CHƯƠNG 4. KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN
4.2. Kết quả nghiên cứu
Đối với nội dung các câu hỏi về yêu cầu đối với TTKT, cơ bản những người được phỏng vấn đều đồng ý với việc đưa ra các nhận định được đề cập trong bảng câu hỏi nháp (Phụ lục 3). Tuy nhiên, có 3/15 câu hỏi được cho là không cần thiết
cần loại bỏ. Cụ thể là việc tổng hợp số thu viện phí theo mã bệnh đã là yêu cầu bắt buộc, nội dung tổng hợp số thu viện phí và chi phí cho hoạt động khám và điều trị dịch vụ là không cần thiết vì chỉ cần khảo sát nội dung xác định chênh lệch thu chi riêng cho hoạt động này là đủ. Cũng qua phỏng vấn chuyên sâu cho thấy các nhận định về yêu cầu đối với TTKT trong chu trình thu viện phí trong điều kiện mới là đầy đủ, không có nội dung nào cần bổ sung.
Đối với nội dung khảo sát thực trạng tổ chức TTKT trong chu trình thu viện phí tại bệnh viện hiện nay trong việc đáp ứng các yêu cầu mới về nội dung thông tin và phương thức xử lý thông tin của TTKT, do có rất nhiều nội dung công việc thuộc bộ phận kế toán nên tác giả phải thống nhất với những người được phỏng vấn là chỉ giới hạn khảo sát các nội dung công việc gắn với yêu cầu thực hiện tự chủ tài chính.
Qua phân tích thực trạng tổ chức TTKT trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Tai Mũi Họng, có thể thấy bệnh viện đã xây dựng được TTKT chu trình thu viện phí theo đúng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện FPT e.Hospital.
Hệ thống có sự liên kết số liệu giữa các phân hệ, đồng thời giảm thiểu được quy trình xử lý thủ công, hầu hết mọi nguồn thông tin và mọi công việc đều được xử lý thông qua hệ thống mạng máy tính. Bên cạnh đó, hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo được lập đầy đủ tuân theo quy định hiện hành, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Công tác tổ chức đáp ứng được một phần yêu cầu về thông tin, giúp cho lãnh đạo có được các thông tin và số liệu cần thiết trong việc ra các quyết định. Qua khảo sát thực tế ở bệnh viện, tác giả nhận thấy Bệnh viện đã có những thay đổi tích cực. Doanh thu khám chữa bệnh dịch vụ và thu viện phí, thu bảo hiểm y tế tăng rõ rệt qua từng năm.
Bảng 4.1: Doanh thu Bệnh viện Tai Mũi Họng năm 2017 và 2018 (Nguồn: Phòng TCKT, Bệnh viện Tai Mũi Họng)
Doanh thu của bệnh viện năm 2018 tăng 31.26% so với năm 2017. Cụ thể doanh thu từ hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ tăng 33.51%, thu viện phí tăng 198.43%. Có thể thấy rằng việc áp dung phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện giúp đáp ứng cho lượng bệnh nhân ngày càng đông của bệnh viện, giúp cho viện thu viện phí nội trú và ngoại trú dễ dàng và chính xác hơn, giảm thiểu sai sót so
STT NỘI DUNG
DOANH THU % TĂNG,
GIẢM NĂM 2017 NĂM 2018
1 Thu thẩm mỹ 2,340,581,000 3,074,456,923 131.35%
2 Căn tin 375,000,000 345,000,000 92.00%
3 Dịch vụ khác 57,349,500 5,130,500 8.95%
4 Dịch vụ tư vấn thuốc KCB 121,071,300 202,954,500 167.63%
5
Thu ký gửi bán máy nghe
trợ thính 750,577,000 866,791,000 115.48%
6 Thu cho thuê mặt bằng 203,500,000 231,000,000 113.51%
7 Sổ khám bệnh 1,039,706,000 1,060,860,000 102.03%
8 Thu nhà thuốc 277,892,921,986 302,191,593,969 108.74%
9 Thu bán hst 141,000,000 164,000,000 116.31%
10 Thu bán rác y tế 41,726,870 32,679,000 78.32%
11 Thu KCBDV 88,608,995,018 118,298,092,694 133.51%
12 Thu chụp scan 18,642,265,800 15,920,221,760 85.40%
13 Học phí, tài trợ 538,200,000 1,186,136,000 220.39%
14 Lãi Ngân Hàng 1,961,597,233 2,263,076,077 115.37%
15 Thu viện phí 41,619,326,554 124,205,141,189 298.43%
16 Thu gội đầu cắt tóc 0 41,108,000
Tổng Cộng 434,333,818,261 570,088,241,612 131.26%
với việc ghi tay trước đây. Đồng thời giúp cho ban quản lý dễ dàng kiểm tra, giám sát công tác thu viện phí giúp cho hoạt động thu phí rõ ràng, minh bạch hơn. Số lượng bệnh nhân cũng như số viện phí thu được báo cáo chính xác, rõ ràng, minh bạch và dễ dàng kiểm tra khi thấy có sự bất hợp lý, giảm thất thu viện phí một cách đáng kể cho bệnh viện.
