CHUÔNG 2 THỤC TRẠNG TỎ CHỨC CÔNG TÁC KÉ TOÁN TẠI
2.3.2. Nhũng hạn che chủ yếu và nguyên nhân
2 .3 .2 .1 . về t ồ c h ú c b ộ m á y k ế to á n
v ề tố chức bộ máy kế toán, do hạn chế về số lượng của đội ngũ nhân viên kê toán nên việc tổ chức các phần hành trong bộ máy chưa hợp lý, khoa
học, 01 nhân viên phải đảm nhận nhiều phần hành kế toán nên không tránh khởi sai sót, đông thời không thể đi sâu phân tích, cung cấp thông tin một cách đầy đủ và kịp thời.
Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ kế toán còn thụ động, làm theo lối mòn, chưa chú trọng và dành thời gian nghiên cứu, tìm tòi sáng tạo trong công việc, bộ phận kê toán chỉ tập trung làm công tác kế toán tài chính mà không quan tâm đên công tác phân tích kinh tế, kế toán quản trị nên khả năng tham mưu cho lãnh đạo về khai thác, quản lý tài chính rất hạn chế.
Nguyên nhân chủ yếu là:
- Mặc dù cơ chế quản lý mới đối với đơn vị SNCT theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP đã thực hiện qua một số năm, nhưng đến nay nhận thức, quan niệm của lãnh đạo đơn vị về cơ chế tài chính, công tác kế toán còn hạn chế, chậm đổi mới.
- Năng lực, trình độ chuyên môn và tin học của cán bộ kế toán tại đơn vị chưa đồng đều, chưa chú trọng đầu tư nghiên cứu, tìm hiểu về cơ chế chính sách mới nhăm đáp ứng yêu cầu của cơ chế tự chủ tài chính mới. Việc tổ chức tham gia tập huấn về công tác quản lý tài chính, về chế độ kế toán và ứng dụng CNTT trong công tác tài chính, kế toán của đơn vị còn ít được cập nhật và chưa thường xuyên.
- Công tác phân công, phân nhiệm trong bộ máy kế toán chưa rõ ràng, khoa học.
2 3 . 2 . 2 . về v ậ n d ụ n g h ệ t h ố n g c h ứ n g t ừ k ế to á n
- 1 rong tô chức chứng từ kế toán còn thực hiện chưa đầy đủ như chứng từ thiếu phê duyệt của chủ tài khoản, chưa định khoản; số thứ tự chứng từ kế toán chưa theo trình tự thời gian. Một số chứng từ phát sinh liên quan đến các đơn vị bên ngoài như mua sắm vật tư, tài sản còn thiếu số lượng, đơn giá hoặc chỉ thê hiện sô tiên thanh toán, thiếu chữ ký của người bán hàng, vẫn có
chứng từ bị tẩy xóa, thiếu chữ ký của các đối tượng liên quan; gộp chi tiếp khách quá nhiều lần vào một hóa đơn thanh toán.
- Kho lưu trữ chứng từ chật hẹp nên một số chứng từ không được bảo quản cẩn thận, gây tình trạng ẩm mốc hoặc mối mọt. Nhiều chứng từ đã quá thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng vẫn chưa được tiêu hủy.
- Các đon vị chưa lập được kế hoạch luân chuyển chứng từ và bố trí con người chưa thực sự hợp lý, khoa học nên quy trình luân chuyển chứng từ chưa đảm bảo tính liên tục, khép kín.
Nguyên nhân chủ yếu là:
- Đơn vị chưa xây dựng nội quy chứng từ nên việc phân loại, sắp xếp cũng như luân chuyển còn thiếu khoa học.
- Sự phối hợp giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác toàn đơn vị chưa chặt chẽ dẫn đến việc luân chuyển, kiểm tra và xử lý chứng từ còn chậm trễ.
- Công tác lưu trữ vẫn chưa được quan tâm đúng mức.
2 .3 .2 .3 . v ề v ậ n (lụ n g t à i k h o ả n k ế to á n
Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại đơn vị còn một số hạn chế như ghi chép còn thiếu sót, ghi sai định khoản. Việc mở các tài khoản chi tiết vẫn chưa thực sự khoa học và chưa đủ các tài khoản cần thiết, chẳng hạn như các tài khoản về vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tạm ứng phản ánh tình hình mua sắm, cấp phát và sử dụng nguyên liệu, vật liệu, văn phòng phâm, dân tới khó theo dõi tình hình quản lý, sử dụng có tiết kiệm hay không.
Việc thiết kế các tài khoản chi tiết chưa được quan tâm đúng mức nên khi cần thông tin chi tiết thì khó cung cấp kịp thời, chính xác.
