CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG
2.2.2 Thực trạng quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ phần May Vĩnh Phú
2.2.2.1 Thực trạng về lập kế hoạch tuyển dụng Bước 1 : Xác định nhu cầu tuyển dụng
Việc xác định nhu cầu tuyển dụng của Công ty hiện nay được thực hiện dựa trên nhu cầu thực tiễn của các bộ phận sản xuất, của các phòng ban trong công ty, dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn. Với căn cứ đó, các bộ phận khi có yêu cầu về tuyển dụng sẽ làm đề xuất và gửi về phòng tổ chức – hành chính, phòng sẽ là đầu mối tập hợp mọi nhu cầu về tuyển dụng sau đó sẽ trình Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.
Bảng 2.5 : Nhu cầu tuyển dụng nhân lực của công ty cổ phần may Vĩnh Phú giai đoạn 2015 – 2017
Chỉ tiêu
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Số LĐ
(người)
Tỷ lệ (%)
Số LĐ (người)
Tỷ lệ (%)
Số LĐ (người)
Tỷ lệ (%) Tổng số lao động
công ty
190 100 198 100 198 100
Nhu cầu tuyển dụng 20 100 22 100 27 100
1. Theo tính chất công việc
Lao động trực tiếp 18 90 21 95,45 21 77,8
Lao động gián tiếp 2 10 1 4,55 6 22,2
2. Theo giới tính
Nam 3 20 6 27,3 4 14,8
Nữ 17 80 15 63,7 23 85,2
3. Theo ngành nghề đào tạo Ngành kinh tế, quản
trị
1 5 0 0 2 7,4
Ngành kĩ thuật, công nghệ
3 15 1 4,54 4 14,8
Công nhân 16 75 21 95,46 21 77,8
( Nguồn : Phòng tổ chức – hành chính) Qua bảng 2.1 ta thấy nhu cầu tuyển dụng của công ty đang tăng lên theo từng năm, cụ thể năm 2017 tăng hơn 7 lao động so với năm 2016 và 2015. Do đặc điểm của công ty là sản xuất các các mặt hàng may mặc vì vậy yêu cầu chủ yếu liên quan đến lĩnh vực kĩ thuật công nghệ và công nhân có trình độ trung bình nên nhu cầu nhân lực chủ yếu đa số là nữ giới, tỷ lệ nam/nữ của công ty là 75/25. Điều này là hoàn toàn phù hợp với nhu cầu sản xuất và định hướng phát triển sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn hiện nay.
Xét thấy quy mô nhân sự của công ty ngày càng tăng lên biểu thị thông qua số lượng NLĐ qua các năm, cùng với đó là sự tăng trưởng và quy mô sản xuất kinh doanh dẫn đến số lượng nhân sự được tuyển dụng cũng tăng lên đáng kể so với những năm trước đó. Nguyên nhân của sự tăng trưởng nhanh về mặt nhân lực này là do công ty đang ngày càng có chỗ đứng trên thị trường may mặc, số lượng đơn hàng ngày càng tăng dẫn đến quy mô sản xuất cũng tăng theo. Mặt khác thì khi nhu cầu cơ sở sản xuất tăng hay giảm theo thời vụ thì công ty cũng thuê thêm lao động trong thời gian sản xuất gia tăng và số lượng công nhân đó sẽ nghỉ việc khi nhu cầu lao động giảm. Hiện nay công ty cũng trang bị thêm nhiều trang thiết bị máy móc hiện đại vào quá trình sản xuất nên số lượng nhân sự tuyển dụng vào công ty không quá cao, số lượng NLĐ trẻ thay thế vào cán bộ nghỉ hưu làm cân bằng số lượng lao động trong công ty một cách hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn.
Nhu cầu tuyển dụng cũng có thể phát sinh từ các nguồn khác : theo yêu cầu của Tổng giám đốc, Phòng tổ chính – hành chính đề nghị. Các Bộ phận căn cứ nhu cầu công việc để lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung như sau:
Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì ? Số lượng cần tuyển ? Loại lao động : thời vụ hay chính thức? Thời gian cần ?
