Hệ thống kiểm soát nội bộ của dự án là những thủ tục, nguyên tắc được áp dụng thống nhất từ cấp Trung ương đến cấp trường nhằm mục đích :
• Bảo đảm an toàn cho nguồn vốn và tài sản của dự án
• Bảo đảm tính chính xác, tin cậy và an toàn của thông tin
• Nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ các chính sách, quy định của dự án.
Sau đây là những nguyên tắc trọng yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ dự án:
• Trách nhiệm của các nhân viên dự án phải được quy định rõ ràng
• Quyền phê duyệt được giới hạn theo chức năng của cán bộ dự án
• Phân tách trách nhiệm giữa các chức năng kiểm soát thu, chi, ghi chép sổ sách kế toán, giữ tiền. Nhân viên giữ tiền mặt không tham gia ghi chép, kiểm soát thu chi và ngược lại.
• Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được kiểm tra định kỳ và điều chỉnh khi cần thiết để thích ứng với tình hình thay đổi của hoạt động dự án
5.1. Các bên liên quan đến kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt yêu cầu mỗi cấp phải thiết lập được một văn hóa kiểm soát tốt có sự tham gia của tất cả các thành viên của Dự án với sự hiểu biết và ý thức tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ của Dự án bao gồm :
- Ban QLDA TƯ (trong đó Kế toán trưởng là một thành viên): ban hành các hướng dẫn, chính sách, quy trình và thủ tục quản lý tài chính, rà soát, sửa đổi, phổ biến các chính sách cho các bộ phận triển khai các thành phần của toàn bộ Dự án;
- Bộ phận Tài chính của Ban QLDA TƯ và Kế toán của Sở GD-ĐT/BQL VNEN cấp tỉnh/Chuyên gia tư vấn cấp tỉnh và các trường VNEN: thực hiện các hoạt động kiểm soát nội bộ khi xử lý các nghiệp vụ kế toán của Dự án theo đúng quy định;
- Kiểm toán nội bộ của Dự án: xây dựng các chương trình kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán nội bộ đối với Dự án và báo cáo các khuyến nghị cho Bộ GD-ĐT/Ban QLDA TƯ và Ngân hàng thế giới;
- Kiểm toán độc lập: chịu trách nhiệm kiểm toán Dự án, đánh giá môi trường kiểm soát, mức độ rủi ro, đưa ra các kết quả đánh giá và khuyến nghị của kiểm toán trong Thư quản lý gửi Bộ GD&ĐT/Ban QLDA TƯ và Ngân hàng Thế giới.
5.2. Trách nhiệm kiểm soát nội bộ
Trách nhiệm giữa kế toán và các bộ phận phải được phân định rõ ràng.
Các chứng từ thu, chi phát sinh phải được các bộ phận chức năng liên quan trong trường kiểm soát.
Quyền kiểm tra, phê duyệt thu chi được giới hạn tương ứng với từng cấp quản lý dự án, phòng ban, bộ phận chức năng.
Các mẫu chữ ký giao dịch tài khoản ngân hàng được quy định rõ ràng và phải được Ban QLDA cấp tỉnh xem xét và phê duyệt trước khi đăng ký với ngân hàng.
Tại Ban QLDA TƯ, quyền phê duyệt thu, chi do Giám đốc dự án quyết định. Tương tự tại Ban QLDA cấp tỉnh là Trưởng Ban QLDA cấp tỉnh và tại các trường tham gia dự án là Hiệu trưởng nhà trường.
Trong trường hợp đặc biệt (vắng mặt, giá trị quá lớn) quyền phê duyệt chi có thể chuyển lên cấp trên, đồng phê duyệt (hai người cùng tham gia phê duyệt) hoặc người có quyền phê duyệt ủy nhiệm lại cho cán bộ thuộc quyền.
Quyền duyệt chi, kiểm tra kiểm soát sẽ hết hiệu lực khi cán bộ đương nhiệm được chuyển giao trách nhiệm khác.
5.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ
a) Kiểm tra giám sát thực tế so với kế hoạch
Kiểm tra giám sát thực tế so với kế hoạch là phương thức quản lý để theo dõi tiến độ thực hiện, giúp nhanh chóng phát hiện nguyên nhân gây ra những chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch, đưa ra các giải pháp nhằm đảm bảo tính hiệu quả của việc thực hiện Dự án.
