II. 2.5. 4 Sổ theo dõi biến động
II.3 QUẢN LÝ CSDL HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH
II.3.2 Xử lý biến động
Thẩm quyền cho phép cập nhật biến động cấp quận (huyện)
Thẩm quyền chỉnh lý biến động về sử dụng đất được quy định tại khoản 4 điều 41 của Nghị Định 181 như sau :
Thẩm quyền cấp quận, huyện cho phép biến động: Phòng TN – MT hoặc Phòng Quản Lý ghi nhận chính thức lên bản đồ đối với trường hợp sau chỉnh lý biến động người sử dụng đất là hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư người Việt Nam định cư ở nước ngoài được mua nhà ở gắn liền với QSDĐƠ. Hàng tháng Phòng TN – MT gửi bản đồ phân chiết đã thể hiện biến động về Trung tâm Thông tin và Đăng ký nhà đất của Sở TN-MT biết để cập nhật vào bản đồ thung tâm; và phường, xã biết để ghi nhận vào bản đồ hiện do phường, xã quản lý.
Sơ đồ 5: Thẩm quyền cho phép biến động cấp quận, huyện SỞ TN – MT
TRUNG TÂM TT - ĐKNĐ
PHÒNG TN – MT CHO SỐ THỬA VÀ GHI NHẬN
VÀO BẢN ĐỒ ĐỊA CHÍNH
PHÒNG TN – MT GHI NHẬN CHÍNH THỨC
ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN, ĐƠN VỊ
ĐO ĐẠC
PHƯỜNG, XÃ GHI NHẬN VÀO BẢN ĐỒ
Xử lý biến động hồ sơ
Chuyển nhượng Quy trình:
+ Chuyển nhượng QSDĐ (Chuyển nhượng trọn thửa): Trong thời hạn không quá bốn (4) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, VP.ĐKQSDĐ có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ, trích sao hồ sơ địa chính; gửi số liệu địa chính đến cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính; chỉnh lý GCNQSDĐ đã cấp hoặc thực hiện công tác cấp GCNQSDĐ đối với trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận;
+ Sau đó tiến hành cập nhập biến động vào trong Vilis Thao tác:
- Từ Menu Biến động hồ sơ Chuyển nhượng
- Tìm kiếm: Để tiến hành chuyển nhượng ta cần xác định Bên A (bên chuyển nhượng) và Bên B (bên nhận chuyển nhượng) bằng cách tìm kiếm theo chủ sử dụng hoặc tìm theo số hiệu thửa chuyển nhượng. Riêng bên nhận chuyển nhượng nếu chưa có trong CSDL thì chọn Chủ sử dụng mới để nhập thông tin bên nhận chuyển nhượng.
Hình 27: Cửa sổ nhập thông tin chuyển nhượng trong Vilis - Nhập diện tích hoặc % diện tích chuyển nhượng.
- Đánh dấu vào các tuỳ chọn: “chuyển nhượng nhà”; “chuyển nhượng tài sản khác” nếu có
- Nếu muốn sau khi chuyển nhượng, phần đất được chuyển nhượng được gộp vào một thửa của chủ sử dụng đất mới thì đánh dấu vào tuỳ chọn “gộp thửa” và chọn thửa cần gộp ở trong danh sách thửa của bên được chuyển nhượng.
- Nhấn nút để thực hiện chuyển nhượng
- Nếu muốn thôi không chuyển nhượng thửa vừa được chọn, nhấn click vào thửa đó trong danh sách các thửa đất được chuyển nhượng.
- Nhập lý do chuyển nhượng.
- Nhấn “Chấp nhận”, nhập quyết định và cơ quan ra quyết định để thực hiện chuyển nhượng.
Ngay sau khi thực hiện chuyển nhượng xong hệ thống sẽ tự động ghi nhận thông tin nội dung biến động. Ta có thể in nội dung biến động vào trang bổ sung của GCN bằng cách chọn nút In In nội dung biến động
Chuyển mục đích Thao tác:
- Biến động hồ sơ Mục đích sử dụng Chuyển mục đích - Vào Tìm thửa để tìm thửa cần chuyển mục đích
Hình 28: Cửa sổ chuyển mục đích sữ dụng - Nhập điều kiện tìm kiếm thủa để thực hiện tìm
- Nhập diện tích cần chuyển mục đích, mục đích sử dụng và thời hạn sử dụng.
