CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH
1.2 Nguyên tắc, công cụ, nội dung và căn cứ pháp lý của quản lý hoạt động kinh
1.2.3 Nội dung quản lý và trách nhiệm của các chủ thể quản lý
Xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh điện là một trong những nội dung về quản lý có tính quyết định, trọng yếu đối với kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất điện năng. Bởi lẽ kế hoạch được xây dựng hợp lý, triển khai kịp thời sẽ giúp định hướng tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh điện có hiệu quả cao nhất, tận dụng tối đa nguồn lực.
Trong hoạt động kinh doanh điện, mục đích cuối cùng là các đơn vị doanh nghiệp sản xuất điện năng cũng vẫn là lợi nhuận. Do đó, nếu không có những định hướng phát triển đúng đắn có thể gây ra hiện tương lãng phí vốn đầu tư, lãng phí nguồn lực hoặc không đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, việc cân đối hài hòa giữa lợi ích của đơn vị doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo được công tác quản lý kinh doanh điện với quy định của nhà nước, pháp luật là một trong những nội dung quan trọng.
Lập kế hoạch hoạt động kinh doanh điện bao gồm các bước cơ bản sau:
a. Phân tích thực trạng kinh doanh và các yếu tố ảnh hưởng tới kinh doanh điện của doanh nghiệp
Tại bước này, cán bộ quản lý cần nghiên cứu kỹ lưỡng, đầy đủ và xác đáng về các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh diện của doanh nghiệp, bao gồm cả các yếu tố bên ngoài và các yếu tố bên trong.
Các yếu tố bên ngoài cần được phân tích, đánh giá bao gồm chính sách pháp lý của Nhà nước, môi trường kinh tế, môi trường xã hội, môi trường tự nhiên, môi trường công nghệ, các doanh nghiệp cạnh tranh cùng ngành, nhu cầu từ khách hàng, sản phẩm thay thế, khả năng cung ứng đầu vào của thị trường,…. Việc đánh giá các yếu tố này giúp
doanh nghiệp sản xuất điện năng dự báo nhu cầu sản xuất của mình trong giai đoạn lập kế hoạch. Tính khoa học của dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm thể hiện ở chỗ khi tiến hành dự báo, người thực hiện phải căn cứ trên các dữ liệu phản ánh tình hình thực tế trong quá khứ và hiện tại, căn cứ vào nhu cầu của hệ thống điện trong tương lai. Quá trình phân tích các yếu tố này giúp doanh nghiệp trả lời một số câu hỏi như: Để đáp ứng nhu cầu hệ thống, doanh nghiệp cần sản xuất bao nhiêu sản lượng điện năng? Cần bao nhiêu tấn nhiên liệu để sản xuất tương ứng với sản lượng dự báo? Sự biến động của thị trường điện năng từng năm khác nhau như thế nào?,….
18
Ngoài ra, CBQL cần phân tích thực trạng kinh doanh và các yếu tố nội tại của doanh nghiệp. CBQL cần đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch kinh doanh điện của doanh nghiệp trong năm báo cáo, đánh giá những thành công, hạn chế của doanh nghiệp trong kinh doanh điện. Đồng thời, CBQL đánh giá các yếu tố nội tại bao gồm năng lực quản trị, năng lực tài chính, năng lực tổ chức sản xuất, nguồn nhân lực,… của doanh nghiệp để nhận định điểm mạnh, điểm yếu. Thông qua phân tích thực trạng kinh doanh và các yếu tố nội tại của doanh nghiệp, CBQL đánh giá, nhận định về năng lực sản xuất của doanh nghiệp mình. Năng lực sản xuất là “sản lượng tối đa” có thể có của một doanh nghiệp sản xuất, được tính bằng đơn vị sản lượng trong một mốc thời gian nhất định với sự trợ giúp của nguồn lực sẵn có. Sản phẩm chính của nhà máy nhiệt điện than là sản lượng điện năng sản xuất ra (số kWh điện), công suất được tính đơn giản bằng cách đo lượng đầu ra trong một chu kỳ thời gian.
b. Xây dựng mục tiêu kế hoạch hoạt động kinh doanh điện
Mục tiêu trong kinh doanh điện chính là mong muốn hay kết quả đạt được từ quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất điện. Thông thường, CBQL sẽ xây dựng các mục tiêu có thể lượng hóa để dễ dàng đo lường, đánh giá, và kiểm soát tình hình triển khai kế hoạch.
