TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
2.2 Học hỏi và viết báo cáo nghiệp vụ chuyên môn tại Xí Nghiệp
2.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ
2.2.2.2 Các nghiệp vụ phát sinh
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Thẻ kho Sổ kế toán chi
tiết nhập NVL
Sổ kế toán chi tiết xuất NVL
Bảng tổng hợp
nhập kho NVL Bảng tổng hợp
xuất kho NVL
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
a. Kế toán nhập nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty nhập về là vật liệu công ty tự mua để sản xuất theo yêu cầu đặt hàng của khách hàng. Công ty nhận đơn hàng của khách hàng, nguyên vật liệu chủ yếu là vải, khi vải nhập kho theo đúng số lượng ghi trên hóa đơn, kế toán phản ánh nghiệp vụ:
Nợ TK 152:
Có TK 151:
Ngoài ra công ty còn phải nộp thuế giá trị gia tăng cho hàng nhập khẩu:
Nợ TK 1331:
Có TK 33312 :
Theo phiếu nhập kho số P-N: 01-01 (ngày 01/01/2011), công ty đã nhập lô hàng là vải nhập từ Hongkong: EPIC 403: 163 cây = 16.221 yards x $3.4 = $55.151 EPIC 982: 300 cây = 29.854 yards x $3.45 = $102.996
$ 158.147 Phí ngân hàng: (0.6% x 3 tháng) = $2.847
Tỷ giá : 19.500/USD (trong đơn giá đã bao gồm thuế nhập khẩu) Định khoản: Nợ TK 152 : 3.139.383.000đ
Có TK 331: 3.139.383.000đ
Nếu trường hợp khách hàng nước ngoài yêu cầu một số nguyên liệu khác cũng phải mua từ nước ngoài về, kế toán cũng phản ánh trường này như trên.
Đối với nguyên vật liệu nhận được từ khách hàng được coi là hàng tạm nhập tái xuất(công ty không chịu thuế GTGT và thuế nhập khẩu của lượng hàng này)
Đối với nguyên vật liệu được mua trong nước thì lúc này công ty phải đóng thuế GTGT đầu vào, khi nguyên vật liệu nhập kho theo đúng số lượng đã ghi trên hóa đơn, kế toán phản ánh nghiệp vụ nhập kho nguyên liệu:
Nợ TK 152 : Nợ TK 133 :
Có TK 331/ 112 :
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số P-N: 10-01 (ngày 10/01/2011), công ty đã nhập kho một số phụ liệu từ Công ty TNHH Tân Trung Nghĩa.
Giấy in sơ đồ VT : 540kg x 18.800 = 10.152.000đ
Giấy trải vải : 700kg x 12.800 = 8.960.000đ Giấy cắt rập: 500 tờ x 7.500 = 3.750.000đ
22.862.000đ Định khoản :
Nợ TK 152 : 22.862.000đ Nợ TK 133 : 2.286.200đ Có TK331 : 25.148.200đ
(Thuế giá trị gia tăng đầu vào là 10% trên giá mua)
Khi nguyên liệu về công ty, trước khi nhập kho công ty phải tiến hành kiểm tra, giám địng chất lượng, số lượng của lô hàng này
Nếu vật liệu bị sai quy cách, không đảm bảo chất lượng đã ký kết trong hợp đồng, thường là do lỗi vải, khác màu…Công ty sẽ trả lại hàng và yêu cầu bên bán giao đúng như hàng đã ký kết. Kế toán chưa phản ánh nghiệp vụ này cho đến khi nhận được hàng đúng quy cách của bên bán giao.
Nếu phát hiện thiếu khi mua nguyên vật liệu, công ty sẽ tìm hiểu nguyên nhân:
Nếu do lỗi của công ty gây ra, kế toán sẽ tùy vào từng trường hợp mà xử lý, có tính tại giá trị thực tế nhập hoặc sẽ bắt bồi thường đối nhân viên nào gây ra.
Nợ TK 152 Nợ TK 1381
Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 112/ 331
- Nếu thiếu ngoài định mức và do bên bán gây ra:
+ Đối với đơn vị bán ở nước ngoài, kế toán sẽ xử lý: Công ty sẽ thông báo cho bên bán biết để được xác nhận phần hàng thiếu này.
