Để triển khai hệ thống theo dõi và đánh giá một cách có hiệu quả liên quan đến nhiều yếu tố: tổ chức, nhân lực, nguồn tài chính và trang bị cơ sở vật chất - kỹ thuật cho công tác theo dõi và đánh giá của cơ quan quản lý và các bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi và đánh giá việc thực hiện CLTK11-20.
1. Chuẩn bị về mặt tổ chức: Bất cứ một cơ quan quản lý hay một đơn vị chủ quản chịu trách nhiệm thực hiện các Chương trình hành động của CLTK11- 20 đều cần phải có những cán bộ theo dõi chuyên trách đƣợc cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo đơn vị đề cử để thực hiện việc thu thập các dữ liệu theo dõi từ các bộ phận khác và báo cáo dữ liệu này với lãnh đạo nhằm hỗ trợ công tác quản lý của lãnh đạo và đáp ứng những yêu cầu báo cáo với các cấp quản lý cao hơn.
Xác định đầu mối theo dõi tại mỗi bộ phận nhằm đảm nhận trách nhiệm thu thập, đối chiếu, phân tích và báo cáo dữ liệu của bộ phận mình để tổng hợp chung vào báo cáo trình lãnh đạo. Lãnh đạo trong mỗi cơ quan chủ quản có trách nhiệm xem xét các dữ hiệu theo dõi và cung cấp phản hồi theo dõi tới bộ phận TD&ĐG của mình và cấp quản lý cao hơn.
Tổ chức và những người chịu trách nhiệm thu thập, phân tích, và báo cáo việc thực hiện các Chương trình hành động của CLTK11-20 phải được xác định rõ ràng.
VI. ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN
2. Xây dựng năng lực: Cần trang bị cho cán bộ theo dõi và đánh giá các kỹ năng, kỹ thuật trong việc thu thập và phân tích dữ liệu, kỹ năng quản lý trong việc thiết lập mục tiêu chiến lƣợc và phát triển tổ chức.
Các kỹ năng chính của cán bộ theo dõi được thể hiện trong bảng dưới đây:
Vai trò Các kỹ năng cần có Các kỹ năng chính
Lãnh đạo tại đơn vị chủ quản
• Khả năng lãnh đạo
• Quản lý dự án
• Xây dựng tập thể
• Thực hiện theo dõi
• Giải thích kết quả
• Báo cáo và truyền thông
- Truyền thông và thông tin phản hồi
- Áp dụng các bài học rút ra từ theo dõi vào quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển
- Quản lý nhóm và hệ thống theo dõi
- Tổ chức và bố trí nguồn lực thực hiện chức năng theo dõi
- Quản lý các cán bộ thực hiện theo dõi trong và ngoài cơ quan
- Chuẩn bị điều khoản tham chiếu (TOR) cho những hoạt động theo dõi và đánh giá
- Kỹ năng viết báo cáo
- Kỹ năng phân tích và diễn giải dữ liệu - Xây dựng và diễn giải khung lôgic
- Biết sử dụng các ứng dụng của MS Office nhƣ Word và Excel.
- Quản lý tƣ vấn và hợp đồng.
- Kỹ năng truyền thông và xây dựng tập thể.
VI. ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN
2. Xây dựng năng lực: Cần trang bị cho cán bộ theo dõi và đánh giá các kỹ năng, kỹ thuật trong việc thu thập và phân tích dữ liệu, kỹ năng quản lý trong việc thiết lập mục tiêu chiến lƣợc và phát triển tổ chức.