Các mục tiêu kinh doanh điện có thể xây dựng như:
Sản lượng điện năng sản xuất: là chỉ tiêu định lượng phản ánh mức sản lượng điện mà doanh nghiệp sản xuất điện năng tạo ra trong một thời kỳ nhất định. Về mặt lý thuyết, năng lực sản xuất là một con số nhất định cho biết nhà máy có thể sản xuất bao nhiêu kWh điện. Nhưng trên thực tế, sản lượng sản xuất ra gần như không bao giờ cố định. Bởi chúng chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố nguồn lực sẵn có hay ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như thời tiết, tình hình thủy văn, sự huy động của hệ thống...
Lợi nhuận thu được từ kinh doanh điện năng: là chỉ tiêu định lượng phản ánh giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp sản xuất điện thu được sau khi đã bù đắp các chi phí mà
doanh nghiệp bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh điện trong một thời kỳ nhất định.
c. Hoạch định các phương án triển khai kế hoạch kinh doanh điện 19
Doanh nghiệp sản xuất điện cần đưa ra các phương án triển khai như bố trí nhân sự, thời gian và các nguồn lực cần huy động sử dụng để thực hiện về quản lý hoạt động kinh doanh điện, kế hoạch đảm bảo cung ứng máy móc, thiết bị, vật tư phục vụ kinh doanh điện. Cần xây dựng giải pháp triển khai sát với mục tiêu, thực tế; đảm bảo nguồn lực để tiến hành kinh doanh; cần xác định điểm bắt đầu, điểm kết thúc, thời gian điều chỉnh (nếu có), xác định mức độ cấp thiết và mức độ quan trọng của từng công việc để tiến hành.
1.2.3.2 Tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh điện
a. Xây dựng bộ máy tổ chức hoạt động kinh doanh điện
Cần xác định vị trí, nhiệm vụ, trách nhiệm của các thành viên trong bộ phận để phân cấp, phân quyền đồng thời thực hiện các công tác quản lý nhân sự có liên quan gồm đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật... Cần phải phân công lao động hợp lý để tạo năng suất lao động cao. Do đó, xây dựng bộ máy tổ chức gồm hai nội dung:
Một là, phân công chức năng nhiệm vụ cho từng bộ phận, cá nhân tham gia tiến hành các hoạt động kinh doanh điện và có cơ chế phối hợp giữa các phòng ban và cá nhân trong triển khai các hoạt động kinh doanh điện.
- Ban Giám đốc Doanh nghiệp: Lãnh đạo, chỉ đạo điều hành chung về công tác kinh doanh điện; hiểu rõ về con người trong doanh nghiệp để đưa ra các quyết định lãnh đạo và lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp; xây dựng các nhóm, các bộ phận làm việc;
dự kiến các tình huống phát sinh và có phương án xử lý các tình huống xảy ra (nếu có).
- Các phòng chuyên môn nghiệp vụ: theo chức năng, nhiệm vụ theo sự phân công của Ban giám đốc như phòng tài chính kế toán, phòng kỹ thuật,....
- Các phân xưởng trực tiếp sản xuất: Thực hiện quản lý đội ngũ nhân viên trực tiếp thực hiện các công đoạn của quy trình sản xuất điện năng.
Hai là, đảm bảo số lượng và chất lượng nhân sự thực hiện các hoạt động kinh doanh điện doanh nghiệp. Trường hợp thiếu nhân sự, doanh nghiệp cần lập kế hoạch và tổ chức để tuyển dụng thêm nếu cần thiết hoặc thực hiện điều chuyển trong nội bộ. Trường hợp dư thừa, doanh nghiệp cần có các biện pháp tổ chức, sắp xếp, bố trí lại nhân sự.
20
Cùng với việc đảm bảo về số lượng, doanh nghiệp sản xuất điện năng cần đảm bảo về chất lượng nhân sự. Doanh nghiệp cần triển khai các hoạt động nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thực hiện hoạt động kinh doanh điện. Các hoạt động này thông thường là các hoạt động đào tạo cho cán bộ, nhân viên về kiến thức, kỹ năng liên quan tới hoạt động kinh doanh điện, khuyến khích các cán bộ, nhân viên tự học tập, nghiên cứu, nâng cao năng lực bản thân,….
b. Phổ biến, truyền thông kế hoạch kinh doanh điện
- Đối tượng truyền thông: các cán bộ, công nhân viên của doanh nghiệp sản xuất điện năng.
