CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN
2.3. Phân tích quy trình mua hàng của Duy Tân
2.3.1. Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu
Khi nhận được đơn đặt/ hợp đồng của khách hàng về sản phẩm của công ty. Dựa trên đơn đặt hàng/ hợp đồng bán hàng từ đó định mức các
Thương lượng và đặt hàng Xác định nhu
cầu cung ứng NVL
.
Tìm kiếm và lựa chọn NCC
Theo dõi, kiểm tra giao nhận
NVL Kế hoạch cung
ứng NVL
Đánh giá hoạt động cung ứng
NVL
nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Văn phòng Sale gửi đơn đặt hàng (SO – Sale Order) theo nhu cầu khách hàng, các nhân viên thuộc bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch sản xuất về số lượng nguyên liệu cần cho sản xuất, xác định các nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm như là màu sắc, kích thước, thông số kỹ thuật,… để báo nguyên vật liệu cần mua trong nước, hay hàng nhập và thời gian các nguyên vật liệu các trang thiết bị cần thiết cho việc sản xuất được chuẩn bị sẵn sàng sản xuất và thời gian bắt đầu sản xuất.
Bộ phận kho sẽ kiểm tra số lượng tồn kho và lập báo cáo xác nhận số lượng hàng tồn gửi lên bộ phận kế hoạch. Bộ phận kế hoạch sẽ dựa trên số lượng tồn kho lên kế hoạch mua hàng để phục vụ cho sản xuất hàng hóa.
2.3.2. Xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu
Trước tiên, bộ phận sản xuất – kiểm tra chất lượng sẽ tiến hành lập định mức vật tư nguyên vật liệu và đưa ra nhu cầu lượng vật tư nguyên vật liệu cần cho sản xuất bao gồm: chủng loại quy cách vật tư, số lượng (tính cả lượng hao hụt trong quá trình sản xuất sản phẩm), thời gian cần vật tư,
chỉ định nhà cung cấp vật tư (nếu có),... để sản xuất ra sản phẩm, thành phẩm theo đơn đặt hàng của bộ phận Kinh doanh triển khai cho bộ phận sản xuất – kiểm tra chất lượng thực hiện.
Sau khi bộ phận Mua hàng có được số lượng thực tồn kho của loại nguyên vật liệu vật tư cần mua tại thời điểm đó và lượng nguyên vật liệu vật tư thực mua được xác định theo: Lượng vật tư thực mua = Lượng vật tư cần dùng trong sản xuất – Số lượng thực tồn kho vật tư cần mua tại thời điểm đó + Số lượng vật tư dự trữ (nếu có).
2.3.3. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Bộ phận Mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp bằng các hình thức như sau: tìm kiếm trên mạng internet, từ các nhà cung cấp đến chào hàng, từ khách hàng/đối tác/Ban Giám Đốc chỉ định,...
Khi có nhu cầu mua hàng thì nhân viên mua hàng ưu tiên chọn mua các nhà cung cấp cũ hiện mua, nếu giá cả mua bằng hoặc thấp hơn giá cũ, chất lượng không đổi, có hàng giao, các thông tin khác không đổi so với lần mua gần nhất. Ngược lại, nếu nhà cung cấp cũ thay đổi thông tin hàng
mua: tăng giá hoặc hàng giao không kịp tiến độ,... thì công ty sẽ tìm kiếm thêm thông tin về báo giá và các điều kiện mua hàng của nhà cung cấp khác (tối thiểu 02), để làm bảng so sánh so với nhà cung cấp hiện hữu và từ đó chọn lựa 01 nhà cung cấp tối ưu và phù hợp nhất trong số các nhà cung cấp đó.
Tuy nhiên, việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp của Công ty thường chỉ ưu tiên chọn mua các nhà cung cấp cũ, việc này giúp cho nhân viên hạn chế được các bước công việc chuẩn bị khi chọn mua nhà cung cấp mới.