Các kỹ năng chính của cán bộ theo dõi được thể hiện trong bảng dưới đây:
Vai trò Các kỹ năng cần có Các kỹ năng chính
Cán bộ theo dõi tại đơn vị chủ quản
• Kỹ năng gắn kết các cá nhân (điều phối)
• Quản lý cơ bản
• Đƣợc đào tạo “Thực hành” TD&ĐG
• Trình độ máy tính trung cấp
• Tổng hợp, xem xét và phân tích dữ liệu
• Kỹ năng viết báo cáo
• Truyền thông và phổ biến
- Chuẩn bị kế hoạch theo dõi - Tiến hành theo dõi
- Tổng hợp, phân tích và diễn giải dữ liệu theo dõi - Chuẩn bị các báo cáo theo dõi trên máy tính - Truyền thông và thông tin phản hồi
- Thống nhất với các cơ quan liên quan xác định khi nào cần theo dõi có sự tham gia của người dân
- Quản lý nhóm và hệ thống theo dõi
- Quản lý các cán bộ thực hiện theo dõi trong và ngoài cơ quan - Chuẩn bị TOR cho các hoạt động theo dõi và đánh giá.
- Kỹ năng viết báo cáo
- Kỹ năng phân tích và diễn giải dữ liệu
- Xác định loại dữ liệu và sử dụng số liệu thống kê mô tả - Kết nối theo dõi với khung TD&ĐG
- Đƣa ra câu hỏi hoạt động, mô tả và lựa chọn các chỉ số, biện pháp và công cụ
- Chuẩn bị và diễn giải khung lôgic.
- Biết sử dụng và duy trì máy tính và mạng nội bộ (LAN) - Quản lý tƣ vấn và hợp đồng
- Kỹ năng truyền thông và xây dựng tập thể
VI. ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN
2. Xây dựng năng lực: Cần trang bị cho cán bộ theo dõi và đánh giá các kỹ năng, kỹ thuật trong việc thu thập và phân tích dữ liệu, kỹ năng quản lý trong việc thiết lập mục tiêu chiến lƣợc và phát triển tổ chức.
Các kỹ năng chính của cán bộ theo dõi được thể hiện trong bảng dưới đây:
Vai trò Các kỹ năng cần có Các kỹ năng chính
Đơn vị đầu mối về theo dõi
tại Cơ quan chủ quản
• Kỹ năng gắn kết các cá nhân (điều phối)
• Đƣợc đào tạo “Thực hành” TD&ĐG
• Trình độ máy tính trung cấp
• Thu thập dữ liệu.
• Đảm bảo chất lƣợng của dữ liệu
• Tổng hợp và lưu trữ dữ liệu
• Kỹ năng viết báo cáo
- Chuẩn bị kế hoạch và tiến hành theo dõi
- Tổng hợp, phân tích và diễn giải dữ liệu theo dõi - Thống nhất với các cơ quan liên quan xác định khi nào
cần theo dõi có sự tham gia của người dân - Kỹ năng viết báo cáo và truyền thông.
- Kỹ năng phân tích và diễn giải dữ liệu.
- Xác định loại dữ liệu và sử dụng số liệu thống kê mô tả - Kết nối theo dõi với khung TD&ĐG
- Đƣa ra những câu hỏi hoạt động, mô tả và lựa chọn các chỉ số, biện pháp và công cụ
- Chuẩn bị và diễn giải khung lôgic.
- Biết sử dụng và duy trì máy tính và mạng nội bộ (LAN).
VI. ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN
3. Ngân sách: Theo nguyên tắc, ngân sách dành cho hoạt động TD&ĐG cần chiếm 5-10% tổng ngân sách các chương trình hành động thực hiện
CLTK11-20. Trong giai đoạn đầu cần có thêm kinh phí đầu tƣ cho công tác xây dựng năng lực, cung cấp trang thiết bị và cơ sở hạ tầng.
Ngân sách TD&ĐG được cấp từ nguồn ngân sách nhà nước và một phần từ các nhà tài trợ quốc tế đƣợc dùng để chi trả cho các hoạt động bao gồm cả các việc nâng cao năng lực cho cán bộ TD&ĐG, việc mua sắm các trang thiết bị, phần mềm dùng cho công tác TD&ĐG, các hoạt động thu thập số liệu, viết báo cáo định kỳ, các nghiên cứu và đánh giá nội bộ, đánh giá độc lập, các hội thảo, tập huấn v.v…