4.4. Các giải pháp nhằm hạn chế rủi ro trong kiểm soát nội bộ kế toán giao dịch tại Eximbank – chi nhánh Bình Dương
4.4.2. Hoàn thiện môi trường kiểm soát tại phòng kế toán giao dịch
Ban lãnh đạo Ngân hàng cần phải tự ý thức trong việc kiểm tra, cũng như trách nhiệm của mình mà không nên quá tin tưởng vào các chốt kiểm soát đối với các
nghiệp vụ trong Ngân hàng.
Ngoài ra, vì do quá tin tưởng vào chuyên môn của cấp dưới nên Ban giám đốc chỉ nhìn lướt qua là có đầy đủ chữ ký của mọi người không rồi ký mà không chú trọng xem nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số tiền. Để hạn chế rủi ro tiềm tàng do việc chủ quan này của Ban giám đốc thì ngoài việc tạo sự thoải mái phát huy khả năng làm việc của nhân viên, lãnh đạo phòng hay Ban giám đốc cũng nên thắt chặt thủ tục kiểm soát của mình đối với chứng từ kế toán cũng như công tác hạch toán và thực thi đúng quy trình nghiệp vụ của cấp dưới.
b. Thực hiện sự truyền đạt cũng như sự phân công, phân nhiệm một cách rõ ràng
Hàng ngày tại phòng kế toán giao dịch thường phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế. Vì vậy sự phân công trách nhiệm công việc một cách rõ ràng có vai trò quan trọng đối với hoạt động KSNB. Tại Eximbank – CN Bình Dương, khi KSV có sự kiêm nhiệm việc làm mỗi khi GDV quá bận rộn để khách hàng khỏi phải chờ đợi lâu lúc quá đông khách. Điều này nảy sinh rắc rối, cũng như sự ỷ lại của nhân viên. Hơn thế nữa nhân viên cũng nắm rõ được nghĩa vụ, trách nhiệm của mình. Vì tính chủ quan nên GDV sẽ không hiểm tra lại nữa mà đã tin tưởng rằng KSV đã làm đúng. Hiện nay Ngân hàng chưa có biện pháp nào xử lý trước những rủi ro này. Vì vậy theo tôi Ban lãnh đạo Ngân hàng cần chú ý phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng cho từng nhân viên nên nhắc nhở nhân viên của mình nên thực hiện đúng theo quyền hạn được giao.
Đồng thời Ban Giám Đốc cần phải ban hành văn bản xử lý vi phạm cho giao dịch viên về quyền hạn được giao trong công việc của mình cũng như trách nhiệm khi xảy ra sự cố. Phải ban hành quy định rõ về phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên để khi có sự cố xảy ra thì quản lý có căn cứ và cơ sở để quy trách nhiệm cho giao dịch viên.
50
c. Nâng cao chất lượng hệ thống công nghệ thông tin nói riêng cũng như cơ sở vất chất nói chung
Hàng ngày tại phòng kế toán giao dịch diễn ra rất nhiều nghiệp vụ kinh tế. Các nghiệp vụ này cần phải được xử lý nhanh chóng, tức thời. Hiện nay tại Eximbank – CN Bình Dương đã trang bị thiết bị máy móc tương đối đầy đủ cho các nhân viên KTGD cũng như cho kế toán trưởng và KSV. Nhưng chất lượng máy móc chưa cao, tốc độ xử lý chậm, hay xảy ra hiện tượng máy bị treo. Công việc tại phòng KTGD rất lớn, tất cả các quy trình nghiệp vụ được thực hiện trên máy. Cho nên khi tốc độ xử lý của máy chậm, treo máy sẽ làm cho toàn bộ hoạt động của Ngân hàng bị gián đoạn.
Ban lãnh đạo Ngân hàng nên cần có thêm nhân viên chuyên phụ trách kiểm tra xử lý thiết bị máy móc cũng như công nghệ thông tin thường xuyên để tránh xảy ra rủi ro trên.
Về cơ sở vật chất tại Ngân hàng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu chung của các nhân viên. Cả chi nhánh chỉ có một máy photo, điều này làm cho quá trình xử lý nghiệp vụ sẽ chậm lại, làm giảm hiệu quả công việc. Thế nên Ngân hàng nên mua thêm máy photo để tránh hiện tượng các nhân viên phải chờ đợi lâu.
