TNHH MOT THANH VIEN THAI HOANG LINH
3.2. Kế toán các khoản đầu tư tài chính
3.4.3. Quy trình kế toán các khoản phải thu
Xác định và shi nhận khoản phải thu:
33
e Xác định các khoản phải thu từ khách hàng, bao gồm doanh số bán hàng chưa thanh toán, các khoản nợ khấu trừ, tiền đặt cọc từ khách hàng, v.v.
e Ghi nhận các khoản phải thu vào hệ thống kế toán thông qua việc tạo các bút toán phủ hợp.
Xác định thời điểm và cơ sở ghi nhận:
e©_ Xác định thời điểm và cơ sở để ghi nhận các khoản phải thu vào báo cáo tài chớnh, cú thể là thời điểm ứiao hàng hoặc dịch vụ đó được cung cấp, hoặc thời điểm hóa đơn được phát hành.
Kiểm tra và cân đối số dư phải thu:
®_ Kiểm tra và cân đối số dư trong các tài khoản phải thu để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
¢ Theo déi các giao dịch liên quan đến các khoản phải thu và điều chỉnh số dư khi cần thiết.
Theo đối và quản lý các khoản phải thu:
®©_ Theo dõi các khoản phải thu để dam bảo thanh toán đúng hạn từ phía khách hàng và đưa ra các biện pháp thu nợ khi cần thiết, chăng hạn như gửi thông báo thanh toán hoặc thực hiện cuộc gọi thu nợ.
Cập nhật thông tin và điều chỉnh khi cần thiết:
® Cập nhật thông tin về các khoản phải thu khi có thay đổi, chẳng hạn như việc nhận thanh toán từ khách hàng hoặc điều chỉnh số dư khi xảy ra sai sót hoặc thay đối điều kiện hợp đồng.
Báo cáo và phân tích:
¢ Tạo báo cáo liên quan đến các khoản phải thu và số dư hiện tại của các tài khoản tương ứng.
e©_ Phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất thu nợ, xác định các khoản nợ rủi ro, và tối ưu hóa quản lý các khoản phải thu.
3.4.4. Phương pháp kế toán các khoản phải thu a. Tài khoản sử dụng
> Tài khoản l3] Phải thu khách hàng
Đề phản ánh các khoản phải thu khách hàng, công ty dùng tài khoản 131 để thể hiện các khoản nợ phải thu cũng như qua trinh thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cô định, cung cấp dịch vụ.... Cụ thể như sau:
Tài khoản 131
Nợ Có
e©_ Số tiền phải thu khách hàng phát sinh |® Số tiên khách hàng đã trả nợ
trong quá trình hoạt động ¢ Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước e Số tiên thừa trả lại cho khách của khách hàng
¢ Đánh giá lại các khoản phải thu bằng |*® Khoản giảm giá hàng bán cho khách ngoại tệ. hàng sau khi đã giao hàng và khách
hàng có khiếu nại
® - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại.
e S6 tién chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua
®_ Đánh giá lại các khoản phải thu bằng
34
| ngoại tệ
Số dư bên Nợ phản ánh số tiền còn phải thu khách hàng. Tuy nhiên tài khoản này có thể có số dư bên Có phản ánh số tiên nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chí tiết theo từng đối tượng cụ thẻ. Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lay số dư chi tiết theo từng đối tượng của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên Tài sản và bên Nguồn vốn. Chính vì thể trong quá trình hạch toán, đối với tài khoản 131 công ty có chỉ tiết cụ thể cho từng đối tượng như:
® TK 131A: Phải thu của khách hàng A
® TK 131 B: Phải thu của khách hàng B
® TK 131C: Phải thu của khách hàng C
® TK 131....: Phải thu của khách hàng (... ) lài khoan 138 _Phải thu khác
Công ty sử dụng tài khoản 138_ Phải thu khác để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở tài khoản 131_ Phải thu khách hàng và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này. Cụ thể như sau:
Tài khoản 138
Nợ Có
se Giá trị tài sản thiêu chờ giải quyết * Kết chuyến giá trị tài sản thiếu vào các e - Phải thủ của cá nhân, tap thé (trong va tài khoản liên quan theo quyết định phí
ngoài doanh nghiệp) đối với tải sản trong biên bản xứ lý
thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có |* Số tiền đã thu được về các khoản nợ đã
biên ban xử lý ngay thu khác
e Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền |® Đánh giá lại các khoản phải thu khác là oui, cô tức, lợi nhận được chia từ hoạt khoản mục tiền tệ có sốc ngoại tỆ động tài chính
® Cac khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác se - Đánh giá lại các khoản phải thu khác là
khoản mục tiền tệ có sốc ngoại tệ
Tài khoản này có số dư bên Nợ phản ánh các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.