Hiện tại trường có 2 bậc đào tạo là cao đẳng và trung cấp, nhưng với các khoản công nợ, các khoản thu - chi, trường vẫn chưa mở sổ chi tiết theo dõi cho từng hệ đào tạo, dẫn đến việc phân loại doanh thu và phân bổ chi phí cho các hệ, các ngành chưa được rõ ràng.
Nguyên nhân chủ yếu là:
- Chưa có sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo nhà trường về lĩnh vực tài chính kế toán.
- Nhân viên kế toán chưa chủ động, sáng tạo trong công tác kế toán.
2 3 . 2 . 4 . về v ậ n d ụ n g h ệ t h ố n g s ỏ k ế to á n
- Hệ thống số chi tiết còn thiếu, chưa thống nhất, còn mang tính tự phát, chưa theo trình tự, nguyên tắc nhất định, chưa đáp ứng được yêu cầu hệ thống hoá thông tin phục vụ cho việc quản lý tại đơn vị.
- Việc ghi chép số kế toán chưa theo nguyên tắc nhất định. Đối với chứng từ ghi sổ chưa thống nhất về thời gian ghi và khóa sổ, phương pháp ghi. Việc thủ quỹ tập hợp các chửng từ thu chi của vài ngày để vào sổ một lần đã làm việc ghi số kế toán không được tiến hành thường xuyên nên đã ảnh hưởng đến tính chính xác của các thông tin kế toán.
- Việc kiêm tra đối chiếu số liệu chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục mà chủ yểu tập trung vào các kỳ quyết toán nên số liệu cho nhu cầu quán trị chưa kịp thời, chính xác.
Nguyên nhân chủ yểu là kế toán trưởng chưa chủ động hướng dẫn, nghiên cứu thêm về sổ chi tiết đế phục vụ công tác kế toán. Công tác phân công, phân nhiệm, kiểm tra, đối chiếu chưa được quy định cụ thể.
2 3 . 2 . 5 . về h ệ th o n g b á o c á o tà i c h ín h
Việc lập và nộp báo cáo tài chính của đơn vị còn hạn chế, chủ yếu là các báo cáo quyêt toán ngân sách mang tính pháp lệnh, tập trung vào nguồn kinh phí từ NSNN; thời gian còn chưa đảm bảo. Thuyết minh báo cáo tài chính còn sơ sài, mang tính hình thức, chưa phát huy được hiệu quả cung cấp thông tin vê tình hình hoạt động tình hình thực tế tiếp nhận, sử dụng kinh phí; những kết quả đạt được và khó khăn vướng mắc ở đơn vị.
Đơn vị chưa có kế hoạch xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin quản lý nội bộ.
Nguyên nhân chủ yểu là:
- Chưa nhận thức đầy đủ vai trò, chức năng của Thuyết minh BCTC và Kê toán quản trị.
- Quy chế chi tiêu nội bộ chưa phát huy hết hiệu quả.
2 . 3 . 2 .6. về t ố c h ứ c k iể m tr a k ế to á n
Công tác kiểm tra kiểm soát kế toán tại đơn vị chưa được tổ chức chặt chẽ, chưa có sự phân công hợp lý, đơn vị chưa có kiểm toán nội bộ nên thông tin thu nhận và xử lý còn chậm. Việc kiểm tra kế toán chủ yểu thông qua quá trình luân chuyển chứng từ và thường do nhân viên kế toán thực hiện nên vẫn còn hạn chế, sai sót, không đầy đủ số liệu phản ánh vào các sổ kế toán liên quan, không đảm bảo tính pháp lý, trùng lắp về mặt thời gian. Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục.
Nguyên nhân chủ yếu là hoạt động tự kiểm tra, kiểm soát kế toán tại Trường Cao đẳng Thống kê, cũng như của cơ quan quản lý cấp trên chưa được thực hiện thường xuyên, rút kinh nghiệm kịp thời, dẫn tới sai sót còn xảy ra trong quá trình hạch toán kế toán.
2 .3 .2 .7 . về ứ n g d ụ n g c ô n g n g h ệ t h ô n g tin t r o n g c ô n g tá c k ế to á n
1 rường chưa ứng dụng CNTT một cách đúng mức, thiếu tính liên kết, ít cập nhật bô sung phần mềm kế toán, trình độ tin học của nhân viên kế toán còn hạn chế, gây khó khăn trong việc kiểm tra, tổng hợp báo cáo toàn ngành.
Nguyên nhân chủ yếu là:
- Chưa có quy định thống nhất về sử dụng phần mềm kế toán áp dụng trong toàn ngành.
- Việc đầu tư về máy tính, phần mềm, đào tạo trình độ tin học cho nhân viên kế toán chưa được chú trọng.