Điều kiện đòi hỏi người dự tuyển phải đáp ứng được về: Tay nghề, trình độ chuyên môn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất công việc.
Một số căn cứ để công ty xác đinh nhu cầu tuyển dụng là :
Tuyển dụng NLĐ dựa trên lợi ích chung của công ty.
Dựa vào khối lượng công việc và yêu cầu cụ thể của từng loại công việc để tính tới khả năng thực hiện của NLĐ
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn Khi có lao động nghỉ hưu, thai sản hay chấm dứt hợp đồng, cân đối và điều chỉnh giữa các phòng ban, phân xưởng sản xuất.
Xác định nguồn tuyển dụng.
Nguồn tuyển của công ty bao gồm hai nguồn là nguồn bên trong công ty và nguồn bên ngoài với mục đích khai thác tối đa nguồn nhân lực hiện có trong công ty cho những vị trí quản lý, cần nhiều kinh nghiệm và quen với cách thức làm việc trong công ty, đồng thời mở rộng nguồn tuyển bên ngoài để có thể tuyển dụng được nhân lực mới.
Đối với các vị trí quản lý, tuyển dụng gián tiếp công ty cổ phần May Vĩnh Phú luôn ưu tiên trước hết cơ hộ cho nguồn bên trong tổ chức nhằm kích thích tinh thần nỗ lực, cố gắng của tập thể NLĐ trong công ty. Ngoài ra cũng nhằm mục đích tiết kiệm thời gian và chi phí một cách hiệu quả cho việc đào tạo nhân viên mới. Đối với nguồn tuyển dụng bên trong công ty do quy mô nhỏ, các nhân viên trong các phòng ban công ty chủ yếu là nguồn bên trong nên công việc đôi khi không mang tính khách quan cũng như chưa thu hút được nhiều nguồn nhân lực có chất lượng từ bên ngoài, làm bỏ lỡ các sáng kiến và kinh nghiệm khác nhau.
Cụ thể thực trạng nguồn tuyển dụng của công ty cổ phần May Vĩnh Phú được thể hiện trong bảng số liệu dưới đây :
Bảng 2.6 : Bảng số lượng hồ sơ ứng tuyển vào Công ty cổ phần May Vĩnh Phú giai đoạn 2015 -2017
Các tiêu chí
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Số lượng (hồ sơ )
Tỷ lệ (%)
Số lượng (hồ sơ)
Tỷ lệ (%)
Số lượng (hồ sơ)
Tỷ lệ (%)
Nguồn nội bộ 8 15,4 3 4,6 13 16,5
Nguồn bên ngoài 44 84,6 63 95,4 66 83,5
Tổng 52 100 66 100 79 100
(Nguồn : Phòng tổ chức – hành chính) Nhìn vào bảng trên ta thấy, nguồn tuyển từ nội bộ thể hiện số lượng lao động trong công ty được thuyên chuyển, đề bạt trong nội bộ công ty. Số lượng hồ sơ từ bên ngoài chính là số lượng ứng viên nộp hồ sơ vào công ty , phần lớn ở các vị trí công việc mới . Cụ thể năm 2016 là 3 hồ sơ chiếm 4,6%
giảm 10,8% so với năm 2015 ; đến năm 2017 là 13 hồ sơ tương ứng với 16,5% tăng 12,1% so với năm 2016. Điều này cho thấy số lượng hồ sơ ứng tuyển vào công ty rất sát sao so với hoạch định nhu cầu tuyển dụng của công ty. Số lượng hồ sơ của nguồn nội bộ chỉ chiếm số lượng rất ít, số lượng hồ sơ từ bên ngoài gấp 3 đến 4 lần nguồn nội bộ vì công ty chủ yếu sử dụng lao động trực tiếp, lao động thời vụ. Chính vì thế mà số lượng hồ sơ từ nguồn bên ngoài chiếm tỷ trọng lớn hơn, lớn nhất là năm 2016 chiếm 95,4 %.
