4.2. Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ trong kế toán giao dịch tại Eximbank
4.2.1. Một số quy trình nghiệp vụ diễn ra tại phòng kế toán giao dịch
◄ Quy trình thanh toán chuyển khoản
Hiện nay, việc thanh toán không dùng tiền mặt đang là xu hướng mà mọi nền kinh tế trên thế giới vì tính tiện lợi và an toàn của hình thức thanh toán này. Tại Việt Nam cũng đang cố gắng tăng tỉ lệ thanh toán không dùng tiền mặt trong dân chúng, và con số này ngày càng tăng dẫn đến khách hàng đến Ngân hàng để mở tài khoản phục vụ cho nhu cầu thanh toán của mình. Do đó nghiệp vụ thanh toán chuyển khoản hiện là nghiệp vụ diễn ra nhiều nhất trong hàng loạt nghiệp vụ phát sinh tại bộ phận KTGD.
Tuy rằng, nghiệp vụ thanh toán chuyển khoản không liên quan trực tiếp với tiền mặt nhưng các số lượng giao dịch cũng như số tiền giao dịch của nghiệp vụ lại là rất lớn. Các GDV chỉ cần một sơ suất nhỏ có thể dẫn đến tổn thất lớn cho Ngân hàng.
Hơn thế nữa, tại Eximbank – CN Bình Dương mỗi GDV đều phải thực hiện công việc rất nhiều trong ngày, áp lực rất lớn nên khả năng sơ suất là rất cao. Dưới đây (Bảng 4.3) là các sơ suất thường xảy ra ở GDV.
Bảng 4.3. Các Sơ Suất Xảy Ra Trong Quy Trình Thanh Toán Chuyển Khoản Các sơ suất xảy ra Số người Tỷ lệ (%) Nhập sai số tiền giao dịch, sai nội dung chuyển
khoản, sai tên của khách hàng 10 50
Thủ tục thực hiện giao dịch không đúng theo
quy trình 7 35
Thu phí không đúng theo biểu phí 2 10
Sơ suất khác 1 5
Tổng 20 100
Nguồn tin: Kết quả điều tra Qua thống kê điều tra ở Bảng 4.3 ta thấy GDV xảy ra sơ suất khi thực hiện nhập sai số tiền, sai tên hoặc số tài khoản của khách hàng chiếm tỷ lệ cao nhất 50%, do công việc quá nhiều trong ngày khiến cho tâm trạng nhân viên không được tỉnh táo khi làm việc. Chính tỷ lệ này đã ảnh hưởng đến thủ tục thực hiện giao dịch không đúng theo quy trình chiếm tỷ lệ 35% làm cho nhân viên muốn rút ngắn thời gian để thực hiện giao dịch kết thúc sớm hơn. Cùng với việc thu phí không đúng theo biểu phí chiếm tỷ lệ rất thấp 10% và các rủi ro khác cũng không đáng kể chiếm tỷ lệ 5%.
Trước tình hình xảy ra sơ suất trên, quy trình thiết kế bởi Eximbank – Hội sở cũng bố trí các thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhằm hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất. Và KSV cần phải kiểm tra thật kỹ trên máy cũng như trên các chứng từ để giảm thiểu sai sót xảy ra và việc giao dịch thực hiện không đúng theo quy trình.
22
Hình 4.2. Tỷ Lệ Đánh Giá Mức Độ Ngăn Ngừa Sai Sót Của Kiểm Soát Viên Trong Nghiệp Vụ Thanh Toán Chuyển Khoản
Hoàn toàn tốt 80%
Tốt 10%
Tương đối tốt 5%
Không tốt 5%
Hoàn toàn tốt Tốt
Tương đối tốt Không tốt
Nguồn tin: Kết quả điều tra Theo Hình 4.2, có tới 90% công nhân viên đánh giá kiểm soát viên đã ngăn ngừa các sai sót xảy ra của giao dịch viên rất tốt. Vì trong quy trình (Hình 4.3) có đến hai hoặc ba chốt kiểm soát tùy theo từng loại phương thức thanh toán áp dụng cho món chuyển khoản. KSV thực hiện kiểm tra việc hạch toán của GDV, kiểm tra số tiền, số tài khoản, nội dung chuyển khoản, thu phí đúng theo biểu phí của Eximbank nếu có sai sót của GDV thì KSV sẽ kịp thời chuyển cho GDV điều chỉnh ngay tại lúc đó. Điều này chứng tỏ kiểm soát viên đã làm đúng trách nhiệm của mình và có thể nói cách bố trí các khâu kiểm soát trong quy trình này được thực hiện rất hợp lý mà Eximbank – CN Bình Dương đang áp dụng.
