CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THANG MÁY QUỐC TẾ
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Thang máy Quốc Tế
2.2.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng
Công ty hạch toán chi phí bán hàng trên TK 6421 gồm 10 TK chi tiết đó là:
TK 642101: Cước vận chuyển, bốc xếp hàng hoá
TK 642102: Xăng xe, chi phí đường bộ
TK 642103: Lương nhân viên bộ phận kinh doanh
TK 642104: Chi phí công tác bán hàng
TK 642105: Kiểm định thang máy, vật liệu
TK 642106: Đồng phục bảo hộ lao động
TK 642107: Phí dịch vụ bảo hành
TK 642108: Chi phí tiếp khách
TK 642109: Chi phí quảng cáo
TK 642111: Lương nhân viên Kỹ thuật- Công trình
* Quy trình hạch toán
Chi phí bán hàng của Công ty bao gồm các khoản chi phí như chi phí quảng cáo, chi phí bảo hành sản phẩm, tiền vận chuyển hàng hoá, lương của nhân viên bộ phận Kinh doanh và Kỹ thuật, các khoản bảo hiểm, KPCĐ, tai nạn lao động của bộ phân Kinh doanh và Kỹ thuật, các chi phí bằng tiền khác…..
Khi nhận được các chứng từ có liên quan như Hoá đơn GTGT dịch vụ vận chuyển, bảng cước dịch vụ vận chuyển, hoá đơn GTGT tiền xăng dầu đi công tác, hoá đơn GTGT dịch vụ ăn uống, uỷ nhiệm thu chi của NH, kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ này. Sau đó, kế toán sẽ hạch toán vào các tài khoản ứng trên phần mềm máy tính. Hãy xét một số trường hợp cụ thể sau:
- Chi phí cước vận chuyển
Ngày 18/07/2018, Công ty thuê công ty TNHH Thương mại vận tải Yến Nhi vận chuyển hàng hoá kèm theo bảng kê khối lượng vận chuyển (phụ lục 04) với tiền cước là 16.500.000. Thuế GTGT tiền vận chuyển 10%.
Hình 2.4. Hoá đơn GTGT tiền cước vận chuyển hàng của Công ty
Kế toán căn cứ vào chứng từ hoá đơn, phiếu thu, nhập liệu các nội dung, số liệu cần thiết vào máy tính. Sau khi hạch toán vào các TK tương ứng, phần mềm sẽ ghi nhận nghiệp vụ sau:
Nợ TK 642101: 16.500.000 Nợ TK 1331: 1.650.000
Có TK 1111: 18.150.000
Khi đã nhập liệu xong, kế toán nhấn nút “ Cất ” trên thanh công cụ, phần mềm sẽ nhanh chóng cập nhật vào sổ NKC (phụ lục 01), sổ cái và sổ chi tiết TK 6421 (phụ lục 05).
Hình 2.5. Màn hình hạch toán tiền cước vận chuyển hàng
Từ quy trình trên, em nhận thấy kế toán đã kiểm tra các chứng từ như hoá đơn GTGT, phiếu thu do bên dịch vụ vận chuyển cung cấp để đảm bảo về nội dung và số liệu hợp lí trên chứng từ. Tài khoản chi tiết của TK 6421 kế toán dùng để phản ánh khoản mục chi phí tiền vận chuyển phù hợp theo TT 133 quy định cũng như phù hợp với nội dung các khoản mục CPBH phát sinh tại công ty.
- Chi phí tiền quảng cáo
Ngày 04/12/2018, Công ty thanh toán tiền hiển thị Google tháng 12 theo hợp đồng S0312-01/MAXGO/2018.
Kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan rồi nhập số liệu, tài khoản tương ứng vào phần mềm máy tính. Trên phần mềm sẽ ghi nhận ngiệp vụ như sau:
Nợ TK 642109: 3.600.000 Nợ TK 1331: 360.000
Có TK 1111: 3.960.000
Sau khi đã nhập liệu xong trên máy tính, kế toán nhấn nút “ Cất ” trên thanh công cụ, phần mềm sẽ nhanh chóng cập nhật vào sổ NKC (phụ lục 01), sổ cái và sổ chi tiết TK 6421 (phụ lục 05).
