4.2. Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ trong kế toán giao dịch tại Eximbank
4.2.2. Môi trường kiểm soát tại phòng kế toán giao dịch
Phong cách điều hành của Ban giám đốc cũng có một ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của một Ngân hàng. Eximbank – chi nhánh Bình Dương với mục tiêu đặt mọi hành động, mọi nghiệp vụ đều phải được kiểm soát một cách chặt chẽ, đầy đủ nhằm duy trì sự phát triển lâu dài cho Ngân hàng.
Ở Eximbank chi nhánh Bình Dương, cách quản lý công việc của Ban lãnh đạo phòng kế toán theo phương pháp ủy quyền, phân quyền chứ không độc quyền, thâu tóm quyền lực. Trưởng phòng kế toán chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc về kết quả công việc được giao. Tổ chức, phân công, điều hành, kiểm tra, giám sát cả phòng, đôn đốc nhân viên thực hiện đúng và kịp thời trách nhiệm của mình. Trưởng phòng kế toán có trách nhiệm hỗ trợ Phó Giám Đốc trong công tác điều hành, nhận xét, đánh giá tình hình hoạt động và đề ra phương án giải quyết và kế hoạch trong tương lai. Còn KSV chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về kết quả công việc được giao. Kiểm
tra, giám sát đôn đốc các thanh toán viên trong bộ phận mình thực hiện đúng quy trình, quy chế liên quan đến nghiệp vụ của Eximbank và của Nhà nước. Hỗ trợ lãnh đạo phòng trong công tác quản lý bộ phận phụ trách về chuyên môn nghiệp vụ, về việc thực hiện các chủ trương chính sách của Eximbank. Đồng thời KSV còn theo dõi và báo cáo kịp thời cho lãnh đạo phòng về tình hình thực hiện nghiệp vụ, giao dịch với khách hàng, (tăng/ giảm), khó khăn, thuận lợi, đề xuất hướng xử lý.
Bảng 4.11. Tỷ Lệ Đánh Giá Về Hệ Thống Điều Hành Của Ban Quản Lý
Nguồn tin: Kết quả điều tra
Mức độ Số người Tỷ lệ (%)
Rất tốt 5 25
Tốt 7 35
Tương đối tốt 6 30
Không tốt 2 10
Tổng 20 100
Qua thống kê điều tra (Bảng 4.11) tại Ngân hàng trong 20 người được phỏng vấn thì tỷ lệ nhân viên đánh giá phong cách điều hành của Ban giám đốc là tốt chiếm 35% tương ứng với 7 người và tỷ lệ đánh giá rất tốt 25% tương ứng với 5 người vì tại phòng KTGD Ban giám đốc đã thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ khá chặt chẽ, tránh sự tập trung quyền hạn vào một nhân viên. Đối với các nghiệp vụ quan trọng phải được xét duyệt qua 2 hay 3 lần xét duyệt của KSV, trưởng phòng / phó giám đốc để đảm bảo an toàn. Ví dụ như nghiệp vụ chuyển tiền ra nước ngoài sau khi kiểm soát viên duyệt phải chuyển các chứng từ cho trưởng phòng xét duyệt lần nữa. Hoặc nghiệp vụ mở tài khoản của doanh nghiệp, ngoài chữ ký của KSV còn có chữ ký xét duyệt của trưởng phòng và phó giám đốc. Như vậy nguyên tắc “ bốn mắt “ đã được Ban lãnh đạo Eximbank – chi nhánh Bình Dương áp dụng. Trong khi đó có 30% nhân viên đánh giá phong cách điều hành của Ban giám đốc là tương đối tốt tương ứng với 6 người và không tốt là 10% tương ứng với 2 người do có lúc lơ là hoặc do công việc quá nhiều, các chứng từ sau khi đã được KSV ký duyệt thì Ban lãnh đạo chỉ ký tên mà
36
không kiểm tra lại hoặc chỉ kiểm tra sơ sài. Điều này cho thấy phong cách điều hành của ban quản lý cũng như ban giám đốc vẫn chưa thực sự hiệu quả.
b. Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Việc phân công quyền hạn trách nhiệm cho từng thành viên trong Ngân hàng có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác kiểm soát của Ngân hàng. Đây là một vấn đề có ý nghĩa then chốt đối với hoạt động KSNB. Tại Eximbank – CN Bình Dương đã có những quy định cụ thể về việc phân công quyền hạn và trách nhiệm cụ thể của từng đối tượng nhân viên. Quy định này được ban hành theo quyết định số 1128/2006/EIB – TGĐ ngày 28/9/2006 của Tổng Giám Đốc Ngân hàng thương mại cổ phần Xuất Nhập Khẩu Việt Nam. Trách nhiệm và quyền hạn này được quy định tương ứng với từng chức vụ mà nhân viên đó nắm giữ. Ví dụ như: trưởng phòng tổ chức phân công, điều hành, kiểm tra, giám sát cả phòng, đôn đốc nhân viên trong phòng thực hiện đúng trách nhiệm của mình. Chủ động giải quyết các vấn đề liên quan đến các mặt hoạt động kinh doanh của phòng trong phạm vi, hạn mức được Phó giám đốc/ Giám đốc/ Tổng giám đốc ủy quyền. Chịu trách nhiệm trước Phó giám đốc/
Giám đốc/ Tổng giám đốc về kết quả hoạt động của phòng,…
Hình 4.8. Tỷ Lệ Đánh Giá Về Cách Thức Phân Định Quyền Hạn Và Trách Nhiệm
hài lòng 55%
không hài lòng
45% hài lòng
không hài lòng
Nguồn tin: Kết quả điều tra Qua kết quả điều tra tại Ngân hàng về mức độ hài lòng về cách phân định trách nhiệm được giao cho nhân viên (Hình 4.8) ta thấy: 55% những người được phỏng vấn
cho rằng họ hài lòng với công việc của họ đang làm, không ảnh hưởng gì đến hiệu quả công việc được giao. Nhưng bên cạnh đó tỷ lệ những người không hài lòng công việc được giao chiếm tới 45%, do công việc tại phòng kế toán giao dịch thường có khi đông khách hàng khiến KSV phải làm phụ KTGD để khỏi khách hàng phải chờ đợi lâu. Ở Eximbank – CN Bình Dương có quy định là chỉ có những giao dịch viên mới được nhận chứng từ trực tiếp từ khách hàng để từ đó hạch toán, KSV chỉ kiểm tra, kiểm soát lại việc hạch toán của nhân viên. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có lúc KSV là người nhận trực tiếp chứng từ của khách hàng và nhất là đối với nghiệp vụ rút tiền của khách hàng, KSV còn in lệnh chi sau đó đưa cho giao dịch viên ký. Như vậy sẽ có rủi ro rất lớn vì lúc này khi KSV đưa lệnh này cho GDV, GDV chỉ việc ký mà không kiểm tra lại vì tin tưởng KSV đã làm đúng. Và lúc này quy định về việc phân công quyền hạn và trách nhiệm của Ngân hàng đã vi phạm. Và chính điều này sẽ dẫn đến tiềm ẩn rủi ro cho hệ thống KSNB. Đây là điều mà Ban lãnh đạo và các phòng ban trong Ngân hàng cần xem xét lại. Ngân hàng cần phải nắm bắt tình trạng công việc của nhân viên kịp thời để tránh tình trạng rủi ro trong công việc cũng như hiệu quả công việc của Ngân hàng.
