1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần Hoa Lan.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập chung. Các nghiệp vụ kế toán chính phát sinh được tập trung ở phòng kế toán của công ty.
Tại đây thực hiện việc tổ chức hướng dẫn và xử lý thông tin kinh tế theo chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính,cung cấp một cách đầy đủ chính xác kịp thời những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính của công ty. Từ đó tham mưu cho Ban Tổng Giám đưa ra các quy chế tài chính phù hợp với đường lối phát triển của công ty.
Ở các phân xưởng bố trí các thủ kho, nhân viên thống kê, thực hiện việc thống kê, chủng loại nguyên vật liêu, nhập xuất, ngày công, ngày, giờ làm việc của công nhân, nghỉ phép, thai sản để phục vụ cho báo cáo trên phòng kế toán.
Tại Phòng Kế toán của công ty thuộc khối văn phòng bao gồm có 4 nhân viên với sơ đồ bộ máy như sau:
- Sơ đồ 8 : Sơ đồ bộ máy kế toán công ty cổ phần Hoa Lan
SV: Nguyễn Thị Thản CĐ4.3_K3 GVHD: TRẦN THỊ MẼ Chuyên ngành Kế toán
49
THỦ QUỸ KIÊM KẾ TOÁN
TSCĐ KẾ TOÁN
TỔNG HỢP, THUẾ KẾ TOÁN
THANH TOÁN, HÀNG HÓA
Công việc được mô tả chi tiết, phân định rõ ràng trách nhiệm công việc gắn với từng cá nhân trong phòng. Đảm bảo không bị trùng lặp hay bỏ sót, các chỉ tiêu đánh giá có thể đo đếm được phục vụ công tác đánh giá kết quả hoàn thành công việc làm cơ sở xem xét lương theo quy chế lương.
Chi tiết mô tả công việc như sau:
- Kế toán trưởng
- Chịu trách nhiệm toàn bộ trước Ban Giám đốc về việc xây dựng và triển khai kế hoạch Tài chính kế toán của Công ty theo đúng quy định của Công ty và Pháp luật Nhà nước quy định.
- Quản lý, điều hành hoạt động của phòng, mô tả công việc và đánh giá kết quả thực hiện công việc đối với từng nhân viên trong phòng.
- Kế toán tổng hợp, thuế
- Chịu trách nhiệm số liệu báo cáo thuế hàng tháng.
- Kiểm tra các sổ tổng hợp, sổ chi tiết để cùng Kế toán trưởng làm báo cáo quản trị.
- Theo dõi và tính khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ của Công ty.
- Tính giá thành sản phẩm
- Kế toán thanh toán, hàng hóa
- Chịu trách nhiệm về số liệu nhập, xuất, điều chuyển hàng hóa, NVL - Kiểm tra chứng từ thanh toán, thu, chi và hạch toán theo quy trình thanh
toán, tạm ứng…
- Tổng kết Kho Thành phẩm và Kho NPL.
- Theo dõi tạm ứng nhân viên Công ty.
- Theo dõi tiền gửi Ngân hàng.
- Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ
- Chịu trách nhiệm toàn bộ trước Ban Giám đốc về việc thu, chi quỹ tiền mặt đảm bảo kịp thời, chính xác....
- Thực hiện công việc tổng kết doanh thu bán hàng hàng tháng các Cửa
- Kiểm tra, đối chiếu công nợ phải thu, công nợ phải trả.
- Liên lạc, giải quyết các vấn đề liên quan đến phần mềm.
- Hướng dẫn, kiểm tra nhân viên mới sử dụng phần mềm.
2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại công ty cổ phần Hoa Lan 2.1 Một số chính sách kế toán áp dụng tại công ty cổ phần Hoa Lan - Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam. (VND) - Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam - Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy
- Hình thức sổ sách kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định của công ty bao gồm tài sản cố định hữu hình, và tài sản cố định vô hình. Tài sản cố định được theo nguyên giá và khấu hao luỹ kế. Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp: đường thẳng
- Phương pháp áp dụng thuế: Phương pháp khấu trừ
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Trong các năm nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển sang VND thực tế tại ngày phát sinh theo tỷ giá thông báo của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank ).
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc;
Giá hàng xuất kho và hàng tồn kho được tính theo phương pháp tính giá bình quân di động tháng; hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc tính thuế:
+ Thuế GTGT hàng xuất khẩu: 0%.
+ Thuế GTGT hàng nội địa: 10%.
+ Thuế suất thuế Thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ quy định của Nhà nước tính
trên Thu nhập chịu thuế.
SV: Nguyễn Thị Thản CĐ4.3_K3 GVHD: TRẦN THỊ MẼ Chuyên ngành Kế toán
51
+ Các loại thuế khác theo quy định hiện hành.
2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ chứng từ kế toán .
Chứng từ kế toán sử dụng trong công ty áp dụng theo quyết định số 15QĐ/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính
Công ty không sử dụng mẫu hóa đơn chứng từ riêng vì ít có những nghiệp vụ kinh tế đặc thù. Tuy nhiên theo quy định tại thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 thì từ ngày 01/04/2011 Công ty sẽ sử dụng mẫu hóa đơn tự in.
Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty cổ phần Hoa Lan theo quy định chung bao gồm 4 khâu:
- Lập Chứng từ theo các yếu tố của Chứng từ (hoặc tiếp nhận Chứng từ từ bên ngoài): tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng Chứng từ thích hợp.
- Kiểm tra Chứng từ: khi nhận Chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và
hợp lý của Chứng từ.
