TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
2.1. Nội dung công việc lao động thực tế
2.1.4 Mô tả quy trình làm việc
Nhận, kiểm tra yêu cầu đề xuất mua vật tư, hàng hóa : Theo dõi hàng nhập,
đổi trả hàng Nhận,kiểm tra yêu cầu
đề xuất mua vật tư, hàng hóa.
Kiểm tra mặt hàng yêu cầu mua, phân loại sử
dụng
Kiểm tra bảng báo giá từ nhà cung cấp
Làm đơn đặt hàng tình lên BGĐ
Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp
Kiểm tra chứng từ đối chiếu công nợ với đơn
hàng đặt
Hằng ngày đều nhận được giấy yêu cầu mua vật tư, hàng hóa từ dưới các bộ phận sản xuất gửi lên, có thể gửi bằng Email hoặc đưa trực tiếp tới phòng Thu Mua. Khi nhận giấy yêu cầu, người hoặc bộ phận yêu cầu mua cần giải thích rõ, chi tiết về quy cách, chất lượng, chủng loại hàng hóa, mục đích sử dụng, hoặc đưa mẫu có sẵn để dễ dàng hơn cho người phụ trách mua hàng.
Ví dụ : Bộ phận sản xuất yêu cầu mua kéo cho công nhân, phải giải thích rõ là mua kéo bấm chỉ hay kéo cắt vải, kích cỡ như thế nào, dùng để cắt loại vải gì…
Kiểm tra mặt hàng yêu cầu mua, phân loại sử dụng :
Sau khi đã biết được thông tin chi tiết của loại hàng hóa cần mua, người phụ trách mua hàng (Phòng thu mua) đóng dấu và ghi rõ yêu cầu này sử dụng cho muc đích gì.
Khi giải thích về vật tư đề xuất hoặc hàng mẫu có sẵn, cần kiểm tra đối chiếu với bộ phận kho xem mặt hàng này có còn tồn hàng hay không? Nếu hàng tồn có sẵn thì sẽ đề nghị với bộ phận đề xuất lấy hàng dưới kho, nếu hàng không có thì sẽ tiến hành mua.
Kiểm tra bảng báo giá từ nhà cung cấp:
Kiểm tra với nhà cung cấp về mặt hàng cần mua, báo cho nhà cung cấp biết thông tin về tên vật tư, hàng hóa, kích thước, chủng loại, số lượng, thời gian giao hàng để họ có thể báo chính xác giá cả cũng như cách thức, thời gian giao-nhận hàng hóa. Cần chú ý là phải đảm bảo giá cả đúng so với thị trường và mang lại lợi ích cho công ty, người phụ trách cần kiểm tra lấy bảng báo giá từ nhiều nhà cung cấp để có thể có sự chọn lựa tối ưu, đem lại lợi ích tốt nhất cho công ty.
Làm đơn đặt hàng trình lên Ban Giám Đốc :
Sau khi đã kiểm tra yêu cầu đề xuất, nhận được thông tin báo giá từ nhà cung cấp, tiến hành trình lên Ban Giám Đốc xét duyệt, khi đã được sụ chấp thuận cho mua của các trưởng bộ phận, trưởng phòng thu mua, Ban Giám Đốc, em sẽ tiến hành làm đơn hàng để gửi cho nhà cung cấp.
Trong trường hợp với mức giá cả đã thỏa thuận với nhà cung cấp nhưng khi đưa lên trình duyệt BGĐ vẫn chưa chấp nhận và đưa ra một mức chi phí cố định thì người phụ trách phải tiến hành thuyết phục nhà cung cấp sao cho họ có thể đáp ứng được yêu cầu của BGĐ đưa ra.
Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp:
Trong mỗi quy trình mua vật tư, hàng của mỗi công ty đều có những nguyên tắc khác nhau, vì thế công ty em cũng có những nguyên tắc, thủ tục buộc phải tuân theo khi
mua bất kỳ một món vật tư, hàng hóa nào từ bên ngoài vào. Thông thường một đơn hàng có hiệu lực thanh toán phải có đầy đủ các chữ ký như sau: Người chuẩn bị đơn hàng, trưởng bộ phận yêu cầu, Giám đốc tài chính (CFO). Còn đơn hàng cố định hàng tháng gửi cho nhà cung cấp thì cẩn có thêm chữ ký của trưởng phòng thu mua.
Ví dụ: Đây là mẫu đơn hàng gửi cho nhà cung cấp.
Theo đơn hàng bên dưới chỉ có 2 chữ ký (Trưởng phòng thu mua và giám đốc tài chính (CFO) nhưng vẫn đủ hiệu lực thanh toán vì trưởng phòng thu mua là người trực tiếp đề xuất yêu cầu.
Phụ lục 1: Mẫu đơn đặt hàng
Theo dõi hàng nhập, đổi trả hàng:
• Sau khi gửi đơn hàng cho nhà cung cấp xong phòng thu mua phải theo dõi tiến độ của đon hàng tới đâu. Mặc dù trong đơn dặt hàng đã thể hiện rõ chi tiết về nội dung cũng như ngày giao hàng, nhưng trong trường hợp cần thiết có thể thỏa thuận với nhà cung cấp giao hàng sớm hơn trước thời hạn.
• Khi đến thời hạn giao hàng, nhà cung cấp sẽ giao hàng tại kho của công ty, những người thuộc bộ phận kho sau khi đã nhận được thông tin về hàng hóa nhập sẽ nhận của nhà cung cấp từ phòng thu mua, khi hàng hóa đến sẽ kiểm tra đối chiếu đúng như đơn hàng đã đặt và ký nhận. Đối với hàng trong nước thì phải kiểm tra chất lượng hàng ngay thời điểm giao hàng, nếu không đúng như mặt hàng đề xuất thì phải gửi trả lại ngay, đồng thời báo cho trưởng phòng thu mua biết sự việc để có thể kịp thời cung cấp thông tin cho dưới bộ phận sản xuất.
• Nếu là mặt hàng nhập từ nước ngoài thì cũng giống như mặt hàng trong nước nhưng khác là không thể gửi trả, đổi lại hàng ngay tức khắc, trong tường hợp này có thể thông tin bằng email cho nhà cung cấp, sau đó chúng ta có thể không trả tiền hoặc giảm giá cho cho lô hàng đó vì nhà cung cấp đã không thực hiện đúng như thỏa thuận trong đơn đặt hàng. Mặt hàng nước ngoài khi về đến Việt Nam, để có thể nhập hàng vào công ty, cần kiểm tra và lấy thông tin về chứng từ nhập khẩu lô hàng đó bao gồm Packing list (PL), Commerce Invoice (CI), Bill of Lading (BL), sau đó báo cho phòng xuất nhập khẩu về thời gian lô hàng đến Việt Nam, chứng từ đầy đủ để họ có thể cho nhập lô hàng vào công ty
Kiểm tra, đối chiếu chứng từ gốc:
Khi hàng nhập về công ty, nhà cung cấp sẽ có phiếu giao nhận hàng hóa giữa bên giao hàng và bên nhận hàng, mỗi bên cùng ký nhận và giữ một bản. Tới cuối tháng, nhà cung cấp sẽ tổng hợp hàng hóa đã lấy trong thời gian 1 tháng (Bảng đối chiếu công nợ tính từ đầu tháng tới ngày 25 hàng tháng).Căn cứ vào bảng đối chiếu công nợ của nhà cung cấp và báo cáo giao nhận hàng hóa của phòng thu mua, kiểm tra lại những mặt hàng gì, giá cả, số lượng, tên mặt hàng trong hóa đơn cho chính xác sau đó mới yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn để tránh sự rắc rối mất thời gian cho cả hai bên.
Ví dụ: Đây là một hóa đơn mua kim sau khi đã đối công nợ xong với nhà cung cấp.