Việc phân tích thực tế so với kế hoạch do kế toán trường đảm nhiệm và trình lên Hiệu trưởng xem xét và phê duyệt.
Nếu phát hiện có những sai lệch lớn giữa kế hoạch và thực tế, trường nhất thiết phải tìm hiểu rõ nguyên nhân, đưa ra biện pháp khắc phục và giải trình lên Ban QLDA cấp tỉnh để xem xét, quyết định.
Việc giám sát thực tế và kế hoạch cũng có thể được thực hiện thông qua những kiến nghị và phát hiện của kiểm toán độc lập. Các trường có trách nhiệm tiếp thu và có biện pháp kịp thời để thực hiện các kiến nghị của kiểm toán viên.
b) Kiểm soát đối với tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Tiền mặt tại quỹ
Chức năng thủ quỹ cần được tách biệt khỏi chức năng kế toán, thủ quỹ của dự án có thể kiệm nhiệm công việc khác nhưng không kiêm kế toán;
Hạn mức tiền mặt : Mức tồn quỹ tiền mặt không vượt quá 20.000.000 đồng Việt Nam. Khuyến khích việc thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
An toàn : Tiền mặt của Dự án phải được đảm bảo an toàn. Thủ quỹ là người duy nhất được giữ chìa khoá và mã số (nếu có) của két đựng tiền và chịu trách nhiệm trong việc thu, chi, tồn quĩ tiền mặt.
Kiểm quỹ tiền mặt : Hàng ngày, Thủ quỹ phải kiểm tra, đối chiếu số dư tiền thực tế trong quỹ với sổ chi tiết tiền mặt.
Nếu có chênh lệch, cần phải thông báo cho Hiệu trưởng và Kế toán trưởng để tìm rõ nguyên nhân và giải quyết.
Định kỳ (hàng tháng) Thủ quỹ và Kế toán trường tiến hành kiểm tra quỹ và lập Biên bản kiểm kê quỹ.
Việc kiểm tra đột xuất chỉ thực hiện nếu có yêu cầu của cấp có thẩm quyền.
Đối chiếu : Đối chiếu số tiền thực tế với số tiền ghi trong sổ quỹ (do thủ quỹ ghi chép và lưu giữ) và sổ kế toán tiền mặt (do kế toán ghi chép và lưu giữ)
Tài khoản tiền gửi
Kế toán trường chịu trách nhiệm lập riêng rẽ tài khoản ngân hàng vốn viện trợ và tài khoản lãi phát sinh từ tài khoản viện trợ để tạo thuận lợi cho công tác quản lý, thực hiện giải ngân và bổ sung nguồn vốn một cách kịp thời.
Kế toán trường phải ghi chép riêng rẽ các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản ngân hàng một cách thường xuyên và thực hiện đối chiếu định kỳ với ngân hàng trên sao kê tài khoản ngân hàng (lập hàng tháng).
Chênh lệch và giải thích lý do về chênh lệch giữa hai số liệu: Việc lập đối chiếu phải được thực hiện cuối hàng tháng, kể cả trường hợp không có chênh lệch giữa kế toán trường và ngân hàng.Các chênh lệch phát hiện trong quá trình đối chiếu cần được báo cáo cho Hiệu trưởng để có biện pháp giải quyết kịp thời. Trong trường hợp phát sinh chênh lệch lớn, nhất thiết phải báo cáo Ban QLDA cấp tỉnh.
Đối với các giao dịch thông qua ngân hàng, cán bộ kế toán phải:
Lấy sao kê cho mỗi giao dịch và đính kèm với các hồ sơ thanh toán để chứng minh là giao dịch đã được thực hiện;
Lấy báo cáo của ngân hàng mỗi tháng và lưu lại đầy đủ;
Các tài khoản nếu không sử dụng nữa thì cần phải đóng kịp thời.
c) Kiểm soát đối với đấu thầu mua sắm
Các hợp đồng và các khía cạnh quan trọng khác của việc đấu thầu được phê duyệt và giám sát chặt chẽ (điều này bảo đảm các hàng hoá và dịch vụ được cung cấp theo đúng các điều khoản đấu thầu, được báo cáo và quản lý chặt chẽ);
Giá trị hợp đồng được ghi vào hợp đồng thoả thuận và các thay đổi điều chỉnh sau đó đều được tuân thủ với các khoản của hợp đồng và được phê duyệt và điều chỉnh đúng trong ghi chép (khi có vài hợp đồng, cần ghi lại các thông tin quan trọng cần chú ý đối với mỗi hợp đồng cho trường hợp cần thiết).