Qua việc trao đổi với các nhân viên phòng TCKT có thể thấy rằng việc sử dụng phần mềm quản lý tổng thể đã tiết kiệm rất nhiều thời gian trong công tác thu viện phí (phụ lục 2). Cụ thể trước đây khi chưa sử dụng phần mềm E.hospital nhân viên kế toán ở lại ngoài giờ làm việc hai đến ba tiếng để xé hóa đơn đóng thành từng cùi được phân thành các chỉ định thủ thuật phẫu thuật, X.Quang, xét nghiệm, khám….Đến ngày làm việc hôm sau khi bệnh nhân đóng tiền nhân viên viết tay từng tên bệnh nhân, thông tin, chỉ định thực hiên, giá tiền lên hóa đơn, cuối mỗi ca nhân viên tiến hành nhập từng tờ hóa đơn vào file excel để báo cáo thống kê. Việc này gây mất thời gian, công sức, tốn nhân lực đồng thời báo cáo thủ công bằng tay với số lượng bệnh nhân mỗi ngày rất đông rất dễ dẫn đến sai sót và ban lãnh đạo cũng khó kiểm tra tính chính xác của thông tin. Tuy nhiên, với lượng bệnh nhân mỗi ngày một tăng thêm, việc áp dụng TTKT trong công tác thu phí là điều hết sức cần thiết. Đến ca làm việc nhân viên chỉ cần đăng ký hóa đơn và sử dụng, tất cả các chỉ đinh bệnh nhân thực hiện được in chi tiết trên hóa đơn một cách rõ ràng chi tiết, đồng thời không mất thời gian và nhân lực cho công việc chuẩn bị cùi như trước đây, giúp tiết kiệm thời gian để nhân viên có thể làm thêm nhiều công việc khác. Thứ hai thông tin bệnh nhân được nhập một lần và sử dụng cho tất cả các lần sau giúp việc lưu hồ sơ bệnh nhận rõ ràng và tìm kiếm dễ dàng hơn. Thứ ba cuối mỗi ca thu tiền viện phí, nhân viên chỉ cần chốt số tiền đúng và đủ theo báo cáo được đổ ra từ chương trình, nếu có chênh lệch cũng dễ dàng kiểm tra có sai sót chỗ nào, thuận tiện hơn rất nhiều so với việc nhập từng tờ hóa đơn vào excel trước đây.