Hình 2.6. Màn hình hạch toán chi phí hiển thị trên Google
Từ quy trình hạch toán trên có thế nhận thấy việc hạch toán chi phí quảng cáo kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của các chứng từ có liên quan. Khi hạch toán trên máy tính, kế toán đã sử dụng TK chi tiết của TK 6421 là TK 624109 để hạch toán nội dung nghiệp vụ phát sinh một cách chính xác và phù hợp theo quy định của TT 133 cũng như theo tính chất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên kế toán lại để thất lạc phiếu chi tiền quảng cáo tháng 12. Điều này gây ảnh hưởng đến sự đối chiếu về tính khớp đúng giữa số liệu hạch toán trên phần mềm với các chứng từ thực tế về sau.
- Chi phí tiền công tác
Ngày 10/08/2018, nhân viên phòng kinh doanh Nguyễn Thị Thu Hiền được cử đi công tác theo quyết định từ ngày 15/08/2018 đến 18/08/2018 (phụ lục 06). Sau khi căn cứ vào các chứng từ liên quan như quyết định cử đi công tác, hoá đơn GTGT tiền cước vận chuyển hàng không và hoá đơn GTGT tiền phòng đi công tác (phụ lục 07), kế toán tiến hành lập chiếu chi ngày 22/08/2018 (phụ lục 08).
Kế toán căn cứ vào chứng từ có liên quan nhập liệu các nội dung, số liệu cần thiết vào máy tính. Sau khi hạch toán vào các TK tương ứng, phần mềm sẽ ghi nhận nghiệp vụ sau:
Nợ TK 642104: 4.356.818 Nợ TK 1331: 381.682
Có TK 1111: 4.738.500
Khi đã hạch toán xong, kế toán nhấn nút “ Cất”, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ NKC (phụ lục 01), sổ cái và sổ chi tiếtTK 6421 (phụ lục 05).
Hình 2.7. Màn hình hạch toán chi phí đi công tác tháng 08/2018
Có thể nhận thấy, việc ghi nhận khoản chi phí này được kế toán theo dõi tương đối cẩn thận. Kế toán đã kiểm tra các chứng từ như quyết định cử đi công tác, hoá đơn GTGT tiền cước và dịch vụ vận chuyển hàng không, hoá đơn GTGT tiền phòng đi công tác…để đảm bảo về nội dung và số liệu hợp lí trên chứng từ. Đây là chi phí đi công tác phát sinh liên quan đến việc bán hàng nên kế toán đã phản ánh đúng bản chất vào TK 642104 - TK chi tiết được Công ty mở để ghi nhận các khoản chi phí đi công tác.
- Tiền lương bộ phận Kinh doanh và Kỹ thuật
Ngày 28/11/2018, Công ty hạch toán tiền lương tháng 11 cho bộ phận Kinh doanh và bộ phận Kỹ thuật- Công trình (phụ lục 09) với tổng số tiền là 203.698.624.
Trong đó lương của bộ phận Kinh doanh là 83.776.947 còn lương của bộ phận Kỹ thuật - Công trình là 119.921.677.
Kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào các chứng từ liên quan đến tiền lương của nhân viên như bảng chấm công, giấy đi đường, đơn xin nghỉ phép,…Sau đó, kế toán sẽ hạch toán số liệu vào các mục tương trên phần mềm máy tính.
* Bút toán tính lương cụ thể như sau:
Nợ TK 642103: 83.776.947 Nợ TK 642111: 119.921.677
Có TK 334: 203.698.624
- Các khoản trích bảo hiểm trừ vào lương
Bộ phận Kinh doanh
Nợ TK 3341: 28.758.600 x 10,5% = 3.019.653 Có TK 3383: 28.758.600 x 8% = 2.300.688 Có TK 3384: 28.758.600 x 1,5% = 431.379 Có TK 3385: 28.758.600 x 1% = 287.586
Bộ phận Kỹ thuật- Công trình
Nợ TK 3343: 44.758.600 x 10,5% = 4.699.653 Có TK 3383: 44.758.600 x 8% = 3.580.688 Có TK 3384: 44.758.600 x 1,5% = 671.379 Có TK 3385: 44.758.600 x 1% = 447.586 - Các khoản bảo hiểm, KPCĐ công ty đóng:
Bộ phận Kinh doanh
Nợ TK 642103: 28.758.600 x 23,5% = 6.758.271 Có TK 3383: 28.758.600 x 17,5% = 5.032.755 Có TK 3384: 28.758.600 x 3% = 862.758 Có TK 3385: 28.758.600 x 1% = 287.586 Có TK 3382: 28.758.600 x 2% = 575.172
Bộ phận Kỹ thuật- Công trình
Nợ TK 642111: 44.758.600 x 23,5% = 10.518.271 Có TK 3383: 44.758.600 x 17,5% = 7.832.755 Có TK 3384: 44.758.600 x 3% = 1.342.758 Có TK 3385: 44.758.600 x 1% = 447.586 Có TK 3382: 44.758.600 x 2% = 895.172
Khi trả lương cho nhân viên các bộ phận, kế toán lập phiếu chi và hạch toán theo bút toán sau:
Nợ TK 334: 203.698.624 Có TK 1111: 203.698.624
Sau khi đã nhập liệu xong trên máy tính, kế toán nhấn nút “ Cất ” trên thanh công cụ, phần mềm sẽ nhanh chóng cập nhật vào sổ NKC (phụ lục 01), sổ cái và sổ chi tiết TK 6421 (phụ lục 05).