Hình 4.3. Quy Trình Nghiệp Vụ Thanh Toán Chuyển Khoản
Có thể có hoặc không xảy ra Khách hàng
Yêu cầu thanh toán
Lệnh thanh toán
Giao dịch viên
Kiểm tra chứng từ
GDV nhập dữ liệu
KSV kiểm tra trên máy tính và kèm chứng từgiấy
GDV cập nhật GD chuyển tiền
KSV kiểm tra
chứng từ Trưởng phòng duyệt
Phó giám đốc Sai
Duyệt Trả lại cho GDV GVD tách và lưu chuyển chứng từ
Lưu chứng từ
Luôn xảy ra
Hợp lệ Đúng
Không hợp lệKhông hợp lệ
Nguồn tin: Phòng kế toán 24
◄Quy trình nghiệp vụ mở tài khoản
Mở tài khoản chính là bước đầu tiên để Ngân hàng và khách hàng thiết lập mối quan hệ với nhau. Mỗi khách hàng khi đến Ngân hàng mở tài khoản đều nhằm mục đích thực hiện thu, chi trong hoạt động kinh doanh, tiêu dùng hay để bảo đảm an toàn tài sản. Ban đầu việc thực hiện mở tài khoản không ẩn chứa nhiều rủi ro, nhưng đây lại là cơ sở liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau này của bộ phận và các phòng khác trong chi nhánh. Chẳng hạn như: khi khách hàng đến rút tiền từ tài khoản sẽ liên quan đến phòng ngân quỹ trong việc kiểm tra tài khoản, chữ ký và con dấu…
Bảng 4.4 Các Sai Sót Xảy Ra Trong Quy Trình Nghiệp Vụ Mở Khoản
Nguồn tin: Kết quả điều tra Các sai sót xảy ra Số người Tỷ lệ (%)
Kiểm tra tài khoản 7 35
Kiểm tra chữ ký 7 35
Kiểm tra con dấu 4 20
Rủi ro khác 2 10
Tổng 20 100
Qua Bảng 4.4 điều tra ta thấy các sai sót xảy ra như: kiểm tra tài khoản, kiểm tra chữ ký, kiểm tra con dấu và rủi ro khác chiếm tỷ lệ chênh lệch nhau không đáng kể, các sai sót này do nhân viên kiểm tra các chứng từ của khách hàng không kỹ lưỡng. Chỉ cần sơ suất nhỏ của GDV kiểm tra không chính xác sẽ gây thiệt hại lớn cho Ngân hàng. Do đó, thiết kế thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ mở tài khoản là điều cần thiết để tạo sự an toàn ngay từ khi thiết lập mối quan hệ với khách hàng.
Eximbank – CN Bình Dương cũng đã nhận được vấn đề này cho nên đã thực hiện các chốt kiểm soát chặt chẽ trong quy trình nghiệp vụ mở tài khoản nhằm thu thập đầy đủ thông tin khách hàng và kiểm soát tốt thực hiện quy trình của kế toán mở tài khoản.
Bảng 4.5. Mức Độ Kiểm Tra Của Kiểm Soát Viên Trong Quy Trình Thực Hiện Nghiệp Vụ Mở Khoản
Nguồn tin: Kết quả điều tra Mức độ kiểm tra Số người Tỷ lệ (%)
Rất chặt chẽ 11 55
Chặt chẽ 3 15
Tương đối chặt chẽ 4 20
Không chặt chẽ 2 10
Tổng 20 100
Qua kết quả điều tra (Bảng 4.5) ta thấy 55% công nhân viên đánh giá kiểm soát viên kiểm tra rất chặt chẽ và 15% đánh giá KSV kiểm tra chắt chẽ. Chứng tỏ quy trình này được thực hiện rất tốt vì đã thông qua đến hai chốt kiểm soát là của KSV và Giám đốc (Phó Giám đốc). Tất cả các thủ tục kiểm soát đều được lồng ghép vào trong quy trình để đảm bảo mọi thông tin đều được kiểm tra và đối chiếu một cách khoa học.