Nhưng cũng mang theo sự bất lợi là công ty sẽ ít có sự lựa chọn khi có biến động từ nhà cung cấp cũ, do công ty chưa thường xuyên tìm và chọn thêm nhà cung cấp mới để bổ sung vào danh sách nhà cung cấp. Ngoài ra trong công tác đánh giá nhà cung cấp, công ty vẫn chưa chú trọng quan tâm nhiều đến tiêu chí hạn thanh toán mua hàng, vì mua hàng có hạn thanh toán lâu thì công ty có lợi nhiều mặt về tài chính, nguồn vốn.
Thông thường, Trưởng phòng mua hàng và Ban Giám Đốc công ty sẽ dựa vào thông tin liên quan đến việc mua vật tư trong thời gian gần nhất
và kết hợp thêm các thông tin liên quan đến thị trường vật tư trên báo đài, internet, các mối quan hệ bạn bè,... về các thông tin như: Tỷ giá USD/VND, lạm phát, bất ổn chính trị, tình hình cung cầu thị trường nguyên vật liệu,... để quản lý và kiểm tra tính xác thực thông tin chọn nhà cung cấp mua do nhân viên cấp dưới trình lên, điều này cũng góp phần hạn chế hiện trạng tiêu cực của nhân viên mua hàng.
2.3.4. Thương lượng và đặt hàng
Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp thì bộ phận Mua hàng sẽ thương lượng với nhà cung cấp về các thông tin sau: giá cả, hạn thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng, các điều kiện khác. Đàm phán với nhà cung cấp, nhân viên mua hàng phải có các kỹ năng về việc đàm phán để có thể đạt được giá cả mà công ty mong muốn cũng như chất lượng. Sau khi cả hai bên đã đồng thuận về các điều kiện được đưa ra thì tiến hành việc đặt hàng.
2.3.5. Theo dõi và kiểm tra việc giao nhận nguyên vật liệu
Trong quá trình đặt hàng và mua hàng, nhân viên mua hàng luôn theo dõi quá trình hàng được chuẩn bị và vận chuyển. Với tính chất đặc thù của nguyên vật liệu mà công ty sử dụng yêu cầu được bảo quản kín, tránh việc hàng hóa bị ẩm mốc, tránh để những nơi có nhiệt độ quá cao sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng, màu sắc của hạt nhựa, tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào, cấm lửa. Việc giám sát và theo dõi quy trình vận chuyển cũng như đóng gói để vận chuyển của nhà cung cấp cũng là một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng và lâu dài.
Công ty có thể liên hệ với nhà cung cấp về việc đặt hàng một số lượng nhỏ sản phẩm để kiểm tra về độ phù hợp, chất lượng sản phẩm có đạt tiêu chuẩn đồng thời cũng sẽ thấy được cách nhà cung cấp đóng gói và bảo quản sản phẩm trong quá trình vận chuyển.
2.3.6. Đánh giá hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Sau khi nhận được sự cung ứng nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, nhân viên mua hàng đều phải đưa ra các đánh giá về hoạt động cung ứng của nhà cung cấp đó. Việc đánh giá này được dựa trên các yếu tố: khả năng
cung ứng, thời gian vận chuyển, giá cả phù hợp với chất lượng, các dịch vụ chăm sóc khách hàng trước trong và sau khi mua hàng và các đãi ngộ dành cho các doanh nghiệp mua với số lượng hàng nhiều. Việc đánh giá nhà cung cấp sau mỗi lần giao dịch sẽ giúp doanh nghiệp cụ thể đây là nhân viên mua hàng dễ dàng lựa chọn nhà cung cấp cho lần mua nguyên vật liệu lần sau và so sánh các yếu tố trước và sau để có cái nhìn khách quan hơn với những nhà cung cấp cũ cũng như các nhà cung cấp tiềm năng mới. Đây là một bước tưởng như đóng vai trò không quan trọng trong quy trình mua hàng nhưng nếu như không làm tốt bước này thì lần thực hiện giao dịch hay lựa chọn nhà cung cấp sau sẽ mất nhiều thời gian và gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.