+ Trường hợp công ty đã trả tiền trước (Nợ Tk 331/ Có Tk 112,144), giá trị khoản nguyên vật liệu chênh lệch này coi như công ty vẫn ứng tiền trước cho bên bán (treo Nợ Tk 331) và sẽ trừ cho lần mua sau.
+ Trường hợp công ty chưa trả tiền, khi xuất tiền trả cho bên bán công ty chỉ xuất trả phần thực tế đã nhập kho.
+ Đối với đơn vị bán trong nước, kế toán có thể thực hiện như mua nguyên vật liệu nhập hoặc có thể thông báo cho bên bán để chờ bổ sung nguyên liệu bị thiếu.
Nợ Tk 1388
Có Tk 331/ 112 Khi nhận được hàng bổ sung:
Nợ Tk 152
Có Tk 1388
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số P-N: 25-01 ngày 25/01/2011, công ty đã nhập về lô hàng là băng keo do Công ty TNHH VPP Vinh Sơn cung cấp gồm:
- Băng keo 7cm số lượng theo chứng từ là 5.000 cuộn, nhưng thực tế nhập được 4.800 cuộn.
- Băng keo 5cm số lượng theo chứng từ là 1.000 cuộn, nhưng thực tế thực nhập chỉ có 950 cuộn
Giá trị trên hóa đơn : (5000 x 18.000) + (1.000 x 14.000) = 104.000.000đ Giá trị thực nhận của loại băng keo này là:
(4.800 x 18.000) + (950 x 14.000) = 99.700.000đ Số chênh lệch: 104.000.000 – 99.700.000 = 4.300.000đ
Vì đây là trường hợp trả tiền ngay khi nhận hàng nên phòng thu mua phải lập “giấy đề nghị” để thông báo cho bên bán biết và chỉ xuất trả tiền theo số lượng đã thực nhập.
Cuối tháng thủ kho và kế toán tiến hàng kiểm kê kho:
- Trường hợp vật liệu thiếu: nếu trường hợp này xảy ra, công ty tìm hiểu nguyên nhân và xử lý nội bộ.
Nợ TK 1381 Có TK 152
Trường hợp vật liệu thừa: được xem như khoản thu nhập khác Nợ TK 152
Có TK 711
Cả hai trường hợp vật liệu thiếu hay thừa khi kiểm kê cuối tháng đều rất ít khi xảy ra vì công ty theo dõi rất chặt chẽ số lượng nguyên liệu nhập cũng như xuất và thủ kho chịu trách nhiệm khi có thất thoát nguyên vật liệu.
Khi nhận đơn hàng mà khách hàng cung cấp nguyên liệu, công ty vẫn nhập nguyên vật liệu vào kho và theo dõi phần số lượng của nguyên liệu, công ty không tính giá nhập và xuất của nguyên vật liệu này (coi như hàng nhận gia công, giữ hộ).
Khi mua nguyên liệu, công ty không nhận được chiết khấu với bất kỳ hình thức thanh toán nào. Do đó, kế toán nguyên vật liệu không phản ánh phần hưởng chiết khấu khi mua.
b. Kế toán xuất nguyên vật liệu:
Giá thực tế nguyên liệu xuất kho là giá được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Cứ sau mỗi lần nhập kho, kế toán phải tính lại giá xuất kho cho nguyên vật liệu và công việc tính giá xuất kho được phấn mền kế toán trong máy tính của công ty tự động tính ra. Trên phiếu xuất kho và phiếu di chuyển vật tư nội chỉ theo dõi phấn số lượng của nguyên vật liệu.
Xuất nguyên liệu vào sản xuất kinh doanh Khi xuất nguyên liệu dùng hết trong tháng:
Nợ TK 621 Có TK 152
Nhưng khi trong tháng không sử dụng hết phần nguyên liệu xuất này, kế toán sẽ đưa vào tài khoản trích trước (TK 142) số nguyên liệu còn để lại tại phân xưởng.
Nợ TK 621
Nợ TK 142 (số nguyên liệu còn để tại phân xưởng) Có TK 152
Ví dụ: Theo phiếu xuất vật tư trong nội bộ số 20/10 ngày 20/10/2011, công ty xuất 120 cây vải (11.940 yards) của Epic 304 cho xưởng cắt để cắt đơn hàng cho khách hàng Kohn. Đơn gía $3.4/ yards. Tỷ giá 19.800đ /USD. Công ty đã xuất dùng vào sản xuất 110 cây, số còn lại để tại phân xưởng dùng trong tháng sau là 10 cây.
