Kiểm tra/giám sát là một hoạt động liên tục và thường xuyên của Dự án với mục đích kiểm tra, cập nhật thông tin một cách trung thực, khách quan về kết quả thực hiện một
hoạt động nào đó (tiến độ, chất lượng, giải ngân…). Mục đích của kiểm tra/giám sát là đưa ra nhận định một cách hệ thống và khách quan về kết quả thực hiện các chỉ tiêu, mục tiêu của dự án nào đó trên cơ sở kết quả của giám sát. Nội dung chính là nhận xét về tính phù hợp giữa kết quả đầu ra đạt được và đầu vào cần có; mức độ hoàn thành, hiệu quả, hiệu lực và tác động của dự án mang lại.
4.1. Cơ chế kiểm tra, giám sát
Cơ chế kiểm tra, giám sát của Dự án được thiết lập từ cấp trung ương đến địa phương với trọng tâm là việc kiểm tra, giám sát thực hiện tại cấp trường. Cơ chế này bao gồm các công cụ như sau:
- Công khai dân chủ các thông tin liên quan đến Dự án (tài chính, đấu thầu, tiến độ thực hiện, giải ngân) trên trang web của Dự án và các phương tiện thông tin phù hợp.
- Kiểm toán nội bộ - Kiểm toán độc lập
- Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất 4.2. Phân công trách nhiệm
Bộ GD&ĐT (BQLDATƯ) có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các Bộ Kế hoạch & Đầu tư, Bộ Tài chính và Nhà tài trợ tiến hành kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển khai thực hiện các mục tiêu, nội dung và sử dụng kinh phí Dự án tại các tỉnh tham gia Dự án. Các tỉnh tham gia Dự án sẽ được kiểm tra ít nhất một lần trong thời gian thực hiện Dự án.
Kiểm tra đột xuất sẽ được thực hiện khi cần thiết theo yêu cầu của các cơ quan quản lý hoặc theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán.
Sở GD-ĐT (Ban QLDA GPE-VNEN cấp tỉnh) có trách nhiệm hoặc giao Phòng GD-ĐT hoặc giao nhiệm vụ cho tư vấn VNEN (đối với các tỉnh Nhóm ưu tiên 1&2) tiến hành kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển khai thực hiện các mục tiêu, nội dung và sử dụng kinh phí Dự án tại các trường tham gia Dự án. Các trường tham gia Dự án sẽ được kiểm tra ít nhất 1 lần/quý. Kiểm tra đột xuất sẽ được thực hiện khi cần thiết theo yêu cầu của các cơ quan quản lý hoặc theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán. Kết thúc mỗi lần kiểm tra, giám sát cấp trường, cần hoàn thành Biên bản kiểm tra công tác quản lý tài chính theo mẫu đính kèm tại Phụ lục số 05.
4.3. Cơ chế giám sát việc thực hiện Quỹ I và Quỹ II Do Quỹ I và Quỹ II chiếm một số lượng lớn tổng kinh phí Dự án GPE-VNEN và do cấp trường thực hiện nên công tác giám sát thực hiện 2 Quỹ này đòi hỏi phải có sự quan tâm đặc biệt. Việc sử dụng kinh phí 2 Quỹ này ở cấp trường sẽ được giám sát thông qua các cơ chế như sau:
Công khai dân chủ các thông tin liên quan (số kinh phí được phân bổ hàng năm, quy định sử dụng Quỹ, các hạng mục chi tiêu hợp lệ, kế hoạch sử dụng kinh phí 2 Quỹ, báo cáo số kinh phí đã sử dụng, số còn lại hoặc còn thiếu,...) trên trang web của dự án, trên bảng tin của trường và trong cuộc họp Ban Đại diện cha mẹ học sinh vào dịp đầu, giữa và cuối năm học. Ngoài ra, khuyến khích Hiệu trưởng đề nghị chính quyền hoặc tổ chức đoàn thể địa phương thông báo đến
các thành viên trong cộng đồng về những thông tin liên quan đến 2 Quỹ.
Kiểm toán nội bộ không chỉ thực hiện đối với các khoản chi đã thanh quyết toán mà quan trọng cũng cần thực hiện trong quá trình chi tiêu các Quỹ, qua đó vừa tăng cường năng lực cho cấp tỉnh và cấp trường, vừa hỗ trợ nâng cao hiệu quả sử dụng Quỹ.
Giám sát, kiểm tra định kỳ của BQL VNEN cấp tỉnh phải đảm bảo mỗi trường được kiểm tra ít nhất một lần trong một quý. Việc giám sát, kiểm tra định kỳ của Ban QLDA tỉnh sẽ tập trung vào việc sử dụng kinh phí 2 Quỹ có đúng mục đích không, có hiệu quả không, có tuân thủ các hướng dẫn của Dự án không,... Các kết quả giám sát, kiểm tra định kỳ của BQL VNEN cấp tỉnh sẽ được đưa vào trong báo cáo hàng quý do Ban QLDA tỉnh gửi Ban QLDA TƯ.
Trách nhiệm của mỗi bộ phận như sau:
a) Giám sát, kiểm tra thường xuyên của chuyên gia tư vấn cấp tỉnh ở các tỉnh ưu tiên 1&2 (mỗi chuyên gia sẽ phụ trách khoảng 20-30 trường). Tư vấn cấp tỉnh sẽ hỗ trợ thêm cho Ban QLDA cấp tỉnh trong kiểm tra việc sử dụng kinh phí 2 Quỹ để đảm bảo mỗi trường trong mỗi Quý phải được kiểm tra, giám sát ít nhất một lần. Nhiệm vụ cụ thể được nêu rõ trong Điều khoản tham chiếu khi tuyển dụng chuyên gia tư vấn cấp tỉnh. Chuyên gia tư vấn cấp tỉnh sẽ báo cáo trực tiếp kết quả giám sát, kiểm tra cho Ban QLDA cấp tỉnh để sau đó Ban QLDA cấp tỉnh tổng hợp và gửi cho Ban QLDA TƯ.
b) Kiểm toán nội bộ: Ban QLDA TƯ có 04 chuyên gia kiểm toán nội bộ. Một trong những nhiệm vụ mà chuyên gia kiểm toán nội bộ sẽ phải thực hiện là tiến hành kiểm tra việc sử dụng 2 Quỹ với ít nhất là 10%
số trường trong toàn bộ thời gian thực hiện dự án.
Các hoạt động này sẽ diễn ra hàng quý và kết quả sẽ được trực tiếp trình bày trong báo cáo kiểm toán nội bộ nộp cho Ban QLDA TƯ và Ngân hàng thế giới.
c) Kiểm toán độc lập: Ban QLDA TƯ sẽ thuê công ty để thực hiện kiểm toán độc lập hàng năm. Một trong những nhiệm vụ mà công ty kiểm toán độc lập sẽ phải thực hiện là tiến hành kiểm tra việc sử dụng 2 Quỹ ở các trường. Công việc này sẽ được thực hiện hàng năm. Số lượng trường và danh sách các trường được kiểm tra sẽ được quyết định trong quá trình thực hiện dự án.
d) Giám sát, kiểm tra của Bộ GD&ĐT và Nhà tài trợ: Bộ GD&ĐT và Nhà tài trợ tiến hành đánh giá tiến độ thực hiện dự án mỗi năm hai lần. Đây cũng là những đợt mà Bộ GD&ĐT và Nhà tài trợ đến giám sát, kiểm tra ở một số địa phương triển khai dự án, trong đó có các trường VNEN.