2.1.1. Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu tại công ty cổ phần may Vĩnh Phú
a) Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu tại công ty
Công tác tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần may là đơn giản. Các mặt hàng chủ yếu nguyên vật liệu của công ty gồm có: Vải, Phấn vẽ, Kim, Chỉ, Túi...
Trong quá trình sản xuất, nguyên liệu vật liệu được dùng để phân bổ dần có nghĩa là: mỗi ngày dựa vào các phiếu giao việc, bảng tính định mức các tổ sẽ nhận phần vật liệu để tiến hành công việc sản xuất.
Tại công ty may cổ phần Vĩnh Phú việc đánh giá NVL được sử dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ để hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình xuất nhập tồn kho vật liệu.
b) Phân loại nguyên vật liệu của công ty
-NVL chính: Vải, là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh dựa trên sơ đồ khép kín với những sản phẩm may gia công như: Quần áo thể thao, Jacket, Mũ...Mà NVL chính do khách hàng đặt may cung cấp, công ty chỉ việc nhập thẳng vào kho và cho vào sản xuất thẳng không cần qua hạch toán, chỉ có ở dưới kho vật tư thủ kho làm bảng cân đối nguyên phụ kiệu xem nguyên liệu nào thừa hay thiếu, còn trả lại và lấy về.Vì vậy kế toán không hạch toán phần NVL chính vào chi phí sản xuất mà chỉ theo dõi, quản lý về mặt số lượng.
- NVL phụ: Kim, phấn vẽ, chỉ vắt sổ, băng dính, túi, hộp carton, ...
- Phụ tùng thay thế: Như vòng bi, séc ma…
- Vật liệu khác: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng hỗ trợ cho các vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm trong quá trình sản xuất
c)Công tác quản lý vật liệu ở công ty cổ phần may Vĩnh Phú
Chi phí NVL là yếu tố cơ bản trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm nên công tác hạch toán vật liệu có ảnh hưởng, quyết định đến hạch toán của công ty. Vì vậy để đảm bảo chính xác công tác NVL mà xuất phát từ vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi cán bộ phòng vật tư, thủ kho, kế toán tổng hợp quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu thu, mua, bảo quản đến khâu dự trữ và tiêu dùng.
- Trong khâu thu mua: Công ty giao nhiệm vụ cho cán bộ vật tư,đảm bảo cung ứng kịp thời đầy đủ cho SX thông qua việc kiểm tra hóa đơn,chứng từ, quy cách chủng loại và giá mua, chi phí mua để thực hiện kế hoạch SXKD của công ty
- Ở khâu sử dụng: Sử dụng vật liệu một cách hợp lý. Cán bộ vật tư thường xuyên xem xét kiểm tra lại vật liệu trong kho tránh không bị ngưng trệ, gián đoạn nên quá trình SXKD thường xuyên, liên tục,không làm ứ đọng vốn kinh doanh.
2.1.2. Đánh giá vật liệu ở công ty cổ phần may Vĩnh Phú 2.1.2.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Giá thực tế của Giá mua Chi phí vận chuyển Công tác phí của vật liệu = chưa thuế + bốc dỡ,bảo quản,tiền + cán bộ thu mua mua ngoài GTGT thuê kho bến bãi...
Thuế nhập khẩu Các khoản giảm + (nếu có) - giá hàng
mua được hưởng 2.1.2.2. Đối với vật liệu xuất kho
Công ty hạch toán xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.
Giá đơn vị bình quân cả
kỳ dự trữ
=
Trị giá thực tế vật tư, SP,
hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế vật tư, SP, hàng hoá nhập kho trong kỳ Số lượng vật tư, SP, hàng
hoá tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư, SP, hàng hoá nhập trong kỳ
2.1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty may cổ phần Vĩnh Phú Hiện tại công ty hạch toán NVL theo phương pháp mở thẻ song song, cụ thể:
Tại kho: Để phục vụ cho công tác quản lý và giám sát công ty hạch toán chi tiết trên thẻ kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng.
Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý được thuận lợi. Thẻ kho được mở vào ngày phát sinh nhập vật tư từ đầu tháng và sử dụng để theo hết tháng đó. Công ty áp dụng kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song.
Sơ đồ 1.5 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ nhập
Sổ (thẻ) KT chi tiết
Thẻ kho Bảng tổng hợp
N – X - T
Chứng từ xuất Kế toán tổng hợp
Ở công ty cổ phần may Vĩnh Phú thì đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng phân xưởng.
Hàng ngày căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhu cầu vật tư cần sử dụng cho phân xưởng mình, Quản đốc làm thủ tục xin lĩnh vật tư ( Giấy đề nghị lĩnh vật tư) rồi đến kho vật tư để lĩnh số vật tư đó. Số vật tư này được thủ kho theo dõi và ghi chép số lượng thực xuất vào thẻ kho và Quản đốc theo dõi, ghi chép vào sổ lĩnh vật tư của xưởng mình. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho chuyển toàn bộ “ Phiếu lĩnh vật tư ” về phòng tài chính-kế toán. Căn cứ vào phiếu này, kế toán vật tư mới viết phiếu xuất kho theo số lượng thực lĩnh đó và làm căn cứ ghi sổ.