Xác định phương pháp tuyển dụng.
Do quy mô của công ty còn nhỏ và số lượng TDNL hàng năm không lớn chỉ. Do vậy, phương pháp tuyển dụng mà công ty áp dụng đó là phối hợp một số phương pháp tuyển dụng theo quá trình cụ thể. Với mỗi nguồn tuyển mộ khác nhau công ty sẽ các định phương pháp tuyển mộ khác nhau.
Đối với nguồn tuyển dụng bên trong :
Tuyển dụng thông qua TBTD tại công ty : cán bộ tuyển dụng của công ty sẽ tiến hành trên các kênh thông tin nội bộ của công ty như website của công ty, gửi email hay dán thông báo tuyển dụng trên bảng thông tin chung của công ty được đặt tại các vị trí dễ nhìn thấy. Việc này giúp cho cán bộ nhân viên trong công ty biết được vị trí trống để họ ứng tuyển và nếu có nguyện vọng hoặc nếu họ có người quen, anh chị em có đủ tiêu chí mà công ty đưa ra thì giới thiệu họ đến công ty ứng tuyển.
Nội dung đăng tuyển bao gồm : vị trí tuyển dụng, số lượng, mô tả gắn gọn về công việc, yêu cầu đối với người xin việc, trách nhiềm – quyền hạn của các ứng viên tuyển dụng, cách thức và thời gian thu nhận hồ sơ.
Tuyển dụng thông qua sự giới thiệu, đề bạt của các cán bộ công nhân viên trong công ty : thông thường sử dụng phương pháp này cho các vị trí quản lý. Khi có vị trí quản lý trống, nhân viên trong công ty có thể tiến cử một nhân viên nào đó có đủ khả năng trong bộ phận của mình nộp hồ sơ dự tuyển.
Thông thường phương pháp này sẽ giúp nhanh chóng tìm được người có năng lực phù hợp với công việc cần tuyển và độ tin cậy thường rất cao.
Bảng 2.7 : Kết quả tuyển dụng năm 2017 từ nguồn bên trong thông qua phương pháp tuyển dụng
Chỉ tiêu Số lượng ( hồ sơ ) Tỷ lệ (%)
Thông báo tuyển dụng tại công ty 7 53,85
Thông qua sự giới thiệu, đề bạt 6 46,15
Tổng 13 100
(Nguồn : Phòng tổ chức – hành chính) Trong tổng số 13 hồ sơ thu được từ nguồn nội bộ thì phương pháp thông báo tuyển dụng , trong số 8 hồ sơ thu được từ nguồn bên trong công ty thì phương pháp giới thiệu, đề bạt của cán bộ, nhân viên có 6 hồ sơ chiếm 46,15%, thông báo tuyển dụng chiếm 58,85%
Đối với nguồn tuyển dụng bên ngoài :
Phương pháp quảng cáo: Công ty đăng thông tin tuyển dụng trên đài phát thanh của tỉnh, băng rôn hay dán thông báo trước cổng công ty. Trong nội dung của thông báo có ghi tóm tắt các điều kiện đối với các ứng viên, thời hạn tiếp nhận hồ sơ cũng như các nội dung của một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, thời gian địa điểm nhận hồ sơ…
Phương pháp thu hút thông qua sinh viên thực tập: Công ty có chính sách nhận sinh viên thực tập của các trường Đại học, Cao đẳng về thực tập tại công ty. Sinh viên thực tập được tạo điều kiện làm việc thực sự, sau một thời gian ngắn, cán bộ quản lý trực tiếp sẽ đánh giá kết quả thực tập của sinh viên đó. Nếu có kết quả tốt thì sinh viên sẽ ký một hợp đồng học việc. Hợp đồng này mang lại cho sinh viên một khoản hỗ trợ chi phí đi lại, ăn ở trong thời gian thực tập, những sinh viên này là nguồn tuyển dụng của Công ty sau khi họ tốt nghiệp.
Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên trong công ty: Công ty có đội ngũ quản lý và nhân viên nhiều kinh nghiệm hiểu rõ về tổ chức, biết được tổ chức cần người như thế nào, có khả năng gì nên họ có thể giới thiệu những người phù hợp nhất trong thời gian ngắn nhất. Từ đó họ sẽ đưa thông tin tuyển dụng này tới người thân, người quen của mình. Những ứng viên này sẽ nhanh chóng thích ứng được với công việc.
Đối với nhân viên được giới thiệu qua các nhân viên của công ty thì quy trình tuyển dụng cũng được rút ngắn lại. Đối với các ứng viên nộp hồ sơ trực
tiếp, phòng Tổ chức – hành chính sẽ sàng lọc hồ sơ. Những hồ sơ đạt yêu cầu sẽ được liên lạc hẹn phỏng vấn. Đa số các ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp đều là các lao động phổ thông xin làm công nhân sản xuất trong công ty.
Bảng 2.8 : Kết quả tuyển dụng năm 2017 từ nguồn bên ngoài thông qua phương pháp tuyển dụng
Chỉ tiêu Số lượng (hồ sơ) Tỷ lệ (%)
Thông qua quảng cáo 43 65,2
Giới thiệu của các cán bộ, nhân viên 21 31,8
Sinh viên thực tập 2 3
Tổng 66 100
(Nguồn : Phòng tổ chức – hành chính) So với hồ sơ thu được từ bên trong thì số lượng hồ sơ từ bên ngoài luôn lớn hơn nhiều lần so với nguồn nội bộ. So với nguồn nội bộ thì phương thức thông qua quảng cáo đối với nguồn bên ngoài lại phát huy hiệu quả khá cao chiếm 65,2 %, thông qua giới thiệu của cán bộ nhân viên chiếm 31,8 % và sinh viên thực tập chiếm tỉ lệ nhỏ nhất là 3% với số lượng 2 hồ sơ.
Với Công ty cổ phần May Vĩnh Phú thì việc thu hút lao động tham gia tuyển dụng vào công ty vẫn còn nhiều hạn chế. Mặc dù số lượng lao động đa số là tuyển dụng từ nguồn bên ngoài xong thường chỉ là lao động phổ thông làm trong khâu sản xuất. Việc thu hút các ứng viên tham gia thi tuyển khối văn phòng còn khó khăn. Nguyên nhân là do thông báo tuyển dụng của công ty chưa thực sự được phổ biến và thu hút các ứng viên giỏi, có năng lực làm việc, các chính sách đãi ngộ chưa thực sự thích đáng.
Nhìn chung, đối với công tác thu hút người xin việc thì hiện nay do quy mô của Công ty Cổ phần May Vĩnh Phú còn nhỏ, nhu cầu tuyển dụng ít nên chưa thực sự chú trọng vào công tác này, việc tìm kiếm của Công ty chỉ thực hiện thông qua việc đăng quảng cáo trên các trang tuyển dụng nhưng những quảng cáo này chưa nổi bật thông tin. Công ty cũng không mở rộng quy mô
tuyển dụng qua các trung tâm đào tạo hay trường học mà chủ yếu dán thông báo trên trên bảng thông báo của công ty..
Thành lập HĐTD.
Do không chưa có bộ phận QTNL riêng nên việc thành lập HĐTD được giao cho phòng Tổ chức – hành chính của công ty, bao gồm những người có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn nghiệp vụ trong tuyển dụng nhân sự : trưởng phòng Tổ chức – hành chính, phó phòng tổ chức – hành chính và chuyên viên tuyển dụng.
Ngoài ra đối với vòng phỏng vấn sâu thì HĐTD sẽ có thêm người trưởng bộ phận cần tuyển dụng tham gia phỏng vấn.
Các thành viên trong HĐTD chịu trách nhiệm về vấn đề chuyên môn cũng như nội dung các vòng tuyển dụng như sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đánh giá các ứng viên, ra quyết định tuyển dụng …
HĐTD nhân sự của Công ty cổ phần May Vĩnh Phú nhiệm kì 2015-2017 như sau :
Bảng 2.9 : Bảng phân công nhiệm vụ trong HĐTD
Tên Chức danh Nhiệm vụ
Bùi Xuân Thủy
Giám đốc – chủ tịch HĐTD
Chịu trách nhiệm thực hiện tuyển dụng theo đúng quy chế.
Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong HĐTD.
Tổ chức phỏng vấn và tổng hợp kết quả, giải quyết khiếu nại.
Nguyễn Thị Thanh Huyền
Trưởng phòng tổ chức hành chính – phó chủ tịch HĐTD
Giúp chủ tịch HĐTD trong điều hoạt động tuyển dụng.
Chỉ đạo công tác về cơ sở vật chất, địa điểm tuyển dụng
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của chủ tích hội đồng.
Nguyễn Thị Thanh Thúy
Cán bộ tuyển dụng phòng tổ chức hành chính – thư ký hội đông tuyển dụng
Chuẩn bị tài liệu, văn bản cần thiết và ghi biên bản cuộc họp
Tiếp nhận hồ sơ ứng viên, thẩm định, thu phí, quản lý chi tiêu và quyết toán phí tuyển dụng.
Tổng hợp báo cáo kết quả với
HĐTD
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.
Trần Thu Hà Phó phòng tổ chức hành chính – ủy viên
Phối hợp với thư ký : tiếp nhận và thảm định hồ sơ, tổng hợp kết quả phỏng vấn của ứng viên.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.
( Nguồn : Phòng tổ chức - hành chính )
Địa điểm và thời gian tuyển dụng.
Do quy mô tuyển dụng của Công ty không lớn nên Công ty thường sử dụng văn phòng làm việc của Phòng tổ chức – hành chính làm nơi tuyển dụng Thời gian tuyển dụng nhân lực sẽ phụ thuộc vào từng đợt tuyển dụng của công ty cần loại lao động nào, cao điểm thường là tháng 6-7 vì đây là khoảng thời gian mà sinh viên các trường đại học cao đẳng tốt nghiệp nên cung nhân lực là rất lớn, là điều kiện thuận lợi để công ty lựa chọn được nhiều nhân tài, nếu công ty đã xây dựng kế hoạch chủ động thì đây chính là cơ hội để nâng cao chất lượng NNL .
2.2.2.2 Thực trạng về tổ chức thực hiện tuyển dụng.
Bước 2 : Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng đã được giám đốc phê duyệt, phòng Tổ chức – hành chính ra thông báo tuyển dụng tới các nhân viên trong công ty, thông báo trên bảng tin công ty và trên một số trang việc làm và phát thanh của tỉnh.
Các hình thức TBTD chủ yếu của công ty đó là :
Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng: đài phát thanh và truyền hình tỉnh Phú Thọ, báo Phú Thọ….
Niêm yết các bản thông báo tại trụ sở Công ty tại đường Đại Nải – phường Nông Trang, nơi đông người qua lại.
Gửi thông báo đến các trường đào tạo chuyên ngành nhờ giới thiệu như : trường cao đẳng nghề Phú Thọ, trường dạy nghề Sông Hồng,…
Thông báo trên mạng internet, các trang web việc làm như : raovat.vnexpress.net , vieclam.laodong.com.vn, timviecnhanh.com…….
Thông báo tuyển dụng công ty phải đảm bảo 2 nội dung quan trọng là vị trí cần tuyển và yêu cầu năng lực. Bao gồm các nội dung sau đây :
Tên công ty. Số lượng lao động cần tuyển. Vị trí của công việc cần tuyển Yêu cầu về trình độ, độ tuổi, giới tính, sức khỏe kinh nghiệm. Các giấy tờ văn bằng và hồ sơ kèm theo.Mức thù lao ban đầu. Điều kiện làm việc và cơ hội thăng tiến trong vị trí công việc được tuyển.
Trong bảng thông báo tuyển dụng còn ghi rõ thời gian bắt đầu nộp hồ sơ, hạn nộp hồ sơ, địa điểm nhận hồ sơ và số điện thoại liên hệ,… ( Phụ lục 1)