Được thiết kế cho việc đào tạo, nó là công cụ sinh động nhất trong việc truyền đạt thông tin.
Nó chiếu những tài liệu trên các giấy film trong, khổ lớn A4, được sắp đặt trên một tấm ngang phản quang. Việc chiếu được thực hiện trên mọi loại màn hình (tường sáng, bảng trắng, màn treo tường).
- Một trong những thuận lợi của đèn chiếu là cho phép người sử dụng thiết kế và thực hiện việc truỳên đạt thông tin ít tốn kém.
- Nó cho phép thực hiện tài liệu, đồ thị có chất lượng tốt, đổi mới nội dung trong thời gian tối thiểu.Cho phép dùng các tài liệu trắng đen hoặc màu.
e/ Máy chiếu video:
- Một đầu video và một tivi nếu ta ghi và đọc những chương trình phát hình.
- Một máy quay phim, một đầu video và một tivi nếu ta muốn thực hiện được các sản phẩm rieâng.
- Máy quay phim cho phép xem trực tiếp trên tivi những gì được quay bởi người sử dụng.
f/ Máy chiếu Projector.
Là thiết bị kết nối và truyền tín hiệu qua máy tính cho chất lượng hình ảnh và độ sáng cao, kích thước vừa phải , dễ di chuyển , dễ sử dụng .
Có nhiều loại với các kích cỡ và độ sáng khác nhau phù hợp với nhu cầu của người sử dụng.Có thể dùng trong các cuộc hội thảo cần trao đổi sửa chữa ngay khi các thành viên tham gia đóng góp ý kiến và ra văn bản cuối cùng thông qua sự điều chỉnh trên máy tính.
Đây là thiết bị hiện đại và được sử dụng rộng rãi trong các cuộc hội thảo và hội nghị.
Trong các buổi thuyết trình và hội họp việc sử dụng phương tiện nghe nhìn thích hợp sẽ mang lại hiệu quả rất lớn cho người tham dự.
Kết luận
Kỹ năng thuyết trình và điều khiển cuộc họp là những vũ khí quan trọng và lợi hại , một thế mạnh cạnh tranh của con người trong bất kỳ điều kiện và hoàn cảnh nào, vì vậy cần phải nắm vững các kỹ năng này.
Nhà viết kịch và là thi sĩ nổi tiếng người Anh William Shakepeare (1564 1616) đã có lời khuyên bất hủ đến nay vẫn còn giá trị và đáng nhớ :
Nói không gọt dũa ít nhiều . Vận may của bạn như diều đứt dây.
Núi như vậy cú nghĩa là muốn trở thành một người thuyết trỡnh giỏi , người điều khiển cuộc họpứ cú hiệu quả đòi hỏi bạn phải học hỏi và kiên trì tự rèn luyện bản thân nhiều hơn.
Tại nhiều trường đại học ở các nước trên thế giới có môn thi hùng biện bắt buộc trong chương trình chính khóa để sinh viên tự rèn luyện bản thân.