Nhưng trên thực tế tại chi nhánh, vẫn còn một số nhân viên đánh giá KSV kiểm tra tương đối chặt chẽ chiếm tỷ lệ 20% và kiểm tra không chặt chẽ chiếm 10% do việc kiểm soát ở một số khâu đôi khi rất còn lơ là vì sau khi mở tài khoản xong cho khách hàng rồi và GDV đem cho KSV ký. KSV kiểm tra không kỹ tính hợp lý và chính xác của thông tin khách hàng mà không phát hiện được sai sót. Hoặc khi GDV đem trình lên Ban giám đốc kiểm tra thì chỉ mang tính hình thức mà thôi, vì Ban giám đốc đã tin tưởng ở KSV đã kiểm tra kỹ chứng từ rồi. Điều này rất gây rủi ro cho Ngân hàng.
Tuy là được thiết kế rất nhiều chốt kiểm soát trong quy trình, nhưng nó lại mang tính hình thức mà thôi. Điều này khiến cho hệ thống KSNB tại bộ phận KTGD của Eximbank – CN Bình Dương mất đi tính hiệu quả trong kiểm soát việc mở tài khoản cho khách hàng.
26
Hình 4.4. Quy Trình Mở Tài Khoản Giao Dịch
Khách hàng
Yêu cầu mở tài khoản
Nguồn tin: Phòng kế toán Không hợp lệ
Giấy mở TK, H. sơ pháp lý
KSV kiểm tra lại và ký trên giấy mở TK KT mở TK kiểm
tra, đối chiếu Thông tin KH
Trình LĐP/ Phó GĐ Duyệt
Scan mẫu dấu, chữ ký
Không đồng ý
Giấy mở TK và CMND D. Nghiệp
Hợp lệ Nhập thông tin KH, mở TK KH Chuyển màn hình và hồ sơ cho KSV
KSV/LĐ kiểm tra
GDV thực hiện mở TK
Không hợp lệ
Trả lại hố sơ cho bộphận mở TK
Trả KH 1 liên
Giao KT Cá nhân
Lưu
Đồng ý
◄Quy trình nghiệp vụ rút tiền mặt đồng Việt Nam
Trong nền kinh tế, Ngân hàng chính là tổ chức đảm nhiệm hoạt động kinh doanh tiền, do đó trong hoạt động của mình thì việc tiếp xúc thường xuyên với tiền bạc là việc tất yếu. Tiền bạc, hơn nữa là tiền mặt là tài sản có tính thanh khoản cao nhất nên dễ bị gian lận, biển thủ từ những người hàng ngày thường xuyên tiếp xúc với tiền. Chính vì vậy mà các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, hoạt động KSNB cần thiết kế sao cho đảm bảo được tính an toàn cho tài sản của Ngân hàng, hạn chế gian lận xảy ra. Tại bộ phận KTGD nơi hàng ngày thường xuyên xảy ra các hoạt động nộp vào hay rút tiền mặt của khách hàng, được xem là nơi mà hệ thống KSNB cần chú ý và tập trung các chế độ kiểm soát.
Tại Eximbank – CN Bình Dương, khi khách hàng có nhu cầu rút tiền mặt thường gặp rất nhiều sai sót xảy ra của giao dịch viên. Dưới đây (Bảng 4.6) sẽ cho biết các sai sót thường xảy ra của giao dịch viên trong việc xử lý nghiệp vụ này.
Bảng 4.6 Các Sai Sót Xảy Ra Trong Quy Trình Nghiệp Vụ Rút Tiền Mặt Đồng Việt Nam
Nguồn tin: Kết quả điều tra Các sai sót Số người Tỷ lệ (%)
Kiểm tra chứng từ 9 45
Kiểm tra chứng minh nhân dân 6 30
Kiểm tra chữ ký 4 20
Rủi ro khác 1 5
Tổng 20 100
Theo Bảng 4.6 điều tra ta thấy ở nghiệp vụ này GDV khi nhận lệnh rút tiền mặt của khách hàng đã thực hiện kiểm tra chứng từ, đối chiếu không khớp với các chứng từ chiếm tỷ lệ cao nhất 45%. Tiếp đến là việc sai sót trong kiểm tra chứng minh nhân dân chiếm tỷ lệ 30%, sai sót trong kiểm tra chữ ký của khách hàng là 20% và một số rủi ro khác chiếm 5%. Như vậy các giao dịch viên đã không làm tốt nhiệm vụ của mình. Nghiệp vụ chi tiền mặt cho khách hàng như vốn chứa đựng rất nhiều rủi ro, vì
28
vậy các chốt kiểm soát chủ yếu được thiết lập là các thủ tục kiểm soát phòng ngừa và phát hiện là chủ yếu. Nó hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, loại tài sản dễ bị tham ô thất thoát nhất. Các chốt kiểm soát không chỉ được thiết kế hợp lý bởi Eximbank – Hội sở, và được thực hiện một cách nghiêm túc bởi Eximbank – CN Bình Dương.