Kế toán phản ánh:
Nợ TK 621B : 736.817.4000đ Nợ TK 142B : 66.983.400đ Có TK 152 : 803.800.800đ
Thường chỉ có vải công ty mới xuất một lần và phân bổ cho kỳ sau, còn các nguyên liệu khác thì sử dụng bao nhiêu xuất bấy nhiêu, không có nguyên liệu dư để tại phân xưởng nên không cần phân bổ vào tài khoản 142
Đối với nhiên liệu và phụ tùng, khi xuất dùng kế toán phân bổ vào các đối tượng sử dụng:
Khi xuất phụ tùng:
Nợ TK 627PXA/ 627PXB Có TK 1524
Khi xuất nhiên liệu:
Nợ TK 627PXA/ 627PXB : Dùng chạy máy phát trong phân xưởng Nợ TK 642 : Dùng chạy xe
Có TK 1523
Nhiên liệu sử dụng trong công ty đều có định mức tiêu hao cho từng loại, như máy phát điện có định mức tiêu hao là 80 lít dầu/giờ, đối với xăng chạy xe thì mỗi chiếc xe đều có một định mức sử dụng xăng riêng. Cuối tháng căn cứ trên đồng hồ km của xe, hóa đơn mua xăng của tài xế chuyển đến và số giờ làm việc của máy phát điện để quy thành tiền.
Xuất nguyên liệu để làm hàng mẫu:
Thường thì khi nhận gia công cho khách hàng, công ty phải làm hàng mẫu để cho khách hàng xem trước và khách hàng cũng căn cứ vào mẫu đó để làm cơ sở nhận sản phẩm khi công ty giao cho khách hàng.
Có khi sản phẩm mẫu của công ty là do công ty tự thiết kế để chào hàng khi công ty muốn giới thiệu sản phẩm của mình cho khách hàng nào đó.
Hàng mẫu theo yêu cầu của khách hàng có khi do khách hàng cung cấp vật liệu để may và khách hàng chịu chi phí làm hàng mẫu, lúc này công ty không tính giá trị hàng mẫu vào chi phí của công ty (chi phí bán hàng). Lúc nhận nguyên liệu để làm mẫu cho khách hàng, công ty phải trừ ra phần nguyên liệu làm hàng mẫu để ghi giá trị thực nhập cho nguyên liệu nhận về nhằm tính đơn giá cho chính xác.
Hàng mẫu để chào hàng, vật liệu thường do công ty tự mua và chi phí làm hàng mẫu được kế toán tính vào chi phí bán hàng.
Theo phiếu xuất vật tư trong nội bộ số 30/11 ngày 20/05/2011, công ty đã xuất kho 10 cây vải (955 yards) của Epic 890 để sản xuất hàng mẫu, đơn giá $3.4/yards, tỷ giá 19.500đ
Nợ TK 6418 : 65.968.500đ Có TK 1521A: 65.968.500đ
Xử lý vải tiết kiệm:
Khi cắt vải để sản xuất hàng mẫu, công ty cố gắng cắt sao cho số lượng vải bỏ đi là rất ít. Lượng vải còn dư do những loại vải vụn quá nhỏ, không thể dùng cho loại sản phẩm nào khác, số lượng còn lại này công ty gọi là “vải tiết kiệm”. Khi có vải tiết kiệm, kế toán sẽ trình báo với ban định giá để xin giá nhập kho vải tiết kiệm thông qua” phiếu đề nghị xin giá nhập kho của vải tiết kiệm”, sau khi được ban định giá cho giá nhập, phòng vật tư tiến hành nhập kho và viết phiếu nhập kho cho vải tiết kiệm. Trường hợp vải tiết kiệm hay có ở công ty, giá nhập kho loại vải tiết kiệm này đã được định sẵn, kế toán chỉ việc căn cứ vào giá đó mà cho nhập kho, không cần thông qua ban định giá để xin giá nhập kho.