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Số lượt Số tiền Số lượt Số tiền Số lượt Số tiền Tháng
1
1,557 590,177,989 1,309 498,268,796 2,265 958,288,004
Tháng 2
1,318 468,820,746 1,875 759,583,522 1,627 707,775,457
Tháng 3
2,243 878,066,589 2,717 957,027,020 2,399 1,136,275,368
Tháng 4
2,107 780,799,468 2,427 794,263,334 2,483 942,525,084
Tháng 5
1,955 742,172,233 2,696 953,655,222 2,833 1,073,866,972
Tháng 6
2,415 910,460,724 3,083 1,210,789,964 2,740 1,158,023,601
Tháng 7
2,471 934,921,324 3,107 1,374,530,092 2,949 1,034,917,526
Tháng 8
3,146 1,125,192,983 3,323 1,348,408,604 3,124 928,997,629
Tháng 9
2,592 952,646,772 2,859 1,337,368,358 2,516 833,681,918
Tháng 10
2,780 976,141,662 3,237 1,490,393,186 3,117 1,066,054,435
Tháng 11
2,819 1,138,961,066 3,145 1,416,034,277 2,656 1,048,348,904
Tháng 12
2,845 1,058,001,654 2,922 1,248,051,257 2,318 910,428,794
28,248 10,556,363,209 32,700 13,388,373,633 31,027 11,799,183,692
Bảng 4.2. Tình hình khám chữa bệnh Bảo hiểm y tế
(Nguồn: Phòng TCKT, Bệnh viện Tai Mũi Họng)
Trong công tác khám chữa bệnh bảo hiểm y tế, việc tính tổng chi phí bệnh nhân phải trả theo tỷ lệ phần trăm rất dễ sai sót, và mỗi bệnh nhân sẽ có tỷ lệ hưởng bảo hiểm y tế khác nhau tùy theo đối tương. Sử dụng chương trình e.Hospital bộ phận tiếp nhận đã nhập thông tin thanh toán của bệnh nhân, mã thẻ chính xác thông qua kiểm tra đối chiếu với thông tin trên thẻ, chứng minh nhân dân và tỷ lệ phần trăm bệnh nhân được hưởng bảo hiểm y tế. Sau khi bệnh nhân có đơn thuốc chương trình sẽ tự tính toán số tiền bệnh nhân phải chi trả thêm dựa vào tỷ lệ hưởng bảo hiểm y tế cả bệnh nhân đã nhâp trước đó cũng như các chỉ định bác sỹ chọn trên hệ thống và yêu cầu bệnh nhân thực hiện. Hệ thống thông tin thống nhất giúp công các thu viện phí chính xác, công tác khám chữa bênh dễ dàng nhanh chóng hơn giảm thời gian chờ đợi của bệnh nhân.
Qua khảo sát tác giả thấy rằng:
Thứ nhất, Bệnh viện đã ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện FPT e.Hospital trong công tác quản lý. Phần lớn các thông tin thu thập, xử lý theo chương trình được thực hiện có hiệu quả, giảm bớt những công việc mang tính chất thủ công, tiết kiệm được thời gian, giúp thông tin được cung cấp chính xác hơn, nhanh chóng hơn nhằm góp phần nâng cao hoạt động của bệnh viện. Giảm thiểu khối lượng công việc cho phòng Tài chính - Kế toán, toàn bộ quy trình được xử lý đồng bộ, nâng cao chất lượng và hiệu quả điều hành của lãnh đạo. Giám sát hoạt động bệnh viện một cách toàn diện theo thời gian thực, giúp cho lãnh đạo bệnh viện có thể tìm ra nguyên nhân sai sót khi có sự cố xảy ra trong quản lý và điều trị.
Hình 4.1. Bảng kê viện phí tổng hợp
(Nguồn: Phòng TCKT, Bệnh viện Tai Mũi Họng)
Bảng kê viện phí giúp cho việc xác định số tiền và các dịch vụ mỗi nhân viên thu phí thu trong mỗi ca một cách dễ dàng, chính xác, tiết kiệm thời gian.
Hình 4.2. Thông tin khám bệnh
(Nguồn: Phòng TCKT, Bệnh viện Tai Mũi Họng)
Toàn bộ thông tin được đồng bộ từ khâu tiếp nhận, thu tiền cho đến khám bệnh và nhà thuốc giúp cho ban lãnh đạo dễ dàng quản lý và dễ dàng tìm ra nguyên nhân khi có sai sót.
Thứ hai, về công tác thu viện phí được ghi nhận thông tin đầy đủ, chính xác các khoản thu của bệnh viện được minh bạch hơn, có sự phân công rõ ràng cho từng vị trí cụ thể, giúp cho nhân viên thu phí tránh được sự chồng chéo, mỗi vị trí tự chủ hơn trong phần việc của mình và chịu trách nhiệm với phần việc được giao.