d. Tiếp tục quan tâm và hoàn thiện tốt chính sách nhân sự bộ phận kế toán giao dịch
● Chính sách tuyển dụng nhân viên
Sự thành công của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung về kế toán giao dịch nói riêng phụ thuộc rất lớn vào thành phần cán bộ nhân viên trong Ngân hàng. Tại phòng kế toán giao dịch, các GDV là người trực tiếp xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là nhân tố quan trọng đối với môi trường hiểm soát. Vì vậy, Ban lãnh đạo Ngân hàng nên có chính sách tuyển dụng nhân sự cho phù hợp. Trước hết, khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho bộ phận KTGD, Ban lãnh đạo Ngân hàng nên tuân thủ theo đúng quy trình tuyển dụng. Đăng báo thông tin tuyển dụng một cách công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để cho những người có nhu cầu tìm việc được biết, nêu ra những điều kiện cụ thể đối với từng vị trí nhân viên. Sau đó, bộ phận nhân sự tiến hành xét duyệt hồ sơ, lý lịch, tổ chức thi tuyển công khai, minh bạch, phỏng vấn trực tiếp tốt, thân thiện, cẩn thận, trung thực, nhanh nhẹn và có khả năng sử lý các tình huống tốt…
Một thực tế trong việc tuyển dụng diễn ra khá phổ biến mà Ban lãnh đạo Ngân hàng nên chú ý đến trường hợp người quản lý lạm dụng quyền hạn của mình để đưa những người quen biết vào làm việc. Lúc này việc thi tuyển chỉ là hình thức, và như vậy nhân sự tuyển vào không đáp ứng được yêu cầu công việc. Vì hiện nay vẫn còn tồn tại kiểu quan hệ “cửa sau” trong chính sách tuyển dụng nhân sự. Việc tuyển dụng nhân sự dựa trên quan hệ quen biết, nhờ cậy diễn ra khá nhiều tại Eximbank nói chung và Eximbank – CN Bình Dương nói riêng. Tuyển dụng kiểu “cửa sau” như vậy sẽ gây ra một số hạn chế, ảnh hưởng đến chất lượng nhân sự. Ở Eximbank – CN Bình Dương phần lớn các nhân viên được tuyển dụng là do những người quen biết trong Ngân hàng giới thiệu. Đây là một hạn chế rất lớn trong hệ thống tuyển dụng nhân sự của Ngân hàng này. Vì thế Ban lãnh đạo Ngân hàng nên quan tâm nhiều hơn nữa đến chính sách tuyển dụng nhân sự như đăng báo thông tin tuyển dụng nhân sự, công khai luôn vị trí chuyên môn cần tuyển dụng, chế độ thu nhập và quyền lợi khác có liên quan. Đồng thời những người có người thân tham gia dự tuyển thì không được tham gia vào quá trình tuyển dụng, như vậy kết quả tuyển dụng sẽ được khách quan, chất lượng nhân viên sẽ cao hơn.
● Tăng cường đào tạo nhân viên
Con người luôn là yếu tố quan trọng, quyết định sự thành bại cho một tổ chức, đặc biệt là lĩnh vực giao dịch khách hàng cũng như nhân viên kiểm soát, vì vậy không ngừng đào tạo, rèn luyện nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức của cán bộ nhân viên tại phòng giao dịch, đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo chủ chốt. Ngân hàng cần đào tạo cán bộ nhân viên có trình độ cao trong Ngân hàng vừa giúp nhân viên làm việc tốt vừa có một đội ngũ cán bộ giỏi chuyên môn giỏi nghiệp vụ và từ đó Ngân hàng sẽ có một tổ chức thật sự có hiệu quả với độ an toàn cao. Vì thế, việc tăng cường công tác đào tạo, huấn luyện nâng cao chất lượng đội ngũ kiểm soát viên nội bộ cũng cần phải được quan tâm, chú trọng thường xuyên. Do đó, để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên kiểm soát nội bộ cũng như nhân viên giao dịch của Ngân hàng hiện nay, Ban Giám đốc Eximbank cần tập trung vào những vấn đề cơ bản như sau:
- Thường xuyên mở các lớp giảng dạy, nâng cao chất lượng của đội ngũ giảng viên vì chỉ khi đội ngũ giảng dạy có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết sâu thì mới có khả năng truyền đạt tốt cho các kiểm soát viên.
52
- Kết hợp đa dạng các nguồn kinh phí khuyến khích và tạo điều kiện cho các nhân viên được nghiên cứu, học tập ở bên ngoài để cập nhật kiến thức và kinh nghiệm mới để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên để kịp thời đáp ứng với những thay đổi trong nền kinh tế thị trường.
Với giải pháp trên vừa mang lại sự thu hút nhân tài đến với Ngân hàng vừa tạo sự kích thích tinh thần làm việc cho nhân viên, cũng như tạo ra một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cho Ngân hàng. Và đây chính là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp cho Ngân hàng phát triển.
● Chế độ lương bổng, khen thưởng cho nhân viên
Hiện nay, cạnh tranh thu hút nguồn nhân lực trong lĩnh vực tài chính Ngân hàng đang trở thành vấn đề thời sự ở nước ta. Trước yêu cầu phát triển, cạnh tranh và hội nhập, các Ngân hàng thương mại cổ phần đang mở rộng mạng lưới chi nhánh và phòng giao dịch. Do đó nhu cầu về nhân lực đang là vấn đề nóng bỏng của các Ngân hàng. Để cạnh tranh, thu hút những nhân tài, Ngân hàng nên thực hiện việc chi lương cho nhân viên không chỉ căn cứ vào số năm công tác, bằng cấp. Mà Ngân hàng nên tính tiền lương dựa theo trình độ nghiệp vụ, khả năng hoàn thành công việc đã làm chứ không phải hết giờ và đóng góp cho Ngân hàng. Việc này tạo cảm hứng cho nhân viên hăng say làm việc và hoàn thành tốt công việc của mình, luôn chấp hành tốt các quy định,quy chế của Ngân hàng.
