V. QUY TRÌNH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ
7. Đối chiếu và phân tích dữ liệu
Khi thu thập, dữ liệu cần phải được tổ chức lại dưới dạng có thể quản lý đƣợc và sẵn sàng cho việc phân tích. Điều này liên quan đến việc sao chép lại dữ liệu thành một hệ thống, nhập thông tin có được từ mỗi người trả lời hay mỗi nhóm và tổ chức chúng thành dạng tổng quát, ví dụ như dưới dạng cơ sở dữ liệu của máy tính.
Đối chiếu
Đối chiếu dữ liệu là cần thiết khi:
• Dữ liệu đƣợc gán thang điểm từ đơn vị phân tích nhỏ đến đơn vị phân tích lớn hơn - Ví dụ, tập hợp tất cả các phỏng vấn cá nhân thành một cái nhìn tổng quát hoặc tổng hợp các thông tin cấp cơ sở nâng lên thành phân tích cấp ngành.
• Dữ liệu được thu thập từ các nguồn khác nhau bằng các phương pháp khác nhau, đặt nền tảng cho việc thực hiện các so sánh và tìm ra các dạng mới trong khi phân tích.
Ví dụ, nếu hoạt động TD&ĐG đang cố gắng hiểu đƣợc những tác động khác nhau nhƣ thế nào giữa các đối tƣợng hoặc các lĩnh vực thì phải chỉ ra đƣợc những xu hướng cụ thể cho từng lĩnh vực.
V. QUY TRÌNH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ
7. Đối chiếu và phân tích dữ liệu
Phân tích dữ liệu định lượng
Đa số các hệ thống TD&ĐG đều phân tích dữ liệu định lƣợng nhiều hơn là phân tích dữ liệu định tính. Phân tích dữ liệu định lượng thường liên quan đến các tính toán nhƣ: tổng số và các giá trị trung bình của các hoạt động đƣợc thực hiện hoặc tỷ lệ phần trăm so với kế hoạch/mục tiêu. Ngoài ra, phân bố tần suất và phân tích hồi quy cũng giúp cho việc diễn giải các dữ liệu. Đôi khi cần phải có những phân tích phức tạp hơn, ví dụ nhƣ phân tích chi phí - lợi ích.
Phân tích dữ liệu định tính
Phân tích dữ liệu định tính khác và khó hơn rất nhiều so với phân tích dữ liệu định lượng, đặc biệt là đối với những người không quen giải quyết các ý kiến, quan điểm, nhận thức của các bên liên quan và các câu trả lời không chuẩn tắc. Bằng việc phân tích nội dung của thông tin đƣợc thu thập, có thể rút ra kết luận từ mỗi câu hỏi thực hiện hoặc mỗi chỉ tiêu. Quá trình phân tích liên quan đến việc xác định các loại câu trả lời tìm đƣợc trong dữ liệu thô.
• Để những người thu thập dữ liệu tham gia vào phân tích
• Đồng thời thu thập và phân tích dữ liệu định tính
• Phân tích cơ cấu xung quanh từng câu hỏi thực hiện và mỗi nhóm người đƣợc phỏng vấn
V. QUY TRÌNH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ
7. Đối chiếu và phân tích dữ liệu
Sử dụng các so sánh và vai trò của thông tin ban đầu
Theo dõi liên quan đến các đánh giá lặp đi lặp lại về một tình huống theo thời gian. Cần phải có cơ sở ban đầu cho việc so sánh nhằm giúp cho việc đánh giá về những thay đổi trong một khoảng thời gian và liệu thay đổi có phải là do chương trình, dự án hay không. Chúng ta cần phải có thông tin về điểm bắt đầu hoặc thực trạng trước khi có bất kỳ chương trình, dự án nào diễn ra.
Thông tin này thường được biết đến là "gốc ban đầu". Các so sánh sau đó được thực hiện dựa trên các thông tin ban đầu. Lưu ý rằng việc đo lường đầu tiên về số liệu chuỗi thời gian đƣợc theo dõi sau những quãng thời gian bằng nhau cũng có thể đƣợc sử dụng làm cơ sở.
Các dữ liệu ban đầu đƣợc chuẩn bị không tốt sẽ không trợ giúp cho theo dõi hoặc đánh giá có hiệu quả. Cách có hiệu quả kinh tế nhất để chuẩn bị dữ liệu ban đầu là lập kế hoạch thu thập dữ liệu theo chuỗi thời gian đối với các chỉ tiêu quan trọng và sử dụng đo lường đầu tiên làm cơ sở gốc so sánh dữ liệu chuỗi thời gian sau đó.
Có ba phương pháp thường được sử dụng để theo dõi những thay đổi do chương trình, dự án tạo ra:
• Trước và sau
• Có và không có (đối chứng)
• Sai lệch so với kế hoạch
V. QUY TRÌNH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