Hình 4.3. Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh ngoại trú (Nguồn: Phòng TCKT, Bệnh viện Tai Mũi Họng)
Công tác thu viện phí được rõ ràng, cụ thể, chính xác hơn, số tiền phải thu được chương trình tính toán chính xác tránh tình trạng thu sai do tính toán không chính xác; giúp nhân viên thu phí và bệnh nhân dễ dàng rà soát lại từng khoản thu cụ thể nhằm giúp việc thu phí chính xác, minh bạch hơn.
Thứ ba, về việc báo cáo số liệu thu viện phí đúng theo quy định của Nhà nước, đảm bảo đúng nguồn thu cho bệnh viện, giảm thất thoát viện phí, giải quyết các bài toán khó về chính sách BHYT, chế độ thanh toán BHYT thực hiện nhanh gọn và chính xác hơn. Đáp ứng được nhu cầu báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm phục vụ cho việc ra quyết định của lãnh đạo bệnh viện.
Hình 4.4. Báo cáo chi phí khám bệnh, chữa bệnh ngoại trú, nội trú, BHYT (Nguồn: Phòng TCKT, Bệnh viện Tai Mũi Họng)
- Thứ tư, về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Về chương trình kế toán mà bệnh viện đang sử dụng hiện nay, việc sử dụng đồng thời hai phần mềm khác nhau nên số liệu kế toán không có tính kế thừa, chưa có tính liên kết cao, còn chồng chéo không được chuyển giao dữ liệu trong cùng hệ thống phần mềm máy tính mà vẫn phải in ra giấy các bảng kê, gây ra lãng phí về thời gian và công sức đồng thời tạo thêm gánh nặng chi phí cho bệnh viện. Ngoài ra, phần mềm giải pháp tổng thể bệnh viện FPT e.Hospital mà bệnh viện đang sử dụng chưa phát huy hết hiệu quả sử dụng, chủ yếu phục vụ cho hoạt động chuyên môn nhất là trong công tác khám chữa bệnh. Các thông tin phục vụ cho công tác kế toán chưa được quan tâm trong việc cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu quản trị tại bệnh viện, hầu hết các báo cáo phục vụ cho nhu cầu quản trị tại bệnh viện nếu có thì cũng chỉ được lập thủ công do những bộ phận trực tiếp thực hiện làm cho các thủ tục kiểm soát TTKT không có sự đối chiếu, kiểm tra chéo giữa các bộ phận dẫn đến sai sót, không khớp số liệu trong việc báo cáo. Mặt khác, một số vấn đề bất cập khác như hệ thống máy tính trong bệnh viện chưa đồng bộ, hệ thống mạng nâng cấp chưa được kịp thời và trình độ cán bộ ở bệnh viện cũng còn hạn chế dẫn đến việc triển khai các ứng dụng phần mềm quản lý gặp nhiều khó khăn.
- Thứ năm, về tổ chức TTKT hoạt động xác định viện phí Đối với hoạt động xác định viện phí vẫn còn xảy ra nhiều trường hợp ngoại lệ trong việc thu phí từ bệnh nhân dẫn đến việc lập và tính toán những trường hợp này còn mang tính chất thủ công vì không được cập nhập kịp thời trong phần mềm, ví dụ một số loại thuốc và dịch truyền cho bệnh nhân cấp cứu không có trong chương trình phải viết tay. Việc quản lý mã bệnh nhân không có thẻ BHYT chưa thống nhất dùng một mã duy nhất. Chưa xử lý hiệu quả trường hợp bệnh nhân trốn viện không nộp viện phí, chi miễn giảm viện phí cho bệnh nhân nghèo không có BHYT vẫn còn xảy ra thường xuyên và liên tục, làm thất thu viện phí.
- Thứ sáu, về tổ chức TTKT hoạt động thu viện phí.
Về hệ thống biểu mẫu báo cáo của bệnh viện chỉ bao gồm các báo cáo mang tính pháp lệnh, các báo cáo phục vụ nhu cầu quản trị đều được lập thủ công, mang tính riêng lẻ, tự phát theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo bệnh viện mà không mang tính chất bao quát các hoạt động của bệnh viện.
Sự kết nối giữa các khoa phòng trong quy trình luân chuyển chứng từ đối với nguồn thu viện phí, BHYT có nhiều sự trùng lặp, chưa chặt chẽ, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận còn chậm dẫn đến việc kiểm soát các nguồn thu phí gặp khó khăn.