Bảng 4.7. Tỷ Lệ Đánh Giá Việc Đảm Bảo Tránh Thất Thoát Tài Sản (Tiền Mặt) Tại Ngân Hàng Của Kiểm Soát Viên
Nguồn tin: Kết quả điều tra
Mức độ Số người Tỷ lệ (%)
Rất đảm bảo 13 65
Đảm bảo 5 25
Ít đảm bảo 2 10
Hoàn toàn không đảm bảo 0 0
Tổng 20 100
Qua Bảng 4.7 thống kê điều tra ta thấy tỷ lệ đánh giá nhiệm vụ của kiểm soát viên rất đảm bảo trong việc bảo vệ tài sản chiếm tỷ lệ 90% tức KSV đã ngăn chặn kịp thời các sai sót trên của GDV để tránh thất thoát tài sản (số tiền) mà GDV rút tiền cho khách hàng. Với số liệu điều tra này cho thấy khâu kiểm soát của kiểm soát viên thật đảm bảo không gây nhiều thất thoát tài sản lớn cho Ngân hàng. Đây là điểm mạnh tại chi nhánh, gian lận, biển thủ tiền bạc hầu như không xảy ra từ ngày thành lập đến bây giờ.
Hình 4.5. Quy Trình Rút Tiền Mặt Tại Phòng Kế Toán Giao Dịch
Khách hàng
Các giấy tờ liên quan: Lệnh chi, sec, CMND
Thanh toán viên
Chuyển toàn bộ chứng từ
cho KSV
GDV nhập dữ liêu, in phiếu Cross in
GDV cập nhật giao dịch Kiểm tra đối chiếutính hợp lệ,
hợp pháp
Chuyển trả GDV
Duyệt Hợp lệ
Không hợp lệ Không hợp lệ
KSV phê duyệt màn hình, kèm chứng từ
Kiểm tra Phòng ngân quỹ
Chi tiền
Nguồn tin: Phòng kế toán
30
◄ Quy trình nghiệp vụ chi trả lương hộ khách hàng
Dịch vụ chi trả lương hộ cho khách hàng là một dịch vụ mà Ngân hàng nắm bắt được khuyết điểm chi lương bằng tiền mặt cho công nhân viên mà các doanh nghiệp đang mắc phải. Đó là mất thời gian tính số lương cho nhân viên, lại còn phải vận chuyển tiền mặt từ Ngân hàng về công ty, kiểm đếm. Việc tiền mặt số lượng nhiều có tại quỹ mà phải thực hiện chia ra nhiều phần nhỏ cho nhiều người có thể dẫn đến sai sót, thất thoát hay bị biển thủ. Cùng với tiện ích của thẻ ATM, nghiệp vụ chi lương hộ trở thành dịch vụ mà các doanh nghiệp rất yêu thích vì nó ra đời để khắc phục các rủi ro của chi lương bằng tiền mặt mà bấy lâu các doanh nghiệp vẫn sử dụng. Không liên quan đến tiền mặt, không tốn chi phí vận chuyển, không mất nhiều thời gian chi tiền ra nhiều món nhỏ…Vì những việc chi lương hàng tháng đã có Ngân hàng thực hiện thay bằng việc trích tài khoản công ty ra để chuyển trả lương cho tài khoản của nhân viên.
Bảng 4.8. Tỷ Lệ Đánh Giá Về Mức Độ Rủi Ro Xảy Ra Trong Quy Trình Nghiệp Vụ Chi Trả Lương Hộ Khách Hàng
Nguồn tin: Kết quả điều tra
Mức độ Số người Tỷ lệ (%)
Thường xuyên 0 0
Thỉnh thoảng 0 0
Hiếm khi 1 5
Không có 19 95
Tổng 20 100
Qua thống kê điều tra (Bảng 4.8) ta thấy, mức độ rủi ro xảy ra của giao dịch viên trong việc thực hiện quy trình nghiệp vụ này khả năng xảy ra sai sót rất ít. Số nhân viên đánh giá hầu như không có rủi ro chiếm tỷ lệ rất cao 95%. Chứng tỏ các giao dịch viên đã chấp hành đúng về quy trình nghiệp vụ mà Ngân hàng đã quy định.