c. Công nghệ thông tin và cơ sở vật chất
Hiện nay, công nghệ thông tin đang phát triển không ngừng nghỉ và mở rộng trên toàn thế giới, nên một tổ chức hoạt động mà lại không có bất cứ hệ thống thông tin tin học trong cơ cấu tổ chức của mình là hoàn toàn lạc hậu trước thời đại và tự làm mình tuột hậu so với các tổ chức hiện nay. Đặc biệt là những lợi ích của công nghệ thông tin mà giúp cho việc lưu trữ thông tin trên máy vi tính cũng sẽ nhiều hơn và an toàn hơn so với việc lưu trữ chứng từ bằng các phương pháp thủ công trước đây. Như vậy cần phải coi trọng việc đảm bảo chất lượng công nghệ thông tin tốt về tốc độ xử lý nhanh của máy cũng như tránh tình trạng treo máy hay đứng máy gây ảnh hưởng công việc của nhân viên. Bên cạnh đó cần phải trang bị đầy đủ các thiết bị máy móc xung quanh cho nhân viên làm việc. Chính điều này đã kích thích tâm lý và khả năng làm việc của mỗi người. Nhận thấy những vấn đề quan trọng đó hội đồng quản trị của Eximbank đã quyết định không ngừng nâng cao cơ sở trang thiết bị và phát triển công nghệ thông tin vào hoạt động của Ngân hàng.
38
Hình 4.9 dưới đây sẽ cho biết về mức đánh giá của công nhân viên đối với cơ sở vật chất và công nghệ thông tin của Ngân hàng.
Hình 4.9. Tỷ Lệ Đánh Giá Về Cơ Sở Vật Chất Và Công Nghệ Thông Tin Của Ngân Hàng.
Rất tốt 40%
Tốt 30%
Tương đối tốt 10%
Không tốt 5%
Hoàn toàn không tốt 15%
Rất tốt Tốt
Tương đối tốt Không tốt
Hoàn toàn không tốt
Nguồn tin: Kết quả điều tra Theo kết quả điều tra tại Ngân hàng ta thấy: 70% số người được phỏng vấn cho rằng hệ thống tin học cũng như trang thiết bị vật chất hỗ trợ cho công việc của nhân viên là tốt và rất tốt. Tuy nhiên vẫn còn 10% công nhân viên cho là tương đối tốt, 5%
công nhân viên đánh giá không tốt, 15% công nhân viên đánh giá hoàn toàn không tốt. Do Ngân hàng chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu thiết bị máy móc cũng như công nghệ thông tin cho nhân viên. Về công nghệ thông tin chẳng hạn như: chất lượng máy móc chưa cao, tốc độ xử lý máy chậm, tình trạng treo máy… Về cơ sở vật chất thì cả chi nhánh chỉ có một máy photo đặt tại phòng dịch vụ khách hàng khiến cho các GDV phải chờ đợi lâu do các phòng khác xuống photo hay mỗi khi đông khách. Do đó, Ngân hàng cần chú ý cải thiện thêm trang thiết bị tốt để không gây ảnh hưởng đến công việc của nhân viên.
d. Nguồn lực và chính sách nhân sự
Hiện nay, cạnh tranh thu hút nguồn nhân lực trong lĩnh vực tài chính – Ngân hàng đang trở thành vấn đề thời sự ở nước ta. Trước yêu cầu phát triển, cạnh tranh và hội nhập, các tổ chức trung gian tài chính, đặc biệt là các Ngân Hàng thương mại cổ phần đang mở rộng chi nhánh và phòng giao dịch, phát triển thêm nhiều nghiệp vụ và
dịch vụ mới… do đó có nhu cầu rất lớn về nhân lực. Hơn nữa, xét về khía cạnh quan trọng của bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng là con người. Các chính sách về nhân sự như khen thưởng, tuyển dụng, đào tạo nghiệp vụ có ảnh hưởng lớn đến phẩm chất và trình độ của cán bộ - nhân viên Ngân hàng. Đây là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên môi trường kiểm soát lành mạnh.