Ngân hàng nên đặt ra những chỉ tiêu cho các nhân viên, có chính sách khen thưởng thích đáng cho những nhân viên đạt, vượt chỉ tiêu. Đồng thời cũng quy định rõ về việc kỷ luật khi nhân viên vi phạm những quy định của Ngân hàng. Điều này sẽ làm cho những nhân viên hăng hái, tích cực, không ngừng phát huy năng lực, trách nhiệm của mình để hoàn thành tốt công việc của mình. Ban lãnh đạo Ngân hàng nên đề ra những hình thức khen thưởng khác nhau như tuyên dương trước tập thể, tặng bằng khen hay thưởng tiền cho những nhân viên đạt danh hiệu giỏi. Đây là một biện pháp rất hữu ích để thúc đẩy khả năng làm việc của nhân viên, do đó sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho Ngân hàng.
Có thể định kỳ hàng quý, năm hay những dịp lễ tết, Ban lãnh đạo Ngân hàng nên tổ chức cho nhân viên đi du lịch, dã ngoại, nghỉ mát, tổ chức cắm trại, thi nấu ăn,… Điều này sẽ giúp cho các nhân viên được nghỉ ngơi thoải mái để bắt đầu làm
việc tốt hơn, đồng thời tạo ra nếp sống lành mạnh và tạo sự gắn hết giữa các nhân viên với nhau.
e. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Về cơ cấu tổ chức của Ngân hàng cũng như việc phân công nhiệm vụ cho mỗi nhân viên của Eximbank – CN Bình Dương hiện nay tương đối hợp lý. Tuy nhiên vẫn còn một số nhân viên đánh giá công việc hiện tại của mình như: một số nhân viên làm không hết việc trong khi đó vẫn có một số nhân viên làm ít việc. Điều này sẽ gây ra những bất lợi đối với Ngân hàng. Vì vậy, để khắc phục tình trạng này, Ngân hàng nên xem xét, rà soát lại số lượng để điều chỉnh bố trí lại nhân sự cũng như công việc cho nhân viên sao cho hợp lý. Đối với bộ phận làm không hết việc, Ban lãnh đạo nên bố trí thêm nhân viên để phối hợp công việc giữa các nhân viên cùng nhau hoàn thành tốt công việc của mình. Còn đối với bộ phận làm ít việc, Ban lãnh đạo nên theo dõi tình hình công việc của nhân viên đó để hiểu rõ công việc hiện tại của nhân viên mà có từng biện pháp khắc phục hợp lý. Có thể bàn giao thêm nhiệm vụ cho nhân viên hoặc hoạch định sẵn công việc trong ngày, trong tuần cho nhân viên để tránh xảy ra hiện tượng nêu trên.
4.4.3. Hoàn thiện kiểm soát quy trình xử lý các nghiệp vụ a. Ký chứng từ kế toán Ngân hàng
Việc ký thiếu trên chứng từ của giao dịch viên xảy ra tại phòng giao dịch mà KSV vẫn ký do không chú ý kiểm tra kỹ chứng từ. Việc ký sót như vậy có thể dẫn đến khi phát hiện ra sai sót hay rủi ro xảy ra thì không thể quy ra trách nhiệm cho giao dịch viên nào để chấn chỉnh sai phạm đó. Một giải pháp đưa ra là Ban lãnh đạo nên có buổi thảo luận và hướng dẫn cho nhân viên hiểu rõ về sự cần thiết của chữ ký trên chứng từ kế toán, để nhân viên nhận thấy tầm quan trọng của việc này mà có ý thức tự thực hiện việc ký lập chứng từ kế toán. Vì chỉ có sự ý thức cao của nhân viên về nguyên tắc chứng từ kế toán đầy đủ mới là giải pháp tối ưu nhất. Đồng thời Ban lãnh đạo nên ban hành các mức độ xử phạt cho từng nhân viên để khắc phục các rủi ro xảy ra như đã nêu trên.
b. Kiểm soát chứng từ kế toán Ngân hàng
Việc kiểm soát chứng từ thiếu chính xác do số lượng chứng từ quá nhiều trong ngày sẽ gây áp lực lớn cho nhân viên kiểm soát. Biện pháp khắc phục cho công tác
54
hậu kiểm này là Ban lãnh đạo nên tăng thêm các chốt kiểm soát đối với các nghiệp vụ trong Ngân hàng để bảo đảm an toàn trong việc kiểm tra chứng từ. Hoặc có thể thêm nhân viên kiểm soát trong hệ thống kiểm soát để làm công tác kiểm tra, kiểm soát chứng từ hạn chế được tối đa các rủi ro xảy ra cho Ngân hàng.
Ngoài ra Ban lãnh đạo Ngân hàng cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm minh đối với những kiểm soát viên sai phạm trong công việc của mình. Có như vậy Ban lãnh đạo mới chấn chỉnh lại thái độ làm việc của nhân viên để khắc phục một cách tối đa rủi ro có thể xảy ra cho Ngân hàng.
CHƯƠNG 5