Chương 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.2 Ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý trong thực tiễn kinh doanh
1.2.1.1 Khái quát về HTTT tài chính
“Hệ thống thông tin tài chính (HTTT tài chính) là hệ thống thông tin thu thập, lưu trữ, xử lý và báo cáo thông tin tài chính của một tổ chức. HTTT tài chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý tài chính trong việc ra quyết định tài chính, bao gồm việc sử dụng, phân bổ và kiểm soát các nguồn lực tài chính của tổ chức
Hình 1.9 Mô hình HTTT tài chính Chức năng cơ bản của HTTT tài chính:
- Tích hợp tất cả các thông tin tài chính và thông tin tác nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau vào một HTTT quản lý duy nhất.
- Cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu cho nhiều nhóm người sử dụng thuộc các lĩnh vực khác nhau: tài chính và phi tài chính.
- Theo dõi và kiểm soát việc sử dụng quỹ của doanh nghiệp””
1.2.1.2 Phân loại
Bảng 1.1 Bảng phân loại HTTT tài chính theo mức quản lý
“Phân loại HTTT tài chính theo mức quản lý”
Chiến lược “HTTT phân tích tình hình tài chính”
“HTTT dự báo tài chính dài hạn”
Chiến thuật
“HTTT ngân quỹ”
“HTTT vốn bằng tiền”
“HTTT dự toán vốn…”
Tác nghiệp “HT sổ cái”
“HT TSCĐ”
“HTTT theo dõi công nợ phải thu/trả”
“HT xử lý đơn hàng/ lệnh bán hàng/ lương”
“HT theo dõi hàng tồn kho”
1.2.1.3 Các phần mềm quản lý tài chính
- Phần mềm kế toán MISA, có chức năng: Tự động hạch toán từ, kết nối thông minh, quản trị tài chính tức thời.
- Phần mềm BRAVO 8, có chức năng: uản lý các danh mục từ điển, quản lý đa tiền tệ, truy vấn dữ liệu liên quan và cập nhật chứng từ, quản lý theo trạng thái, bảo mật hệ thống.
- Ngoài ra còn có các phần mềm kế toán như: FAST, 3TSoft…
- Các phần mềm khác cho chức năng quản lý tài chính: Money Ex, Accounting Seed…
- Các phần mềm ứng dụng chung: Phần mềm bảng tính, phần mềm thống kê, phần mềm quản trị CSDL…
1.2.2. HTTT Marketing
1.2.2.1 Khái quát về HTTT Marketing:
Theo Philip Kotler, cha đẻ của ngành Marketing hiện đại, Marketing là “nghệ thuật và khoa học của việc tạo ra, truyền thông, phân phối và trao đổi các sản phẩm có giá trị cho khách hàng, khách hàng mục tiêu và xã hội của họ nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức”.“Hệ thống thông tin marketing hỗ trợ chức năng marketing thông qua:
- Hỗ trợ quản lý ở các hoạt động như phát triển sản phẩm, phân phối và định giá sản phẩm, đánh giá hiệu quả khuyến mại và dự báo bán hàng;
- Thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản lý Marketing của tổ chức.
Hình 1.10 Mô hình HTTT Marketing 1.2.2.2 Phân loại
Bảng 1.2 Bảng phân loại HTTT Makerting theo mức quản lý
Phân loại HTTT Marketing theo mức quản lý
Chiến lược “HTTT dự báo bán hàng”
“HTTT lập kế hoạch và phát triển”
Chiến thuật “HTTT quản lý bán hàng”
“HTTT định giá sản phẩm”
“HTTT xúc tiến bán hàng”
“HTTT phân phối”
Tác nghiệp “HTTT khách hàng/hướng dẫn”
“HTTT liên hệ/tài liệu”
“HTTT bán hàng qua điện thoại/ quảng cáo qua thư”
1.2.2.3 Các phần mềm quản lý Marketing
- Phần mềm Marketing Online XSEO: cung cấp lượng truy cập lớn, duyệt web tự động,… cùng trí tuệ nhân tạo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa website và nội dung, tăng thứ hạng website trên các công cụ tìm kiếm
- Phần mềm Marketing Online Google Adwords Keyword: giúp doanh nghiệp xác định các từ khóa tiềm năng, bao gồm cả từ khóa mà khách hàng thường tìm kiếm trên Google và số liệu thống kê lượng khách truy cập mỗi tháng. Từ những từ khóa này, doanh nghiệp có thể xây dựng các chiến dịch quảng cáo hiệu quả, giúp thu hút nhiều khách hàng truy cập website.