Số lượng vải tiết kiệm này, công ty có thể dùng để tái xuất, xuất bán hoặc tiến hành cho công nhân may khẩu trang rồi sử dụng tại công ty để giảm phần chi phí mua khẩu trang cho công nhân.
Khi công ty có nhu cầu xuất bán số lượng vải tiết kiệm này thì kế toán nguyên vật liệu sẽ lập “ phiếu đề nghị xuất bán” để trình cho Phó tổng giám đốc ký duyệt gía bán.
Sau đó phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho cho số vải tiết kiệm.
Giá trị của vải tiết kiệm nhập kho được công ty phân bổ như sau: trích 55% vào quỹ lương cho công nhân viên và 45% để giảm phí.
EPIC DESIGNERS (VN) LTD Date:….
From:…
To:….
REQUISITION FOR SALE PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT BÁN
SN Items Unit Q.Ty Rate Value Supplier Remarks
1 2
Total Value of this Requisition
Prepared by Checked by Approved by
Kế toán phản ánh quá trình xử lý vải tiết kiệm như sau:
- Khi nhập tiết kiệm:
Nợ TK 1526 Có TK 3388 - Khi xử lý nguồn tiết kiệm:
Nợ TK 3388
Có TK 621(giảm phí)
Có TK 334 (trích vào quỹ lương) - Khi sử dụng để sản xuất:
Nợ TK 621 Có TK 1526 - Khi sử dụng để bán Nợ TK 632
Có TK 1526 Nợ TK 111 Có TK 511
Có TK 3331(10%/giá bán)
Xử lý phế liệu:
Phế liệu thu được trong quá trình sản xuất của công ty là: vải vụn, tem hư, dây kéo bị lỗi, chỉ may còn thừa…, các nguyên liệu bị hư hỏng trong quá trình sản xuất..Công ty xử lý phế liệu bằng cách thuê người bên ngoài vào quét dọn phân xưởng và thu hồi phế liệu, người mua sẽ trả tiền cho công ty hàng tháng là 4.000.000 đồng(trong đó có 10% thuế GTGT mà công ty phải nộp).
Khi nguyên liệu trở thành phế liệu thì kế toán nguyên vật liệu hết trách nhiệm (kế toán không có tài khoản để theo dõi phế liệu). Khi phế liệu được bán ra thì kế toán công nợ và kế toán tiền mặt của công ty sẽ theo dõi nghiệp vụ này:
Nợ TK 111 : 4.000.000đ Có TK 711 : 400.000đ Có TK 3331: 4.400.000đ
Quá trình kế toán nguyên vật liệu của công ty có thể tóm tắt qua sơ đồ sau:
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TK111,112,331
…
TK 152 TK
621,6418,627,642
(1) (4)
TK 711 TK 632
(2) (5)
TK 3388 TK 1381
(3) (6)
(1) Mua nguyên vật liệu nhập kho
(2) Phát hiện nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê (3) Nhập kho inox tiết kiệm (TK 1526)
(4) Xuất nguyên liệu vào sản xuất kinh doanh (TK 621) hay dùng để sản xuất mẫu (TK 6418). Xuất nhiên liệu cho hoạt động quản lý doanh ngiệp (TK 6418).
Xuất nhiên liệu cho hoạt động quản lý doanh nghiệp (TK 642). Xuất phụ tùng, nhiên liệu cho phân xưởng sản xuất (TK 627)
(5) Xuất bán vải tiết kiệm
(6) Phát hiện nguyên vật liệu bị thiếu khi kiểm kê đang chờ xử lý Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL
????? thêm vào
Kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ:
Kế toán công cụ dụng cụ của công ty tương đối đơn giản, công cu dụng cụ được phân bổ 1 lần vào kỳ kế toán, nên thường thì công cụ của công ty không có số dư đầu tháng cũng như cuối tháng. Khi nào có nhu cầu sử dụng thì công ty sẽ xuất mua và sử dụng ngay trong tháng. Công ty không cần có kho riêng để cất giữ công cụ nhưng kế toán vẫn theo dõi trên tài khoản 153 và vẫn sử dụng phiếu nhập kho.
a. Kế toán nhập công cụ dụng cụ:
Công cụ dụng cụ của công ty chủ yếu là mua trong nước thường là với số lượng nhỏ. Khi công cụ dụng cụ về đến công ty, căn cứ vào hóa đơn bán hàng của người mua đưa về và phiếu nhập kho của phòng vật tư chuyển đến, kế toán công cụ dụng cụ định khoản nghiệp vụ này:
Nợ TK 153 Nợ TK 133
Có TK 111/ 112 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh :
Theo phiếu nhập kho ngày 10/9/2011, công ty đã mua về mua về 4 cái bàn với đơn giá 1.250.000đ/ cái của CTY TNHH Minh Tân nhôm, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để định khoản.
