Ngoài mục lục, phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo đề tài còn có phần nội dung được trình bày theo 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết.
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Nhựa Duy Tân.
Chương 3: Đề xuất giải pháp.
PHẦN B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Cơ sở lý thuyết về quy trình mua hàng
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngược với bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người.
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thỏa thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất.
Quản trị mua hàng được hiểu một cách đơn giản đó chính là một quy trình tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, kiểm soát và điều hành toàn bộ hoạt động mua bán hàng hóa của tổ chức doanh nghiệp thương mại với mục đích phục vụ tiến hành bán hàng. Có hai cách tiếp cận:
Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu đề ra.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quá trình bằng các bước công việc như xác định nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, kiểm tra việc giao nhận hàng hoá.
1.2. Cơ sở lý thuyết về quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng là hoạt động quan trọng, diễn ra đều đặn trong doanh nghiệp như thiết lập mua sắm hàng hóa phục vụ sản xuất, vận hành đơn vị, tối ưu về giá trị hàng hóa, tiết kiệm chi phí, đạt hiệu quả mua hàng tối đa, quyết định năng lực cạnh tranh với đối thủ cùng ngành.
Dự báo và lên kế hoạch
Xác định/ lựa chọn NCC Xác định nhu
cầu
Hình 1.1: Quy trình mua hàng P2P
(Nguồn: Tô Trung Nam, 2022)
1.3. Các loại hàng hóa được mua tại Doanh nghiệp
Các tổ chức mua nhiều hàng hoá và dịch vụ khác nhau. Tất cả các giao dịch mua thể hiện sự cân bằng giữa những gì một tổ chức có thể sản xuất hoặc dịch vụ trong nội bộ với những gì tổ chức phải mua bên ngoài.
Đối với nhiều mặt hàng, quyết định chọn mua thực sự khá đơn giản. Rất ít công ty có thể tự sản xuất thiết bị sản xuất, máy tính hoặc bút chì. Tuy nhiên, tất cả các công ty đều yêu cầu các mặt hàng này phải hỗ trợ hoạt động liên tục. Thách thức là quyết định nhà cung cấp nào cung cấp cơ hội
Thanh toán/
Đánh giá hiệu suất
Tạo lập hợp đồng/ đơn
hàng Tiếp nhận
hàng hóa/
dịch vụ
tốt nhất cho các mặt hàng mà tổ chức phải mua bên ngoài. Các loại hàng hóa được mua như:
● Nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
● Bán thành phẩm/linh kiện.
● Thành phẩm.
● Bảo trì, sửa chữa, các thiết bị vận hành.
● Nguyên liệu, phụ kiện cho quá trình sản xuất.
● Dịch vụ.
● Trang thiết bị.
1.4. Mục tiêu nhiệm vụ mua hàng
● Đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu.
● Quản lý nguồn cung nguyên vật liệu hiệu quả.
● Quản lý hiệu quả nhà cung cấp.
● Thiết lập mục tiêu phù hợp.
● Thiết lập chiến lược cung cấp để hỗ trợ mục tiêu của doanh nghiệp.
1.5. Vai trò và Trách nhiệm của Mua hàng
Hình 1.2: Vai trò và Trách nhiệm mua hàng
(Nguồn: Tô Trung Nam, 2022)
Mục tiêu tổng thể Chi phí thấp Cung ứng kịp thời
Chất lượng
Trách nhiệm pháp lý Yêu cầu về dự báo và kế hoạch Lựa chọn và ký hiệu nhận dạng
Chuẩn bị hợp đồng Nhận và kiểm tra
Giải quyết và thanh toán hóa đơn Hồ sơ bảo dưỡng
Đo lường hiệu suất NCC Vai trò chiến lược
Quản lý nhu cầu Chiến lược danh mục
Quản lý hợp đồng Quản lý chi phí Quản lý quan hệ NCC
1.6. Lợi ích khi có quy trình mua hàng
Khi có quy trình mua hàng rõ ràng, hiệu quả, công ty của bạn sẽ đạt được các lợi ích như:
Tránh lãng phí do gian lận, chi tiêu bất chính hoặc cấu kết giữa nhân viên với các nhà cung cấp.
Tạo lập được quy trình mua hàng hóa hiệu quả áp dụng cho cả việc mua các nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc mua các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, văn phòng…
Quản lý quan hệ với các nhà cung cấp hiệu quả.
Quản lý hệ thống nhà cung cấp và lựa chọn được nhà cung cấp có khả năng cung ứng hàng hóa chất lượng cao nhưng chi phí hợp lý nhất.
Tối ưu, hợp lý hóa quy trình mua sắm và các thủ tục liên quan.
Cung cấp được một lộ trình đánh giá về nhà cung cấp và hoạt động mua sắm của công ty.
Tạo lập được một chuẩn chung về hàng hóa, nguyên vật liệu mua vào để không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp.
1.7. Quy định trong lĩnh vực mua hàng
Quy định – Là những chỉ thị, có thể rõ ràng hoặc ngầm định trong xử sự, và buộc các cá nhân tổ chức phải tuân thủ.
❖ Về lợi ích:
● Quy định hỗ trợ cho quá trình đạt mục tiêu kinh doanh.
● Nhân viên có được các hướng dẫn cụ thể khi làm việc.
● Quy trình cụ thể trong việc đưa ra quyết định.
● Nhân viên biết rõ những gì mình “nên” và ”không nên” làm.
● Cơ sở chế tài xử lý.
❖ Về hạn chế:
● Rất khó để đảm bảo việc tuân thủ.
● Việc áp dụng triệt để đôi lúc sẽ phản tác dụng.
● Quá nhiều quy định sẽ hạn chế tính sáng tạo và sự uyển chuyển của doanh nghiệp.
● Bộ máy quản lý sẽ cồng kềnh và phát sinh công việc.
Ngoài ra, có các chính sách quy định trong lĩnh vực mua hàng như:
● Chính sách về đạo đức.
● Chính sách Win-Win (có qua có lại).
● Chính sách về liên hệ và gặp gỡ nhà cung cấp.
● Chính sách nhân viên cũ.
● Chính sách báo cáo về các hoạt động bất thường.
● Chính sách về trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR).
1.8. Những đức tính cần có của người mua hàng
● Đối cử với các nhà cung cấp một cách chuyên nghiệp và tôn trọng.
● Tính trung thực, tỉ mỉ linh hoạt trong xử lý tình huống.
● Siêng năng, ham học hỏi để năng cao trình độ chuyên môn
● Nhẫn nại, kiên trì, mềm mỏng trong giao tiếp
● Không chấp nhận những món quà,…