- Các phần mềm khác như: Email Marketing, Google Pagespeed Insights, Landing Page, WordPress… các phần mềm này giúp doanh nghiệp có thể hiểu sâu về các khía cạnh của khách hàng và thực hiện chiến dịch Marketing hiệu quả hơn.
- Ngoài ra còn có các phần mềm chuyên biệt: phần mềm trợ giúp quản lý nhân viên bán hàng, trợ giúp hỗ trợ khách hàng.
1.2.3 HTTT quản lý sản xuất
1.2.3.1 Khái quát về HTTT quản lý sản xuất:
Hệ thống thông tin quản lý sản xuất là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quá trình sản xuất. Hệ thống này cung cấp thông tin cần thiết và kiểm soát hầu như tất cả hoạt động sản xuất, từ lập kế hoạch đến điều hành, từ kiểm soát chất lượng đến ra quyết định. Cụ thể:
Chức năng cơ bản:
- Hỗ trợ quản lý hàng dự trữ
- Đánh giá chất lượng các yếu tố đầu vào/ đầu ra của quá trình sản xuất, kế hoạch sản xuất;
- Quản lý dự trữ và giao/nhận hàng dự trữ;
- Nghiên cứu và phát triển sản phẩm/dịch vụ/công nghệ;
- Lập kế hoạch và theo dõi năng lực sản xuất;
- Bố trí nguồn nhân lực;
- Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất.
Hình 1.11 Mô hình HTTT quản lý sản xuất 1.2.3.2 Phân loại
Bảng 1.3 Bảng phân loại HTTT quản lý sản xuất theo mức quản lý
Phân loại HTTT quản lý sản xuất theo mức quản lý
Chiến lược “HTTT lập kế hoạch và định vị doanh nghiệp/ đánh giá và lập kế hoạch công nghệ”
“HT xác định quy trình thiết kế sản phẩm và công nghệ/ thiết kế triển khai doanh nghiệp”
Chiến thuật HTTT quản trị và kiểm soát hàng dự trữ
HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)
HT dự trữ đúng nơi, đúng lúc
HT hoạch định năng lực sản xuất…
Tác nghiệp HTTT mua/ nhận hàng
HTTT kiểm tra chất lượng
HTTT giao hàng…
1.2.3.3 Các phần mềm quản lý sản xuất
Phần mềm quản lý sản xuất Sim ERP: là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP được xây dựng dựa trên Odoo – phần mềm ERP phổ biến nhất thế giới với những tính năng ưu việt, đặc biệt là Module quản lý sản xuất. Phần mềm có tính năng hữu ích như: lên kế hoạch, tùy chỉnh lịch; hỗ trợ phân tích, đo lường năng suất và hiệu quả vận hành của hệ thống máy móc thiết bị,...
Phần mềm Faceworks: phần mềm quản lý sản xuất của công ty TIT, được xây dựng trên nền tảng quản trị doanh nghiệp ERP. Faceworks giúp giám sát toàn bộ quá trình sản xuất của doanh nghiệp, từ lập kế hoạch sản xuất đến nhập nguyên liệu, phân phối và quản lý nguyên vật liệu,...
Phần mềm ứng dụng chuyên biệt: phần mềm kiểm tra chất lượng, phần mềm CAD và CMA, MSD, MRD.