Khi hạch toán lương của nhân viên, em nhận thấy kế toán đã sử dụng tài khoản 6421 chi tiết là TK 642103 và TK 642111 đồng thời sử dụng tỉ lệ các khoản trích theo lương để hạch toán tiền lương của bộ phận Kinh doanh và bộ phận Kỹ Thuật - Công trình phù hợp theo TT 133 quy định. Bảng lương nhân viên của Công ty khá khoa học, phản ảnh được nội dung cần thiết phục vụ cho công tác theo dõi kiểm tra số liệu sau này của Ban lãnh đạo cũng như nhân viên phòng ban liên quan. Tuy nhiên, khi thanh toán các khoản chi lương thưởng thì phiếu chi còn chưa ghi rõ nội dung chi cụ thể là gì, những khoản chi lương chưa được phê duyệt thì vẫn thiếu chữ kí của một trong các bên liên quan.
- Chi phí tiếp khách
Ngày 10/06/2018, Bộ phận văn phòng được cử đi tiếp khách của công ty tại nhà hàng Manwah. Sau khi căn cứ theo hoá đơn GTGT của nhà hàng và phiếu thanh toán (phụ lục 10) kế toán tiến tổng hợp lập phiếu chi thanh toán tiền tiếp khách vào ngày 12/06/2018 (phụ lục 11).
Hình 2.8. Hoá đơn GTGT dịch vụ ăn uống
Sau khi kế toán nhập số liệu, ngày tháng, nội dung theo như trên hoá đơn GTGT vào phần mềm thì phần mềm kế toán sẽ tự động ghi nhận các nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 642108: 2.785.000 Nợ TK 1331: 278.500
Có TK 1111: 3.063.000
Khi đã hạch toán xong, kế toán nhấn nút “ Cất”, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ NKC (phụ lục 01), sổ cái và sổ chi tiết TK 6421 (phụ lục 05).
Hình 2.9. Màn hình hạch toán chi phí ăn uống tiếp khách
Từ quy trình trên, em nhận thấy kế toán đã kiểm tra tính đầy đủ và hợp lý của các chứng từ có liên quan như hoá đơn GTGT dịch vụ ăn uống, phiếu thanh toán tiền ăn uống rồi mới nhập dữ liệu vào máy tính. Tuy nhiên đây là khoản mục chi phí tiếp khách của bộ phận văn phòng không liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, kế toán hạch toán vào TK 642108 - TK chi tiết của TK 6421 là không hợp lý. Khi phát sinh khoản chi tiếp khách này, kế toán cần định khoản như sau:
Nợ TK 642214: 2.785.000 Nợ TK 1331: 278.500
Có TK 1111: 3.063.000
Trong đó TK 642214 là TK chi phí khác. Đây là TK chi tiết thuộc TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Hoặc Công ty nên mở riêng thêm một TK chi tiết thuộc TK 6422 để ghi nhận chi phí tiếp khách.
b, Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty bao gồm các khoản như: Tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo tiền lương phải trả cho nhân viên văn phòng, văn
phòng phẩm, tiền điện nước, sữa chữa tài sản cố định, các khoản chi phí khác bằng tiền như tiền thuê văn phòng, phí dịch vụ toà nhà cho thuê, phí gửi xe của nhân viên, chi phí tiếp khách, ăn uống….
