V. QUY TRÌNH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ
5. Quá trình thu thập thông tin theo dõi
Quá trình thu thập thông tin theo dõi bao gồm 3 giai đoạn: a) Chuẩn bị cho quá trình thu thập số liệu; b) Thu thập số liệu; c) Phân tích và thuyết minh các thông tin, số liệu để theo dõi, đánh giá.
a) Chuẩn bị cho quá trình thu thập số liệu. Quá trình theo dõi cần phải được chuẩn bị và xác định trước về mặt lý thuyết đối với những yêu cầu thông tin. Các nhóm thu thập thông tin cần phải tham khảo Khung TD&ĐG hay lý thuyết để đƣa ra những danh mục thông tin phù hợp với bối cảnh và đảm bảo những yêu cầu thu thập thông tin, quá trình này cũng cần phải tìm hiểu về các nguồn thông tin có thể thu thập đƣợc: Xác định danh mục thông tin; Phương pháp thu thập; Nguồn thu thập thông tin; Trách nhiệm của người thu thập thông tin.
b) Thu thập số liệu. Trong quá trình thu thập thông tin, các nhóm thông tin cần phải dựa vào thông tin sẵn có và phải tập trung vào những loại thông tin chƣa đƣợc tổng kết thành văn bản. Trên thực tế luôn có những vấn đề ảnh hưởng một cách rõ ràng đến quá trình thực hiện chiến lược (những yếu tố mang tính hệ thống, yếu tố cá nhân, năng lực...).
V. QUY TRÌNH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ
5. Quá trình thu thập thông tin theo dõi
Quá trình thu thập thông tin theo dõi bao gồm 3 giai đoạn: a) Chuẩn bị cho quá trình thu thập số liệu; b) Thu thập số liệu; c) Phân tích và thuyết minh các thông tin, số liệu để theo dõi, đánh giá.
c) Phân tích và thuyết minh các thông tin, số liệu để theo dõi, đánh giá.
Cho đến nay chưa có một phương pháp tiếp cận mang tính chất tiêu chuẩn để phân tích và thuyết minh số liệu theo dõi, đánh giá. Tuy nhiên sự chính xác và tương thích của thông tin và sự thuận tiện để đưa ra những đánh giá tổng thể là những yếu tố có tính chất quan trọng để phân tích và đánh giá số liệu thu thập đƣợc. Khi phân tích và đánh giá số liệu cũng cần quan tâm đến địa điểm thu thập thông tin và các mối quan hệ đa chiều về thời gian, chất lƣợng, phạm vi, quy mô để có đƣợc những nhận định có giá trị trong quá trình theo dõi, đánh giá thực hiện chiến lƣợc thống kê. Một khi dữ liệu được thu thập và xu hướng cụ thể được quan sát, giải thích được thực hiện thông qua cách thức có sự tham gia bằng các cuộc họp xem xét và tƣ vấn với cấp tương ứng.
V. QUY TRÌNH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ
5. Quá trình thu thập thông tin theo dõi
Trong quá trình thu thập thông tin cần quan tâm đến những yếu tố sau:
Thành phần theo dõi
Những vấn đề cần xem xét trong quá trình theo dõi Thời gian - Yêu cầu về mặt thời gian để tiến đến kết quả đầu ra
- Yêu cầu về thời gian của các yếu tố đầu vào - Nguyên nhân chậm trễ các yếu tố đầu vào
- Những yếu tố bị ảnh hưởng bởi sự chậm trễ trên đối với quá trình thực hiện chiến lược - Thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động và tại sao?
- Những xu hướng ảnh hưởng có thể thấy được về mặt thời gian - Những khó khăn có thể phải thực hiện
- Những xu hướng có ý nghĩa/tương xứng trong quá trình thực hiện chiến lược Chất lƣợng - Yêu cầu về mặt chất lƣợng đầu ra
- Yêu cầu chất lƣợng của yếu tố đầu vào
- Năng lực của đội ngũ thực hiện và đƣa ra kết quả đầu ra - Chất lƣợng của cơ chế, cơ sở hạ tầng, phần mềm…
- Những xu hướng phù hợp/tương ứng
Phạm vi - Phạm vi/quy mô của các hoạt động đƣợc tiến hành - Quy mô và thời gian tương ứng
- Quy mô và yêu cầu về mặt chất lƣợng - Quy mô và chi phí
- Những xu hướng phù hợp/tương ứng
Chi phí - Chi phí hợp lý cho quá trình thực hiện các hoạt động - Những thay đổi về chi phí và tại sao?
- Chi phí và thời gian
- Chi phí đảm bảo đạt đƣợc chất lƣợng
- Chi phí trong mối liên hệ với quy mô thực hiện - Những xu hướng phù hợp/tương ứng
V. QUY TRÌNH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ
5. Quá trình thu thập thông tin theo dõi
Việc thu thập dữ liệu ban đầu được sử dụng phương pháp tiếp cận đa chiều.
Khía cạnh quan trọng nhất của phương pháp này là để phù hợp các chỉ tiêu hiệu suất với nguồn dữ liệu liên quan và sau đó có đƣợc dữ liệu ban đầu.
Bước tiếp theo là tập hợp dữ liệu từ báo cáo của các cơ quan và tổ chức có thông tin liên quan cần thiết cho dữ liệu ban đầu đối với mỗi chỉ tiêu hiệu suất.
Bước cuối cùng là đưa các dữ liệu vào phần mềm thống kê để phân tích và lập bảng biểu.
Các chỉ tiêu thiếu các dữ liệu ban đầu đƣợc xác định để quyết định có nên tiến hành các cuộc điều tra hay thu thập từ các cuộc điều tra bao quát hiện có được thực hiện bằng các phương tiện nghiên cứu khác nhau.
Đồng thời, cần định nghĩa các chỉ tiêu được biên soạn để hướng dẫn quá trình thu thập dữ liệu và phân tích.
V. QUY TRÌNH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ
5. Quá trình thu thập thông tin theo dõi
Cán bộ TD&ĐG cấp chương trình, dự án thu thập, tổng hợp và quản lý toàn bộ số liệu liên quan đến theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện hoạt động thuộc phạm vi chương trình hành động của đơn vị, báo cáo cho Tổ TD&ĐG theo mẫu báo cáo tiến độ quý (Mẫu 1 Phụ lục 3).
Tổ TD&ĐG cấp Bộ ngành và cấp tỉnh tổng hợp, xử lý và phân tích số liệu báo cáo của tất cả các hoạt động thuộc phạm vi chương trình hành động của Bộ, ngành, báo cáo và đề xuất các ý kiến đóng góp để cải tiến hay điều chỉnh chương trình cho Tổ Thư ký/TD&ĐG trung ương theo mẫu báo cáo tổng hợp theo dõi và đánh giá (M?u 3 Ph? l?c 3).
Tổ Thƣ ký/TD&ĐG trung ƣơng tổ chức kiểm tra, theo dõi và đánh giá kết quả việc thực hiện CLTK11-20, xây dựng các báo cáo TD&ĐG cho Ban chỉ đạo Trung ƣơng để trình Chính phủ có biện pháp chỉ đạo khi cần thiết theo mẫu báo cáo kiểm tra (Mẫu 2 Phụ lục 3) và mẫu báo cáo tổng hợp theo dõi và đánh giá (Mẫu 3 Phụ lục 3).
V. QUY TRÌNH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