TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
2.2 Học hỏi và viết báo cáo nghiệp vụ chuyên môn tại Xí Nghiệp
2.2.1 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại
2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ:
Nguyên vật liệu:
Xí nghiệp Epic Designers (VN) là một công ty chuyên sản xuất hàng may mặc xuất khẩu có quy mô lớn do đó nguồn nguyên liệu của công ty rất phong phú và đa dạng, vì thế nguyên vật liệu được chia làm nhiều loại khác nhau bao gồm: Vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu, vật liệu khác.
• Nguyên vật liệu chính(1521): Vải (Fabric)
Vì mỗi một đơn hàng đều khác nhau từ quy cách, mẫu mã, chất liệu…nên để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng công ty đã sử dụng rất nhiều loại vải và các loại vải được phân biệt như sau:
Epic #730, #731, #810, #815, #910, #980, #981, # 982….
• Nguyên vật liệu phụ (1522):
- Chỉ may - Dây kéo - Nút, khuy - Tem vải - Móc
- Băng keo - Nhựa cắt rập - Thiếc cắt rập - Giấy in sơ đồ - Giấy cứng cắt rập
- Nilong đựng tem - Giấy Decan - Giấy lót túi - Côn lót cổ áo - …
• Nhiên liệu:
- Củi khô sử dụng cho lò hơi, lò sấy.
- Dầu DO sử dụng cho lò nung, máy phát điện.
- Dầu Nhớt #68, #220: sử dụng cho máy nén khí, máy may, các loại mô tơ, động cơ máy…
- Xăng: sử dụng cho xe vận chuyển của công ty, sử dụng cho máy bơm - Ngoài ra còn sử dụng các loại khí …
- Hóa chất Acetic acid, Anti stain Va, Softener Eo, Protector Cr, Salt, Javel, Djw 001, Oxalic acid, Spot lifter 830…
• Phụ tùng thay thế: là những chi tiết máy móc phục vụ cho quá trình sửa chữa hoặc thay thế những bộ phận, chi tiết máy móc như:
- Dây belt (Curoa) - Bạc đạn
-Công tắc hành trình - Băng tải
- Chân vịt các loại
- Mũi khoan - Lưỡi dao - Bánh xe - Mũi taro - Kim
- Ổ khóa - Công tắc tơ
- Thuyền, suốt các loại.
- Đá mài, đá cắt các loại
• Vật liệu khác: (tài khoản này do công ty qui định và sử dụng): Bao tải rác,… bao tay cho công nhân lò hơi, yếm vải cho bộ phận giặt (Washing), khẩu trang….
Công cụ dụng cụ:
Công cụ dụng cụ của công ty chủ yếu là những công cụ có giá trị thấp như: Xe đẩy hàng thô sơ, xe để hàng hai tầng, pallet nhựa, bao bì đóng gói, dụng cụ văn phòng, bàn ghế, bình phòng cháy chữa cháy, bàn ủi hơi, bao bì đóng gói…
Vì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty có nhiều chủng loại nên công ty bảo quản và cất giữ phải hợp lý.
* Tài khoản sử dụng:
- TK 152: Nguyên vật liệu
+ TK 1521: Nguyên vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu
+ TK 1524: Phụ tùng thay thế
+ TK 1526: Vật liệu khác (do công ty quy định) - TK 153: Công cụ dụng cụ
+ TK 1531: công cụ, dụng cụ, đồ dùng + TK 1532 : bao bì luân chuyển
- TK 111:Tiền mặt
- TK 112: Tiền gởi ngân hàng
- TK 141: Tạm ứng mua nguyên vật liệu - TK 331: Phải trả người bán
- TK 627: Xuất kho quản lý phân xưởng
- TK 6278: Chi phí thu mua (do công ty quy định) - TK 621: Xuất dùng cho sản xuất
Ngoài ra, kế toán còn quy định nhiều tài khoản chi tiết để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu, từng khách hàng, từng nhà cung cấp..
2.2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Giá thực tế vật liệu – công cụ dụng cụ nhập:
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty chủ yếu là mua từ trong nước.
