CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.4 QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.4.2 Tổ chức thực hiện tuyển dụng
1.4.2.1 Thông báo tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng (TBTD) là phương pháp thu hút ứng viên qua việc TBTD trên các phương tiện truyền thông như: Trên các kênh của đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác.
Trong TBTD cần cung cấp đầy đủ , rõ ràng, chi tiết về những vấn đề cơ bản như sau : giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp, lý do tuyển dụng, nội dung công việc, các yêu cầu về tiêu chuẩn công việc, chế độ đãi ngộ, các loại hồ sơ, cách thức liên lạc, những khuyển khích để tìm kiếm các ứng viên tiềm năng,…
Vì đối tượng quảng cáo là rất đa dạng chính vì vậy không nên đưa những yêu cầu phân cách các nhóm ứng viên như giới tính hay vùng miền nếu không cần thiết để tránh làm ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp.
Tránh đăng tin quảng cáo quá dài hoặc quá ngắn, tránh sử dụng các từ ngữ khó hiểu khiến ứng viên hiểu nhầm, không thu hút được người đọc, không làm cho ứng viên quan tâm và không khuyến khích được các ứng viên tiềm năng.
Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức TBTD sau: Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, TV.
Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động. Thông báo trước cổng cơ quan , doanh nghiệp.
1.4.2.2 Thu nhận, sàng lọc hồ sơ.
Đây là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá và lựa chọn ứng viên, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển dụng với các ứng viên
Trong bước này nhóm các nhân viên tuyển chọn có nhiệm vụ tiếp đón các ứng viên, quan sát phong thái, cử chỉ của ứng viên và xem xét hồ sơ xin việc của họ, từ đó loại bỏ ứng viên có hồ sơ không phù hợp. Nhân viên tiếp nhận hồ sơ cần có thái độ niềm nở và lịch sự khi tiếp đón ứng viên để tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp về tổ chức.
Để tham gia vào quá trình tuyển chọn, các ứng viên đều phải nộp đơn xin việc. Đơn xin việc thường được các tổ chức thiết kế theo mẫu có sẵn một cách khoa học và chi tiết để tiết kiệm thời gian lựa chọn ứng viên. Đơn xin việc bao gồm các thông tin như: thông tin cá nhân, thông tin về quá trình học tập, đào tạo, các kỹ năng, kinh nghiệm công tác và quá trình làm việc, các đặc điểm tâm lý cá nhân, sở thích,…từ đó so sánh với bản tiêu chuẩn công việc của ứng viên đến thời điểm tuyển dụng. Khi nghiên cứu hồ sơ hãy tìm những điểm không rõ ràng hay không nhất quán để xem xét kỹ hơn. Bộ phận phụ trách nhân sự chuẩn bị báo cáo phân tích và đánh giá từng ứng viên dựa trên kết quả điều tra và nghiên cứu hồ sơ.
1.4.2.3 Phỏng vấn sơ bộ.
Bước này có mục tiêu xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và NSDLĐ, xác định tố chất và khả năng của ứng viên xem họ có phù hợp với công việc của tổ chức hay không. Vòng phỏng vấn sơ bộ có thể được tiến
hành song song với bước tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ngay vào thời điểm ứng viên đến nộp hồ sơ để tiết kiệm thời gian tuyển chọn.
Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài 5-10 phút, nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn so với những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra.
Mục tiêu của phỏng vấn, tiếp xúc sơ bộ là muốn nắm bắt động cơ làm việc, phong cách của ứng cử viên. Cuộc tiếp xúc sơ bộ diễn ra trong thời gian ngắn nhưng vẫn có đủ các bước nhỏ:
Đón tiếp ứng cử viên: là công việc quan trọng vì đại bộ phận ứng cử viên là lần đầu tham gia phỏng vấn, việc này giúp ứng cử viên tự tin hơn.
Phỏng vấn ngắn hoặc tiếp xúc với các nhà tuyển dụng: ở đây các nhà tuyển dụng đưa ra các câu hỏi ứng cử viên để nhìn ra phong cách, khả năng ứng cử viên.
Hai bước này có thể đổi cho nhau hoặc có thể bỏ qua.
Để xác định nhân viên có đủ tố chất và khả năng theo yêu cầu công việc hay không, tổ chức cần đề ra các tiêu chuẩn rõ ràng và có sự cân nhắc thận trọng về những tiêu chuẩn đó. Nếu sau buổi phỏng vấn sơ bộ, HĐTD thấy ứng viên không đủ tố chất hoặc không đủ khả năng để đảm nhận chức danh công việc cần tuyển chọn thì sẽ quyết định loại bỏ ứng viên. HĐTD cũng cần có sự thống nhất cao về cách đánh giá ứng viên trước khi tiến hành phỏng vấn sơ bộ.
1.4.2.4 Kiểm tra trắc nghiệm.
Mục đích là để lựa chọn được những ứng viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra, sát hạch thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về những kiến thức cơ bản và khả năng thực hành. Hình thức trắc nghiệm được áp dụng để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay,…
Trong bước tuyển chọn này, tổ chức có thể thực hiện kiểm tra dưới hình thức thi viết hoặc kiểm tra tay nghề.