- Nội dung truyền thông: truyền thông về mục tiêu kinh doanh điện của doanh nghiệp sản xuất điện năng, các phương án kế hoạch,… để tạo ra sự đồng thuận từ toàn bộ các phòng ban, bộ phân, nhân sự trong doanh nghiệp nhằm thực hiện thành công kế hoạch đặt ra.
- Thời gian truyền thông: thông thường được thực hiện và đầu năm kế hoạch.
- Hình thức: truyền thông thông qua truyền đạt trực tiếp tại các cuộc họp, hội nghị, gián tiếp qua mạng nội bộ,…
c. Tổ chức sản xuất điện
Với các nhà máy sản xuất điện năng khác nhau, có thể lựa chọn công nghệ kỹ thuật tạo ra điện năng khác nhau. Điển hình như một nhà máy nhiệt điện than gồm có hai cụm thiết bị chính là cụm lò hơi để sản xuất ra hơi nước và cụm tuốc bin-máy phát để biến đổi nhiệt năng của dòng hơi thành điện năng. Ngoài ra còn có thêm lò hơi phụ trợ phục vụ cho khởi động nhà máy; hệ thống nước làm mát; hệ thống chuẩn bị nhiên liệu (Kho than, băng chuyền, máy nghiền than); hệ thống sản xuất khí nén; hệ thống thu hồi tro bay, gom xỉ đáy lò, lọc bụi và xử lí khói thải…
Trong quá trình vận hành sản xuất, doanh nghiệp sản xuất điện năng cần thường xuyên rà soát công suất sản xuất để thiết kế các phương án bố trí nhà xưởng, dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị và đội ngũ nhân lực. Một phương án bố trí sản xuất tối ưu cần tối thiểu chi phí vận hành máy móc cũng như hao tốn nguyên nhiên vật liệu. Để đạt mục tiêu này cần xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, áp dụng các tiến bộ KHKT vào sản xuất, giảm thiểu chi phí nhân công cấu thành trong một đơn vị sản phẩm…
21
Vì vậy, khi sắp xếp bố trí SX, DN phải tuân thủ một số nguyên tắc như tuân thủ quy trình công nghệ SX; Đảm bảo khả năng mở rộng SX trong tương lai; Đảm bảo an toàn cho SX và người lao động; Tận dụng có hiệu quả không gian và diện tích mặt bằng; Đảm
bảo tính linh hoạt của hệ thống, không làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh.
Hình 1.1: Quy trình sản xuất của nhà máy nhiệt điện than
Nguồn: Tác giả mô hình hóa Để đảm bảo vận hành máy móc, thiết bị, dây chuyền phát điện liên tục theo đúng kế hoạch đặt ra, doanh nghiệp cần thường xuyên thực hiện các biện pháp rà soát, đánh giá, bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Trường hợp cần thiết, doanh nghiệp cần tổ chức mua sắm bổ sung, thay thế mới hoặc nâng cấp, sửa chữa nhằm đảm bảo phát điện thường xuyên, liên tục, không bị gián đoạn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần tổ chức cung ứng đủ, kịp thời và đảm bảo chất lượng với chi phí tiết kiệm nhất về vật tư đầu vào cho sản xuất. Có như vậy, hoạt
22
động kinh doanh điện mới liên tục, hiệu quả, giảm thiểu chi phí. Ngày nay, việc mua được nguyên vật liệu với giá cả chấp nhận được từ nhà cung cấp đầu vào (còn gọi là nhà cung ứng) ngày càng trở nên khó khăn. Việc DN có thể giảm chi phí liên quan đến việc mua hàng và tăng lợi nhuận đòi hỏi các biện pháp quản lý tốt. Lựa chọn nhà cung ứng tốt và quản lý được nhà cung ứng, là điều kiện tiên quyết giúp DN có được sản phẩm, dịch vụ, chất lượng như mong đợi với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường. Đồng
thời, xác định sản lượng đặt hàng tối ưu, xây dựng phương án dự trữ vật tư hợp lý, cân đối cung - cầu đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian.
d. Điều độ sản xuất
Điều độ sản xuất là điều hành tiến độ sản xuất theo thời gian. Bản chất của điều độ sản xuất là toàn bộ các hoạt động xây dựng lịch trình sản xuất, xây dựng, điều phối, phân giao các công việc cho từng người, từng nhóm người, sắp xếp thứ tự các công việc ở từng nơi làm việc nhằm đảm bảo đúng tiến độ đã xác định trong lịch trình sản xuất trên cơ sở sử dụng có hiệu quả năng suất hiện có của doanh nghiệp.