* Quy trình hạch toán
Công ty hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp trên TK 6422 gồm 8 TK chi tiết:
TK 642201: Phí sử dụng dịch vụ ngân hàng
TK 642202: Chi phí văn phòng
TK 642203: Chi phí dịch vụ viễn thông chuyển phát
TK 642204: Lương nhân viên văn phòng
TK 642205: Khấu hao TSCĐ
TK 642206: Thuế môn bài
TK 642213: Chi phí bảo hiểm cho công nhân viên
TK 642214: Chi phí khác
Khi nhận được các chứng từ có liên quan như Hoá đơn GTGT của : dịch vụ vận chuyển, tiền xăng dầu đi công tác , tiền điện, nước, văn phòng phẩm, dịch vụ ăn uống tiếp khách, tiền thuê văn phòng, phí dịch vụ toà nhà…với các chứng từ có liên quan khác như bảng kê văn phòng phẩm, bảng cước dịch vụ vận chuyển, phiếu thanh toán tiền ăn uống, bảng trích khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý, bảng tính lương cùng phiếu chi thanh toán tiền lương cho nhân viên bộ phận văn phòng, phiếu thu chi, uỷ nhiệm thu chi của NH, kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ này. Sau đó, kế toán sẽ hạch toán vào các tài khoản ứng trên phần mềm máy tính. Hãy xét một số trường hợp cụ thể sau:
- Chi phí văn phòng phẩm, thiết bị bộ phận quản lý
Ngày 28/09/2018, Công ty đặt mua văn phòng phẩm kèm bảng kê ( phụ lục 12) của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Tùng Ân. Kế toán công nợ căn cứ vào hoá đơn số 00000137, lập phiếu chi vào ngày 02/10/2018 (phụ lục 13).
Hình 2.10. Hoá đơn GTGT mua văn phòng phẩm của Công ty
Kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu, ngày tháng, nội dung theo như trên hoá đơn GTGT vào phần mềm kế toán. Lúc này, phần mềm sẽ tự động ghi nhận các nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 64220205: 2.711.364 Có TK 1331: 271.136 Có TK 1111: 2.928.500
Khi đã hạch toán xong, kế toán nhấn nút “ Cất”, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ NKC (phụ lục 01), sổ chi tiết và sổ cái TK 6422 (phụ lục 14).
Hình 2.11. Màn hình hạch toán chi phí văn phòng phẩm
Qua quy trình trên, có thể thấy việc xét duyệt các khoản chi tại Công ty rất cẩn trọng, luôn cần có sự xét duyệt kĩ từ Giám đốc rồi mới tiến hành lập phiếu chi. Khi hạch toán, kế toán đã sử dụng TK chi tiết 64220205: Chi phí dịch vụ VPP để ghi nhận cụ thể khoản mục chi phí quản lý phát sinh phù hợp theo quy định của TT 133. Sau khi hạch toán trên phần mềm máy tính, kế toán đã đối chiếu, kiểm tra giữa nội dung ở các chứng từ với phần mềm máy tính để đảm bảo tính trùng khớp, chính xác về ngày tháng, số tiền ghi nhận ở TK liên quan.
- Chi phí tiền nước, tiền điện
Ngày 06/07/2018, Công ty thanh toán tiền điện và tiền nước tháng 6 cho công ty Cổ phần Đầu tư Giải pháp Việt. Kế toán sau khi căn cứ vào hoá đơn GTGT tiến hành lập phiếu chi thanh toán vào ngày 12/07/2018 (phụ lục 15).
Hình 2.12. Hoá đơn GTGT tiền điện tháng 6 của Công ty
Hình 2.13. Hoá đơn GTGT tiền nước tháng 6 của công ty
Kế toán sẽ nhập vào phần mềm kế toán số liệu, ngày tháng, nội dung theo như trên hoá đơn GTGT. Khi kế toán nhập liệu, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi nhận các nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 642202: 5.931.818 Nợ TK 1331: 593.182
Có TK 1111: 6.525.000
Khi đã hạch toán xong, kế toán nhấn nút “ Cất”, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ NKC (phụ lục 01), sổ chi tiết và sổ cái TK 6422 (phụ lục 14).
Hình 2.14. Màn hình hạch toán tiền điện tháng 6 của Công ty
Hình 2.15. Màn hình hạch toán tiền nước tháng 6 của Công ty
Qua quá trình hạch toán trên, có thể thấy việc ghi nhận khoản chi tại Công ty khá chặt chẽ. Trước khi ghi nhận, kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ có liên quan. Khi hạch toán, kế toán đã sử dụng TK chi tiết 64220203: Phí dịch vụ toà nhà để hạch toán khoản chi tiền điện, nước phù hợp theo quy định của TT 133. Sau khi hạch toán trên phần mềm máy tính, kế toán đã đối chiếu, kiểm tra giữa nội dung ở các chứng từ với phần mềm máy tính để đảm bảo tính trùng khớp, chính xác về ngày tháng, số tiền ghi nhận ở TK liên quan.