Giá trị yêu cầu thanh toán và được phê duyệt được ghi lại chỉ rõ ngày phê duyệt và số tiền phải thanh toán, đã thanh toán và các khoản chậm trả; và
Các khoản thanh toán theo hợp đồng được ghi bên cạnh hợp đồng liên quan chi ngày trả (kèm theo giải thích nếu khoản thanh toán bị chậm).
d) Kiểm soát đối với các khoản chi phí và quản lý tài sản cố định
Đối với các khoản chi phí
Các chi phí của trường là chi phí thực hiện các hoạt động thuộc hai Quỹ và kinh phí tăng cường tiếng Việt, chi phí ngân hàng; các chi phí này phải tuân thủ theo các hướng dẫn của Dự án và phải không vượt dự toán đã được phê duyệt;
Dựa trên những chi phí dự toán đã được phê duyệt, kế toán thực hiện thanh quyết toán, các thành viên khác quản lý và giám sát;
Tất cả các khoản chi phí phải có đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ, được kế toán soát xét trước khi đệ trình lên Hiệu trưởng phê duyệt.
Các khoản chi phí phải thực hiện theo định mức chi tiêu đã được quy định. Trong trường hợp những khoản chi phí thực tế phát sinh lớn hơn những chi phí dự toán nhưng tổng chi phí của trường vẫn nằm trong giới hạn đã được phê duyệt thì Hiệu trưởng sẽ tiến hành giải trình để được phép điều chỉnh chi phí dự toán cho năm tiếp theo.
Quản lý tài sản cố định của Dự án
Tất cả các thiết bị, đồ gỗ do trường mua sắm hoặc được cấp phải được ghi chép và theo dõi theo quy định về quản lý tài sản cố định. Trong giai đoạn thực hiện Dự án, các nội dung và phương pháp hạch toán kế toán và ghi nhận tài sản cố định do Kế toán Ban QLDA cấp tỉnh thực hiện. Nhưng ngay khi được giao quản lý và sử dụng tài sản cố định, cần có Biên bản bàn giao tài sản cố định cho trường với đầy đủ các nội dung theo quy định. Khi kết thúc Dự án, các thông số về tài sản (nguyên giá, khấu hao, giá trị còn lại,...) phải được Ban QLDA cấp tỉnh chuyển cho trường để tiếp tục ghi chép và hạch toán theo quy định trong chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị sự nghiệp.
Trong quá trình thực hiện dự án nếu tài sản được bàn giao cho cá nhân sử dụng cần có quyết định phê duyệt của
cấp có thẩm quyền và cần có biên bản bàn giao xác nhận hiện trạng của tài sản được bàn giao. Bên nhận bàn giao có trách nhiệm quản lý tài sản đó và hàng năm phải báo cáo về hiện trạng tài sản.
Việc kiểm kê tài sản cố định được thực hiện hàng năm.
Các tài sản được kiểm đếm theo số lượng, chủng loại, mã số, tình trạng hiện tại và so sánh, đối chiếu với sổ quản lý tài sản cố định để phát hiện các hao hụt, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời.
Trường phải lập và cập nhật Sổ theo dõi tài sản cố định theo mẫu sau :
MẪU SỔ QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
STT Mã
số sảntài
Tên, số sê-ri và tóm tắt cấu hình
Đơn vị tính
Số lượng
Giá đơn vị Tổng Ngày
đưa vào sử dụng
Nguồn vốn đầu tư
Người sử dụng/
Đơn vị sử dụng
Tình trạng hiện tại Thực
tế Quy
đổi Thực
tế Quy
đổi
e) Quản lý hợp đồng
Kế toán trường chịu trách nhiệm quản lý các hợp đồng Dự án. Các hợp đồng phải được quản lý một cách chặt chẽ phục vụ cho việc thanh toán và giải ngân cũng như các báo cáo tiến độ theo yêu cầu.