Công ty có sử dụng 2 tài khoản cấp 2 của tài khoản 138_ Phải thu khác:
® TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý, phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rĩ
nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý
e TK 1388: Phải thu khác như các khoản cô tức, lợi nhuận, tiền lãi; phải thu các khoản phải bồi thường do làm mắt điện; tải sản:.
b. Chứng từ, số sách
Công ty sử dụng các chứng từ sau có liên quan đến khoản mục phải thu khách hàng:
® - Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT e©_ Phiếu xuất kho
® Lệnh bán hàng đã được phê duyệt
e _ Phiếu thu/ Phiếu chí/ Biên bản bù trừ công nợ.
Kế toán phải mở số chỉ tiết cho từng đối tượng phải thu khách hàng để theo dõi. Sau đó tiên hành shi số nhật ký chung và sô cái chị tiết cho tài khoản 131.
Công ty sử dụng các chứng từ sau có liên quan đến khoản mục phải thu khác
se - Biên bản kiếm nghiệm, kiểm kê 35
Biên bản xử lý tài sảns thiếu Phiếu xuất kho/ Phiếu thu/ Phiếu chi Bảng lương
Số Nhật ký chung, Số cái tài khoản
c. Phương pháp hạch toán
- Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thu ngay bằng tiền (kế cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu hạch toán:
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế) Có TK 3331: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
- Khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu trừ vào số nợ phải thu, ghi:
No TK 521: Cac khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 3331: Thuế GTGT dau ra phải nộp (nếu có)
Có TK 131: Ghi giảm số tiên phải thu khách hàng
- Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào số phải thu của khách hàng, kế toán công ty hạch toán:
Nợ TK 635: Số tiền chiết khẩu thanh toán
Có TK 131: Ghi giảm số tiền phải thu khách hàng (số tiền chiết khấu) - Khi khách hành thanh toán hết số nợ cho công ty:
No TK 111, 112: Tông số tiền thanh toán Co TK 131: Tông số tiền thanh toán
- Khi tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa, tài sản phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử ly kế toán hạch toán:
Nợ TK 138: Giá trị tài sản thiểu
Co TK 111, 152, 153, 156, 211: Gia tri tai san thiéu
- Khi có biên bản xử lý của cấp có thâm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ quyết định chờ xử lý, kế toán hạch toán:
No TK 111: Tién mat No TK 1388: Phai thu khac Nợ TK 334: Phải trả người lao động
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán (giá trị hao hut, mat mat cua hang ton kho sau khi trừ số thu hồi bồi thường theo quy định xử lý)
Nợ TK 811: Chi phí khác (phân giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiếm kê phải tính vào tốn thất công ty)
Có TK 1381: Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý
- Trường hợp tải sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và người chịu trách nhiệm xử lý thì kế toán hạch toán:
Nợ TK 1388: Số phải bồi thường
Nợ TK 334: Số bồi thường trừ vào lương
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của hảng tồn kho sau khi trừ số thu hồi bồi thường theo quy định xử lý)
Có TK 152, 153, 156,111,112
- Định kỳ xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền sửi, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1388: Số tiền phải thu
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính 36
Sau đó tiễn hành phi nghiệp vụ phát sinh vào Số chỉ tiết, Số Nhật ký chung và Số cái