Điều độ sản xuất phải giải quyết được các mục tiêu trái ngược nhau như giảm thiểu chi phí dự trữ, thời gian sản xuất, đồng thời sử dụng có hiệu quả các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Do đó, nhiệm vụ cơ bản của điều độ sản xuất là tìm ra phương án khả thi đảm bảo giải quyết hài hòa mối quan hệ giữa các mục tiêu trên.
Nhiệm vụ chủ yếu của điều độ sản xuất là lựa chọn phương án tổ chức triển khai kế hoạch sản xuất đã đề ra nhằm khai thác sử dụng tốt nhất khả năng hiện có của doanh nghiệp; giảm thiểu thời gian chờ đợi vô ích của lao động, máy móc, thiết bị và lượng dự trữ trên cơ sở đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ với chi phí thấp.
Vì đặc thù của ngành điện, sản phẩm là điện năng là sản phẩm không có tồn kho, việc phát điện phụ thuộc vào điều độ của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia và nhu cầu phụ tải trên thị trường; đặc thù của Nhà máy nhiệt điện (sẵn sàng phát điện mọi lúc) khác với các Nhà máy thủy điện (ảnh hưởng bởi lượng nước dự trữ trong hồ), Nhà máy điện mặt trời, Nhà máy điện gió (ảnh hưởng rất nhiều bởi yếu tố thời tiết); cho nên công tác điều độ sản xuất của Nhà máy nhiệt điện cần linh hoạt đáp ứng vận hành sản xuất một cách tối ưu nhất có thể. Sẵn sàng tất cả các nguồn lực cho các Tổ máy phát điện vào mùa khô khi các Nhà máy thủy điện không hoạt động được
23
do không đủ nước ở các hồ chứa, hay hoạt động vào ban đêm khi các Nhà máy điện mặt trời không còn công suất… hoặc sắp xếp thời gian sửa chữa, bảo dưỡng các Tổ máy vào thời điểm không cần hoặc ít có nhu cầu huy động nhiệt điện than.
đ. Chào bán điện và thực hiện bán điện
Tùy theo phân cấp mà doanh nghiệp sản xuất điện chào giá bán điện cho bên mua.
Doanh nghiệp sản xuất điện sau khi ký kết hợp đồng, thực hiện lập hồ sơ thanh toán đảm bảo đúng tiến độ và tính chính xác của số liệu thanh toán với bên mua điện, đồng thời theo dõi, thực hiện thu nợ đầy đủ và đúng hạn.
1.2.3.3 Kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh điện
Mục đích hoạt động kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh điện nhằm phát hiện bất cập trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật để kiến nghị với bộ phận có thẩm quyền. Từ đó các doanh nghiệp sản xuất điện năng sẽ có thể thay đổi hoặc hoàn thiện thêm vào quy trình quản lý kinh doanh điện, đưa ra các biện pháp khắc phục; phòng ngừa, hạn chế những tồn tại, phát huy mặt mạnh; gia tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh điện.
Trên thực tế, việc triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh điện không phải bao giờ cũng đúng như dự kiến và đạt được mục tiêu mong muốn. Do vậy đòi hỏi phải có sự kiểm soát của các nhà quản lý để phát hiện sai sót, rủi ro, bất thường về các yếu tố nhằm điều chỉnh kịp thời, đảm bảo hiệu quả của hoạt động kinh doanh điện.
Chủ thể kiểm soát là ban giám đốc của doanh nghiệp sản xuất điện, cán bộ quản lý các phòng ban, đơn vị chức năng của doanh nghiệp.
Nội dung kiểm soát bao gồm: kiểm soát thực hiện mục tiêu kế hoạch kinh doanh điện năng của doanh nghiệp đã đặt ra; kiểm soát về quy trình khi thực hiện các hoạt động kinh doanh điện năng cụ thể.
Công cụ kiểm soát thông thường được thực hiện thông qua kế hoạch kinh doanh điện, hệ thống báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh điện, báo cáo tài chính, chứng từ; hồ sơ; hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp sản xuất điện năng; văn bản pháp luật có liên quan; quy chế, quy định của Tập đoàn điện lực, Tập đoàn chủ quản có liên quan tới hoạt động kinh doanh điện năng.
Hình thức kiểm soát: có hai hình thức là kiểm soát định kỳ, thường xuyên theo kế hoạch kiểm soát được lập vào đầu năm kế hoạch và kiểm soát đột xuất được thực hiện theo nhu cầu thực tế phát sinh.
24