- Nhấn nút để thực hiện chuyển mục đích
- Nhấn Chấp nhận nếu quyết định thực hiện chuyển mục đích, nếu đã thực hiện chuyển nhưng muốn quay trở lại thì chọn Phục hồi diện tích đã chuyển về hiện trạng ban đầu.
Thế chấp
Quy trình thế chấp QSDĐ:
Thành phần hồ sơ:
- Đơn yêu cầu đăng ký thế chấp (2 bản)
- Hợp đồng thế chấp QSDĐ, tài sản gắn liền với đất có công chứng, chứng thực - GCNQSDĐ
- Văn bản ủy quyền nếu có
Việc đăng ký thế chấp được thực hiện như sau:
- Thực hiện đăng ký thế chấp vào hồ sơ địa chính, chỉnh lý GCNQSDĐ - Chứng nhận việc đăng ký vào đơn yêu cầu đăng ký thế chấp
Thời gian thực hiện: Trong ngày nhận hồ sơ, nếu nộp hồ sơ đăng ký sau ba (3) giờ chiều thì việc đăng ký thế chấp được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo.
* Việc đăng ký thay đổi nội dung đã đăng ký thế chấp bằng QSDĐ; sửa chữa sai sót trong nội dung đăng ký thế chấp bằng QSDĐ được thực hiện theo trình tự thủ tục quy định như đăng ký thế chấp tại điều này
Thao tác:
- Chọn Biến động hồ sơ Thế chấp Thế chấp, xuất hiện biểu mẫu Thế chấp.
Hình 29: Cửa sổ Thế Chấp QSDĐ
- Nhập vào số quản lý của chủ sử dụng có thửa đất thế chấp và số quản lý của chủ sử dụng đi thế chấp.
- Nếu không có số quản lý thì có thể Tìm theo chủ hoặc Tìm theo thửa.
- Nếu bên nhận thế chấp không có trong danh sách thì nhấn vào Chủ sử dụng mới để nhập thông tin
- Chọn thửa đất muốn thế chấp.
- Nhập thông tin:
+ Diện tích hoặc phần trăm (%) diện tích muốn thế chấp.
+ Nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc thế chấp.
+ Nhập lý do thế chấp
- Nhấn nút hoặc nhấp đúp chuột vào thửa thế chấp để nó xuất hiện trong danh sách các thửa được thế chấp.
- Nhấn nút chấp nhận, nhập quyết định và cơ quan ra quyết định để thực hiện việc thế chấp
- Nếu muốn thôi không thế chấp thửa vừa chọn thì nhấp đúp chuột vào thửa đó trong danh sách các thửa đất thế chấp.
Xóa thế chấp
Thực hiện xóa thế chấp để kết thúc thế chấp quyền sử dụng đất.
Thao tác:
- Chọn Biến động hồ sơ Thế chấp Xóa thế chấp, xuất hiện biểu mẫu thế chấp.
Hình 30: Cửa sổ xoá thuế chấp - Tìm kiếm:
+ Có thể tìm kiếm thửa đã thế chấp bằng chức năng Tìm kiếm
- Chọn thửa muốn kết thúc thế chấp trong danh sách và nhấn nút hoặc nhấp đúp vào thửa đó để nó xuất hiện trong danh sách các thửa đất kết thúc thế chấp.
- Sau khi chọn thửa để kết thúc thế chấp muốn thôi không chọn nữa thì nhấn vào nút hoặc nhấp đúp chuột vào thửa đó trong danh sách các thửa để kết thúc thế chấp.
- Nhập lý do kết thúc thế chấp.
- Nhấn Chấp nhận, nhập quyết định để thực hiện kết thúc thế chấp.
Cho thuê đất Thao tác:
- Chọn Biến động hồ sơ Thuê đất Cho thuê, xuất hiện biểu mẫu cho thuê đất:
Hình 31: Cửa sổ cho thuê đất
- Nhập vào số quản lý của chủ sử dụng có thửa đất muốn cho thuê và số quản lý của chủ sử dụng được cho thuê.
