CHUÔNG 2 THỤC TRẠNG TỎ CHỨC CÔNG TÁC KÉ TOÁN TẠI
2.2.23. Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
2.2.2.4. Thực trạng tồ chức hệ thống sỗ kế toán
Hiện nay, hình thức kế toán đang áp dụng tại Trường Cao đẳng Thống kê là hình thức Chứng từ ghi sổ và tiến hành hạch toán các nghiệp vụ qua phần mềm kế toán. Hình thức này tương đối phù hợp với mô hình tổ chức, quản lý của đơn vị và phù hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán.
Sổ kế toán được sử dụng để phản ánh ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ thu, chi ở trường theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian phát sinh. Hiện nay trường đã sử dụng đầy đủ các loại sổ kế toán đế phản ánh các khoản thu chi phát sinh ở đơn vị mình và mẫu sổ theo quyết định 19/2006/BTC-QĐ ngày 30/3/2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính ban hành, bao gồm các sổ kế toán như sau:
- Sổ quỹ tiền mặt (mẫu SI 1-H): Phòng kế toán của trường đã mở sổ quỹ tiền mặt để theo dõi chung tình hình thu chi bằng tiền mặt các nguồn kinh phí ngân sách cấp, nguồn thu sự nghiệp và nguồn thu hoạt động sản xuất dịch vụ.
Căn cứ vào các Phiếu thu, Phiếu chi đã được thực hiện, thủ quỹ tiến hành việc ghi số. Tuy nhiên, qua khảo sát, do đặc thù ở đơn vị thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt nên kế toán của trường đã mở hai sổ quỹ tiền mặt trong đó một sổ để theo dõi hoạt động thu chi nguồn kinh phí Nhà nước cấp, nguồn thu hoạt động sự nghiệp và một sổ để theo dõi tình hình thu chi hoạt động sản xuất dịch vụ (Phụ lục sổ 22, 23).
- Sô chi tiết chi hoạt động (mẫu so S61-H): trưòng đã mở sổ chi tiết chi hoạt động theo đúng mẫu biểu quy định để tập hợp các khoản chi đã sử dụng cho công tác nghiệp vụ chuyên môn theo từng nguồn kinh phí và đã đảm bảo chi tiết theo từng Loại, Khoản, Mục, Tiểu mục (Phụ lục sổ 14).
- Do trường có hoạt động sản xuất dịch vụ nên đã vận dụng đầy đủ các sổ kế toán như sổ chi phí SXKD (mẫu số S63-H), sổ chi tiết doanh thu (mẫu số S51-H), Sổ theo dõi thuế GTGT (mẫu số S53-H)... để theo dõi doanh thu cũng như các khoản chi phí và các khoản thuế phải nộp ngân sách, cụ thể:
+ Số chi phí sản xuất kinh doanh (mẫu so S63-H): đã mở để theo dõi các khoản chi phí phát sinh từ hoạt động sản xuất dịch vụ như: chi cho người lao động, chi mua nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ, chi dịch vụ mua ngoài, chi phí quản lý... phục vụ sản xuất dịch vụ theo đúng quy định của Nhà nước (Phụ lục so 24).
+ Sô chi tiết doanh thu (mẫu so S51-H): đã mở đế theo dối doanh thu về hoạt động sản xuất dịch vụ như: dịch vụ trông xe, cho thuê căng tin, cho thuê kiốt...Tuy nhiên, sổ chi tiết doanh thu được ghi chép không kịp thời (Phụ lục số 25).
+ Sổ theo dõi thuế GTGT (mẫu số S53-H): trường có hoạt động sản xuất dịch vụ thường phát sinh các khoản thuế GTGT phải nộp ngân sách Nhà nước. Qua khảo sát, kế toán đã mở sổ theo dõi thuế GTGT để theo dõi các khoản thuế GTGT phải nộp, đã nộp và còn phải nộp (Phụ lục số 26).
- SỔ chi tiết các khoản thu (mẫu số S52-H): số kế toán này, truờng sử dụng chủ yếu đe theo dõi các khoản thu học phí, lệ phí, thu lãi tiền gửi ngân hàng, thu thanh lý tài sản...
- Sổ cái các tài khoản (mẫu sổ S02C-H): sổ kế toán này sử dụng để tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ phản ánh nghiệp vụ thu chi của hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất dịch vụ theo trình tự thời gian và nội dung. Tuy nhiên, sổ cái TK 531, 631 phản ánh thu chi của hoạt động sản xuất dịch vụ ghi chép không kịp thời, cuối quý mới kết chuyển chi phí đế xác định kết quả của hoạt động này (Phụ lục sổ 12, 13, 15, 16, 21, 27, 28, 29).
- Chứng từ ghi sổ (CTGS) (mẫu số S02a-H): trường dùng CTGS để tập hợp số liệu của các chứng từ gốc có cùng nội dung thu hoặc chi đe làm căn cứ ghi sổ đăng ký CTGS, sổ cái tài khoản liên quan. Các CTGS được lập đúng mẫu quy định, tuy nhiên cuối tháng kế toán mới tiến hành lập CTGS mà không lập định kỳ (Phụ lục sổ 30).
- Sổ đăng ký CTGS (mẫu số S02b-H): Kế toán dùng sổ này đăng ký tất cả các CTGS theo trình tự thòi gian, để đăng ký các nghiệp vụ thu chi phát sinh của các hoạt động và đê quản lý các CTGS đã lập.
Trên cơ sở hình thức kế toán đã lựa chọn, nhìn chung Trường đã tổ chức một hệ thống sổ kế toán tương đối đầy đủ, hợp lệ theo đúng qui định của chế độ kế toán. Trong đó, các sổ kế toán tổng hợp được in trực tiếp từ phần mềm kế toán, các sổ kế toán chi tiết được ghi chép hoặc kết xuất từ phần mềm kê toán. Tuy nhiên cho đến nay, tại phòng Tài chính - Ke toán của Trường chỉ có kế toán tổng hợp mới sử dụng phần mềm kế toán vì vậy việc kiểm tra, đối chiếu số liệu chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục mà chủ yếu tập trung vào các kỳ quyết toán nên số liệu cung cấp cho nhu cầu quản trị chưa kịp thời, chưa thật sự chính xác. Ngoài ra, trường còn chưa in đầy đủ các sô để phản ánh các hoạt động của đon vị mình.