Giá thực tế vật liệu,
CCDC nhập kho
= Gía hóa đơn + Chi phí thu mua
+
Thuế nhập khẩu (nếu
có)
- Giá hóa đơn: Là giá ghi trên hóa đơn. Trường hợp công ty mua vải về để sản xuất, bên bán có cộng thêm phần vải để làm mẫu hoặc để sản xuất thử trước cho công ty (phần làm mẫu này nhà cung cấp chịu chi phí, do dó không được tính vào giá mua.
Khi nhập kho, công ty ghi số lượng nhập thực tế nhưng có ghi chú số lượng lượng dư ra để dùng làm mẫu để tính đơn giá vải mẫu được chính xác.
- Chi phí thu mua gồm: Chi phí vận tải, bốc dỡ, bảo quản, công tác phí của các nhân viên bộ phận thu mua, khoảng hao hụt trong định mức, tiền bảo hiểm từ nơi mua đến công ty, phí ngân hàng…Ngoài ra, có những trường hợp, đơn vị bán cho xe chở
hàng đến tận công ty hoặc đơn vị bán chịu phần vận chuyển, giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ mua chỉ còn là giá ghi trên hóa đơn.
Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất:
- Nguyên vật liệu, công ty tính giá xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân qia quyền sau mỗi lần nhập. Công ty sử dụng phần mềm kế toán để làm việc nên giá xuất nguyên vật liệu được máy tính tự động tính ra, kế toán theo giá xuất trên báo cáo chi tiết xuất kho vật tư trong tháng.
- Công cụ dụng cụ: vì công cụ dụng cụ mua trong tháng nào được xuất dùng trong tháng đó nên giá xuất của công cụ dụng cụ là giá thực tế đích danh.
2.2.1.3 Phương pháp kê khai tồn kho và kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Công ty kê khai hàng tồn kho theo phương pháp thường xuyên và sử dụng phương pháp thẻ song song để theo dõi chi tiết nguyên vật liệu.
Khi nguyên liệu (công cụ dụng cụ) về đến công ty, nhân viên phòng thu mua cùng thủ kho giám sát, kiểm tra chất lượng, số lượng theo chứng từ hóa đơn.
Đối với nguyên vật liệu, sau khi kiểm tra đúng, đủ, thủ kho sẽ viết phiếu nhập kho và nhân viên phòng thu mua sẽ ký nhận vào, sau đó nhân viên thu mua sẽ ghi nhận lại số lượng và giá trị trên phiếu nhập vào thẻ kho để theo dõi phần nhập, sau đó chuyển phiếu nhập kho cho kế toán nguyên vật liệu. Song song với việc theo dõi trên thẻ kho, thủ kho còn theo dõi từng vật tư trên sổ chi tiết vật tư.
Kế toán chi tiết nguyên liệu cũng mở thẻ kho (giống như thẻ kế toán chi tiết) cho từng loại tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Hàng ngày, khi nhận được phiếu nhập do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra từng chứng từ ghi đơn giá và tính thành tiền, sau đó ghi vào thẻ kho.
Khi có lệnh sản xuất của lãnh đạo công ty, phòng kinh doanh viết phiếu di chuyển vật tư trong nội bộ và chuyển đến phòng sản xuất. Phòng sản xuất mang phiếu di chuyển vật tư trong nội bộ xuống kho cùng thủ kho xuất nguyên vật liệu. Kế toán căn cứ theo số lượng thực tế xuất kho để ghi vào thẻ kho của mình và thủ kho cũng ghi vào thẻ kho của thủ kho.
Cuối tháng, kế toán cộng sổ tính ra tổng số nhập, xuất của từng nguyên vật liệu, rối đối chiếu với thẻ kho và báo cáo xuất nhập tồn của thủ kho đưa đến, lập báo cáo về tổng hợp nhập, xuất về số lượng, gía trị, sau đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho.
Đối với công cụ dụng cụ, khi có nhu cầu sử dụng thì công ty mua và sử dụng trong tháng đó. Do đó công ty không phải theo dõi trên thẻ kho giống như nguyên vật liệu mà chỉ theo dõi công cụ dụng cụ trên bảng “ báo cáo xuất nhập tồn vật tư – vật rẻ”
(DAILY PURCHASE REPORT) và vì thế cũng không có công cụ tồn đầu tháng cũng như cuối tháng và cũng không có kho riêng cho công cụ dụng cụ.
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Ghi chú:
Ghi hằng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi thường xuyên