- Sử dụng Chứng từ cho Lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ Chứng từ và huỷ Chứng từ: Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán Chứng từ được chuyển vào lưu trữ, bảo đảm an toàn, khi hết hạn lưu trữ chứng từ được đem huỷ.
2.3 Đặc điểm vận dụng chế độ tài khoản kế toán
Hệ thống Tài khoản kế toán cấp 1 được áp dụng thống nhất theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC gồm 10 loại trong đó:
TK loại 1, 2 là TK phản ánh Tài sản TK loại 3, 4 là TK phản ánh Nguồn vốn.
TK loại 5 và loại 7 mang kết cấu TK phản ánh Doanh thu TK loại 6 và loại 8 là TK mang kết cấu TK phản ánh chi phí
TK loại 9 có duy nhất TK 911 là TK xác định kết quả kinh doanh và cuối
Hệ thống TK cấp 2 được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, trên cơ sở TK cấp 1 và các chỉ tiêu quản lý mục đích để quản lý và hạch toán cho thuận tiện và chi tiết.
Hệ thống TK cấp 3 của Công ty được thiết kế rất linh hoạt, đó là do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty, các nghiệp vụ nhập - xuất là rất thường xuyên chính vì vậy hệ thống TK cấp 3 ra đời trên cơ sở TK cấp 2
2. 4. Đặc điểm vận dụng chế độ sổ sách kế toán tại công ty .
Hiện tại công ty cổ phần Hoa Lan ghi sổ kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ
- Sơ đồ 9 : Sơ đồ bộ máy kế toán công ty cổ phần Hoa Lan
SV: Nguyễn Thị Thản CĐ4.3_K3 GVHD: TRẦN THỊ MẼ Chuyên ngành Kế toán
53
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ đăng ký chứng từ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản
Bảng Cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ
kế toán
chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
Ghichú
- Ghi hàng ngày : - Ghi cuối tháng : - Đối chiếu, kiểm tra:
Trên thực tế khi hạch toán một nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh nghiệp vụ kinh tế đó.Kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp rồi được luân chuyển qua các khâu tiếp theo cho tời khâu cuối cùng.
- Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phân loại để lập bảng Tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệu của Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho Kế toán trưởng ( hoặc người phụ trách kế toán ) duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số và ngày tháng vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng lập "Bảng cân đối tài khoản".
- Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, thì chứng từ kế toán, Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuôi tháng tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng Tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản đó. Các Bảng Tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.
2.5 Đặc điểm về chế độ báo cáo kế toán
Công ty Cổ phần Hoa Lan có hệ thống sổ sách kế toán được lập và lưu trữ tương đối đầy đủ. Các báo cáo bắt buộc được lập theo quy định như các báo cáo:
Theo tháng: Tình hình sử dụng hóa đơn GTGT, tờ khai thuế GTGT
Theo quý: Bảng kê quyết toán hóa đơn, Bảng kê khai thuế thu nhập tạm tính
Theo năm: Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính)
Ngoài ra, theo mục đích quản lý, Phòng kế toán còn lập báo cáo tài chính chi tiết theo từng tháng, đính kèm sổ chi tiết các tài khoản, bảng đối chiếu công nợ với người mua, người bán, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên phụ liệu và kho thành phẩm.
Công ty còn xây dựng thêm hệ thông kế toán quản trị giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể và nhanh chóng tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, từ đó có những biện pháp và điều chỉnh hợp lý để kinh doanh của công ty hiệu quả hơn.
3 Nội dung một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty
Các phần hành kế toán tại Công ty Cổ phần Hoa Lan đều được thực hiện theo quy định và quy trình kế toán, các phần hành chủ yếu như quy trình ghi số kế toán “Vốn bằng tiền”, “kế toán nguyên vật liệu”, “tiền lương và các khoản trích theo lương”…
Ví dụ như phần hành kế toán “Vốn bằng tiền” được thực hiện theo quy định sau:
* Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có - Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Sổ cái tài khoản 111,112
- Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
SV: Nguyễn Thị Thản CĐ4.3_K3 GVHD: TRẦN THỊ MẼ Chuyên ngành Kế toán
55
* Tài khoản sử dụng:
- TK111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
*Trình tự ghi sổ:
- Ghi hàng ngày : - Ghi cuối tháng : - Đối chiếu, kiểm tra:
Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo có kế toán lập chứng từ ghi sổ và cập nhật vào báo cáo quỹ, sau đó vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ cái các tài khoản 111,112. Từ đó lên số liệu trên sổ tổng hợp và bảng cân đối tài khoản, kiểm tra đối chiếu chính xác rồi lập báo cáo tài chính
Phiếu thu, phiếu chi
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Sổ chi tiết tiền mặt, Báo cáo quỹ
Bảng cân đối tài khoản Sổ tổng hợp
Báo cáo tài chính Sổ cái tài khoản
Phần hành kế toán “Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ” được thực hiện theo quy định sau:
* Chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Sổ chi tiết NVL, bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu - Sổ cái tài khoản 152, 153
- Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm …
* Tài khoản sử dụng:
- TK 152: Nguyên vật liệu - TK 153: Công cụ dụng cụ
*Trình tự ghi sổ:
- Ghi hàng ngày : - Ghi cuối tháng : - Đối chiếu, kiểm tra:
SV: Nguyễn Thị Thản CĐ4.3_K3 GVHD: TRẦN THỊ MẼ Chuyên ngành Kế toán
57
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Sổ chi tiết NVL, CCDC Báo cáo nhập, xuất,
tồn kho
Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp chi
tiết NVL
Báo cáo tài chính Sổ cái tài khoản
152, 153
PHẦN III