● Tuyển dụng
Tại Ngân hàng thông thường các vị trí công việc được tuyển từ nhiều nguồn khác nhau và mọi ứng viên đều có cơ hội ứng tuyển như nhau vào các vị trí khác nhau của Ngân hàng. Tùy từng vị trí công việc mà Ngân hàng xác định các nguồn tuyển dụng khác nhau như là thông báo nội bộ; người quen giới thiệu; quảng cáo trên báo chí, truyền thông…
Hình 4.10. Tỷ Lệ Số Nhân Viên Nhận Thông Tin Tuyển Dụng Qua Các Nguồn
Báo chí 5%
Internet 10%
Người quen 55%
Thông báo nội bộ 30%
Báo chí Internet Người quen Thông báo nội bộ
Nguồn tin: Kết quả điều tra Thông qua kết quả điều tra (Hình 4.10) ta nhận thấy phần lớn nguồn tuyển dụng của Ngân hàng chủ yếu tập trung vào nguồn người quen giới thiệu (55%). Trong khi đó tỷ lệ nhân viên được tuyển dụng qua thông báo nội bộ chiếm 30%, qua thông tin intrnet 10% và qua báo chí 5%. Nhìn chung, quá trình tuyển dụng của Ngân hàng khá phổ biến và rộng rãi. Qui trình tuyển dụng tương đối theo một trình tự hợp lý và khá chặt chẽ. Tuy nhiên, nhiều khi nhà tuyển dụng lại bỏ qua mất một số khâu trong qui trình tuyển dụng để nhận những ứng viên do người quen làm việc trong Ngân
40
hàng giới thiệu vào, dẫn đến không đảm bảo công bằng cho các cơ hội xin việc, nhiều khi bỏ lỡ mất những ứng viên thực sự có năng lực. Chính vấn đề nêu trên đã phần nào nói lên được hiệu quả của hoạt động tuyển dụng của Ngân hàng vẫn còn ít nhiều hạn chế. Vì vậy Ban lãnh đạo Ngân hàng cần nên xem xét lại.
● Chính sách đào tạo
Hình 4.11. Tỷ Lệ Đánh Giá Về Chính Sách Đào Tạo Của Ngân Hàng
Tương đối tốt 45%
Tốt 35%
Không tốt 15%
Hoàn toàn không tốt 5%
Tốt
Tương đối tốt Không tốt
Hoàn toàn không tốt
Nguồn tin: Kết quả điều tra Nhìn chung chính sách đào tạo của Ngân hàng cũng tương đối là tốt. Số công nhân viên đánh giá chính sách đào tạo của Ngân hàng tốt chiếm 35% và tương đối tốt chiếm 45%, cho thấy Ngân hàng đã chú tâm đến đào tạo và đã làm hài lòng phần lớn người lao động trong Ngân hàng. Vì thông qua việc đào tạo nghiệp vụ của Ngân hàng, họ đã hiểu được bản chất của nghiệp vụ về sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Từ đó họ hiểu được sâu sắc ý thức và tinh thần trách nhiệm trong thủ tục kiểm soát của KSV và cũng như nhờ hiểu được bản chất nghiệp vụ mà nhân viên biết được những sai sót và hạn chế nó trong quá trình thực hiện. Nhưng Ngân hàng cần phải hoàn thiện hơn nữa về chính sách đào tạo vì số công nhân viên đánh giá không tốt chiếm 15% và hoàn toàn không tốt chiếm 5%, vì họ cho rằng việc đào tạo cho nhân viên chưa có đội ngũ chuyên nghiệp giảng dạy mà thông qua sự hướng dẫn của các nhân viên cũng như Ban lãnh đạo trong Ngân hàng. Đồng thời, Ngân hàng vẫn chưa tạo điều kiện kinh phí nhiều cho nhân viên nâng cao kiến thức chuyên môn của mình. Đây cũng là tỷ lệ khá lớn để Ngân hàng cần phải xem xét lại chính sách đào tạo của mình.