Các hợp đồng cần được quản lý với các nội dung sau :
- Tài liệu hợp đồng: các tài liệu hợp đồng cần được lưu giữ đầy đủ và cẩn thận theo từng file hợp đồng;
- Tiến độ hợp đồng: Tiến độ cả về công việc và giải ngân cần được theo dõi, so sánh với kế hoạch và báo cáo;
- Cam kết hợp đồng: Các cam kết hợp đồng (số tiền chưa thanh toán, còn phải thanh toán) cũng cần được theo dõi và so sánh với tổng số dư chưa giải ngân của Hiệp định viện trợ không hoàn lại.
Dưới đây là mẫu biểu quản lý hợp đồng :
STT Tên gói thầu
Tên nhà thầu
Ngày ký hợp đồng
Ngày dự kiến hoàn thành
Tổng giá
trị hợp đồng
Tiến độ công việc
(%)
Kế hoạch giải ngân
năm
Giá trị cam
kết còn lại Giá
trị % Giá
trị % %
Kế toán phải lập sổ theo dõi tất cả các khoản phải trả, ghi chép đầy đủ tình hình tạm ứng và thanh toán theo từng hợp đồng cho từng nhà cung cấp.
Kế toán phải lập báo cáo cho Hiệu trưởng về tình hình các khoản phải trả nhà cung cấp theo tháng ; thực hiện đối chiếu công nợ với từng nhà cung cấp ít nhất 1 lần/quý.
f) Quản lý các khoản tạm ứng
Việc tạm ứng chi nhằm mục đích để thực hiện công việc chung của Dự án. Người đề nghị tạm ứng phải là cán bộ hoặc người lao động làm việc tại trường. Khi có nhu cầu tạm ứng để thực hiện công việc được giao, người đề nghị tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng trình cán bộ có thẩm quyền phê duyệt.
Sau khi hoàn thành công việc được giao hoặc đến thời hạn hoàn tạm ứng, người tạm ứng phải làm thủ tục hoàn tạm ứng bằng cách lập Giấy đề nghị thanh toán nêu rõ số tiền đã chi thực tế (kèm theo chứng từ hợp lý, hợp lệ), số tiền tạm ứng không sử dụng hết phải nộp lại quỹ, số tiền chi vượt sẽ được chi bổ sung.
Nếu đến thời hạn thanh toán mà người tạm ứng chưa làm thủ tục hoàn tạm ứng thì kế toán theo dõi sẽ thông báo Hiệu trưởng để xin ý kiến chỉ đạo về biện pháp xử lý. Căn cứ ý kiến của Hiệu trưởng, Kế toán thực hiện các thủ tục nhằm đảm bảo thu hồi số tiền tạm ứng. Đối với các khoản tạm ứng đã qua thời gian hoàn trả từ 3 tháng trở lên thì ngoài biện pháp xử lý theo chỉ đạo của Hiệu trưởng, Kế toán trường phải báo cáo Ban QLDA cấp tỉnh để xem xét, có các biện pháp bổ sung cần thiết.
Kế toán trưnờg phải lập sổ theo dõi cho từng đối tượng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, hoàn trả tạm ứng theo từng lần tạm ứng và nội dung tạm ứng.
g) Xử lý ngân sách cuối năm/cuối kỳ :
Cuối năm ngân sách, trong trường hợp còn dư vốn viện trợ ở cấp trường do chưa kịp sử dụng kinh phí đã được cấp trong năm tài khóa thì được chuyển sang năm tài khóa cuối cùng, không sử dụng nguồn kinh phí này cho các mục tiêu khác.
Xử lý ngân sách cuối năm được thực hiện theo hướng dẫn Thông tư số 108/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008 của Bộ Tài chính về hướng dẫn xử lý ngân sách cuối năm và lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm.
Tất cả các khoản chi không nằm trong danh mục các khoản chi hợp lệ sẽ bị xuất toán và mức độ xử lý cụ thể sẽ do Hiệu trưởng/Trưởng Ban QLDA cấp tỉnh/Giám đốc Dự án quyết định đối với từng trường hợp.