CHƯƠNG I: LÝ THUYẾT CHUNG VỀ MẠNG INTERNET
1.5. Các dịch vụ của Internet
1.5.2. Dịch vụ thư điện tử (Electronic Mail)
Email (viết tắt của cụm Electronic Mail) có nghĩa là thư điện tử hoặc mọi người thường gọi là hộp thư điện tử. Đây là phương tiện giúp chúng ta trao đổi thông tin thuận tiện trên không gian mạng giữa các thiết bị thông minh như Laptop, PC, Smartphone.
Người dùng có thể gửi hoặc nhận mail vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày. Hệ thống thư điện tử sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyển tiếp nếu có yêu cầu.
Quá trình thực hiện gửi thư điện tử.
b). Chức năng của dịch vụ thư điện tử.
Mở và xem danh sách các thư đã nhận và được lưu trong hộp thư.
– Mở và đọc nội dung của một bức thư cụ thể.
– Soạn thư và gửi thư cho một hoặc nhiều người.
– Trả lời thư.
– Chuyển tiếp thư cho một người khác.Ngoài ra ứng dụng thư điện tử còn được sử dụng làm marketing online hiệu quả. Với một chiến dịch email marketing (dùng email để làm
marketing) kèm theo chiến dịch tối ưu hiệu quả. Người dùng sẽ biến thư điện tử thành một kênh marketing chuyên nghiệp với chi phí bất ngờ nhất.
c).Ưu điểm của dịch vụ thư điện tử.
Gửi, nhận email ngay tức thì
Trong khi hình thức gửi thư thông thường có thể mất đến 3-5 ngày thì dịch vụ thư điện tử email sẽ được gửi ngay lập tức. Chỉ cần một cú click chuột vào nút Gửi, email của bạn sẽ được chuyển đi mà không đợi chờ. Tính năng gửi và nhận email nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian giao tiếp giữa hai bên. Điều này không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tạo ra sự thuận tiện, linh hoạt và tăng cường tính hiệu quả trong môi trường kinh doanh ngày nay.
Tiết kiệm chi phí
Các dịch vụ thư điện tử hiện nay thường có chi phí đăng ký khá phù hợp với đa dạng đối tượng người dùng. Đối với doanh nghiệp, họ chỉ cần đầu tư một khoản chi phí nhỏ là đã có thể sử dụng dịch vụ này dài hạn, có thể là theo tháng hoặc theo năm.
Dịch vụ được cung cấp bởi đơn vị uy tín
Ngày nay, có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ thư điện tử nổi tiếng trên thị trường, đáng chú ý như Microsoft với Outlook, Google với Gmail…. Những cái tên này là những đối tác quen thuộc mà người dùng thường xuyên gặp khi nói đến dịch vụ email cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, việc lựa chọn dịch vụ phù hợp còn phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng cụ thể của từng người dùng. Mỗi dịch vụ mang đến những đặc điểm và tính năng riêng biệt, do đó, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng để chọn lựa giải pháp tốt nhất cho mình.
Tích hợp nhiều tính năng
Điều này còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí đầu tư lớn liên quan đến cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực, phát triển phần mềm… giúp tối ưu hóa nguồn lực và tài chính của mình.
Đồng nhất các nền tảng làm việc
Việc sử dụng chung một dịch vụ thư điện tử cho toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Quy trình làm việc sẽ trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn do được thiết lập trước đó.
Theo đó, nhân sự chỉ cần áp dụng và tuân thủ quy tắc đã được đặt ra, giúp họ hoàn thành công việc được giao một cách hiệu quả.
Dịch vụ thư điện tử đã trở thành một sợi dây liên kết, kết nối tất cả các thành viên trong tổ chức, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động làm việc nhóm và tương tác linh hoạt. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
Tăng cường sự bảo mật
Những dịch vụ thư điện tử ngày nay đã trở thành nền tảng quan trọng cho việc giao tiếp trực tiếp với khách hàng và đối tác. Tất cả các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp đều có thể được lưu trữ an toàn, loại bỏ hoàn toàn việc in ấn và quản lý tài liệu giấy một cách tốn kém, phức tạp. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể tận dụng sự kết hợp hoàn hảo với OneDrive của Microsoft 365 để lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây, giúp quản lý dữ liệu trở nên linh hoạt và tiện lợi hơn.
Xây dựng thương hiệu
Khi mọi nhân sự đều sử dụng chung một dịch vụ thư điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng mạnh mẽ đối với khách hàng và đối tác.
Sự đồng nhất trong việc sử dụng công cụ này không chỉ giúp xây dựng thương hiệu mà còn tạo ra sự nhận biết rõ ràng về dịch vụ và sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.
Việc này sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đạt được hiệu suất làm việc tối ưu từ dịch vụ thư điện tử đã chọn.
d). Nhược điểm của dịch vụ thư điện tử.
Ngoài các ưu điểm nổi trội vừa nêu, dùng thư điện tử cũng có nhiều mặt hạn chế. Khi sử dụng mail, các bạn cũng nên lưu ý đến những nhược điểm nhất định của nó.
Không có thành ý và dễ gây hiểu lầm: Một số người vẫn thích nhận thư truyền thống hơn là mail. Nếu là người thuộc tuýp truyền thống, thì họ sẽ đánh giá bạn thiếu tôn trọng và thành ý. Bên cạnh đó, email không thể biểu lộ cảm xúc nên người nhận có thể hiểu sai toàn bộ thông điệp mà bạn muốn hướng tới.
Dễ bị dính virus hoặc mã độc: Nhiều mail có thể chứa các tập tin mã độc hoặc virus. Do đó, các bạn nên cẩn trọng khi mở thư điện tử từ những người xa lạ (yêu cầu bạn tải xuống tập tin đính kèm hoặc click vào đường dẫn nào đó).
Dễ bị làm phiền (từ các mail quảng cáo, spam hoặc thư rác): Chúng ta thường bị các tin nhắn spam hoặc thư rác làm phiền. Thậm chí, các bạn cũng có nguy cơ bỏ lỡ các mail quan trọng do thư rác tràn ngập hòm thư. Các tin nhắn spam, mail rác hoặc mail quảng cáo sẽ gây khó chịu. Bạn sẽ có ác cảm với email và không hứng thú dùng nữa.
Lưu trữ dung lượng bị giới hạn: Các nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử có cung cấp dung lượng cho chúng ta dùng (miễn phí và có trả phí). Nếu bạn muốn lưu trữ thông tin dữ liệu vô hạn, thì bạn phải trả phí cho họ. Nếu dùng miễn phí, thì bạn không thể nhận được mail có dung lượng quá lớn, hoặc bạn phải xóa bớt mail do hộp thư quá tải.
Dễ gửi sai người nhận: Đôi khi, các bạn dễ mắc sai lầm là gửi sai địa chỉ người nhận mail. Điều này càng dễ xảy ra khi địa chỉ mail gần giống nhau. Vì chỉ cần nhập sai một ký tự hoặc một con số thì thư điện tử sẽ đến sai người nhận.