● Tiền lương, tiền thưởng
Bảng 4.12. Sự Biến Động Của Tổng Quỹ Lương Và Tiền Lương Bình Quân So sánh 2008/2007 Chỉ tiêu ĐVT
Năm 2007
Năm 2008
±△ %
1.Tổng quỹ lương bq tháng 1000 đồng 162.500 217.168 54.668 33,64 2. Số lao động bq trong DS Người 50 56 6 12 3.Tiền lương bq người/tháng 1000 đồng 3.250 3.878 628 19,32 Nguồn tin: Phòng kế toán
Từ số liệu Bảng 4.12, ta nhận thấy rằng tổng quỹ lương bình quân tháng năm 2008 so với năm 2007 tăng 54.668 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 33,64%. Số lao động bình quân trong danh sách năm 2008 tăng 6 người so với năm 2007 với tỷ lệ tăng là 12%. Ta nhận thấy tốc độ tăng của tổng quỹ lương bình quân tháng tăng do đó tiền lương bình quân người của mỗi tháng vào năm 2008 so với năm 2007 vẫn tăng lên là 628.000 đồng với tỷ lệ tăng là 19,32%.
Tuy nhiên, mức lương bình quân tháng này vẫn chưa phản ánh chính xác mức lương tháng thực tế của nhân viên. Qua thống kê điều tra (Hình 4.12) đánh giá của các công nhân viên tại Ngân hàng ta hiểu rõ hơn về mức độ trả lương và tiền thưởng của công nhân viên được thể hiện như sau:
42
Hình 4.12. Tỷ Lệ Đánh Giá về Tiền Lương, Thưởng
Cao hơn rất nhiều 5%
Ngang nhau Thấp hơn 40%
50%
Thấp hơn rất nhiều 5%
Cao hơn rất nhiều Ngang nhau Thấp hơn
Thấp hơn rất nhiều
Nguồn tin: Kết quả điều tra Theo đánh giá của các công nhân viên (Hình 4.12) thì đa số đều cho rằng mức lương và thưởng Ngân hàng trả cho họ so với mức lương và thưởng của các Ngân hàng khác cùng nghành là thấp hơn chiếm 50%, tỷ lệ đánh giá cho là ngang nhau chiếm 40%. Vì tiền lương và tiền thưởng gắn liền với số năm công tác và kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.
Việc trả lương và thưởng thấp phần nào hạn chế khả năng làm việc và thu hút được nguồn nhân lực cũng như nhân tài trong Ngân hàng, và đây cũng là nguyên nhân chính khiến nhiều người bất mãn trong trách nhiệm công việc của mình.
e. Cơ cấu tổ chức
Phòng kế toán giao dịch của Eximbank – chi nhánh Bình Dương được bố trí gồm các nhân viên như sau: 02 kiểm soát viên, 02 kế toán tổng hợp, 07 nhân viên kế toán giao dịch. Ngoài ra còn có thêm 06 nhân viên học việc. Trưởng phòng điều hành quản lý chung hoạt động của cả phòng. Các thanh toán viên được bố trí dọc theo các quầy ngay từ cửa ra vào để thuận tiện cho việc phục vụ khách hàng. Mỗi nhân viên sẽ phục vụ một hay một nhóm khách hàng và bất cứ nhân viên nào cũng thực hiện được tấc cả các dịch vụ tại phòng kế toán. Chính điều này sẽ nâng cao được chất lượng phục vụ cho khách hàng vì tránh hiện tượng khách hàng phải chờ đợi lâu.
Ưu điểm của sự bố trí này tạo ra sự thuận tiện cho sự kiểm soát, xét duyệt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đồng thời kiểm soát được hoạt động của từng nhân viên,
điều này góp phần hạn chế được hành vi sai phạm hay gian lận cúa các nhân viên giao dịch.
Hình 4.13. Sơ Đồ Mô Hình Tổ Chức Phòng Kế Toán Giao Dịch Eximbank – chi nhánh Bình Dương.
Phó Giám đốc
Trưởng phòng KTGD
Kế toán tổng hợp Kiểm soát viên
Kế toán tổng hợp Kiểm soát viên
NVGD NVGD NVGD NVGD
NVGD NVGD NVGD
Nguồn tin: Phòng nhân sự Hình 4.14. Tỷ Lệ Đánh Giá Về Khó Khăn Của Công Việc So Với Năng Lực Của Nhân Viên
Ít khó khăn 10%
Hoàn toàn không 90%
Ít khó khăn Hoàn toàn không
Nguồn tin: Kết quả điều tra
44