Không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cho kiểm soát viên mà lại tiết kiệm được chi phí cho Ngân hàng. Và tỷ lệ 5% còn lại được nhân viên đánh giá là hiếm khi xảy
ra rủi ro. Do đó, cần phải thiết kế cho dịch vụ này một quy trình cụ thể với những thủ tục kiểm soát để tăng tính an toàn và ngăn chặn rủi ro dù là thấp nhất cho khách hàng cũng như Ngân hàng.
Bảng 4.9. Tỷ Lệ Đánh Giá Trách Nhiệm Kiểm Soát Viên Trong Quy Trình Nghiệp Vụ Chi Trả Lương Hộ Khách Hàng
Nguồn tin: Kết quả điều tra
Mức độ Số người Tỷ lệ (%)
Đúng trách nhiệm 20 100
Không đúng trách nhiệm 0 0
Tổng 20 100
Qua Bảng 4.9 điều tra ta thấy tỷ lệ kiểm soát viên được đánh giá làm việc đúng trách nhiệm chiếm 100% trong nghiệp vụ chi lương. Chứng tỏ khi KSV nhận chứng từ của GDV sẽ thực hiện đúng theo chót kiểm soát duyệt chứng từ của mình. Nói chung, trong nghiệp vụ này từ khi Ngân hàng thành lập đến nay hầu như KSV không có trường hợp xảy ra rủi ro trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Nguyên nhân là do ở nghiệp vụ này GDV cũng ít khi xảy ra sai sót trong việc thực hiện giao dịch , thứ hai là do cách bố trí quy trình này của Eximbank – CN Bình Dương rất chặt chẽ. Vì ở quy trình này, khi thực hiện giao dịch các GDV thường kèm theo file rất đảm bảo để thực hiện nhập số tài khoản và tên nhân viên với số lượng nhiều cùng một lúc và chuyển khoản cho những người này cùng một lúc nên thường không có rủi ro xảy ra.
32
Hình 4.6. Quy Trình Nghiệp Vụ Chi Trả Lương Hộ Khách Hàng
Khách hàng
Yêu cầu chi hộ lương
Nguồn tin: Phòng kế toán UNC/ Lệnh chi kèm
danh sách lương
GVD
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, sốdư
Trích sang TK chi lương
KSV kiểm tra trên
máy Duyệt
GDV cập nhật danh sách chi GDV thực hiện thanh toán chuyển
khoản
Không hợp lệ
☻☻☻Đánh giá chung về các quy trình nghiệp vụ
Tất cả các quy trình nghiệp vụ nêu trên được thiết kế rõ ràng và cụ thể theo từng bước mà GDV và KS cần phải làm, cũng như các thủ tục KS cần thiết mà cả hai phải thực hiện để ngăn ngừa rủi ro. Như kết quả điều tra (Hình 4.7) ta thấy có 80%
nhân viên đánh giá các sơ đồ quy trình nghiệp vụ đang được thực hiện rất phù hợp trong quá trình thực hiện giao dịch của nhân viên.
Hình 4.7. Tỷ Lệ Đánh Giá Về Việc Thiết Kế Sơ Đồ Các Quy Trình Nghiệp Vụ
Hoàn toàn phù hợp 70%
Phù hợp 10%
Tương đối phù hợp 15%
Chưa phù hợp 5%
Hoàn toàn phù hợp Phù hợp
Tương đối phù hợp Chưa phù hợp
. Nguồn tin: Kết quả điều tra Theo kết quả điều tra (Hình 4.7) thì tỷ lệ công nhân viên đánh giá về các quy trình nghiệp vụ đang sử dụng tại Ngân hàng có tới 80% cho là rất phù hợp, còn một số công nhân viên đánh giá một số quy trình này tương đối phù hợp là 15% và chưa phù hợp là 5% do đôi lúc các khâu kiểm soát này chỉ là mang tính hình thức làm mất đi tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát, nhưng tỷ lệ này gây rủi ro không đáng kể. Như vậy, Ngân hàng đã và đang áp dụng sơ đồ quy trình nghiệp vụ này rất tốt, giảm bớt tối thiểu mức độ rủi ro xảy ra có thể gây thiệt hại cho Ngân hàng.
34