Nợ TK 153 : 5.000.000đ Nợ TK 133: 500.000đ Có TK 331 : 5.500.000đ
Do nhân viên trực tiếp của công ty đi mua khi có nhu cầu, nên các trường hợp hàng thừa hay thiếu khó có thể xảy ra, nếu có công ty cũng xử lý như các trường hợp của kế toán nguyên vật liệu.
b. Kế toán xuất công cụ dụng cụ:
Giá xuất kho của công cụ dụng cụ là giá thực tế đích danh. Song song với việc định khoản công cụ dụng cụ nhập kho, ngay trong tháng kế toán cũng tiến hành phân bổ chi phí công cụ dụng cụ vào đối tượng sử dụng. Tùy vào mục đích xuất dùng mà kế toán sẽ phân bổ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí hợp lý và định khoản:
Nợ TK 6273, 6423, 641…
Có TK 153
Ví dụ: Công ty đã xuất 1 cái bàn để máy vi tính đã mua ngày 25/03/2011 xuất cho phân xưởng cắt và 3 cái còn lại xuất cho bộ phận văn phòng (Phòng nhân sự)
Định khoản như sau:
Nợ TK 6273PXCắt : 1.250.000đ Nợ TK 6423 : 3.750.000đ Có TK 153: 1.880.000đ SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CÔNG CỤ DỤNG CỤ
TK111,331... TK 153 TK627,
642,641…
(1) (2)
(1) Nhập kho công cụ dụng cụ
(2) Phân bổ công cụ dụng vào chi phí liên quan
Tuy nhiên trong trường hợp có nhiều loại công cụ có giá trị lớn hơn 10.000.000đ và thời gian sử dụng lâu khi nhập về sử dụng hạch toán như sau:
Khi nhập kho :
Nợ TK 153 : trị giá công cụ Nợ TK 133 : thuế
Có TK 331 :ghi nợ người bán tổng số
• Xuất sử dụng:
Nợ TK 242 : chi phí chờ phân bổ
Có TK 153 (trị giá công cụ dụng cụ) Khi phân bổ giá trị công cụ dụng cụ:
Nợ TK 627, 642, 641 Có TK 242
Ví dụ: Thep phiếu xuất kho số P-X: 20-09 ngày 20-9-2011, Công ty mua thùng carton từ công ty TNHH Dinh Xinh với số lượng 12.795 cái, đơn giá 20.021đ chưa bao gồm VAT 10%, thanh toán bằng chuyển khoản, hàng về nhập kho sau đó phân bổ trong tháng sử dụng cho các mã hàng Epic 913, Epic 915, Epic 916.
Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
- Khi nhập kho thùng Carton:
Nợ TK 153: 256.168.695đ Nợ TK 133: 25.616.870đ Có TK 112: 281.785.565đ - Xuất sử dụng:
Nợ TK 142: 256.168.695đ Có TK 153: 256.168.695đ - Khi phân bổ:
Nợ TK 641(Epic 913): 107.512.770đ Nợ TK 641(Epic 915): 98.102.900đ Nợ TK 641(Epic 916): 50.553.025đ Có TK 142: 256.168.965đ
Sổ cái TK 153
???? thêm vào
2.2.3 Phương pháp ghi sổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (quá trình xử lý trên máy):
Công ty sử dụng phần mền kế toán trên máy tính để thực hiện công việc hạch toán.
Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ để nhập số liệu và định khoản trên máy, sau đó máy sẽ tự động tính toán các số liệu cần thiết như số dư đầu kỳ, số dư cuồi kỳ, giá xuất kho…những bảng biểu, mẫu biểu đều được cài đặt trên máy, kế toán căn cứ vào những bảng và mẫu biểu đó để ghi chép.