- Nếu không có số quản lý thì có thể Tìm theo chủ hoặc Tìm theo thửa.
- Nếu bên được cho thuê không có trong danh sách thì nhấn vào Chủ sử dụng mới để nhập thông tin
- Chọn thửa đất muốn cho thuê.
- Nhập thông tin:
+ Diện tích hoặc phần trăm (%) diện tích muốn cho thuê + Nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho thuê
+ Nhập lý do cho thuê
- Nhấn nút hoặc nhấp đúp chuột vào thửa thế chấp để nó xuất hiện trong danh sách các thửa được cho thuê
- Nhấn nút chấp nhận, nhập quyết định và cơ quan ra quyết định để thực hiện việc cho thuê
- Nếu muốn thôi không cho thuê thửa vừa chọn thì nhấp đúp chuột vào thửa đó trong danh sách các thửa đất được cho thuê.
Kết thúc cho thuê
Thực hiện xóa thế chấp để kết thúc thế chấp quyền sử dụng đất.
Thao tác:
- Chọn Biến động hồ sơ thuê đất Kết thúc cho thuê, xuất hiện biểu mẫu kết thúc cho thuê
- Tìm kiếm:
+ Nhấn vào nút Hiển thị tất cả biến động danh sách tất cả thửa đã cho thuê.
+ Có thể tìm kiếm thửa đã cho thuê bằng chức năng Tìm kiếm
- Chọn thửa muốn kết thúc cho thuê trong danh sách và nhấn nút hoặc nhấp đúp vào thửa đó để nó xuất hiện trong danh sách các thửa đất kết thúc cho thuê
- Sau khi chọn thửa để kết thúc cho thuê, muốn thôi không chọn nữa thì nhấn vào nút hoặc nhấp đúp chuột vào thửa đó trong danh sách các thửa để kết thúc thế chấp.
- Nhập lý do kết thúc cho thuê
- Nhấn Chấp nhận, nhập quyết định để thực hiện kết thúc cho thuê.
Chuyển đổi, thừa kế, tặng cho,…thực hiện tương tự như đối với biến động chuyển nhượng.
Xử lý biến động bản đồ.
* Trình tự thủ tục tách thửa hoặc hợp thửa - Hồ sơ tách thửa hoặc hợp thửa gồm có:
+ Đơn xin tách thửa hoặc hợp thửa của người sử dụng đất đối với trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu khi thực hiện quyền đối với một phần thửa đất hoặc quyết định thu hồi đất của cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi thu hồi một phần thửa đất hoặc một trong các loại văn bản được quy định tại điểm a khoản 1 điều 140 cua Nghị định 181/2004/NĐ – CP khi thực hiện đối với một phần thửa đất;
+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Việc tách thửa, hợp thửa theo nhu cầu của người sử dụng đất được thực hiện như sau:
+ Trong thời hạn không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, VP.ĐKQSDĐ có trách nhiệm làm trích lục bản đồ điạ chính hoặc trích đo địa chính đối với nơi chưa có bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính và gửi đến phòng Tài nguyên và Môi trường;
+ Trong thời hạn không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận được trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính phòng TN – MT có trách nhiệm thu hồi GCNQSDĐ đã cấp, trình UBND huyện xem xét và ký GCNQSDĐ cho thửa đất mới;
+ Trong thời hạn không quá bảy (7) ngày làm việc kể từ ngày nhận được tờ trình, UBND huyện xem xét, ký và gửi cho phòng TN – MT GCNQSDĐ đối với thửa đất mới
+ Trong thời hạn không quá năm (5) ngày làm việc kể từ ngày giấy chứng nhận được ký, VP.ĐKQSDĐ có trách nhiệm trao bản chính GCNQSDĐ đối với thửa đất mới cho người sử dụng đất; lưu bản GCNQSDĐ đã được ký, bản chính GCNQSDĐ đã được thu hồi; gửi thông báo biến động cho VP.ĐKQSDĐ thuộc Sở TN – MT để chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc.