1.2.4 HTTT quản trị nguồn nhân lực
1.2.4.1 Khái quát về HTTT quản trị nguồn nhân lực :
Nhiệm vụ chính của HTTT quản trị nguồn nhân lực là hỗ trợ các hoạt động quản lý liên quan đến nhân sự trong tổ chức.Hệ thống cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân viên như: lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ, cung cấp công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác.
Hình 1.12 Mô hình HTTT quản trị nhân lực 1.2.4.2 Phân loại
Bảng 1.4 Bảng phân loại HTTT quản trị nguồn nhân lực theo mức quản lý
Phân loại HTTT quản trị nguồn nhân lực theo mức quản lý
Chiến lược HTTT lập kế hoạch hóa nguồn nhân lực
Chiến thuật HTTT phân tích và thiết kế công việc
HTTT tuyển dụng nguồn nhân lực
HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp
HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
HTTT quản lý vị trí công việc
HTTT quản lý người lao động…
1.2.4.3 Các phần mềm quản trị nguồn nhân lực
Phần mềm ứng dụng chung: phần mềm bảng tính, phần mềm CSDL, phần mềm thống kê, các CSDL trực tuyến.
Phần mềm ứng dụng dành riêng cho quản trị nhân lực: phần mềm quản lý lương, phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.
Phần mềm quản lý khác: Phần mềm nhân sự tiền lương Tanca, Phần mềm nhân sự digiiHR, Phần mềm nhân sự Cadena,...
1.2.5 HTTT Quản trị quan hệ khách hàng
1.2.5.1 Khái quát HTTT Quản trị quan hệ khách hàng CRM:
CRM là Quản lý quan hệ khách hàng. CRM là tập hợp nhiều hoạt động trong tất cả các khâu Marketing – Bán hàng – Chăm sóc khách hàng giúp Doanh nghiệp hình thành và phát triển mối quan hệ với khách hàng. “Hệ thống CRM là tập hợp các nguồn lực công nghệ và con người nhằm để quản lý các mối quan hệ khách hàng của doanh nghiệp hướng đến mục tiêu mang lại doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp”
Hình 1.13 Các ứng dụng thành phần trong CRMs
1.2.5.2 Phân loại
Bảng 1.5 Bảng thể hiện các loại hình hệ thống CRM
Các loại hình Hệ thống CRM
“CRM tác nghiệp”
“Tự động hóa bán hàng
Trung tâm dịch vụ khách hàng
Hỗ trợ tương tác với khách hàng qua: điện thoại, fax, email, chat,…
Đồng bộ hóa tương tác của khách hàng từ tất cả các kênh.
Quản trị phân tích
CR
Cho phép trích rút các thông tin sâu và toàn diện về khách hàng từ tổng kho dữ liệu và các cơ sở dữ liệu khác bằng cách sử dụng các công cụ phân tích (Data Mining)
Cho phép phân tích, dự báo và tạo ra giá trị khách hàng
Cho phép tiếp cận khách hàng với các thông tin liên quan và các sản phẩm tùy biến theo nhu cầu khách hàng
Quản trị phối hợp
CR
Tạo điều kiện phối hợp giữa: khách hàng, nhà cung cấp, đối tác.
Các hệ thống quản trị phối hợp CR: các hệ thống dịch vụ tự phục vụ khách hàng, các hệ thống quản trị đối tác.
CRM qua cổng thông
tin điện tử
Cung cấp các thông tin về khách hàng.”
Hỗ trợ các nhân viên đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng
Cung cấp các tính năng truy cập, liên kết và sử dụng tất cả các thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài về khách
1.2.5.3 Phần mềm quản trị khách hàng
- Phần mềm quản lý khách hàng NextCRM.