- Chi phí tiền thuê văn phòng
Ngày 02/11/2018, Công ty thanh toán tiền thuê văn phòng quý IV/ 2018 cho Công ty Cổ phần và Thương mại Quốc tế IPM bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng MB với số tiền là 55.042.000 (phụ lục 16).
Kế toán căn cứ vào chứng từ uỷ nhiệm chi của NH tiến hành nhập liệu các nội dung tương ứng vào phần mêm kế toán. Trên phầm mềm sẽ ghi nhận nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 64220201: 55.042.000 Có TK 1121201: 55.042.000
Sau khi hạch toán xong, kế toán nhấn nút “ Cất”, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ NKC (phụ lục 01), sổ chi tiết và sổ cái TK 6422 (phụ lục 13)
Hình 2.16. Màn hình hạch toán UNC tiền thuê văn phòng của Công ty
Vì đây là khoản chi phí tiền thuê văn phòng thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp nên kế toán đã hạch toán vào TK chi tiết 64220201- Chi phí thuê mặt bằng văn phòng. Do Công ty thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng nên phát sinh phí chuyển khoản được kế toán hạch toán vào TK chi tiết 64220102- Phí chuyển khoản ngân hàng.
Việc công ty mở thêm các TK chi tiết của TK 6422 giúp kế toán phản ánh được cụ thể hơn nội dung của khoản mục chi phí phát sinh nhưng đồng thời đòi hỏi kế toán cần cẩn thận trong quá trình hạch toán để không bị lẫn lộn giữa các TK chi tiết với nhau. Sau khi hạch toán trên phần mềm máy tính, kế toán đã đối chiếu, kiểm tra giữa nội dung ở các chứng từ với phần mềm máy tính để đảm bảo tính trùng khớp, chính xác về ngày tháng, số tiền ghi nhận ở TK liên quan.
- Chí phí tiền lương
Ngày 28/11/2018, Công ty hạch toán lương tháng 11 cho nhân viên bộ Văn phòng ( phụ lục 17) với tổng số tiền là 67.338.447.
Kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào các chứng từ liên quan đến tiền lương của nhân viên như sổ ghi danh sách lao động cụ thể từng bộ phận, bảng chấm công, giấy đi đường, đơn xin nghỉ phép,…Sau đó, kế toán sẽ hạch toán số liệu vào các mục tương ứng trên phần mềm máy tính.
- Bút toán tính lương của bộ phận này cụ thể như sau:
Nợ TK 642204: 67.338.447 Có TK 334: 67.338.447
- Các khoản trích bảo hiểm trừ vào lương Nợ TK 3342: 26.858.600 x 10,5% = 2.820.153
Có TK 3383: 26.858.600 x 8% = 2.148.688 Có TK 3384: 26.858.600 x 1,5% = 402.879 Có TK 3385: 26.858.600 x 1% = 268.586 - Các khoản bảo hiểm, KPCĐ công ty đóng:
Nợ TK 642204: 26.858.600 x 23,5% = 6.311.771 Có TK 3383: 26.858.600 x 17,5% = 4.700.255 Có TK 3384: 26.858.600 x 3% = 805.758 Có TK 3385: 26.858.600 x 1% = 268.586 Có TK 3382: 26.858.600 x 2% = 537.172
Khi trả lương cho nhân viên các bộ phận, kế toán lập phiếu chi và hạch toán theo bút toán sau:
Nợ TK 334: 67.338.447 Có TK 1111: 67.338.447
Sau khi đã nhập liệu xong trên máy tính, kế toán nhấn nút “ Cất ” trên thanh công cụ, phần mềm sẽ nhanh chóng cập nhật vào sổ NKC (phụ lục 01), sổ cái, sổ chi tiết TK 6422 (phụ lục 14).
Từ quy trình hạch toán khoản tiền lương của nhân viên, em nhận thấy kế toán đã sử dụng TK chi tiết 642204 và sử dụng tỉ lệ các khoản trích theo lương để hạch toán tiền lương của bộ phận Văn phòng đúng và phù hợp theo TT 133 quy định. Bảng lương nhân viên của Công ty khá khoa học, phản ảnh được nội dung cần thiết phục vụ cho công tác