CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THANG MÁY QUỐC TẾ
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Thang máy Quốc Tế
2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
Do lĩnh vực kinh doanh của Công ty chủ yếu là cung cấp các thiết bị thang máy có giá trị lớn nên hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ của Công ty được thực hiện trên các hợp đồng kinh tế.
Khách hàng khi có nhu cầu đặt hàng sẽ liên hệ với Công ty. Bộ phận Kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng và báo giá cho khách hàng. Nếu đồng ý với bảng báo giá, khách hàng sẽ cùng Công ty tiến hành ký hợp đồng.
Sau đó bộ phận Kinh doanh sẽ gửi thư yêu cầu Khách hàng thanh toán đợt 1 giá trị hợp đồng. Khi đã nhận được thông báo chuyển tiền của khách, bộ phận Kinh doanh sẽ bàn giao công giao công việc cho bộ phận Công trình để lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành đặt hàng.
Bộ phận Công trình sẽ thực hiện kiểm tra vật tư tại nhà máy sản xuất trước khi nghiệm thu vật tư với khách hàng. Nếu như vật tư không đúng với đơn đặt hàng thì bộ phận này sẽ làm việc lại với nhà máy. Sau đó, bộ phận Công trình sẽ cùng với khách hàng nghiệm thu vật tư tại nhà máy.
Bộ phận Kinh doanh sẽ gửi thư yêu cầu khách hàng thanh toán đợt 2 giá trị hợp đồng. Sau khoảng 02- 03 ngày, bộ phận Kế toán sẽ gửi Uỷ nhiệm thanh toán đã được Ban Giám đốc xét duyệt cho nhà cung cấp.
Trước khi giao vật tư cho khách , bộ phận Công trình sẽ thông báo trước cho khách hàng ngày nhận vật tư. Sau đó, bộ phận này sẽ nhận hàng tại nhà máy và giao hàng cho khách. Sau khi đã giao vật tư, bộ phận Công trình đem các chứng từ liên quan chuyển cho bộ phận Kế toán.
Khi hàng đã giao tới công trình, Bộ phận Công trình sẽ tiến hành việc thi công, lắp dựng, kiểm tra công việc hoàn thành tại công trường trước khi nghiệm thu với KH
Yêu cầu thanh toán phần lắp đặt đã được Ban Giám đốc xét duyệt sẽ được bộ phận Kinh doanh gửi cho khách hàng, khách hàng sẽ thanh toán tiền theo như trong hợp đồng đã ký. Khi kết thúc quá trình giao hàng, bộ phận Kinh doanh lập thanh lý hợp đồng có xác nhận của Giám đốc.
Quy trình bán hàng của công ty tương đối chặt chẽ, có sự phối hợp nhịp nhàng, phù hợp với công việc của từng phòng ban. Các chứng từ, yêu cầu thanh toán đều được kiểm tra, xét duyệt bởi Ban Giám đốc đẩm bảo tính chính xác, hợp lệ của chứng từ.
* Quy trình hạch toán
Công ty hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trên TK 511 gồm 3 TK chi tiết:
TK 5111: Doanh thu cung cấp và lắp đặt thang máy
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
TK 5113: Doanh thu CCDV bảo trì sửa chữa
TK 5118: Doanh thu khác
Trong đó TK 5111 bao gồm 3 TK cấp 3 đó là:
TK 51111: Công trình tư nhân
TK 51112: Công trình tổ chức
TK 51113: Công trình bảo trì
Kế toán tổng hợp căn cứ theo HĐKT, hoá đơn GTGT và các chứng từ thanh toán khác có liên quan như: phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi tiền, uỷ nhiệm thi,chi của ngân hàng sẽ thực hiện việc đối chiếu, sau đó kế toán sẽ hạch toán và nhập liệu các nghiệp vụ tương ứng. Hãy xét cụ thể trường hợp sau:
Ngày 21/08/2017, công ty đã ký kết hợp đồng cung cấp 1 thang máy tải khách của hãng MITSUBISHI với công ty Cổ phần quốc tế SAMNEC. Đến ngày 23/04/2018, công ty cổ phần quốc tế SAMNEC đã thanh toán 100% giá trị hợp đồng. Trị giá hợp đồng ghi trên hoá đơn là 1.120.000.000 VNĐ (đã bao gồm thuế GTGT 10%).
Hình 2.1. Hoá đơn GTGT số 0000114 của Công ty
Kế toán sẽ nhậpsố liệu, ngày tháng, nội dung liệu vào phần mềm kế toán theo như trên hoá đơn GTGT. Khi kế toán nhập liệu xong, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi nhận các nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 131: 1.120.000.000 Có TK 5112: 1.018.181.818 Có TK 3331: 101.818.182
Sau đó, kế toán nhấn nút “ Cất ” trên thanh công cụ, phần mềm sẽ nhanh chóng cập nhật số liệu vào sổ NKC (phụ lục 01), sổ chi tiết, sổ cái TK 511 (phụ lục 02). Sau đó, kế
toán sẽ thực hiện công việc đối chiếu số liệu trên hoá đơn và các chứng từ liên quan đã khớp với số liệu nhập trên máy hay chưa.
Hình 2.2. Màn hình chứng từ bán hàng theo hoá đơn GTGT của Công ty
Qua đây em nhận thấy quy trình hạch toán trên của Công ty khá khoa học, chăt chẽ.
Trước khi nhập liệu trên máy tính, kế toán cũng đã kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ có liên quan. Các tài khoản để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh là phù hợp theo TT 133 mà công ty áp dụng. Công ty đã mở thêm 3 tài khoản cấp 3 của TK 5111 để ghi nhận chi tiết hơn nội dung doanh thu bán hàng và CCDV nhằm phù hợp với ngành nghề kinh doanh của Công ty. Sau khi hoàn thành quá trình nhập liệu, kế toán đã kiểm tra lại sự khớp đúng của số liệu trên máy với chứng từ có liên quan, hạn chế sự sai sót.
Tuy nhiên, Công ty lại chưa có bộ phận kế toán quản trị cho kế toán doanh thu, điều này một phần gây ảnh hưởng đến quyết định sản xuất của Ban Giám đốc do không theo dõi được cụ thể số lượng bán ra của từng mặ hàng là bao nhiêu.