- Phần mềm quản lý khách hàng Salesforce - Phần mềm quản lý khách hàng ZOHO - Microsoft Dynamics CRM
1.2.6 Hệ thống quản trị chuỗi cung cấp (Supply Chain Management) 1.2.6.1 Khái quát quản trị chuỗi cung cấp (SCM):
- Supply Chain Management (SCM) là sự kết hợp của các yếu tố nghệ thuật và khoa học nhằm tối ưu hóa hiệu quả của quá trình sản xuất (từ khâu chọn nguyên liệu thô đến quá trình tạo ra sản phẩm/dịch vụ) và phân phối sản phẩm/dịch vụ
- Supply Chain Management system (SCMs) là một tập hợp các mô-đun phần mềm được thiết kế để tối ưu hóa các hoạt động của chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý quan hệ nhà cung cấp, lập kế hoạch, mua sắm, sản xuất và cung ứng
Hình 1.14 Mô hình SCM
1.2.6.2 Chức năng
- Giúp doanh nghiệp kết nối thông tin với nhà cung cấp về nguồn cung nguyên vật liệu, thời gian cung ứng và yêu cầu sản xuất;
- Là phương tiện để trao đổi thông tin về mức tồn kho, tình trạng đơn hàng, lịch cung ứng sản phẩm với nhà phân phối;
- Đảm bảo các bên liên quan nhận được sản phẩm đúng số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm với chi phí thấp nhất.
1.2.6.3 Phần mềm quản trị chuỗi cung cấp - Phần mềm Blue Yonder
- Phần mềm Infor SCM - Phần mềm Oracle SCM - Phần mềm SAP SCM
1.2.7 Hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning)
1.2.7.1 Khái quát HTTT tích hợp doanh nghiệp ERP:
ERP (Enterprise Resources Planning) là hệ thống phần mềm tích hợp các module nghiệp vụ, sử dụng chung một cơ sở dữ liệu, cho phép chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban, lĩnh vực chức năng khác nhau trong doanh nghiệp, giúp phối hợp các hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Với chức năng chính như:
- Thực hiện thu thập dữ liệu từ các tiến trình nghiệp vụ cơ bản khác nhau của các lĩnh vực kinh doanh và sản xuất, tài chính và kế toán, bán hàng và Marketing, và nguồn nhân lực.
- Lưu trữ dữ liệu thu thập được trong một kho dữ liệu tổng thể và cho phép các bộ phận khác có thể truy cập đến kho dữ liệu này.
Hình 1.15 Kiến trúc hệ thống ERP 1.2.7.2 Phần mềm quản trị tích hợp doanh nghiệp
- OpenERP.
- HTsoft BizMan ERP.
- 3S ERP.
- ERP5.
- Apache OFBiz.
1.2.8 HT Thương mại điện tử trong kinh doanh 1.2.8.1 Khái quát về HT Thương mại điện tử:
Thương mại điện tử (e-commerce) là hình thức mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ qua mạng Internet, Intranet, Extranet và các mạng khác giữa các hãng với khách hàng của họ.
Hình 1.16 Quy trình giao dịch TMĐT
1.2.8.2 Hoạt động của HT Thương mại điện tử:
- Tiếp xúc và liên hệ (Electronic contacts) - Thanh toán điện tử (Electronic payment)
- Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange – EDI) - Truyền dung liệu (Content Data Transfer)
- Cửa hàng ảo (Virtual Shop) 1.2.8.3 Lợi ích khi sử dụng TMĐT
- Thông tin sản phẩm đa dạng - Chi phí sản xuất, kinh doanh thấp - Thời gian và chi phí giao dịch thấp - Gia tăng doanh thu
1.2.9 HTTT tự động văn phòng
1.2.9.1 Khái quát HTTT tự động văn phòng:
Là HTTT liên quan đến các mức của tổ chức, là các công nghệ được ứng dụng để trợ giúp các hoạt động văn phòng 1 cách hiệu quả như: tạo ra các văn bản điện tử (soạn thảo/chế bản), lập lịch trình điện tử và truyền thông tin (e mail, thư thoại, fax, hội nghị điện tử),...
Hình 1.17 Chu trình xử lý tài liệu 1.2.9.2 Chức năng
- Chức năng xử lý dữ liệu: tạo, xử lý, duy trì các bản ghi dữ liệu;
- Chức năng hỗ trợ quản trị: lập lịch, duy trì lịch hẹn, xử lý thư tín, sắp xếp các công việc và lịch họp.