- Việc tách thửa, hợp thửa trong trường hợp nhà nước thu hồi một phần thửa đất hoặc trong các trường hợp được quy định tại điểm đ khoản 5 điều 41 Nghị định 181/2004/
NĐ – CP được thực hiện như sau:
+ Căn cứ vào quyết định thu hồi đất hoặc một trong các loại văn bản quy định tại điểm a khoản 1 điều 140 của Nghị định 181/2004/ NĐ – CP, phòng TN – MT có trách nhiệm lập hồ sơ tách thửa, hợp thửa quy định tại khoản 1 điều này;
+ Thực hiện việc tách thửa, hợp thửa theo quy định tại các điểm a,b,c,d, khoản 2 điều này.
Xử lý tách thửa
Có hai cách tách thửa trên bản đồ: Tách từ Famis hoặc Tách từ ViLIS
Tách thửa từ ViLIS Thao tác thực hiện:
Bước 1: Chọn hệ thống đăng ký và quản lý biến động trên màn hình đăng nhập.
Bước 2 Tìm kiếm thửa cần tách trên bản đồ.
Menu: Tra cứu tìm kiếm Tra cứu trên bản đồ tìm kiếm trên bản đồ.
Nhập số tờ bản đồ, số thửa vào ô tìm kiếm Chọn Thực hiện để di chuyển các thửa về giữa màn hình Thoát ra khỏi bảng tra cứu tìm kiếm.
Bước 3: Để xử lý tách thửa ta sử dụng công cụ hoặc vào Menu Biến động bản đồ- Tách thửa. Sau đó dùng chuột Click vào thửa cần tách trên bản đồ (khi đó thửa được chọn để tách hiện với tâm thửa màu khác như hình dưới).
- Sau khi chọn thửa, màn hình xuất hiện thửa cần tách.
Bước 4: Nhập thông tin để xác định hai điểm của dường chia cắt (Ví dụ: tách thửa 1484 của chủ sử dụng là Đinh Thị Thục).
+ Chọn điểm thứ nhất nằm trên cạnh 1-2 và cách điểm 1:11 m + Chọn điểm thứ hai nằm trên cạnh 3-4 và cách điểm 5: 11 m
+ Có thể dùng thêm điểm để dùng phương pháp giao hội xác định điểm của đường chia cắt.
Bước 5: Nhấn Xem thử để xem thử hình dạng thửa đất sau khi tiến hành tách thửa.
Chương trình sẽ mặc định tự sinh ra hai số thửa mới theo số thửa cuối cùng trên bản đồ tăng thêm một đơn vị. Nếu muốn giữ lại một số thửa cũ và một số thửa mới chúng ta nhập thông tin số thửa cũ vào ô Số hiệu thửa trong mục thông tin thửa thứ 1 trên bản đồ; nhập số thửa vào ô Số hiệu thửa trong mục thông tin thửa thứ 2 trên bản đồ.
Hình 32: Cửa sổ chia thửa
Bước 6: Chúng ta có thể hiệu chỉnh lại diện tích chia cho phù hợp bằng cách nhập diện tích chia vào ô Diện tích trên mục thông tin trong thửa hay trên bản đồ sau đó Click vào nút ( ) để chương trình tự hiệu chỉnh thửa theo đúng diện tích chia Chọn Chấp nhận để thực hiện chia thửa.
Bước 7: Tiếp theo, ta vào biểu tượng trên cửa sổ Vilis để cập nhật thông tin cho thửa mới được tách ra như :chủ sử dụng,địa chỉ
Tách thửa từ Famis Bước 1: Vẽ đường tách thửa:
- Mở file bản đồ chứa thửa cần tách trên Microstation.
- Sử dụng các công cụ đồ họa thực hiện thao tác tách thửa trên Microstation. Ở bước này cần chú ý chọn kiểu đường, màu sắc, lực nét, lớp thông tin trước khi tiến hành vẽ.