Bệnh viện chưa hạch toán các khoản thu theo từng khoa dẫn tới không đánh giá được đúng hiệu quả hoạt động của từng khoa do vậy chưa có chính sách khen thưởng động viên kịp thời để tạo động lực cho các khoa hoạt động hiệu quả làm ra nhiều chệnh lệch thu-chi và nhắc nhở các khoa hoạt động chưa hiệu quả tích cực cải thiện. Bên cạnh đó, nhân lực của kế toán còn thiếu, lượng bệnh nhân thanh toán hàng ngày là rất lớn, bệnh viện lại triển khai thêm nhiều dịch vụ kỹ thuật mới nên đòi hỏi việc ghi chi tiết từng hoạt động dịch vụ theo từng khoa là hết sức cần thiết. Ví dụ như trong trường hợp bệnh nhân thuộc diện BHYT chi trả một phần chi phí nếu đơn vị không tổ chức hạch toán thật chi tiết thì khả năng cơ quan BHXH “xuất toán” là rất cao. Lúc đó, khoản chi phí này là “gánh nặng” đối với bệnh viện và việc xác định nguyên nhân để quy trách nhiệm cũng gây ra những khó khăn trong nội bộ đơn vị.
- Thứ bảy, về tổ chức TTKT hoạt động báo cáo viện phí Bệnh viện chưa thực sự quan tâm đến việc lập các báo cáo kế toán nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản trị nội bộ. Các báo cáo này ở đơn vị chưa được chú trọng nhiều về mặt chất lượng, chưa tổng quát, còn rời rạc và chưa đáp ứng cung cấp số liệu nhanh chóng, kịp thời, chưa sử dụng số liệu một cách triệt để, chưa gắn kết được các hoạt động với nhau để có những thông tin hữu ích phục vụ nhu cầu ra quyết định của lãnh đạo. Điển hình như các báo cáo thu viện phí (không theo dõi đối
tượng BHYT…mà theo số hoá đơn, theo từng nhân viên viện phí) và báo cáo tổng hợp danh sách người bệnh BHYT khám bệnh, chữa bệnh đề nghị thanh toán thường không gắn kết với các báo cáo của bộ phận vật tư, kho hàng nên phần nào phản ánh không trung thực bức tranh về thu, chi viện phí tại bệnh viện. Hay bộ phận thu viện phí cuối ngày lập các bảng kê để đối chiếu số thu của bệnh nhân sử dụng bảo hiểm y tế và bệnh nhân không sử dụng bảo hiểm y tế thì chỉ sử dụng số liệu phục vụ cho mục đích quyết toán BHYT, hạch toán viện phí với cơ quan BHYT, còn bệnh nhân không sử dụng bảo hiểm y tế thì chưa được theo dõi chi tiết cho từng khoa.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 4
Qua nghiên cứu lý luận thực tế, chương này đã đưa ra các số liệu chứng minh hiệu quả của việc áp dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện trong chu trình thu viện phí. Việc áp dụng phần mềm giúp cho công tác thu phí cũng như kiểm tra, rà soát, quảm lý dễ dàng hơn, giảm thất thu viện phí cho bệnh viện.
Đồng thời thông tin bệnh nhân cụ thể rõ ràng trong qua trình khám giúp các khoa phòng dễ dàng kiểm tra, rà soát, thực hiện các xét nghiệm, chuẩn đoán hình ảnh hay thủ thuật cho bệnh nhân chính xác hơn, tránh nhầm lẫn. Công tác thu phí chính xác, nhanh chóng khi tất cả chỉ định bác sĩ tạo trên hệ thống tránh thu sai, thu thiếu. Việc áp dụng hệ thống thông tin kế tóan torng chu trình thu viện phí góp phần phục vụ lượng bệnh nhân ngày một đông một cách chính xác và chuyên nghiệp hơn. Đông thời cũng xác định được nguyên nhân là do việc tổ chức TTKT chưa thực sự được quan tâm và việc sử dụng hai phần mềm kế toán độc lập dẫn đến số liệu không có tính kế thừa, chồng chéo.