Tại phòng kế toán: Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho vật liệu kế toán nhập dữ liệu vào máy vi tính với các chỉ tiêu: chứng từ, tên vật tư, đơn vị tính, tài khoản ghi nợ, có về mặt số lượng, còn các chỉ tiêu về mặt giá trị thì để trống, đến cuối tháng khi kế toán đã nhập đủ số liệu theo yêu cầu và lệnh cho máy “ Tính giá xuất vật tư” thì máy vi tính sẽ tự tính ra thực tế xuất kho để điền vào các chỉ tiêu còn lại. Sau đó kế toán vật tư vào lệnh “ chuyển số liệu sang kế toán” máy sẽ nhập số liệu từ các “ bảng kê chi tiêt xuất vật tư” vào Nhật ký chứng từ
Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu các số liệu trên Nhật ký chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan.
2.1.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
2.1.4.1. Chứng từ kế toán và tài khoản sử dụng
a) Chứng từ kế toán: Mọi trường hợp nhập xuất tồn vật tư công ty đều có các chứng từ kế toán làm căn cứ cho công việc kế toán.
Cụ thể sử dụng các chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho: Mẫu số: 01-VT (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của BTC)
- Phiếu xuất kho: Mẫu số:02-VT (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của BTC)
- Hóa đơn GTGT: Mẫu số: 01 GTKT 3/001
-Thẻ kho: Mẫu số: S12-DN (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của BTC)
- Phiếu lĩnh vật tư: Mẫu số : 02 – VT (QĐ:Số 15/2006/QĐ – BTM) ngày 20/3/2006 của BTC
b) Tài khoản sử dụng
Để theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu của công ty, kế toán sử dụng TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu".
Và mở các tài khoản cấp 2:
1521 “Nguyên vật liệu chính”: Vải 1522 “Vật liệu phụ”:Kim, phấn vẽ, chỉ,..
1523 “Nhiên liệu”: Dầu Diezl, xăng A92,..
1524 “Phụ tùng thay thế”: Vòng bi, sec măng,…
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 331, 133, 621…
2.1.4.2. Phương pháp hạch toán vật tư tại công ty a)Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu chính của công ty thường do các đơn vị đặt may chuyển đến. Nguyên vật liệu phụ của công ty chủ yếu là do mua ngoài, khi vật liệu chuyển về kho công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng.
Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản giao phòng kế hoạch làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Nguyên vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho. Kế toán
vật tư căn cứ vào hóa đơn GTGT để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên với đầy đủ các chữ ký.
- Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch thị trường để làm chứng từ gốc.
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi gửi lên phòng kế toán.
- Liên 3: Giao cho người mua cùng với hoá đơn (do bên bán lập) và gửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán.
Ví dụ: Ngày 09/08/2011, công ty đã mua hộp cartton 5 lớp và lót thùng
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000137, phòng kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3/001
Liên 2: Giao khách hàng Ký Hiệu: AA/11P
Ngày 09 tháng 08 năm 2011 Số HĐ 0000137
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH ĐỨC TRUNG
Địa chỉ : Đường Nguyễn Tất Thành – P.Thanh Miếu – TP.Việt Trì – T.PT Mã số thuế : 2600 196 710
Điện thoại : 0210.3500 517/ 3911 411 Fax: 0210. 3911 909
Tài khoản : 10 20 10000 254830 tại Ngân Hàng TMCP Công Thương Việt Nam – CN Nam Việt Trì 036 100 1655 728 tại Ngân Hàng Ngoại Thương Vĩnh Phúc – PGD Việt Trì
Họ và tên người mua hàng: Ông Thọ Phòng KDXNK
Đơn vị: Công ty cổ phần may Vĩnh Phú
Địa chỉ: : Đường Công Nhân- P. Nông Trang- TP.Việt Trì – Phú Thọ
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM/CK MST:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hộp cartton 5 lớp
700 x 520 x 350 hộp 142 39.700 5.637.400
700 x 500 x 380 hộp 80 39.600 3.168.000
2 Lốt thùng 680 x 500 tấm 284 2.700 766.800
Cộng tiền hàng: 9.572.200 Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT 957.220 Tổng cộng tiền thanh toán: 10.529.420 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu năm trăm hai mươi chín nghìn bốn trăm hai mươi đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơnvị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ
tên)
Đã ký Đã ký Đã ký
2 6 0 0 2 1 9 5 8 0
Sau khi kiểm nhận vật tư xong, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và lượng NVL thực tế để lập phiếu nhập kho như sau
Đơn vị: Công ty CP may Vĩnh Phú Địa chỉ: P.Nông Trang-VT-PT
Mẫu số: 01-VT
(Ban hành theo quyết định số:15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)