Bước 2: Chạy sửa lỗi tự động tìm và sửa lỗi (Clean, Flag), tạo vùng lại cho tờ bản đồ, sửa bảng nhãn thửa trên Famis:
Bước 3: Xuất thửa biến động qua ViLIS
- Vào Famis: Cơ sở dữ liệu bản đồ Bản đồ địa chính Tạo hồ sơ kỹ thuật thửa đất, đánh dấu Check vào ô To ViLIS, ấn nút Chọn thửa, nhấp đúp chuột vào tâm thửa mới và thửa cũ:
- Kết quả sẽ phát sinh hai file dạng *.cor của hai thửa mới tách lưu trong thư mục chứa bản đồ. Hai file sẽ chứa các thông tin thửa tách mà ViLIS nhận vào.
Bước 4: Cập nhật biến động vào ViLIS
- Chuyển qua ViLIS vào Hệ thống đăng ký và quản lý biến động, từ Menu Biến động bản đồ- Tách thửa từ Famis màn hình xuất hiện hộp thoại:
- Nhập vào số hiệu tờ bản đồ và số hiệu thửa gốc sau đó nhấn phím tab để xuất hiện thông tin thuộc tính của thửa gốc.
- Chọn đường dẫn đến hai file *.cor cho thửa 1; thửa 2- chọn Ok để hoàn thành thao tác cập nhật qua ViLIS:
Hình 33: Cửa sổ thông tin thửa đất
Xử lý gộp thửa:
Chức năng: Thực hiện việc gộp hai hay nhiều thửa thành một theo yêu cầu của chủ sử dụng
Thao tác: trên thanh menu chọn Biến động bản đồ → Gộp thửa.Sau đó, click chuột vào cạnh chung giữa hai thửa cần gộp trên bản đồ, màn hình xuất hiện biểu mẩu gộp thửa
Hình 34: Của sổ gộp thửa
- Hoặc nhập thông tin chính xác của hai thửa cần gộp như: số tờ bản đồ, số hiệu thửa,…,
- Phần chọn chủ sử dụng thửa mới thì ta chọn một trong hai chủ được gộp sau đó nhấn Chấp nhận và nhập quyết định và cơ quan ra quyết định để thực hiện gộp thửa:
Hình 35: Cửa sổ nhập quyết định
- ViLIS cho phép gộp một lần hai thửa đất nên khi gộp nhiều thửa với nhau cũng phải tuân theo nguyên tắc này để tiến hành gộp lần lượt hai thửa một.
II.3.2 Tra cứu thông tin
- Bên cạnh hai hệ thống chính trên ViLIS còn hỗ trợ nhiều chức năng khác phục vụ đắt lực cho việc thao tác xử lý một cách nhanh chóng các chức năng trên. Dưới đây là một số chức năng hỗ trợ tra cứu thông tin.
(a) Hiển thị bảng thông tin thửa đất và các công trình.
- Chức năng này cho phép hiển thị bảng thông tin thuộc tính (số liệu tờ bản đồ, số hiệu thửa, diện tích, loại đất, tên chủ sử dụng, số quản lý,…) của toàn bộ các thửa đất trên tờ bản đồ đồng thời với bản đồ (hình dạng thửa đất). Do đó người sử dụng dễ dàng kiểm tra trực quan thông tin thuộc tính và hình dạng thửa đất ngay trên tờ bản đồ.
Thao tác:
- Để sử dụng chức năng này ta chọn Tra cứu tìm kiếm Bảng thông tin thửa đất và công trình, màn hình Bảng thông tin thửa đất xuất hiện, nhấn nút Nạp dữ liệu để xem thông tin toàn bộ thửa trên tờ bản đồ. Nếu số lượng thửa đất vượt qua số dòng cho phép của một trang màn hình ta dịch chuyển thanh trượt để xem thông tin ở dưới.
-
Hình 36: Cửa sổ thông tin thửa (b) Tra cứu thông tin
ViLIS cung cấp nhiều công cụ tra cứu đa dạng, nhanh chóng.
Tra cứu trên bản đồ: tìm kiếm thửa đất thông qua các thông tin trực tiếp trên bản đồ.
Thao tác: Trên Menu chính: Vào Tra cứu tìm kiếm Tra cứu trên bản đồ Tìm kiếm trên bản đồ. Hoặc nhấp vào biểu tượng ( ).