Hình thức kiểm tra tay nghề gần như là bắt buộc với vị trí công nhân kỹ thuật, giúp tổ chức đánh giá ứng viên có thực sự nắm được các kỹ năng nghiệp vụ hay không.
Hình thức thi viết giúp kiểm tra khả năng tư duy, mức độ nắm vững về lý thuyết, khả năng xử lý nghiệp vụ và khả năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện của ứng viên.
Ngoài ra, để giúp cho các nhà tuyển chọn nắm được các tố chất tâm lý, những khả năng, kỹ năng và các khả năng đặc biệt khác của các ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự khác không cho ta biết được một cách chính xác và đầy đủ. Các trắc nghiệm nhân sự mang lại cho ta những kết quả khách quan về những đặc trưng tâm lý của con người. Khi dùng phương pháp trắc nghiệm nhân sự để tuyển chọn ta cũng nên chọn phương pháp thích hợp thì mới dự đoán được thành tích thực hiện công việc.
Thông thường người ta chia trắc nghiệm nhân sự thành các loại sau đây:
trắc nghiệm thành tích, trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng, trắc nghiệm về sở thích tính cách, trắc nghiệm về tính trung thực.
1.4.2.5 Phỏng vấn tuyển chọn.
Mục tiêu của phỏng vấn tuyển chọn khá đa dạng, song có thể chia thành 4 mục tiêu chính như sau : Phỏng vấn để tìm hiểu thêm thông tin hoặc kiểm tra thông tin về người xin việc, Phỏng vấn để gián tiếp quảng cáo cho tổ chức - Phỏng vấn để cung cấp thông tin cho người xin việc, Thiết lập quan hệ tốt với các ứng viên, tăng cường khả năng giao tiếp của người tuyển chọn.
Đây là một trong những bước tuyển dụng hiệu quả nhất vì thông qua phỏng vấn nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được nhiều khía cạnh mà các bước tuyển dụng trước không cho thấy rõ. Thông qua phỏng vấn, bản thân ứng viên được tìm hiểu về doanh nghiệp, cơ hội, thách thức, điều kiện, môi trường làm việc, mức lương khởi điểm. Trong quá trình phỏng vấn tuyển chọn, người tuyển chọn sẽ đưa ra các câu hỏi và ứng viên sẽ trả lời các câu hỏi này, ngược lại, ứng viên cũng được đặt ra các câu hỏi cho nhà tuyển dụng.
Có các loại phỏng vấn sau : phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn theo tình huống, phỏng vấn theo mục tiêu, phỏng vấn không có hướng dẫn, phỏng vấn căng thẳng, phỏng vấn theo nhóm và phỏng vấn hội đồng.
1.4.2.6 Tập sự thử việc.
Để tạo điều kiện cho những người xin việc ra quyết định cuối cùng về việc làm thì một số doanh nghiệp có thể cho ứng viên tập sự và làm thử công việc mà sau khi được tuyển họ sẽ phải làm. Điều này giúp cho các ứng viên sẽ được thấy một bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp và vị trí công việc đang
tuyển, các ứng viên sẽ đi tham quan hay nghe giải thích đầy đủ về công việc mà họ sẽ phải làm. Qua đó, họ sẽ hiểu được một cách khá chi tiết về công việc như: mức độ phức tạp, mức thu nhập, sự thỏa mãn công việc,…
1.4.2.7 Ra quyết định tuyển dụng.
Sau khi thực hiện xong các bước tuyển chọn trên đây và các thông tin tuyển dụng đã đảm bảo theo đúng với các yêu cầu tuyển chọn đề ra thì lúc này HĐTD sẽ thống nhất và đi đến quyết định tuyển dụng đối với các ứng viên đã tham gia ứng tuyển. Cơ sở của việc ra quyết định tuyển dụng này là dựa vào phương pháp đánh giá chủ quan theo thủ thục loại trừ dần và theo kết quả đánh giá phỏng vấn, thi tuyển và trắc nghiệm.
Khi đã có quyết định tuyển dụng thì NSDLĐ và NLĐ cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động hoặc thỏa ước tuyển dụng. Việc ra kí kết được ban hành bằng văn bản. Đối với người được chính thức tuyển dụng có quyết định bằng văn bản sẽ tạo cho họ niềm tin đồng thời thông báo cho họ chuẩn bị những thủ tục cần thiết khi đến cơ quan trúng tuyển. Khi người trúng tuyển và người tuyển dụng nhất trí thì hai bên sẽ đi tới ký hợp đồng.
Những cơ sở pháp lý của bản hợp đồng lao động là bộ luật lao động mà do Nhà nước ban hành. Trong hợp đồng lao động nên chú ý một số điều khoản sau đây: Tiền công, thời gian làm việc, thời gian thử việc và thời gian làm thêm giờ giấc các loại đảm bảo mà tổ chức phải đóng cho người lao động.