- Chức năng xử lý văn bản: tạo, lưu trữ, sửa chữa, phân phối và sao chụp tài liệu.
- Một số chức năng khác dưới sự phát triển của công nghệ:
+ Truy vấn tin trực tiếp từ CSDL thay cho việc lục tìm hồ sơ của các thư ký.
+ Sử dụng các bảng tính để lập ngân sách
+ Ghi nhớ các TT cần thiết trên máy tính riêng thay vì phải đọc cho các thư ký viết
+ Soạn thảo trực tiếp trên máy tính mà không cần phải viết ra hoặc đọc cho thư ký đánh máy lại.
+ Đặt vé máy bay cho mình thông qua các dịch vụ trực tuyến + Lập lịch cho chính mình bằng chức năng lập lịch trực tuyến + Làm việc tại nhà và kết nối mạng với văn phòng.
1.3 Vai trò của HTTT:
- Hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp của tổ chức;
- Hỗ trợ hoạt động quản lý của tổ chức;
- Hỗ trợ tạo ra các lợi thế cạnh tranh của tổ chức.
1.3.1 Vai trò của HTTT trong hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp của tổ chức và hoạt động quản lý của tổ chức:
- HTTT gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ;
- HTTT gia tăng giá trị cho các sản phẩm;
- HTTT gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm.
1.3.2 Vai trò của HTTT trong môi trường cạnh tranh:
Trong môi trường kinh doanh hiện nay, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức:
- Tính cạnh tranh cao từ các doanh nghiệp trong nước và quốc tế;
- Sự linh hoạt để thích nghi với thời đại công nghệ và các yếu tố thị trường đang liên tục thay đổi;
Vì thế, doanh nghiệp cần có các HTTT quản lý đặc biệt là HTTT chiến lược để nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và nắm bắt kịp thời các cơ hội thị trường.
Các HTTT quản lý là công cụ then chốt để nhà quản lý kiểm soát được các hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra được các quyết định hiệu quả, để nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Đây cũng chính là yếu tố quyết định cho sự thành bại của tổ chức.
Tạo ưu thế cạnh tranh thông qua quan hệ thông bạn hàng:
- Vai trò: của các HTTT trong việc tạo ưu thế cạnh tranh thông qua quan hệ thông tin bạn hàng:
Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, các tổ chức cần tìm ra những cách thức mới để tạo ra lợi thế cạnh tranh cho mình. Một trong những cách thức đó là thông qua các HTTT sẽ liên kết với với các bạn hàng và các tổ chức khác để cùng hợp tác với nhau bằng cách chia sẻ các nguồn lực hoặc dịch vụ mỗi bên có sẵn để nâng cao CSDL của mỗi bên.
Sự liên minh này thường được gọi là “Quan hệ thông tin bạn hàng”, theo đó hai hoặc nhiều tổ chức chia sẻ dữ liệu với nhau vì lợi ích của tất cả các bên. Ví dụ, một nhà bán lẻ có thể chia sẻ thông tin về khách hàng với một nhà cung cấp để cải thiện việc cá nhân hóa trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Hoặc, một ngân hàng có thể chia sẻ thông tin về tài chính của khách hàng với một công ty bảo hiểm để cung cấp các sản phẩm bảo hiểm phù hợp hơn.
- Lợi ích của việc triển khai các HTTT quan hệ bạn hàng, bao gồm:
Tăng cường hiệu quả hoạt động: Các tổ chức có thể giảm chi phí, nâng cao năng suất và cải thiện chất lượng dịch vụ bằng cách chia sẻ nguồn lực và thông tin.
Tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới: Các tổ chức có thể hợp tác để phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Tăng cường mối quan hệ với khách hàng: Các tổ chức có thể cung cấp cho khách hàng trải nghiệm tốt hơn bằng cách cung cấp thông tin và dịch vụ phù hợp hơn.
- Yêu cầu đối với việc triển khai các HTTT tạo ưu thế cạnh tranh thông qua quan hệ thông tin bạn hàng: Để triển khai các HTTT này, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có